Spring videre til hovedindholdet

Feriepolitik - årlig optjening

Sådan opsættes en feriepolitik, hvor feriedage tildeles én gang årligt

Skrevet af Ulrik Baadsgaard Christensen

Introduktion til årlig optjening af ferie

Denne artikel forklarer, hvordan du opsætter en feriepolitik med årlig optjening i BitaBIZ.

Artiklen beskriver:

  • hvordan politikken opsættes

  • hvordan optjeningen fungerer

  • hvilke regler der kan påvirke planlægning af ferie

  • hvordan ferie håndteres i kalender og integrationer

Denne artikel beskriver den generelle funktionalitet i BitaBIZ.

Hvis din virksomhed følger specifikke nationale ferieregler, skal du også følge den relevante landespecifikke artikel.

Andet fri, som afregnes via en tillægssaldo (fx feriefri, 6. ferieuge og omsorgsdage) opsættes separat fra ferie. Læs mere om tillægssaldo her.

Årlig optjening

Ved årlig optjening tildeles alle feriedage samlet ved starten af ferieåret.

Det betyder:

  • Medarbejdere får hele deres feriesaldo på én gang

  • Der sker ikke løbende optjening i løbet af året

  • Saldoen reduceres i takt med, at ferie afholdes

Eksempel:
Hvis politikken giver 25 feriedage pr. år, tildeles alle 25 dage ved ferieårets start.

Opret årlig optjening på en politik

Optjeningsreglen vælges på politikken og gælder for alle medarbejdere herpå.

  1. Gå til Setup Admin

  2. Vælg Moduler

  3. Klik Opret ny politik eller Rediger en eksisterende

  4. Åbn fanen Ferie

  5. Find sektionen Optjening

  6. Vælg derefter: Optjeningsmetode → Årlig optjening

Bemærk: Om optjeningsmetoden er årlig eller månedlig kan kun vælges ved oprettelse af en politik og kan ikke ændres efterfølgende.

Indstillinger for optjening

Når årlig optjening er valgt, kan følgende indstillinger konfigureres.

Ferieår

Vælg hvilket ferieår politikken skal følge.

Ferieåret definerer:

  • hvornår feriedage tildeles

  • hvornår de kan afholdes

  • hvornår de eventuelt udløber

Regler for ferieår varierer fra land til land. Se landespecifikke artikler for detaljer.

Årligt antal feriedage

Indtast det antal feriedage medarbejderen tildeles pr. år.

Når ferieperioden afsluttes, går resterende dage til restferiebehandling (overfør, slet eller udbetal)

Optjening for nyansatte

Nyansatte kan håndteres på flere måder:

  • Fuld optjening fra ansættelsesstart

  • Ingen optjening første år (optjening starter næste år)

  • Proportioneret optjening første år

Hvis standardindstillingerne ikke passer, kan startsaldo justeres manuelt.

Valg af ferieregistreringsregel

BitaBIZ understøtter 2 metoder for årlig optjening og dette indstilles på politikken:

  1. Gå til "Setup admin"

  2. Vælg "Moduler"

  3. Klik "Rediger" ud fra den ønskede politik, eller tryk "Opret ny politik"

  4. Åbn sektionen "Ferie"

  5. Åbn undersektionen "Regler"

De to metoder, man kan vælge er:

  • Maks politik → medarbejdere kan kun planlægge optjente dage.

  • Ingen maks politik → medarbejdere kan også anmode om ikke-optjente dage.

Under Regler for ferie, kan man også styre:

  • Om der skal godkendelseskrav på ferieregistreringer

  • Om halve feriedage skal tillades

Find brugervejledninger til de to ferieregistreringsregler her:

Brugervejledning til ferie med Maks regel

Brugervejledning til ferie uden Maks regel

Klik på billedet for at se de 2 feriemetoder:

Mulige indstillinger til feriepolitikken

Når den grundlæggende opsætning for årlig optjenening er på plads, kan du tilføje en række valgfri indstillinger, som hjælper med at styre kalenderregler, beskeder og integrationer.

Helligdage

Faste officielle helligdage

BitaBIZ understøtter officielle helligdage for +40 lande.

Feriedage, der falder på helligdage, trækkes ikke fra feriesaldoen.

Tilføj helligdage under “Helligdage” i politikken – de oprettes automatisk i medarbejdernes kalender.

Flydende helligdage

Flydende helligdage kan placeres frit af medarbejderen.

De oprettes via en tillægssaldo eller dagebank, som kan omdøbes til “Flydende helligdage” og understøtter optjening.

Giver medarbejdere fleksibilitet til selv at vælge fridage, fx af religiøse årsager.

Godkenderbesked

Påmindelse til godkender

I kan sende en automatisk påmindelse til godkendere, hvis ferie- eller fraværsregistreringer ikke er godkendt inden en valgt dato.

Aktiveres under Moduler → Meddelelser & regler → Lønadministration

Integrationer

Løneksport

Ferie kan overføres til virksomhedens lønsystem.

Når ferie er lønbehandlet, låses registreringen og kan ikke ændres af medarbejder.

📑 Læs mere om løneksport her

Outlook Exchange

Ferie synkroniseres automatisk til medarbejdernes Outlook-kalender, når integrationen er aktiveret.

📑 Læs mere om Outlook-integrationen her!

Politikker med eller uden betalt ferie

Lønkoder til ferie

Forskellige lønkoder for ferie kan tilknyttes politikkerne.

Lønkoder kan tilpasses pr. personalegruppe (fx med eller uden betalt ferie) og sikrer, at ferie overføres korrekt til lønsystemet.

Særlige medarbejdergrupper

Hvis virksomheden har ansatte, som har særlige vilkår i form af deltidsansættelse, kan der være behov for en speciel opsætning til deres politik.

Læs mere om deltidsansattes feriepolitik her.

Medarbejderstatistik ved årlig optjening

Feriestatistikken viser antallet af feriedage tilbage (restferie).

Restferien er de optjente feriedage for ferieåret fratrukket de brugte feriedage.

FAQ

Hvad betyder årlig optjening af ferie?

Årlig optjening af ferie betyder at alle årets feriedage tildeles på én gang ved ferieårets start.

Hvordan håndteres nyansatte?

Nyansatte kan håndteres på tre måder:

  • Fuld optjening fra ansættelsesstart

  • Ingen optjening første ferieår

  • Proportioneret optjening i forhold til ansættelsesdato

Valget afgør, hvor mange feriedage medarbejderen har til rådighed i det første ferieår.

Hvis standardindstillingerne ikke dækker jeres behov, vælg den løsning der ligger tættest på, og justér medarbejderens startsaldo manuelt via Løn Admin → Kalenderadgang i det første ferieår.

Hvad sker der med ubrugte feriedage ved ferieårets afslutning?

Afhængigt af hvordan politikken er opsat, kan ubrugte feriedage:

  • overføres

  • udbetales

  • slettes

Se nærmere i artiklen om restferie.

Hvornår anvendes feriepolitik med årlig optjening?

Årlig optjening anvendes i lande eller opsætninger, hvor feriedage tildeles samlet ved ferieårets start – ikke løbende.

Det er ferieåret og landets regler, der afgør, hvilken optjeningsmetode der skal anvendes.

Se de landespecifikke artikler for korrekt opsætning

Kan medarbejdere holde ferie, som endnu ikke er tildelt?

Det afhænger af feriereglen om der kan bruges ikke-tildelt ferie:

  • Maks → kun tildelte feriedage kan bruges

  • Ingen maks → medarbejdere kan ansøge om ferie før dagene er tildelt

Hvis medarbejdere ikke kan registrere ferie, skyldes det typisk, at Maks-reglen er valgt.

Hvorfor kan en medarbejder ikke registrere ferie?

Kan en medarbejder ikke registrere ferie, kan det skyldes flere ting - eksempelvis:

  • Maks-reglen er aktiveret (kun optjente dage kan bruges)

  • Der er ikke nok feriedage tilbage

  • Der ligger en anden registreringstype og blokerer

  • Der er valgt en periode, som udelukkende er helligdage

Kan vi ændre optjeningsmetoden på en eksisterende feriepolitik?

Nej. Optjeningsmetoden (fx årlig eller månedlig) kan ikke ændres på en eksisterende feriepolitik, efter den er oprettet.

Det betyder, at:

  • I ikke kan redigere en eksisterende politik for at ændre optjeningen

  • I i stedet skal oprette en ny politik med den ønskede opsætning

Hvis I ønsker at ændre optjeningsmetoden, skal I:

  1. Notere medarbejdernes nuværende feriesaldi

  2. Oprette en ny feriepolitik

  3. Tilknytte medarbejderne til den nye politik

  4. Justere saldi manuelt efter behov

Besvarede dette dit spørgsmål?