Spring videre til hovedindholdet

Setup: Feriepolitik - månedlig optjening

Sådan opsættes feriepolitik, hvor feriedage optjenes løbende pr. måned.

Skrevet af Esben Hedegaard

Introduktion til månedlig optjening af ferie

Denne artikel forklarer, hvordan du opsætter en feriepolitik med månedlig optjening i BitaBIZ.

Artiklen beskriver:

  • hvordan politikker opsættes

  • hvilke planlægningsregler der kan anvendes

  • hvordan man vælger den ferieperiode der anvendes i et land

Denne artikel beskriver den generelle funktionalitet i BitaBIZ.
Hvis din virksomhed følger specifikke nationale ferieregler, skal du også følge opsætningen i den relevante landespecifikke artikel.

Anden frihed, der afregnes via en tillægssaldo (fx 6. ferieuge, feriefri, FF dage, OK dage, omsorgsdage) opsættes separat fra ferie. Læs mere om tillægssaldo her.

Opret månedlig optjening af ferie på en politik

Sådan opretter du en feriepolitik med månedlig optjening:

  1. Gå til Setup Admin

  2. Vælg Moduler

  3. Klik Opret ny politik

  4. Åbn fanen Ferie

  5. Indtast antal feriedage per år
    Indtast det antal feriedage medarbejderen optjener pr. år.

    Systemet beregner herefter automatisk optjening pr. måned.
    ​
    Eksempel: Hvis der indsættes 25 dage per år vil medarbejderen optjene 2,08 dage per måned.

Gennemgå følgende indstillinger for at opsætte jeres feriepolitik:

1. Optjening

Fanen: Optjening

Vælg: Månedlig optjening

2. Ferieår (periode)

Fanen: Optjening

Vælg: Ferieår (periode) fra drop down listen. Fx:

  • 1/1-31/12

  • 1/2-31/1

  • 1/9-31/12 (året efter)

  • etc.

Ferieåret der vælges indeholder:

  • optjeningsperioden

  • afholdelsesperioden

⚠️ Ferieåret skal vælges så det matcher et lands ferielovgivning. Se landespecifikke artikler for valg af korrekt periode der matcher et lands lovgivning.

3. Optjening

Fanen: Optjening

Vælg: Kræver ikke indstilling

  1. Feriedage bliver tilgængelige fra starten (primo) af den måned de optjenes i.

  2. Nyansatte begynder at optjene ferie fra deres ansættelsesdato.
    ​
    Hvis medarbejderen starter:
    - den 1. i måneden → optjenes en fuld måneds optjening
    - midt i måneden → beregnes optjeningen forholdsmæssigt

4. Valg af planlægningsregel

Fanen: Regler

Vælg: Maks, løntræk eller forskud

Planlægningsreglen der vælges bestemmer, hvordan medarbejdere kan planlægge ferie. Vælg en af 3 regler:

  1. Maks
    Medarbejdere kan kun planlægge ferie, som allerede er optjent.

    Dette sikrer, at medarbejdere aldrig får en negativ feriesaldo en måned.

  2. Løntræk
    Medarbejdere kan ansøge om flere dage end optjent en måned. Men dagene trækkes i løn.

  3. Forskud
    Medarbejdere kan planlægge ferie, før dagene er optjent.
    Det betyder, at medarbejdere kan bruge feriedage på forskud (forskudsferie), som optjenes løbende senere i ferieåret.

    Dette giver mulighed for en negativ feriesaldo en måned, som udlignes af efterfølgende måneders optjening.
    Man kan på politikken vælge hvor mange dages forskudsferie, medarbejderen max må have.

Brugervejledninger til de 3 planlægningsregler:

Brugervejledning til ferie med Maks regel

Brugervejledning til ferie med Løntræk regel

Brugervejledning til ferie med Forskud regel

Klik på billedet for at se de 3 feriemetoder:

5. Godkendelseskrav og planlægning af halve dage

Fanen: Regler

Vælg: aktiver eller deaktiver godkendelseskrav og vælg om halve dage på planlægges

6. Løneksport

Fanen: Løneksport

Vælg: Indsæt evt. fraværskode til lønsystem

Fraværskoder kan tilpasses pr. personalegruppe, fx med eller uden betalt ferie, så de matcher opsætningen i lønsystemet. Indsættes kun hvis personalegruppen ikke skal følge den officielle standardkode for ferie oprettet til jeres lønsystem.

Jeres feriepolitik med månedlig optjening er nu oprettet.

Nedenfor beskriver vi andre indstillinger du med fordel kan være opmærksom på.

Andre indstillinger

Når du har opsat den grundlæggende feriepolitik med månedlig optjening, kan du tilføje en række valgfri indstillinger.

1. Helligdage

Faste officielle helligdage

BitaBIZ understøtter officielle helligdage for +40 lande.

Feriedage, der planlægges henover en helligdage, trækkes ikke fra feriesaldoen.

Tilføj helligdage under “Helligdage” i politikken – de oprettes automatisk i medarbejdernes kalender.

2. Weekender

Arbejdsuge

Angiv om weekender skal tælle med i ferieberegningen eller betragtes som fridage.

Indstilles på politikken under Arbejdsuge → Weekend fridage.

3. Godkender

Påmindelse til godkender

Udsend en automatisk påmindelse til godkender, hvis ferie- eller fraværsregistreringer ikke er godkendt inden en valgt dato.

Aktiveres under Moduler → Meddelelser & regler → Lønadministration.

4. Integrationer

Løneksport

Ferie kan overføres til virksomhedens lønsystem.

Når ferie er lønbehandlet, låses registreringen og kan ikke ændres af medarbejder.

📑 Læs mere om løneksport her

Outlook Exchange

Ferie kan synkroniseres automatisk til medarbejdernes Outlook-kalender, når integrationen er aktiveret.

📑 Læs mere om Outlook-integrationen her!

FAQ

Hvornår begynder en ny medarbejder at optjene ferie?

En medarbejder optjener ferie fra sin ansættelsesdato.

  • Starter medarbejderen den 1. i måneden, optjenes en fuld måneds optjening

  • Starter medarbejderen midt i måneden, optjenes ferie forholdsmæssigt (pr. ansættelsesdag)

Optjeningen beregnes automatisk ud fra feriepolitikken (fx 2,08 dage pr. måned ved 25 dage årligt).

Hvad er forskellen på ferie og feriefri i systemet?

Ferie og feriefri (tillægssaldo) er to separate saldi med hver deres regler:

  • Ferie: Lovpligtige feriedage, som optjenes efter gældende regler

  • Feriefri (tillægssaldo): Ekstra fridage (fx 6. ferieuge, FF dage, OK dage, omsorgsdage), som virksomheden selv definerer. Disse er ikke under ferieloven. Men kan være underlagt en lokal overenskomst.

Jeg skal oprette en feriepolitik med månedlig optjening til medarbejdere i Danmark. Hvordan gør jeg det?

For at oprette en dansk feriepolitik skal du gøre følgende:

  1. Følg denne vejledning der guider til hvordan du opretter en feriepolitik med månedlig optjening.

  2. Følg den landespecifikke vejledning til oprettelse af den danske ferielov. Den guider til de landespecifikke indstillinger der kan vælges til den danske ferielov.

Hvordan fungerer helligdage i systemet?

Helligdage tilknyttes politikken under fanen Helligdage.

Hvis ferie overlapper en helligdag:

  • tæller helligdagen ikke som en feriedag

  • reduceres feriesaldoen derfor ikke for den dag

Eksempel:
En uge med ferie og én helligdag → der trækkes kun 4 feriedage.

Hvornår anvender man månedlig optjening til en feriepolitik?

Månedlig optjening bruges i lande, hvor ferie optjenes løbende.

Valg af optjeningsmetode afhænger af landets regler og virksomhedens opsætning.

Find landespecifikke opsætninger her.

Hvordan aktiverer jeg helligdage for et land i kalenderen?

For at aktivere landespecifikke helligdage

  1. Gå til Setup Admin → Moduler

  2. Åbn eller opret en politik

  3. Gå til sektionen Helligdage

  4. Vælg land og markér de relevante helligdage, som skal aktiveres på politikken

Kan medarbejdere holde ferie, før den er optjent?

Det afhænger af feriereglen på politikken om medarbejdere kan planlægge ferie på forskud:

  • Maks → kun optjent ferie kan planlægges

  • Forskudsferie → ferie kan planlægges før optjening

  • Løntræk → ferie der ikke er optjent kan planlægges men uden løn

Kan vi ændre optjeningsmetoden på en eksisterende feriepolitik?

Nej. Optjeningsmetoden (fx årlig eller månedlig) kan ikke ændres på en eksisterende feriepolitik, efter den er oprettet.

Det betyder, at:

  • I ikke kan redigere en eksisterende politik for at ændre optjeningen

  • I i stedet skal oprette en ny politik med den ønskede opsætning

Hvis I ønsker at ændre optjeningsmetoden, skal I:

  1. Notere medarbejdernes nuværende feriesaldi

  2. Oprette en ny feriepolitik

  3. Tilknytte medarbejderne til den nye politik

  4. Justere saldi manuelt efter behov

Hvorfor kan en medarbejder ikke registrere ferie?

Hvis en medarbejder ikke kan registrere ferie, kan det skyldes flere ting:

  • Maks-reglen er aktiveret (kun optjente dage kan bruges)

  • Der er ikke nok feriedage tilbage

  • Der ligger en anden registreringstype og blokerer

  • Der er valgt en periode, som udelukkende er helligdage

Ved forskudsferie:
Selvom forskudsferie er slået til, kan medarbejderen kun registrere ferie i det omfang, dagene kan nå at blive optjent i det samme ferieår, hvilket betyder at:

  • Medarbejderen kan godt have en midlertidig negativ saldo

  • Men saldoen må ikke blive så negativ, at den ikke kan udlignes inden ferieårets afslutning

Hvis medarbejderen forsøger at registrere mere ferie end dette, vil registreringen blive afvist.

Vi har personalegrupper med særlige ferieregler. Hvordan opretter vi en feriepolitik til deres regler?

Hvis din virksomhed har medarbejdere med særlige vilkår, kan der være behov for en tilpasset ferieopsætning.

Dette gælder typisk:

  • Deltidsansatte, hvor optjeningen afhænger af antal arbejdsdage

  • Elever og lærlinge, som kan have særlige regler for fx forskudsferie

Vigtigt: Regler for medarbejdergrupper med særlige vilkår styres af landespecifikke regler. Følg derfor vores guide til det specifikke land du skal oprette reglerne for.

Hvad gør vi hvis medarbejdere ikke skal optjene ferie?

Hvis medarbejdere ikke skal optjene ferie, anbefales det ikke at bruge ferie med 0 dage.

I stedet bør I anvende en registreringstype under “Andet fravær”, så ferien stadig vises i BitaBIZ, men der ikke føres ferieregnskab.

Se mere om Andet fravær her.

Besvarede dette dit spørgsmål?