Jeg skal oprette en ny medarbejder – hvad skal jeg gøre?

ℹ️ Denne artikel gælder kun, hvis I anvender manuel brugeradministration, hvor I onboarder og offboarder medarbejdere manuelt i BitaBIZ.

Hvis jeres medarbejdere synkroniseres med jeres centrale brugeradministration Microsoft Entra ID og logger på med Single sign-on (SSO) sskal i følge denne artikel: Nye medarbejdere oprettes automatisk - hvad skal jeg gøre?

✅ Tjekliste før du opretter en ny medarbejder

Sørg for, at medarbejderen har en gyldig e-mailadresse (ellers kan invitationen ikke sendes).
Vælg den korrekte politik – den styrer bl.a. ferie, timebank og normtimer.
Vær opmærksom på jeres standardindstillinger (registreringstyper, Team kalender adgang & sprog).
Tildel evt. en rolle (fx Godkender, Løn Admin eller HR).
Kontrollér om medarbejderen skal have ekstra dimensioner (tags) tilknyttet.

👉 Når du har styr på dette, kan du oprette medarbejderen under Setup Admin → Opret ny medarbejder.

Opret en ny medarbejder

Klik: Setup Admin → Opret ny medarbejder

En ny medarbejder skal som minimum oprettes med følgende stamdata:

Fornavn & efternavn
(mellemnavn kan oprettes under Medarbejder info)
E-mailadresse (brugernavn til BitaBIZ)
Afdeling
Ansættelsesdato
Politik
(regler for ferie, timebank, normtimer, tidsregistrering m.fl.)

👉 Lønnummer er valgfrit. Men skal indtastes hvis BitaBIZ opdaterer jeres lønsystem.

Hvis der er markeret med et flueben i feltet “Udsend automatisk velkomst e-mail til nye medarbejdere”, sendes invitationen til BitaBIZ automatisk til medarbejderen ved oprettelse.
Hvis ikke, kan du altid sende invitationen manuelt bagefter via “Send invitation”.

✅ Medarbejderen er nu klar til at anvende BitaBIZ!

Vigtige ting at være opmærksom på ved oprettelse af medarbejdere

Emne	Hvad skal du være opmærksom på?
Politik	Politik styrer bl.a. ferie, timebank, normtimer og registreringsregler. Vær opmærksom på reglerne for skift af politik, hvis politikken senere skal ændres. Læs mere her!
Adgang til hvilke applikationer?	Nye medarbejdere oprettes med jeres standardindstillinger for registreringstype adgang (ferie & fravær, tidsregistrering, timebank m.fl.). Ligeledes tildeles jeres valgte standardadgang til Team Kalenderen. Individuelle rettigheder kan tilpasses under *Adgang til hvilke applikationer?*
Roller	En medarbejder oprettes som standard uden roller. Skal medarbejderen være Godkender, Løn Admin, Setup Admin eller HR, tildeles dette under fanen *Roller*.
Arbejdsuge	Normtimer / arbejdsplan følger normalt den politik, medarbejderen er tilkoblet. Hvis medarbejderens normtimer afviger, kan de registreres direkte på stamdatakortet under fanen *Arbejdsuge*.
Tags & lokation	Flere dimensioner (kontorlokation, land, selskab, løntags, medarbejdertags, HR-tags) tilføjes via Tags. Tilføj tags under fanen *Tags & lokation*.
Invitation	En gyldig e-mailadresse på invitationstidspunktet er påkrævet for at sende invitation. Hvis medarbejderen ikke har en e-mail endnu, blokeres invitationen. For at fjerne blokeringen igen kontakt BitaBIZ online support.
Sprog	Når du opretter en ny medarbejder, vælger du samtidig et sprog. Det valgte sprog bestemmer, hvilket sprog medarbejderen modtager sin invitation på. Medarbejderen kan altid selv ændre sproget senere under MINE DATA & APPS > Brugerdata.
Telefonbog	Telefonnumre deles via mobilappens telefonbog og webportalens People-side. Du kan tilføje mobilnr., fastnetnr. og nødkontaktinformation under fanen *Telefon* Telefonbogen er koblet til siden People der har en række indstillingsmuligheder. Eksempelvis, skal "i nødstilfælde kontakt info deles"? Læs mere her!
Medarbejderinfo	Ekstra stamdata kan gemmes til medarbejderens profil: privat adresse privat email jobtitel ansættelsesdokumenter fødselsdag Bil reg. nr. Fritekst Tilføj ekstra stamdata under fanen *Medarbejderinfo.* Bemærk at jeres medarbejdere kan få adgang til selvbetjening af personlig stamdata. Læs mere her!

Send eventuelt vores brugervejledning til jeres nye medarbejdere, så de kan komme godt i gang med at benytte BitaBIZ.

FAQ

Jeg skal genansætte en medarbejder der tidligere har været ansat. Skal jeg aktivere medarbejderens oprindelige inaktive profil igen?

Nej. Når en tidligere medarbejder genansættes skal personen have en ny ren profil. Den gamle profil har gamle afsluttede balancer som ikke vil kunne arbejde sammen med en ny profil med en ny ansættelsesdato.

Når en medarbejder gøres manuelt inaktiv slettes medarbejderens email. Du kan derfor genanvende den oprindelige email igen til den nye frisk profil.

Jeg har genaktiveret en tidligere medarbejder, men nu oplever jeg problemer med balancer eller roller. Hvad gør jeg?

Det anbefales ikke at genaktivere en tidligere medarbejderprofil, hvis en medarbejder bliver ansat igen.

Når en medarbejder fratræder, afsluttes medarbejderens registreringer og balancer (fx ferie, fravær og tidsregistrering) i systemet. Disse balancer er knyttet til den oprindelige ansættelsesperiode.

Hvis profilen senere aktiveres igen med en ny ansættelsesdato, kan de afsluttede balancer ikke arbejde korrekt sammen med den nye ansættelse. Det kan føre til problemer som:

balancer der ikke beregnes korrekt
tidligere registreringer der påvirker nye balancer
roller eller godkenderstatus der ikke kan ændres korrekt
medarbejderen modtager notifikationer fra tidligere afdelingstilknytninger

Løsning

Når en medarbejder genansættes, skal personen oprettes med en ny medarbejderprofil.

Opret medarbejderen som ny medarbejder
Tildel politik, afdelinger og roller på den nye profil
Lad den tidligere profil forblive inaktiv

Når en medarbejder gøres manuelt inaktiv i BitaBIZ, slettes medarbejderens email. Den samme email kan derfor genbruges på den nye medarbejderprofil.

Jeg har oprettet en ny medarbejder, men medarbejderen har ikke modtaget invitationsmailen – hvad gør jeg?

Du kan altid sende eller gensende invitationen manuelt, hvis medarbejderen allerede er oprettet i BitaBIZ. Hver medarbejder skal modtage sin egen invitation fra BitaBIZ, så linket er knyttet til den rigtige bruger.

Sådan sender du invitationen:

Gå til Setup Admin → Medarbejdere
Find medarbejderen på medarbejderlisten
Markér tjekboksen/firkanten helt ude til højre på medarbejderens linje
Klik Send invitation

Medarbejderen modtager herefter en e-mail med et link til at oprette sit eget BitaBIZ-kodeord.

Hvis invitationen ikke modtages:

Bed medarbejderen tjekke spam/uønsket post

Hvis mailen stadig ikke er modtaget, kan det skyldes:

Medarbejderen blev oprettet i BitaBIZ, før deres e-mail var aktiv
Derfor kunne invitationsmailen ikke leveres

Løsning:

Kontakt vores online support og bed om at tale med et menneske.

Når du skriver til support, skal du oplyse følgende:

Medarbejderens e-mail
Fejlkode: SG

Hvorfor får jeg fejlen “En bruger med den samme login eksisterer allerede”?

Hvis du får denne fejl i forbindelse med oprettelse af ny medarbejder eller ved genativering af en inaktiv medarbejders profil, skyldes det som regel, at der allerede er en bruger med denne e-mail i sytemet.

Tjek først

At emailen er stavet korrekt
Om der allerede findes en aktiv medarbejder med denne email på jeres konto

Bemærk:

Dog kan det i sjældne tilfælde ske at e-mailen stadig er i systemet, selv om der ikke er en bruger med denne e-mail på jeres konto.

Det kan ske i forbindelse med følgende situationer:

Medarbejder er tidligere blevet gjort inaktiv, men systemet har ikke slettet e-mailen korrekt.
Medarbejderen har fået ændret e-mailadresse, men systemet har ikke slettet den oprindelige e-mail korrekt.
Tidligere forsøg på oprettelse af medarbejderen har fejlet. Kun e-mailen (bruger login) er oprettet, men ikke selve medarbejderens stamdatakort.
Medarbejderen er blevet slettet helt fra kontoen, men systemet har ikke slettet e-mailen korrekt.

Løsning