Introduktion til tidsregistrering med timebank
Denne artikel beskriver opsætning og brug af tidsregistrering med timebank i BitaBIZ.
Timebank bruges, når arbejdstid skal kunne opgøres som en saldo – fx ved:
Flextid (plus/minus timer)
Overarbejde
Afspadsering
I BitaBIZ kan timebank anvendes sammen med forskellige tidsregistreringsmetoder, afhængigt af hvordan medarbejderne registrerer deres arbejdstid.
Vælg tidsregistreringstype
BitaBIZ understøtter to metoder, afvigelsesregistrering og daglig registrering, til tidsregistrering med timebank.
1. Afvigelsesregistrering (EU-compliant)
Medarbejderen registrerer kun afvigelser som overarbejde, afspadsering og fravær.
Den faktiske arbejdstid justeres automatisk på baggrund af registrerede afvigelser.
Timebanken opdateres ud fra de registrerede afvigelser.
Egnet til:
Personale med fast arbejdstid, hvor der kun er behov for at registrere ændringer i arbejdstiden.
Læs mere om afvigelsesregistrering her:
📑 Afvigelsesregistrering - med timebank
2. Daglig registrering via tjek ind/ud (Flextid, EU-compliant)
Medarbejderen registrerer sin daglige arbejdstid ved at tjekke ind og ud. Dette kan opsætte på to måder
Tjek ind og ud via mobilapp/web
Tjek ind og ud med QR-kode på arbejdspladsen
Den faktiske arbejdstid sammenlignes med normtiden for dagen.
Timebanken opdateres automatisk baseret på plus/minus tid.
Egnet til:
Personale med flextid eller variabel arbejdstid.
Læs mere om daglig registrering her:
Tjek ind og ud via mobilapp/web:
Tjek ind og ud via QR-kode på arbejdspladsen:
📑 QR-tjek ind/ud på arbejdspladsen med timebank
Sådan opsættes tidsregistreringsmetoden på politikken
Tidsregistreringsmetoden vælges på medarbejdernes politik.
Klik Setup admin
Klik Moduler
Klik Rediger ud for politikken (eller klik Opret ny politik)
Åbn sektionen Tidsregistrering – med timebank
Vælg den ønskede metode og sørg for at resten af politikken er som ønsket før der klikkes på Gem.
Tjek ind og ud med QR:
Skal medarbejderen tjekke ind med QR-kode, skal dette punkt markeres når tjek ind/ud vælges.
Når tidsregistreringsmetoden er afklaret, gemmes den ønskede metode til jeres tidsregistrering på politikken og er herefter gældende for medarbejderne tilkoblet politikken.
Vælg normtidsmetode (påkrævet for EU-compliant metoder)
BitaBIZ har 2 normtidsmetoder til oprettelse af officiel arbejdstid og en af dem skal vælges for at kunne anvende Tidsregistrering med timebank, der beregner arbejdstiden iht. EUs arbejdstidsdirektiv.
De 2 normtidsmetoder til officiel arbejdstid er:
Opret officiel starttid og sluttid per arbejdsdag
Anvend denne metode til personalegrupper der har en fast arbejdstidsplan, som ikke ændrer sig meget.Opret kun antal nettotimer per arbejdsdag
Anvend denne metode til personalegrupper der ikke har en fast arbejdstidsplan ved at indtaste den gennemsnitlige daglige arbejdstid på ugentlig basis.
Normtidsmetoden aktiveres, på medarbejderens politik, under sektionen "Arbejdsuge".
Sådan finder du disse indstillinger:
Klik "Setup admin".
Klik "Moduler".
Klik "Rediger" ud fra den ønskede politik.
Åbn sektionen "Arbejdsuge".
Se vejledninger til de to normtidsmetoder her:
📑 Officiel arbejdstid med daglig start/sluttid. Klik her.
📑 Nettotimer per ugedag. Klik her.
Medarbejderadgang til tidsregistrering med timebank
Tidsregistreringsmetoden vælges på medarbejdernes politik.
Når en medarbejder tildeles en politik på stamdatakortet, får medarbejderen automatisk den tidsregistreringsmetode, som er valgt på politikken.
Det er muligt at overskrive metoden manuelt på medarbejderens stamdatakort, hvis der er behov for en undtagelse.
💁 Vi anbefaler at brugervejledninger, der beskriver jeres valgte registreringsmetode, deles med jeres medarbejdere.
Find brugervejledningerne her.
💁 Husk også at dele jeres godkendervejledning, med jeres godkendere.
Tjekliste til tidsregistrering
Nedenfor finder I en oversigt over funktioner, der kan aktiveres i forbindelse med tidsregistrering med timebank.
Overvej hvilke funktioner der passer til jeres medarbejdertyper og arbejdsgange.
Påmindelser om registreringer
I kan aktivere automatiske påmindelser, som understøtter et stabilt tidsregistreringsflow.
Husk at redigere
Hvis en medarbejder ikke har haft redigeret sin arbejdstid de sidste X antal uger, så sendes en venlig påmindelse til medarbejder og leder. |
 Kan aktiveres til afvigelsesregistrering |
Live feed (påmindelse om at tjekke ud)
Viser en aktiv timetæller på medarbejderens mobil efter tjek ind med direkte mulighed for at tjekke ud. |
 Kan aktiveres til daglig registrering |
Se vejledning til påmindelser her.
EU beskeder
Push beskeder, der har til formål at overholde EUs tidsdirektiv og som kan sendes til godkender.
48-timers reglen
Sender besked til godkender, hvis den gennemsnitlige arbejdstid overstiger et valgt timetal over en 4-måneders periode. |  |
11-timers reglen
Sender besked til godkender, hvis hviletiden på minimum 11 timer ikke overholdes. |  |
Læs mere om beskeder, der påminder om EUs tidsdirektiv her.
Jobkoder på overarbejde
Skal medarbejdere kunne registrere overarbejde på jobkoder med en særlig faktor?
Overarbejds jobkoder anvendes, hvis overarbejde ikke skal afregnes 1:1, men fx med faktor 1:2 eller anden sats.
Dette er relevant, hvis eksempelvis:
|  |
Læs mere om jobkoder til overarbejde her.
Udbetaling af timebankssaldi
Skal medarbejdere kunne anmode om udbetaling af optjente timer i timebanken?
Adgang til udbetaling styres på politikken.
Sådan aktiveres det:
Setup Admin → Moduler → Rediger politik → Tidsregistrering – med timebank → Timebank indstilling →
Når funktionen er aktiveret, kan medarbejdere anmode om udbetaling af deres saldo. |  |
Max flextid plus timer per dag
Skal der være en daglig grænse for, hvor mange plustimer medarbejdere kan optjene?
Denne indstilling gælder kun ved flextid.
Maksimumsgrænsen indstilles på politikken og kræver opsætning af daglig arbejdstid med enten start- og sluttidspunkt eller nettotimer.
Sådan indstilles maksimumgrænsen:
Setup Admin → Moduler → Rediger politik → Arbejdsuge → Under “Timer per dag” indtastes “Max. plus timer”
Hvis en medarbejder registrerer flere plustimer end det tilladte maksimum, opdateres timebanken kun med det maksimale antal. Medarbejderen får besked herom. |  |
Egne betalte pauser
Automatisk fratrækning af betalte pauser i arbejdstiden.
Egne betalte pauser fratrækkes den registrerede arbejdstid
Pauser kan målrettes forskellige personalegrupper. Der kan oprettes flere pauser per dag. |  |
Læs mere om pauser her.
Fast optjening af timer til timebanken
Timebankens saldo kan tilkobles fast optjening pr.:
År
Kvartal
Måned
Dette opsættes på politikken.
Opsæt fast optjening ved:
Setup Admin → Moduler → Rediger politik → Tidsregistrering – med timebank → Timebank indstilling → Vælg fast optjening eller ingen optjening |
|
Læs mere om fast optjening her.
FAQ
Kan vi bruge timebank til flextid og afspadsering?
Kan vi bruge timebank til flextid og afspadsering?
Ja. Timebank bruges til flextid, overarbejde og afspadsering, hvor plus/minus timer automatisk beregnes ud fra normtid og registreret arbejdstid.
Vi ønsker kun at registrere arbejdstid – ikke opsamle timer. Hvad gør vi?
Vi ønsker kun at registrere arbejdstid – ikke opsamle timer. Hvad gør vi?
Hvis I ikke ønsker en saldo (flextid/timebank), skal I anvende tidsregistrering uden timebank.
Hvordan ser vi, hvilken tidsregistreringsløsning vi bruger?
Hvordan ser vi, hvilken tidsregistreringsløsning vi bruger?
På medarbejderens politik ser I hvilken tidsregistreringsmetode, som er tilkoblet. Det er muligt at vælge mellem:
“Tidsregistrering – uden timebank”
“Tidsregistrering – med timebank”
Jeg har tilkoblet metoden "Afvigelsesregistrering" til en politik. Jeg synes ikke jeg kan se at metoden er oprettet tilbage i tiden?
Jeg har tilkoblet metoden "Afvigelsesregistrering" til en politik. Jeg synes ikke jeg kan se at metoden er oprettet tilbage i tiden?
Når du tilkobler Afvigelsesregistrering aktiveres automatisk oprettelse af normtid. Den starter fra den førstkommende arbejdsdag der er oprettet normtid på. Dvs. at den dag du tilkobler metoden Afvigelsesregistrering ikke får oprettet normtid automatisk. Og normtid oprettes ikke tilbage i tiden. Først fra næste arbejdsdag med normtid oprettet starter systemet med at booke normtid automatisk.
Fordelen er, at I kan ændre tidsmetode på en politik uden at det ændre på historiske registreringer tilkoblet en anden metode.
Hvis I er ny kunde og ønsker at oprette historik tilbage i tiden fra før I officielt er gået i gang med at anvende BitaBIZ justeres historikken via en manuel justering af timebank saldoen. Og herved starter I op med en korrekt timebank saldo fra en valgt dato der passer med at afvigelsesregistrering er aktiveret til jeres medarbejderes profil. Læs mere her vedr. manuel justering af en timebanksaldo!
Kan medarbejdere registrere eller rette arbejdstid tilbage i tid?
Kan medarbejdere registrere eller rette arbejdstid tilbage i tid?
Det afhænger af virksomhedens opsætning om medarbejdere kan registrere eller rette arbejdstid tilbage i tid.
En administrator kan vælge, om medarbejdere må oprette eller redigere tidsregistreringer tilbage i tid – og hvor mange uger der må gås tilbage. Læs om indstillingen her.
Hvis funktionen er slået fra, kan medarbejdere ikke registrere bagud i tid.
Bemærk:
Lønbehandlede registreringer kan ikke ændres af medarbejdere, men kan redigeres af løn admin. Se mere om løn admins rolle her.
Kan fravær registreres tilbage i tid?
Kan fravær registreres tilbage i tid?
Nej, en medarbejder kan ikke registrere fravær i form af ferie og afspadsering tilbage i tid.
Ferie og afspadsering skal registreres på selve dagen eller ansøges frem i tid.
Fravær kan kun oprettes bagud i tid af godkender og løn admin.
Hvis det er sygefravær, der skal registreres, kan der være andre indstillinger.
Læs mere om sygefravær her.