Velkommen til Godkenderrollen

BitaBIZ sætter fokus på ferieplanlægning og gør det nemt at registrere tid og dele sin fraværsstatus.

Ansøgninger du behandler kan være integreret til Outlook/ Teams og blive lønbehandlet via jeres lønsystem.

Godkend

Fra mobilen, Outlook eller web-portalen, Klik "Godkend" i hovedmenuen.

Godkend menuen: Mobilen	Godkend menuen: Web & Outlook

Godkend-listen

Godkender-rollens startside er Godkend-listen.

Alle registreringer der kræver godkendelse oprettes til Godkend-listen.

	Fra godkend-listen kan man godkende: Alle registreringer via "Vælg alle" Udvalgte registreringer fra listen ved at markere valgte med flueben En registrering af gangen
	Godkendlistens standardvisning af alle registreringer kan tilpasses via sidens filtre: Vælg kun at få vist registreringer for en valgt medarbejder Vælg kun at få vist en bestemt type registreringer på listen
	💁 Mange timeansatte? Har du mange timeansatte der registrerer deres daglige arbejdstid til lønafregning og du skal derfor behandle mange timesedler? Anvend filteret til at fremkalde timesedler per medarbejder.

Registreringer der har en balanceboks

	Hvis en registrering er koblet til en balance: Ferie Feriefri Timebank Dagebank Så vises den nye saldo efter godkendelse i balanceboksen.
	Generelt - når balanceboksen er grøn betyder det, at alt er OK. Der er dage/timer tilbage efter godkendelse.
	Ferie - når balanceboksen er gul betyder det, at alt er OK. Medarbejderen ansøger om mere ferie end optjent. Enten med løntræk eller som forskudsferie. Det er OK fordi jeres indstillinger tillader dette.
	Timebank & Dagebank - når balanceboksen er gul skal du være OBS. Medarbejder ansøger om afspadsering/fri hvor time/dage-banken går i minus. Her skal du være OBS på jeres politik for hvor meget banken må gå i minus.
	Generelt - hvis der i balanceboksen står: "Andre registreringer der afventer godkendelse er indeholdt i tilbage saldoen". Det betyder, at der ligger flere ansøgninger fra medarbejderen til den pågældende saldo og de indgår alle i den tilbagesaldo der vises.

💁 Statistik og balancer.

Ansøgninger der afventer godkendelse nedskriver balancer og statistikker.

Dvs. hvis en ansøgning afvises opskrives balancen.

Hvis ansøgningen godkendes fastholdes balancen.

Godkenders Team kalender (Kun web-portalen)

Team kalenderen under fanen Kalender / Team kalender er medarbejders Team Kalender.

TEAM KALENDEREN under din godkender-rolle viser kun de medarbejdere du er godkender for.

Godkenders teamkalender viser alle tids- og fraværsregistreringer oprettet.

Kalenderen viser også hvis en medarbejder er tjekket ind på en tidsregistrering.

Når en registrering afventer godkendelse er den rød.

Registeringer der afventer godkendelse kan godkendes eller afvises direkte fra Team kalenderen - klik på en registrering:

Når registreringerne er godkendt skifter de farve fra rød til deres officielle farve:

Opret registreringer for medarbejder

Mobilen	Web-portalen
1. Klik: "Medarbejdere" 2. Vælg en medarbejder fra listen 3. Klik "Tilføj registrering"	1. Klik "Medarbejder Kalenderadgang" 2. Vælg en medarbejder fra listen 3. Klik på en dato i års-kalenderen

Slet en registrering for en medarbejder

1. Vælg en medarbejder fra medarbejder-listen.

2. Klik på den registrering der skal slettes i medarbejderens kalender.

ℹ️ Hvis registreringen er lønbehandlet kan den ikke slettes. Hvis dette er tilfældet kontakt jeres Løn/HR administration der kan hjælpe.

Orienteringer til medarbejder

Medarbejdere bliver altid orienteret via e-mail når der slettes, oprettes, afvises eller godkendes events.

Hvis der oprettes en note til en ansøgning, modtager medarbejder også denne via e-mail.

Orienteringer til godkender

Godkender har adgang til at vælge hvornår der skal modtages besked når en medarbejder opretter registreringer.

Godkenders beskedindstillinger kan tilpasses fra mobil-appen og web-portalen.

Statistik for dit team

Via Medarbejder Kalenderadgang har du adgang til en enkelte medarbejders kalender og statistik. Kalenderen giver overblik over fordelingen af sygedage, ferie, m.f. henover et kalenderår eller ferieår for én medarbejder.
Via Statistik siden (Kun på web-portalen) får du et samlet overblik for dit team for indeværende kalenderår eller ferieår. Læs mere her.

Regler for registrering og sletning

Medarbejder

Opret registrering:

Den generelle regel for fravær er, at det skal deles på dagen (sygedag) eller aftales i fremtiden (ferie, orlov, afspadsering, betalt fridag, andet fravær, m.f.).

For tidsregistreringer (løntimer, overarbejde, projekttid, daglig flextidsregistrering) og kørsel er der ikke nogen begrænsninger ift. registrering frem eller tilbage i tiden.

Slet registrering:

Den generelle regel for alle registreringstyper er at, hvis registreringen er godkendt kan den ikke slettes tilbage i tiden.

En godkendt registrering i fremtiden (Eksempelvis ferie) kan godt slettes.

💁 Hvis en registrering er lønbehandlet er den låst og kan ikke slettes.

Godkender