Jeg skal oprette en ny medarbejder – hvad skal jeg gøre?

✅ Tjekliste før du opretter en ny medarbejder

Sørg for, at medarbejderen har en gyldig e-mailadresse (ellers kan invitationen ikke sendes).
Vælg den korrekte politik – den styrer bl.a. ferie, timebank og normtimer.
Vær opmærksom på jeres standard-indstillinger (registreringstyper, Team kalender adgang & sprog).
Tildel evt. en rolle (fx Godkender, Løn Admin eller HR).
Kontrollér om medarbejderen skal have ekstra dimensioner (tags) tilknyttet.

👉 Når du har styr på dette, kan du oprette medarbejderen under Setup Admin → Opret ny medarbejder.

Opret og inviter en ny medarbejder

Klik: Setup Admin → Opret ny medarbejder

En ny medarbejder skal som minimum oprettes med følgende stamdata:

Fornavn & efternavn
(mellemnavn kan oprettes under Medarbejder info)
E-mailadresse (brugernavn til BitaBIZ)
Afdeling
Ansættelsesdato
Politik
(regler for ferie, timebank, normtimer, tidsregistrering m.fl.)

👉 Lønnummer er valgfrit. Men skal indtastes hvis BitaBIZ opdaterer jeres lønsystem.

Hvis der er markeret med et flueben i feltet “Udsend automatisk velkomst e-mail til nye medarbejdere”, vil der automatisk blive udsendt en e-mail til medarbejderen med invitation til BitaBIZ når den nye medarbejder gemmes.

👉 Hvis feltet ikke er markeret, oprettes medarbejderen kun på kontoen uden at blive inviteret.

✅ Medarbejderen er nu klar til at anvende BitaBIZ!

Vigtige ting at være opmærksom på ved oprettelse af medarbejdere

Emne	Hvad skal du være opmærksom på?
Politik	Politik styrer bl.a. ferie, timebank, normtimer og registreringsregler. Vær opmærksom på reglerne for skift af politik, hvis politikken senere skal ændres. Læs mere her!
Adgang til hvilke applikationer?	Nye medarbejdere oprettes med jeres standardindstillinger for registreringstype adgang (ferie & fravær, tidsregistrering, timebank m.fl.). Ligeledes tildeles jeres valgte standardadgang til Team Kalenderen. Individuelle rettigheder kan tilpasses under *Adgang til hvilke applikationer?*
Roller	En medarbejder oprettes som standard uden roller. Skal medarbejderen være Godkender, Løn Admin, Setup Admin eller HR, tildeles dette under fanen *Roller*.
Arbejdsuge	Normtimer / arbejdsplan følger normalt den politik, medarbejderen er tilkoblet. Hvis medarbejderens normtimer afviger, kan de registreres direkte på stamdatakortet under fanen *Arbejdsuge*.
Tags & lokation	Flere dimensioner (kontorlokation, land, selskab, løntags, medarbejdertags, HR-tags) tilføjes via Tags. Tilføj tags under fanen *Tags & lokation*.
Invitation	En gyldig e-mailadresse på invitationstidspunktet er påkrævet for at sende invitation. Hvis medarbejderen ikke har en e-mail endnu, blokeres invitationen. For at fjerne blokeringen igen kontakt BitaBIZ online support.
Sprog	Når du opretter en ny medarbejder, vælger du samtidig et sprog. Det valgte sprog bestemmer, hvilket sprog medarbejderen modtager sin invitation på. Medarbejderen kan altid selv ændre sproget senere under MINE DATA & APPS > Brugerdata.
Telefonbog	Telefonnumre deles via mobilappens telefonbog og webportalens People-side. Du kan tilføje mobilnr., fastnetnr. og nødkontaktinformation under fanen *Telefon* Telefonbogen er koblet til siden People der har en række indstillingsmuligheder. Eksempelvis, skal "i nødstilfælde kontakt info deles"? Læs mere her!
Medarbejderinfo	Ekstra stamdata kan gemmes til medarbejderens profil: privat adresse privat email jobtitel ansættelsesdokumenter fødselsdag Bil reg. nr. Fritekst Tilføj ekstra stamdata under fanen *Medarbejderinfo.* Bemærk at jeres medarbejdere kan få adgang til selvbetjening af personlig stamdata. Læs mere her!

FAQ

Jeg skal genansætte en medarbejder der tidligere har været ansat. Skal jeg aktivere medarbejderens oprindelige profil igen?

Nej. Når en tidligere medarbejder genansættes skal personen have en ny ren profil. Den gamle profil har gamle afsluttede balancer som ikke vil kunne arbejde sammen med en ny profil med en ny ansættelsesdato.

Når en medarbejder gøres manuelt inaktiv slettes medarbejderens email. Du kan derfor genanvende den oprindelige email igen til den nye frisk profil.

Jeg har oprettet en ny medarbejder, men medarbejderen har ikke modtaget invitationsmailen – hvad gør jeg?

Start med at kontrollere, om der var sat flueben i “Udsend automatisk velkomst e-mail til nye medarbejdere”, da medarbejderen blev oprettet. Hvis feltet ikke var markeret, oprettes medarbejderen uden at modtage en invitationsmail.

Hvis en ny medarbejder ikke har modtaget invitationsmailen fra BitaBIZ, anbefaler vi først, at I tjekker medarbejderens mappe for uønsket post/spam. Invitationsmailen sendes fra [email protected], så sørg for at søge efter denne afsender.

Hvis mailen ikke findes i uønsket post, kan det skyldes, at medarbejderen er blevet oprettet i BitaBIZ, før der er blevet oprettet en intern mailadresse til medarbejderen. I sådanne tilfælde kan invitationsmailen ikke leveres.

Er dette tilfældet, skal I kontakte vores support, som kan hjælpe med at gensende invitationsmailen, når medarbejderens mailadresse er aktiv.

Jeg har slettet en medarbejder, men kan ikke oprette dem igen – hvorfor får jeg beskeden om at emailadressen allerede eksisterer?

Hvis du har slettet en medarbejder og forsøger at oprette personen igen, men bliver mødt af en fejlmeddelelse om, at emailadressen allerede eksisterer, skal du kontakte vores support og bede om at tale med et menneske.

Når du skriver til support, skal du:

fejlmelde med koden: AD2-FLM
oplyse medarbejderens emailadresse

Så hjælper vi med at få medarbejderens mail fjernet fra systemet, så du kan oprette personen på ny.

Jeg skal oprette en ny medarbejder - hvad skal jeg gøre?