Jeg skal oprette en ny medarbejder – hvad skal jeg gøre?
✅ Tjekliste før du opretter en ny medarbejder
Sørg for, at medarbejderen har en gyldig e-mailadresse (ellers kan invitationen ikke sendes).
Vælg den korrekte politik – den styrer bl.a. ferie, timebank og normtimer.
Vær opmærksom på jeres standard-indstillinger (registreringstyper, Team kalender adgang & sprog).
Tildel evt. en rolle (fx Godkender, Løn Admin eller HR).
Kontrollér om medarbejderen skal have ekstra dimensioner (tags) tilknyttet.
👉 Når du har styr på dette, kan du oprette medarbejderen under Setup Admin → Opret ny medarbejder.
Opret og inviter en ny medarbejder
Klik: Setup Admin → Opret ny medarbejder
En ny medarbejder skal som minimum oprettes med følgende stamdata:
Fornavn & efternavn
(mellemnavn kan oprettes under Medarbejder info)E-mailadresse (brugernavn til BitaBIZ)
Afdeling
Ansættelsesdato
Politik
(regler for ferie, timebank, normtimer, tidsregistrering m.fl.)
👉 Lønnummer er valgfrit. Men skal indtastes hvis BitaBIZ opdaterer jeres lønsystem.
Hvis der er markeret med et flueben i feltet “Udsend automatisk velkomst e-mail til nye medarbejdere”, vil der automatisk blive udsendt en e-mail til medarbejderen med invitation til BitaBIZ når den nye medarbejder gemmes.
👉 Hvis feltet ikke er markeret, oprettes medarbejderen kun på kontoen uden at blive inviteret.
✅ Medarbejderen er nu klar til at anvende BitaBIZ!
Vigtige ting at være opmærksom på ved oprettelse af medarbejdere
Emne | Hvad skal du være opmærksom på? |
Politik | Politik styrer bl.a. ferie, timebank, normtimer og registreringsregler.
Vær opmærksom på reglerne for skift af politik, hvis politikken senere skal ændres. Læs mere her!
|
Adgang til hvilke applikationer? | Nye medarbejdere oprettes med jeres standardindstillinger for registreringstype adgang (ferie & fravær, tidsregistrering, timebank m.fl.).
Ligeledes tildeles jeres valgte standardadgang til Team Kalenderen.
Individuelle rettigheder kan tilpasses under Adgang til hvilke applikationer?
|
Roller | En medarbejder oprettes som standard uden roller.
Skal medarbejderen være Godkender, Løn Admin, Setup Admin eller HR, tildeles dette under fanen Roller.
|
Arbejdsuge | Normtimer / arbejdsplan følger normalt den politik, medarbejderen er tilkoblet. Hvis medarbejderens normtimer afviger, kan de registreres direkte på stamdatakortet under fanen Arbejdsuge.
|
Tags & lokation | Flere dimensioner (kontorlokation, land, selskab, løntags, medarbejdertags, HR-tags) tilføjes via Tags. Tilføj tags under fanen Tags & lokation.
|
Invitation | En gyldig e-mailadresse på invitationstidspunktet er påkrævet for at sende invitation. Hvis medarbejderen ikke har en e-mail endnu, blokeres invitationen.
For at fjerne blokeringen igen kontakt BitaBIZ online support.
|
Telefonbog | Telefonnumre deles via mobilappens telefonbog og webportalens People-side. Du kan tilføje mobilnr., fastnetnr. og nødkontaktinformation under fanen Telefon
Telefonbogen er koblet til siden People der har en række indstillingsmuligheder. Eksempelvis, skal "i nødstilfælde kontakt info deles"? Læs mere her!
|
Medarbejderinfo | Ekstra stamdata kan gemmes til medarbejderens profil:
Tilføj ekstra stamdata under fanen Medarbejderinfo.
Bemærk at jeres medarbejdere kan få adgang til selvbetjening af personlig stamdata. Læs mere her!
|
FAQ
Jeg skal genansætte en medarbejder der tidligere har været ansat. Skal jeg aktivere hans oprindelige profil igen?
Jeg skal genansætte en medarbejder der tidligere har været ansat. Skal jeg aktivere hans oprindelige profil igen?
Nej. Når en tidligere medarbejder genansættes skal personen have en ny ren profil. Den gamle profil har gamle afsluttede balancer som ikke vil kunne arbejde sammen med en ny profil med en ny ansættelsesdato.
Når en medarbejder gøres manuelt inaktiv slettes medarbejderens email. Du kan derfor genanvende den oprindelige email igen til den nye frisk profil.