Spring videre til hovedindholdet

Eksport til jeres lønsystem

Lønafregning af timer, fravær, kørsel & løndele

Esben Hedegaard avatar
Skrevet af Esben Hedegaard
Opdateret i denne uge

Klik: Løn Admin -> Eksport -> Løneksport med periodestyring

1. Introduktion

BitaBIZ kan eksportere registreringer til alle lønsystemer. Vi kalder denne funktion Løneksport med periodestyring.

Formål:

  • Løneksport sikrer, at timer, fravær, kørsel og løndele indlæses korrekt til jeres lønsystem.

  • Og vigtigst: BitaBIZ holder styr på, hvilke registreringer der er afregnet til jeres lønsystem.

Løneksport til lønsystem er ikke det samme som:

  • BitaBIZ API – bruges til eksport af rå data og integrationer. API’et bør ikke anvendes til lønsystem eksport.

  • Rapportbiblioteket – indeholder færdige HR-rapporter. Eksport fra rapportbiblioteket bør ikke anvendes til lønsystem eksport.

👉 For begge gælder det, at eksport via API eller Rapportbiblioteket ikke arkiverer afregnede registreringer. Brug derfor altid Løneksport med periodestyring til lønsystem eksport, hvor registreringer indlæses direkte i et format jeres lønsystem forstår og afregnede registreringer arkiveres som lønbehandlet.

2. Sådan fungerer løneksport med periodestyring

Når en registrering eksporteres til lønsystemet:

  • Registreringen låses i medarbejderens kalender.

  • Medarbejder, chef og Løn Admin kan se, at registreringen er lønbehandlet.

  • Registreringen kan herefter kun slettes af Løn Admin via kalenderadgang.

Alle lønbehandlede registreringer arkiveres i Arkivet “Lønbehandlet”:

  • Arkiverede registreringer kan altid findes og eksporteres til Excel.

  • Arkiverede registreringer medtages ikke i fremtidige løneksporter.

  • Hvis en registrering skal eksporteres igen, kan den frigives ved at slette arkiveringen i Arkiv (Lønbehandlet).

3. Hvornår kommer en registrering ikke med i eksporten?

En registrering vil ikke blive inkluderet i løneksporten hvis:

  • Registreringen afventer godkendelse.

  • Medarbejderen ikke har fået tildelt et lønnummer i BitaBIZ.

💡 Best practice: Hvis du følger den anbefalede proces for løneksport, vil alle registreringer altid komme med. Hvis ikke i denne måned – så i næste. Og en registrering kommer altid kun med én gang. Uanset om den samme periode indlæses flere gange.

4. Opsagte og inaktive medarbejdere

  • Registreringer fra opsagte eller inaktive medarbejdere medtages i løneksporten.

  • Fremtidige planlagte registreringer (fx ferie eller afspadsering) skal derfor slettes manuelt i forbindelse med en opsigelse hvor medarbejderens kalender afsluttes.

    • Ellers vil registreringerne medtages i fremtidige løneksporter.

  • Løn Admin sletter disse registreringer via kalenderadgang til en opsagt medarbejder.

5. Sådan opretter du en eksport

  1. Vælg fra- og til-dato

    • Til-dato = sidste dag i den lønperiode, du vil eksportere.

    • Fra-dato = flere måneder tilbage (fx 3 måneder), så du også får med:

      • Timer der er efterregistreret i gamle lønperioder og ikke markeret som lønbehandlet.

      • Timer og fravær der blev godkendt efter seneste lønkørsel.
        ​

  2. Vælg personalegrupper (politikker), der skal med i eksporten:


    ​

  3. Klik Vis resultat

    • Allerede eksporterede registreringer vises, men kommer ikke med igen.

    • Hvis en medarbejder mangler lønnummer, vises dette, og registreringerne kommer ikke med.

    • Hvis en tidligere eksporteret registrering er slettet, vises dette.
      ​


      ​

  4. Klik Eksport

    • Data sendes til jeres lønsystem (via fil eller elektronisk integration).

    • Eksporten arkiveres som lønkørt.

    • Registreringer låses i medarbejderens kalender og markeres som lønbehandlet.
      ​

6. Lønfil format

⚠️ Vigtigt: Åbn ikke lønfilen i Excel, inden den importeres til jeres lønsystem.

  • Excel kan ændre data i filen (fx datoformater eller tal).

  • Download derfor lønfilen direkte og importer den uden at åbne den først.

7. FAQ

Her finder du svar på de mest stillede spørgsmål om løneksport med periodestyring:

Kan jeg bruge API’et til løneksport?

Nej. API’et leverer rå data til integrationer og rapporter, men det arkiverer ikke lønbehandlede registreringer. Brug altid Løneksport med periodestyring til lønsystem eksport.

Hvorfor mangler en registrering i eksporten?

Typisk fordi:

  • Registreringen ikke er godkendt.

  • Medarbejderen ikke har fået et lønnummer i BitaBIZ.

Hvorfor kan jeg ikke eksportere de samme registreringer igen?

Når en registrering er eksporteret, arkiveres den som “lønbehandlet” og medtages ikke i fremtidige eksporter. Hvis du vil eksportere den igen, skal du fjerne arkiveringen i Lønbehandlet.

Lønfilen kan ikke indlæses i vores lønsystem

Åbn aldrig lønfilen i Excel før import til lønsystemet. Excel kan ændre formater (fx datoer og tal). Download filen direkte og importer den uden at åbne den først.

Hvordan opsætter jeg integration til vores lønsystem?

Før du kan begynde at eksportere til jeres lønsystem skal integrationen oprettes. 📑 Læs denne vejledning

Hvad bruges Løneksport, Kalenderadgang og Rapportbiblioteket til?

  • Løneksport bruges til at eksportere godkendte registreringer til lønsystemet og til at holde styr på, hvilke registreringer der er lønafregnet.

  • Kalenderadgang bruges til afstemning og kontrol af balancer per medarbejder, og her kan balancer justeres manuelt.

  • Rapportbiblioteket bruges til opfølgning og overblik på tværs af medarbejdere, perioder og registreringstyper.

Tilsammen dækker de hele processen fra opfølgning og afstemning til lønbehandling og analyse.

Besvarede dette dit spørgsmål?