Opsæt den rigtige tidsregistreringsløsning til jeres forskellige personalegrupper
Det vigtigste spørgsmål man skal starte med at tage stilling til for hver personalegruppe:
Skal arbejdstid (plus eller minus tid) afregnes til en timebank, der kan benyttes til afspadsering?
-eller-
Er tidsregistreringen til joblønsansatte eller løntimeansatte, der ikke skal have adgang til timebank-afregning af arbejdstid?
Når det er afklaret, hvilken hovedkategori, der skal være gældende for en personalegruppe, skal der under den valgte hovedkategori vælges en tidsregistreringsmetode.
Processen til opsætning af tidsregistrering til en personalegruppe er vist i figuren nedenfor:
Tidsregistrering – uden timebank
Der er 4 tidsregistreringsmetoder at vælge imellem:
3 aktive, hvor medarbejder aktivt skal registrere sin arbejdstid dagligt eller fravær.
(Start/slut tid) (Kun timer) (Tjek ind/ud)
1 afvigelsesmetode, hvor medarbejder skal redigere sine afvigelser til normtiden eller fravær.
(Juster tid - kun timer) (Juster tid - Start/slut tid)
Tidsregistrering – med timebank
Der er 3 tidsregistreringsmetoder at vælge imellem:
1 afvigelsesmetode, hvor medarbejder kun skal registrere afvigelser fra normtiden
(overarbejde, afspadsering, fravær).
1 aktiv metode, hvor medarbejder dagligt skal registrere sin arbejdstid eller fravær
(Tjek ind/ud).
1 metode til overarbejde/afspadsering, der bør vælges med omtanke. Den beregner ikke faktisk arbejdstid i.h.t. EU's 48-timers regel.
Se hvornår denne metode anvendes i sektionen ”Undtagelser, til reglen,” nedenfor.
Timebanken kan også anvendes som en fraværssaldo med fast optjening tilkoblet. Eksempelvis til 6. ferieuge. Se sektionen ”Undtagelser, til reglen,” nedenfor.
Anvend politik-listen til at lave et tjek
En politik skal ikke have adgang til begge tidsmetoder. Både med timebank og uden timebank. Man skal vælge én af de 2 metoder. Den primære tidsmetode til personalegruppen.
Politiklisten viser, hvilken metode, der er aktiveret til en personalegruppes politik. Hvis 2 metoder er tilkoblet, skal den ene metode frakobles:
Anvend Setup Admin medarbejder-listen til at lave et tjek
Jeres medarbejdere skal kun have adgang til én tidsregistreringsmetode. Ellers bliver det svært for jeres medarbejdere at gennemskue, hvilken af de 2 metoder, der skal anvendes. Man kan sige, det er dobbelt bogføring af arbejdstid at få adgang til begge løsninger, og det er ikke motiverende for jeres medarbejdere:
Det gule ikon er tidsregistrering UDEN timebank og det brune ikon er MED timebank. Der skal kun være ét af ikonerne per medarbejder. Kør musen hen over ikonet for at se hvilken tidsregistreringsmetode, der er aktiveret på politikken (Fx. tjek ind/ud med timebank).
Faktisk arbejdstid i.h.t. EUs 48-timers regel
Der er tilkoblet en rapport til hver af de 2 overordnede moduler under HR Statistik -> Rapport-biblioteket:
Tidsregistrering - MED timebank
Tidsregistrering - UDEN timebank
Rapporterne beregner den faktiske arbejdstid per uge per medarbejder. Og den gns. arbejdstid for en valgt periode.
Derfor er det vigtigt, at arbejdstiden gemmes korrekt til den rigtige rapport for den enkelte medarbejder og ikke er spredt udover begge rapporter, fordi så mistes overblikket.
Det opnås ved at en medarbejder er opsat til den korrekte løsning som beskrevet ovenfor. Den korrekte primære tidsregistreringsmetode sender medarbejderens arbejdstid til én af de 2 rapporter:
Undtagelser, til reglen ovenfor
Der er 3 undtagelser til reglerne ovenfor, hvor medarbejder får adgang til begge løsninger. Både MED og UDEN timebank:
1. Når primær metode er uden timebank
Dog er der særlige tilfælde (få gange om året), hvor der er beordret overarbejde. Dette overarbejde skal optjenes til afspadsering. Eller hvor medarbejder selv sideløbende vedligeholder sit timebank regnskab ud fra særlige regler.
I dette tilfælde aktiveres tidsregistrering både med timebank og uden timebank.
Vælg metode nr. 3 ”Overarbejde uden arbejdstidsberegning”. Herved fastholdes tidsregistrering uden timebank som den primære metode.
2. Når primær metode er med timebank
Dog er der behov for også at registrere tid på projekt-jobkoder. I dette tilfælde gives der også adgang til én af de 3 aktive tidsregistreringsmetoder uden timebank, så der kan registreres tid på jobkoder.
3. Når timebanken har fast optjening og anvendes til fravær
Timebanken kan tilkobles fast optjening (månedlig eller årlig).
Eksempelvis til den 6. ferieuge. Dvs. timebank-saldoen skal kun anvendes til at afholde fravær. Ikke til at optjene overarbejdstimer:
1) Der vælges ikke en tidsregistreringsmetode! Fordi formålet her er at anvende timebanken til en fraværssaldo. Ikke til optjening af timer via overarbejde.
Anvend On/Off knappen til at nulstille evt. valgt tidsmetode og sæt derefter knappen til "ON".
💁 Det er muligt både at anvende Tidsregistrering - med timebank og have tilkoblet fast optjening til timebank-saldoen! |
|
2) Den ønskede optjening tilkobles timebanken.
💁 Optjening tilkobles på politikken under fanen: Tidsregistrering - med timebank
|
|
3) Der gives adgang til: Tidsregistrering - Med timebank på medarbejders stamdatakort.
💁 Med indstillingerne ovenfor får medarbejder adgang til at afholde fraværstimer der optjenes fast, men får ikke adgang til at optjene overarbejdstimer.
|
|
Beskedflow og regler der understøtter EUs arbejdsmarkedsdirektiv
Der er en række beskeder og regler der har til formål at bakke op om jeres valgte tidsregistreringsmetode(r).