Spring videre til hovedindholdet

Microsoft Exchange integration til BitaBIZ

Aktivér Unified Communication med BitaBIZ Exchange-integration

Esben Hedegaard avatar
Skrevet af Esben Hedegaard
Opdateret for over 2 uger siden

Synkroniser medarbejdernes tilstede-status automatisk til Outlook & Teams

Den moderne arbejdsplads kræver klar kommunikation og gennemsigtighed. Med BitaBIZ’ Microsoft Exchange-integration får I en løsning, der automatisk deler fraværsstatus og arbejdstilgængelighed på tværs af Outlook- og Teams-kalendere — og samtidig øger både produktivitet, koordinering og overblik.

Tjek vores Outlook cases nedenfor. Klik for at åbne en case:

Case: Hvad betyder manglende overblik over ”Fraværsstatus”?

En gennemsnitlig medarbejder har omkring 50 fraværsdage om året fordelt på ferie, feriefri, sygdom, orlov og helligdage.


For en virksomhed med 50 ansatte svarer det til:

👉 2.500 fraværsdage om året, der skal kommunikeres korrekt

Uden automatisk synkronisering kan det føre til:

  • Manglende overblik over, hvem der er til stede

  • Møder planlagt uden nøglepersoner

  • Kollegaer der leder efter hinanden unødigt

  • Forstyrrelser, misforståelser og spildtid

Et realistisk scenarie:

Hvis bare 10 % af disse 2.500 fraværsdage ikke deles korrekt, mangler virksomheden klarhed omkring 250 arbejdsdage.

Det svarer til, at én medarbejder ”forsvinder” i et helt år uden nogen ved, hvor vedkommende er.

Case: Hvad betyder manglende overblik over ”Arbejder andet sted”?

BitaBIZ synkroniserer også, når medarbejdere arbejder hjemme, er på rejse, på kursus eller i ekstern aktivitet, og markerer det som ”Arbejder andet sted”.

Dette er afgørende, fordi produktivitet og planlægning afhænger af at vide, hvem der er på kontoret, og hvem der arbejder eksternt.

Hvis jeres medarbejdere arbejder i gennemsnit omkring 20 dage om året et andet sted end kontoret.

For 50 medarbejdere bliver det til:

👉 1.000 ”Arbejder andet sted”-dage om året

Uden automatisk deling betyder det:

  • Kollegaer ved ikke, om medarbejderen kan mødes fysisk

  • Spildtid på at lede efter kolleger

  • Dårlige forudsætninger for koordinering

  • Risici for fejlbookinger

  • Unødvendige mails, chats og opkald

Eksempel:

Hvis bare 20 % af disse ikke deles korrekt, mister organisationen vished om 200 arbejdsdage om året.
Det svarer til, at en person er ”usynlig” i næsten et helt år.

konklusion: Fravær + arbejde andet sted

Når man lægger de to cases sammen — fravær og arbejde andet sted — får en organisation med 50 medarbejdere:

  • 2.500 fraværsdage

  • 1.000 arbejder andet sted -dage

Det er i alt 3.500 dage om året, hvor kolleger skal vide, hvem der er til stede, og hvor de arbejder fra.

Uden automatisk deling og opdatering i Outlook og Teams betyder det:

  • Risiko for hundredevis af misforståelser

  • Dårlig planlægning

  • Unødvendige forstyrrelser og tabt produktivitet

  • Et fald i effektiv koordinering

Med BitaBIZ Exchange-integrationen bliver ALLE disse informationer synkroniseret automatisk.


Det giver:

  • Bedre mødeplanlægning

  • Bedre samarbejde

  • Mindre spildtid

  • En langt mere effektiv og transparent arbejdsdag

Fordele ved BitaBIZ Exchange-integrationen

1. Unified Communication – altid opdaterede kalendere

Medarbejdernes fravær og arbejdsted synkroniseres automatisk i Outlook og Teams.

2. Flere og mere præcise registreringer

Synlighed i kalenderen øger både datakvaliteten og rettidigheden af fraværsregistreringer.

3. Automatisk autosvar i Outlook

BitaBIZ kan automatisk aktivere Outlook-autosvar, når fravær registreres.

Når integrationen er opsat:

  • Fravær og arbejdsted synkroniseres automatisk til Outlook og Teams

  • Autosvar kan aktiveres automatisk i Outlook

  • Kalenderen viser altid korrekte statusoplysninger

Få mere ud af jeres Outlook Exchange integration. Aktiver ikke tilstede e-mail autosvar integrationen. Læs mere her!

FAQ

Sådan opretter du integrationen

BitaBIZ har en præ-konfigureret Entra ID (Active directory) app. Den anvendes til at integrere jeres BitaBIZ konto til Microsoft 365.

Appen anvendes til at oprette følgende BitaBIZ integrationer:

➡️ Single sign-on (SSO)

➡️ Automatisk brugeradministration (stamdata synkroniseres til BitaBIZ)

➡️ Synkronisering af fraværsstatus til Outlook (Exchange integration)

➡️ Aktivér e-mail auto-reply ved fravær fra BitaBIZ

Guide til at tilføje BitaBIZ Applikationen til jeres Entra ID

1. Gå til Azure portalen. Klik på Entra ID Active Directory ikonet i menuen til venstre.

2. Vælg Enterprise Applications fra Manage sektionen.

3. Vælg All applications -> + New application.

4. Gør følgende:

  1. Skriv BitaBIZ i søgefeltet

  2. Vælg BitaBIZ fra resultat-listen

  3. Klik Create for at tilføje BitaBIZ applikationen til Entra ID Active Directory.

ℹ️ BitaBIZ enterprise applikationen er nu tilføjet jeres Entra ID (Active Directory)!

💁 Når appen er installeret skal den konfigureres til jeres BitaBIZ Exchange integration.

Setup vejledning

1. Gå til Azure portalen. Klik på Azure Active Directory ikonet i menuen til venstre.

2. Vælg App registrations fra Manage sektionen.

3. Gør følgende:

  1. Vælg All applications,

  2. Skrive BitaBIZ i søgefeltet (eller det navn jeres BitaBIZ enterprise applikation blev oprettet med)

  3. Vælg applikationen fra resultat-listen.

4. Vælg API permissions fra Manage sektionen og klik + Add a permission.

5. Vælg Microsoft APIs og herefter Microsoft Graph.

6. Gør følgende:

  1. Klik Application permissions

  2. Skriv Calendars i søgefeltet

  3. Vælg Calendars.ReadWrite

  4. Klik Add permissions

7. Klik + Add a permission igen.

8. Vælg Microsoft APIs og herefter Microsoft Graph.

9. Gør følgende:

  1. Klik Application permissions

  2. Skriv MailboxSettings i søgefeltet

  3. Vælg MailboxSettings.ReadWrite

  4. Klik Add permissions

10. Vælg Grant admin consent for bitabiz og klik Yes.

💁 De to API Permissions er nu blevet konfigureret!

11. Tilføj en ny Client secret:

  1. Vælg Certificate & secrets fra Manage sektionen

  2. Klik + New client secret

  3. Udfyld en beskrivelse til den nye client secret, f.eks. "BitaBIZ Exchange integration client secret"

  4. Vælg en udløbsperiode for den nye client secret.
    ​💁 Vi anbefaler at der vælges en udløbsperiode på 24 måneder.

  5. Klik Add

💁 Den nye Client secret er nu oprettet!

💁 Vi anbefaler at I opretter en reminder eller change request for, hvornår Client Secret udløber, så I får en notifikation i god tid og kan nå at forny den inden den udløber.

12. Kopier Value-tekststrengen fra den nyoprettede client secret, denne skal indsættes på jeres BitaBIZ konto senere.

13. Gør følgende:

  1. Vælg Overview

  2. Kopier Application (client) ID

  3. Kopier Directory (tenant) ID

Application (client) ID og Directory (tenant) ID skal indsættes på jeres BitaBIZ konto senere.

Log ind på jeres BitaBIZ konto

Klik Setup admin -> Integrationer -> Microsoft integrationer

Under sektionen "Microsoft Exchange Integration" klik på linket:

"Tilgå Modern Exchange auhentication indstillinger"

For at konfigurere Exchange-integrationen i BitaBIZ skal du udføre følgende trin:

  1. Kopier Application (client) ID fra Azure og indsæt i Application (client) ID i BitaBIZ

  2. Kopier Directory (tenant) ID fra Azue og indsæt i Directory (tenant) ID i BitaBIZ

  3. Kopier Client secret Value fra Azure og indsæt i Client secret (value) i BitaBIZ

  4. Aktiver Exchange integrationen ved sætte knappen til ON.

  5. Klik Gem Exchange

.

💁 Integrationen er nu AKTIV. Test integrationen ved at registrere en sygedag. Sygeregistreringen vil inden for max. 4 min. blive synkroniseret og opdateret til din Outlook kalender.

Vores Outlook integration virker ikke

Synkronisering af fraværsstatus fra BitaBIZ til Outlook & Teams er stoppet

Denne FAQ hjælper jer med at finde årsagen, hvis jeres BitaBIZ → Outlook/Teams-synkronisering er stoppet med at virke.


Vi tager udgangspunkt i, at integrationen tidligere har været sat korrekt op, og at BitaBIZ allerede er forbundet til jeres Microsoft Exchange-miljø.

Der er typisk 3 årsager til, at Exchange-integrationen stopper, eller at enkelte registreringer ikke vises i Outlook:

Problem

Symptomer

Løsning

Client Secret udløbet

Ingen får synkroniseret

Forny Client Secret

Ny medarbejder uden kalender-sync

Kun enkelte rammes

Tilføj til Access Policy

Registrering afventer godkendelse

Vises ikke i Outlook

Godkend registreringen

1. Client Secret er udløbet (mest almindelige årsag)

Symptom

  • Ingen medarbejdere får længere synkroniseret deres fraværsregistreringer

  • Integration virker ikke for hele virksomheden

Årsag

Microsoft Entra ID kræver et gyldigt Client Secret, for at BitaBIZ må opdatere Outlook-kalendere.
Når det udløber, stopper al synkronisering.

Sådan løses det

Forny Client Secret på jeres BitaBIZ Enterprise-applikation i Microsoft Entra ID.

Se FAQ: Forny Client Secret Value til Exchange-integrationen

Vigtigt at vide

💡 Registreringer, der blev oprettet mens Client Secret var udløbet, bliver ikke automatisk gensynkroniseret.
Hvis I ønsker dem synkroniseret, skal de:

  1. slettes i BitaBIZ

  2. oprettes igen

2. En ny medarbejder får ikke opdateret sin fraværsstatus i Outlook

Symptom

Kun enkelte medarbejdere får ikke deres fravær vist i Outlook – resten virker.

Årsag

Hvis I har oprettet en Application Access Policy i Microsoft Entra ID for at begrænse Exchange-integrationens adgang til bestemte brugere, skal nye medarbejdere tilføjes denne policy.
Hvis ikke, kan integrationen ikke opdatere deres kalendere.

Sådan løses det

  • Tilføj medarbejderen til den relevante Access Policy / Security Group

3. Registreringen afventer godkendelse

Symptom

En medarbejder har oprettet fravær, men det vises ikke i Outlook.

Årsag

BitaBIZ synkroniserer kun godkendte registreringer.
Hvis fraværet afventer ledergodkendelse, sendes det ikke til Outlook.

Sådan løses det

  • Tjek om registreringen er markeret rød i medarbejderens BitaBIZ-kalender

  • Når den godkendes → synkroniseres den automatisk

4. Hvilke registreringer synkroniseres med Outlook?

Registreringstype

Synkroniseres med Outlook?

Ferie

✔ Ja

Feriefri

✔ Ja

Syg

✔ Ja

Barn syg

✔ Ja

Afspadsering

✔ Ja

Andet fravær

✔ Ja

Egne fraværstyper

✔ Ja

Dagebank (minusdage)

✔ Ja

Kørsel

✖ Nej

Overarbejde

✖ Nej

Tidsregistreringer

✖ Nej

Arbejdstimer (flextid)

✖ Nej

Dagebank (plusdage)

✖ Nej

Tip (stærkt anbefalet)

Opret en påmindelse om, hvornår Client Secret udløber, så I kan nå at forny det før integrationen går ned.

Opsætning af Exchange-integration for flere selskaber i Microsoft Entra ID

Introduktion

Hvis I har flere selskaber i Microsoft Entra ID, og hvert selskab har sin egen BitaBIZ-konto, skal Exchange-integrationen opsættes pr. selskab.
​

Denne guide forklarer, hvordan integrationen fungerer, og hvordan I begrænser integrationens adgang, så hvert selskab kun kan synkronisere sine egne medarbejdere.

Sådan fungerer Exchange-integration pr. selskab

1. Opsæt Exchange-integration på selskabets egen BitaBIZ Azure-app

Hver BitaBIZ-konto bruger sin egen Azure-app, og Exchange-integrationen aktiveres her.

2. Vigtigt: Exchange følger ikke AD-gruppen

I modsætning til SSO og Provisioning er Exchange-integrationens adgang ikke begrænset til brugerne i AD-gruppen.

Som udgangspunkt får Exchange-integration adgang til alle brugere i hele Azure AD’et.

3. Begræns adgang til kun selskabets brugere

For at sikre korrekt adskillelse mellem selskaber, anbefaler Microsoft at begrænse Exchange-integrationens adgang til specifikke brugere eller grupper.

Dette gøres via Conditional Access / scoping.

Sådan kommer I i gang

BitaBIZ: Følg FAQ vejledningen til at oprette Exchange-integration
​Microsoft-vejledning: Begræns adgang til Exchange-integrationens servicekonto

Opsummering

Exchange-integrationen giver en stærk Unified Communication-løsning, men kræver korrekt adgangsbegrænsning, når man arbejder med flere selskaber i samme Microsoft Entra ID.

Funktion

Opsætning pr. selskab

Standard adgang

Mulighed for at begrænse

Exchange-integration

✔ Ja

Adgang til alle brugere

✔ Ja – via Microsoft-konfiguration

Sådan fornyes Client Secret Value for Exchange-integrationen

Vores Client Secret Value til Exchange-integrationen er ved at udløbe eller er udløbet og skal fornyes.

Trin-for-trin guide:

1. Åbn Azure-portalen

• Gå til https://portal.azure.com

• Klik på Microsoft Entra ID i venstre navigationsmenu

2. Gå til App-registreringer

• Under sektionen Administrer (Manage)

• Klik på App registrations

3. Find din BitaBIZ-applikation

• Vælg All applications

• Skriv BitaBIZ (eller navnet på din BitaBIZ enterprise-applikation) i søgefeltet

• Vælg applikationen i resultatlisten

4. Opret en ny Client Secret

• Vælg Certificates & secrets under Manage

• Klik på + New client secret

• Indtast en beskrivelse, fx 'BitaBIZ Exchange integration client secret'

• Vælg en udløbsperiode (vi anbefaler 24 måneder)

• Klik Add

Din nye Client Secret er nu oprettet.

ℹ️ Opret en påmindelse eller ændringsanmodning, så du bliver notificeret i god tid inden udløb.

5. Kopiér Client Secret Value

• Kopiér Value-feltet fra den nye klienthemmelighed

• Det er vigtigt, at du kopierer Value – ikke Secret ID

6. Opdater BitaBIZ med den nye Client Secret Value

1. Log ind på din BitaBIZ-konto

2. Gå til Setup admin → Integration → Microsoft integrations

3. Under Exchange integration:

• Indsæt din kopierede Client Secret Value i feltet Client secret (Value)

• Klik Save Exchange

Din Client Secret Value er nu blevet opdateret for Exchange-integrationen.

Besvarede dette dit spørgsmål?