Spring videre til hovedindholdet

Godkendervejledning

Sådan arbejder du som godkender i BitaBIZ

Skrevet af Esben Hedegaard

Velkommen til godkenderrollen

Som godkender i BitaBIZ har du ansvar for at gennemgå og håndtere dine medarbejderes registreringer – fx ferie, sygdom, arbejdstid og andet fravær.

BitaBIZ sætter fokus på ferieplanlægning og gør det nemt at registrere tid og dele sin fraværsstatus.

Når du godkender eller afviser registreringer, påvirker det både medarbejderens saldi (fx ferie og timebank) og virksomhedens data, som kan bruges til løn og rapportering.

Ansøgninger du behandler kan være integreret til Outlook/ Teams og blive lønbehandlet via jeres lønsystem.

Som godkender kan du:

  • Godkende og afvise
    Gennemgå og godkende/afvise registreringer fra medarbejdere
    Behandle alle typer registreringer fra medarbejdere

  • Oprette registreringer
    Oprette registreringer på vegne af medarbejdere
    Fx efterregistrere sygdom eller rette fejl

  • Slette registreringer
    Slette registreringer for medarbejdere
    Gælder både frem og tilbage i tiden
    ​Bemærk:

    • Hvis en registrering er lønbehandlet, kan den ikke slettes
      Kontakt jeres løn/HR-administrator hvis det er tilfældet

  • Se kalender og statistik
    ​    Se detaljeret kalender for medarbejdere
    Få overblik over fravær og arbejdstid
    Holde øje med saldi (fx ferie, feriefri, timebank og dagebank)

Du godkender kun for de medarbejdere, du er tilknyttet som godkender for.

Godkend

Du kan godkende registreringer fra din mobilapp, Outlook eller webportalen. Ikonet er rødt, når der ligger noget til godkendelse hos dig.

Godkend fra mobilapp

Godkend fra Outlook og webportal

Godkend-listen

Godkend-listen er din startside som godkender, hvor alle registreringer der kræver din godkendelse oprettes til.

På godkend-listen kan du:

  • Se alle registreringer, der afventer godkendelse

  • Filtrere på medarbejder eller registreringstype

  • Godkende direkte fra listen

Fra godkend-listen kan du godkende:

  • Alle registreringer via "Vælg alle"

  • Udvalgte registreringer fra listen ved at markere valgte med flueben

  • En registrering af gangen

Godkendlistens standardvisning af alle registreringer kan tilpasses via sidens filtre:

  • Vælg kun at få vist registreringer for en valgt medarbejder

  • Vælg kun at få vist en bestemt type registreringer på listen

Mange timeansatte?

Har du mange timeansatte der registrerer deres daglige arbejdstid til lønafregning og du skal derfor behandle mange timesedler?

Anvend filteret til at fremkalde timesedler per medarbejder.

Registreringer med balanceboks

Når en registrering påvirker en saldo (fx ferie eller timebank), vises en balanceboks.

Farvernes betydning:

Grøn balanceboks


Alt er OK og der er saldo tilbage efter godkendelse.

Gul balanceboks (ferie)


Medarbejderen søger mere ferie end optjent.
Dette kan være OK, hvis jeres virksomheds regler tillader forskudsferie eller løntræk.

Gul balanceboks (timebank/dagebank)


Medarbejderen går i minus.
Vær opmærksom på hvilke regler I har i jeres virksomhed.

Som godkender er det dit ansvar at vurdere, om registreringen er acceptabel.

Ansøgninger om fravær, der afventer godkendelse, nedskriver saldo og statistikker. Det betyder, at hvis en ansøgning afvises opskrives saldoen igen.

Hvis ansøgningen godkendes fastholdes saldoen.

Hvis en registrering er koblet til en saldo:

  • Ferie

  • Feriefri

  • Timebank

  • Dagebank

vises den nye saldo efter godkendelse i balanceboksen.

Hvis der i balanceboksen står:


​"Andre registreringer der afventer godkendelse er indeholdt i tilbage saldoen".
​

betyder det, at flere ansøgninger allerede er medregnet i den saldo, der vises som værende tilbage.

Opret registreringer for medarbejder

Mobilapp

Webportal

Åbn din godkenderrolle under "Godkend"

1. Klik "Medarbejdere"

2. Vælg en medarbejder fra listen

3. Klik "Tilføj registrering"

4. Opret den ønskede registrering

Åbn din godkenderrolle under "Godkend & efterregistrér"

1. Vælg "Medarbejder Kalenderadgang"

2. Vælg en medarbejder fra listen

3. Klik på en dato i årskalenderen

4. Opret den ønskede restrering

Slet en registrering for en medarbejder

Åbn din godkenderrolle

1. Vælg en medarbejder fra medarbejder-listen.

2. Klik på den registrering der skal slettes i medarbejderens kalender.

Obs: Hvis registreringen er lønbehandlet kan den ikke slettes og du skal derfor kontakte jeres løn/HR administration, som kan hjælpe.

Godkenders team kalender

I team kalenderen kan du se alle registreringer for dine medarbejdere. Denne kan du kun tilgå via webportalen.

Du finder din godkender team kalender under Godkend og efterregistrér → Team kalender.

Det er vigtigt, at skelne mellem godkenders team kalender og medarbejderens team kalender, som ligger under Kalender → Team kalender. Medarbejderens team kalender er til at se eget team og kollegaer, hvor team kalenderen under din godkenderrolle kun viser de medarbejdere, som du er godkender for.

Du kan bruge din godkender team kalender til at:

  • Få overblik over ferie, sygdom og arbejdstid

  • Se hvem der er på arbejde eller fraværende

  • Godkende eller afvise registreringer direkte

Godkenders teamkalender viser alle tids- og fraværsregistreringer oprettet.

Kalenderen viser også hvis en medarbejder er tjekket ind på en tidsregistrering.

Registreringer der afventer godkendelse vises tydeligt i en anden farve. De kan godkendes eller afvises direkte fra team kalenderen ved at klikke på registreringen:

Når registreringerne er godkendt skifter de farve fra rød til deres officielle farve:

Statistik for dit team

Som godkender har du adgang til statistik og kalenderdata for de medarbejdere, du er ansvarlig for.

Via Medarbejder Kalenderadgang kan du se en enkelt medarbejders kalender og få et overblik over fordelingen af fx sygedage, ferie og andet fravær over et kalenderår eller ferieår.

På Statistik-siden (kun i web-portalen) kan du se et samlet overblik for hele dit team. Her kan du følge udviklingen i fravær og registreringer på tværs af medarbejdere for den valgte periode.

Bemærk:
Statistik og kalenderadgang for godkendere viser kun data for dit eget team.

Disse funktioner er til overblik – ikke til afstemning, opfølgning eller eksport. Har du brug for det, skal du kontakte en administrator, som har adgang til at kunne eksportere data via Rapportbiblioteket.

Notifikationer

Orienteringer til medarbejder

Medarbejdere bliver altid orienteret via e-mail når der slettes, oprettes, afvises eller godkendes events.

Hvis der oprettes en note til en ansøgning, modtager medarbejder også denne via e-mail.

Orienteringer til godkender

Som godkender har du adgang til at vælge hvornår der skal modtages besked når en medarbejder opretter registreringer.

Godkenders beskedindstillinger kan tilpasses fra mobil-appen og web-portalen.

Regler for registrering og sletning

Medarbejder

  • Opret registrering

    • Den generelle regel for fravær er, at det skal deles på dagen eller aftales i fremtiden (ferie, orlov, afspadsering, betalt fridag, andet fravær m.f.)
      Jeres virksomhed kan have særlige regler for om sygdom skal registreres på dagen eller om det er tilladt at lave en sygeperiode, som også går tilbage i tid.

    • For tidsregistreringer (løntimer, overarbejde, projekttid, daglig flextidsregistrering) og kørsel er der ikke nogen begrænsninger ift. registrering frem eller tilbage i tiden.

  • Slet registrering

    • Den generelle regel for alle registreringstyper er at, hvis registreringen er godkendt kan den ikke slettes tilbage i tiden.

    • En godkendt registrering i fremtiden (fx ferie) kan godt slettes.

Godkender

  • Opret registrering

    • Godkender har adgang til at oprette alle registeringer for sine medarbejdere frem og tilbage i tiden

  • Slet registrering

    • Godkender har adgang til at slette registreringer for sine medarbejdere frem og tilbage i tiden

    • Hvis en registrering er lønbehandlet, er den dog låst for sletning fra godkender og her skal en administrator kontaktes.

FAQ

Hvad kan og kan jeg ikke som godkender?

Som godkender kan du:

  • Godkende og afvise registreringer

  • Se registreringer og fravær for dit team

  • Se saldi som fx ferie, tillægssaldo og timebank

  • Oprette registreringer på vegne af medarbejdere

  • Rette eller slette registreringer (hvis de ikke er låste)

  • Få overblik via teamkalender og statistik

Som godkender kan du ikke:

  • Ændre opsætning eller politikker

  • Lave løneksport eller rapporter

  • Se data uden for det team, du godkender for

  • Slette eller ændre registreringer, der er lønbehandlet

Har du brug for dette, skal du kontakte en administrator i jeres virksomhed.

Hvordan opretter jeg en registrering for en medarbejder?

Gå til din godkenderside, vælg medarbejderen, og opret registreringen på den ønskede dato i kalenderen.

Du kan oprette registreringer både frem og tilbage i tid.

Hvordan sletter jeg en registrering for en medarbejder?

Gå til medarbejderens kalender under din godkenderrolle og "Medarbejder kalenderadgang", klik på den registrering du vil slette, og vælg slet.

Bemærk: Registreringer, der er lønbehandlet, kan du som godkender ikke slette. Kontakt administrator for dette.

Kan jeg gendanne slettede registreringer?

Nej, slettede registreringer kan ikke gendannes automatisk i BitaBIZ.

Du har dog mulighed for manuelt at oprette registreringer igen.

Hvis du som godkender har brug for præcise oplysninger på de slettede registreringer, skal du kontakte en løn admin, som kan finde de slettede registreringer i aktivitetsloggen hvorefter du kan oprette dem igen manuelt.

Hvorfor kan jeg kun redigere, men ikke godkende, timer?

Hvis du kan se og redigere tidsregistreringer, men ikke får mulighed for at godkende dem, skyldes det typisk opsætningen på politikken for den medarbejder, du er godkender for.

Tidsregistreringer skal være sat op til at kræve godkendelse, før de vises som “afventer godkendelse”.

Hvis dette ikke er aktiveret:

  • Registreringer oprettes direkte

  • De vises ikke som “afventer godkendelse”

  • Du kan derfor kun se og redigere – ikke godkende

Som godkender kan du ikke selv ændre denne opsætning.
Kontakt jeres administrator, som kan sikre, at godkenderflow er aktiveret på medarbejderens politik.

Besvarede dette dit spørgsmål?