Det er gratis at komme i gang med BitaBIZ.

Du har adgang til ubegrænset support.

Kontakt os via vores online supportkanal. Vi besvarer din henvendelse inden for få minutter.

Book os gerne til et online møde.

Bemærk: Denne guide bruges ved oprettelse af en ny BitaBIZ konto.
Når du opretter en ny BitaBIZ konto vælger du land i opstartsguiden, BitaBIZ opretter automatisk prækonfigurerede politikker for de mest almindelige personalegrupper i det valgte landet.

Har I endnu ikke en BitaBIZ konto?
📑 Opret konto her!

Allerede kunde hos BitaBIZ?

Hvis I allerede anvender BitaBIZ og skal:

ændre feriepolitik
oprette ny personalegruppe
ændre ferieår
opsætte ferie for et andet land
konfigurere elever, deltidsansatte eller timelønnede

så anbefaler vi, at I starter i denne vejledning.

📑 Læs mere her!

1. Gennemgå og tilpas standardpolitikker

 Click: Setup Admin > Moduler > Politikker

Standardpolitikker

Når du opretter en ny BitaBIZ konto, vælger du land i opstartsguiden.
BitaBIZ opretter herefter automatisk prækonfigurerede politikker for de mest almindelige personalegrupper i det valgte land.

De prækonfigurerede politikker dækker de mest almindelige personalegrupper i det valgte land, fx:

Fastansatte med timebank
Fastansatte uden timebank
Deltidsansatte
Timeansatte
Elever/lærlinge, hvis relevant for landet

Hver politik indeholder de standardindstillinger, der normalt er relevante for personalegruppen i det valgte land, fx:

Feriepolitik
Ferieår og optjeningsmetode
Helligdage
Feriefri/tillægssaldi
Sygefravær
Tidsregistrering
Timebank/flextid
Arbejdsuge og normtid

Eksempel:

Danmark + Fastansat + Timebank
Danmark + Deltidsansat + Uden Timebank
Sverige + Timeansat

kan have forskellige ferie-, fraværs- og tidsregistreringsregler.

Det skal du gøre...

Start med at udvælge de præ-konfigurerede politikker der passer til jeres virksomhed.
Rediger deres navn så de passer til jeres interne virksomhedsbetegnelser.
Slet de politikker I ikke vil anvende.
I de fleste tilfælde vil de prækonfigurerede politikker dække jeres behov. Hvis en personalegruppe mangler, kan du enten:
1. kopiere en eksisterende politik og tilpasse den
2. eller oprette en ny politik med standardindstillinger for et land.”

Regler tilkoblet en politik

De prækonfigurerede politikker fungerer som standardtemplates og kan tilpasses jeres virksomheds behov.

Tjek derfor at jeres politikker har de rigtige regler og indstillinger tilkoblet.

Kontrollér især:

at de relevante personalegrupper findes
at politiknavnene passer til virksomhedens interne navne
at ferie, helligdage og fraværsregler passer til jeres praksis
at tidsregistrering og timebank er slået til eller fra korrekt
at politikker, som ikke skal bruges slettes

💁 Nedenfor har du en tjekliste til de vigtigste indstillinger:

Indstillinger	Vejledninger
	📑 Ferie månedlig optjening 📑 Ferie årlig optjening 📑 Feriefri 📑 Andet fravær 📑 Sygefravær
	📑 Tidsregistrering uden timebank: Fastansatte og timelønnede
	📑 Tidsregistrering med timebank
	📑 Multifunktionel Dagebank

Når du har oprettet jeres politikker, er du klar til at springe til næste trin.

Er du i tvivl om hvilke tidsregistreringsløsning(er) jeres personalegrupper skal have? Tjek denne artikel!

Planlægning

Før du går videre til trin 2, bør du overveje, om I vil anvende modulet Planlægning.

📑 Planlægning

ℹ️ Modulet er ikke sat op fra politiksiden, med kan kædes sammen med politikker. Opsætningsvejledningen viser hvordan.

2. Globale regler og workflows

Klik: Setup Admin -> Moduler> Meddelelser og Regler

Læs mere om:

📑 Beskeder og regler

3. Importer medarbejdere

Klik: Setup Admin -> Importer medarbejdere fra Excel

Du er klar til at importere medarbejdere fra Excel, når du har oprettet:

Politikker for personalegrupperne i din virksomhed
Konfigureret din virksomheds standardindstillinger for registreringsadgang

ℹ️ Når du importerer medarbejdere, bliver du bedt om at linke dem til de politikker, du har oprettet.

📑 Læs mere om hvordan du importerer medarbejdere fra Excel

Du kan også importere medarbejdere ved at:

Manuelt oprette medarbejdere. Læs mere her!
Importere fra Microsoft Entra ID. Læs mere her!

⚠️ Ved manuel oprettelse af medarbejdere. Husk: Klik "Udsend automatisk velkomst.." fra, hvis du ikke ønsker at inviterer medarbejdere med det samme.

4. Opret godkenderflow

klik: Setup Admin

ℹ️ Medarbejdere, du har importeret fra Excel, er markeret med "Godkender mangler":

Klik "Rediger" ud fra den/de medarbejdere, der skal være godkender for en eller flere afdelinger: Vælg "Roller" -> vælg "Godkender" -> vælg "afdeling(er)"
Først derefter: Opsæt godkenderflow for afdelingsgodkender.
En afdelingsgodkender skal godkendes af en anden godkender, måske fra en anden afdeling/gruppe. Vælg godkender fra listen "Godkendt af".

📑 Læs mere om hvordan du opsætter godkenderflow her!

5. Justér startsaldi

Klik: Løn admin -> Kalenderadgang

Før medarbejdere inviteres til BitaBIZ, skal startsaldi opdateres i BitaBIZ:

Ferie
Tillægssaldo (Feriefri, Omsorgsdage, m.fl.)
Timebank
Dagebank

📑 Læs mere om hvordan du justerer startsaldi her!

6. Opsætning af integrationer?

Klik: Setup Admin -> Integrationer

ℹ️ Book os til et onlinemøde, så guider vi med opsætning af integrationer.

📑 Lønsystem

(fravær og løndele sendes til lønbehandling)

📑 Microsoft Outlook Exchange

(fraværsstatus synkroniseres til Outlook)

📑 Microsoft Active Directory

(automatisk brugerstyring & SSO)

📑 Microsoft 365 app

(anvend BitaBIZ fra Teams & Outlook)

📑 Excel & PowerBI integration

(data opdateres i real-time)

7. Introducer BitaBIZ til jeres virksomhed

Send jeres medarbejdere denne generelle brugervejledning for at give dem et hurtigt overblik over BitaBIZ' funktioner.

Vi har derudover lavet en udrulnings-e-mail-skabelon, som du muligvis kan anvende til at kommunikere til din organisation. Juster og ændr om nødvendigt.

📑 Klik her for udrulnings-e-mail-skabelonen

En god måde at introducere de vigtigste registreringsmetoder, du har konfigureret, er at dele URL-linket til den dedikerede brugervejledning til denne metode:

	Medarbejder skal indtaste start og sluttid 📑 Brugervejledning: indtastning af start-/sluttidspunkt Medarbejder skal kun intaste antal timer 📑 Brugervejledning: kun indtastning af timer Medarbejder skal tjekke ind og ud via mobilapp/web 📑 Brugervejledning: tjek ind & ud Medarbejder skal tjekke ind og ud med QR-kode på arbejdspladsen 📑 Brugervejledning: QR tjek ind og ud Medarbejder redigerer dagens normtid ved afvigelse 📑 Brugervejledning: rediger dagens arbejdstid ved afvigelse
	Medarbejder skal kun registrere overarbejde og afspadsering 📑 Brugervejledning: indtastning af overarbejde og afspadsering Medarbejder skal tjekke ind og ud (flextid) 📑 Brugervejledning: tjek ind og ud Medarbejder skal tjekke ind og ud med QR-kode på arbejdspladsen 📑 Brugervejledning: QR tjek ind og ud
	Månedlige ferieoptjeningsregler: Maks politik 📑 Brugervejledning: Anmod kun om optjente dage Forskudsferie 📑 Brugervejledning: Anmod om lånedage Løntræk 📑 Brugervejledning: Anmod om dage uden løn Årlige ferieoptjeningsregler: Maks politik 📑 Brugervejledning: Anmod kun om optjente dage Ingen begrænsning 📑 Brugervejledning: Anmod om flere dage end optjent
	Kun dage 📑 Brugervejledning: Anmod kun om dage Dage & timer 📑 Brugervejledning: Anmod om dage eller timer
	Sygedage skal deles på dagen 📑 Brugervejledning: Sygefravær registreres på dagen Adgang til at booke en sygeperiode 📑 Brugervejledning: Sygeperioderegistrering

Introducer BitaBIZ til jeres godkendere

📑 Godkendervejledning

ℹ️ Det er en god idé at få godkenderne om bord tidligt i onboarding-processen.

8. Go live

Klik: Setup Admin

Vælg de medarbejdere, du gerne vil invitere -> Klik: "Send invitation":

Der sendes en mailinvitation til medarbejderne.

Medarbejderne skal klikke på linket "Opret dit kodeord her" og oprette en adgangskode til deres BitaBIZ-konto. Herefter kan de logge ind:

ℹ️ Single sign-on (SSO) tilkoblet?

Hvis en medarbejder er tilkoblet SSO indeholder e-mailen ovenfor ikke et link til at oprette koderod. Men derimod et link til at logge direkte ind. Klik her for at læse SSO login vejledningen.

Tillykke! Du har gennemført oprettelsen af BitaBIZ i jeres virksomhed

FAQ

Hvorfor opretter BitaBIZ automatisk standardpolitikker til vores nye konto?

BitaBIZ opretter automatisk standardpolitikker til en ny BitaBIZ konto ud fra:

valgt land

Standardpolitikkerne indeholder de mest almindelige regler for ferie, helligdage, fravær, normtid og tidsregistrering i det valgte land.

Politikkerne fungerer som standardtemplates der dækker de fleste personalegrupper og kan efterfølgende tilpasses jeres virksomheds behov.

Skal vi oprette politikker fra bunden når vi opretter en ny BitaBIZ konto?

I de fleste tilfælde nej.

Når en ny konto oprettes, genererer BitaBIZ automatisk standardpolitikker for de mest almindelige personalegrupper i det valgte land.

Det anbefales at:

gennemgå standardpolitikkerne
tilpasse navnene
justere reglerne efter virksomhedens behov
slette politikker, som ikke anvendes

Nye politikker bør primært oprettes, hvis virksomheden har særlige personalegrupper eller regler.

Hvornår skal jeg bruge denne guide?

Denne guide bruges ved oprettelse af en ny BitaBIZ konto.

Når virksomheden vælger land i opstartsguiden, opretter BitaBIZ automatisk prækonfigurerede politikker for de mest almindelige personalegrupper i det valgte land.

Hvis I allerede anvender BitaBIZ og skal ændre feriepolitik, oprette nye personalegrupper eller konfigurere regler for et bestemt land, anbefaler vi at starte i den landespecifikke vejledning.
📑 Læs mere her!

Hvorfor kan jeg ikke ændre tillægssaldoperioden (feriefri) på en eksisterende standardpolitik?

Perioder for tillægssaldi (fx feriefri) kan som udgangspunkt ikke ændres, hvis den nye periode overlapper med eksisterende optjenings- eller afholdelsesperioder på politikken.

Dette er for at beskytte historiske saldi, optjeninger og registreringer på medarbejderne.

Hvis jeres virksomhed anvender en anden feriefriperiode end den, der ligger på standardpolitikken, anbefales det at:

Kopiere en eksisterende politik eller oprette en ny politik
Opsætte den korrekte feriefriperiode
Tilknytte medarbejderne til den nye politik
Justere startsaldi efter behov

De prækonfigurerede standardpolitikker dækker de mest almindelige opsætninger i et land, men feriefriregler er ikke dækket af standardlovgivning, derfor skal de ofte tilpasses.

Step by step guide til at oprette BitaBIZ