Spring videre til hovedindholdet

Sygefravær

Opret og tilpas jeres sygefraværspolitik

Skrevet af Ulrik Baadsgaard Christensen

Introduktion til sygefravær

Sygefravær i BitaBIZ kan opsættes efter jeres virksomhedspolitik.


I kan vælge sygemeldingsmetode, aktivere registrering i timer, sætte en årlig grænse for betalte sygedage og konfigurere løneksport.
Denne artikel guider jer igennem opsætningen.

Valg af sygemeldingsmetode

BitaBIZ understøtter to sygemeldingsmetoder:

  1. Kun dags dato

    Medarbejderen skal melde sig syg på selve dagen.
    Der kan ikke registreres frem eller tilbage i tid.
    💁 Godkender og løn admin kan stadig registrere sygefravær frem og tilbage i tiden på medarbejderens vegne.
    ​

  2. Sygeperiode tilladt
    Medarbejderen kan registrere en samlet sygeperiode – både frem og tilbage i tid.

Opsætning af sygemeldingsmetoden

Sygemeldingsmetoden vælges under:
​Setup Admin → Moduler → Meddelelser og regler → Sygefravær

Den valgte indstilling gælder for både Syg og Barn syg.

Afhængigt af hvilken metoder der vælges, vil visningen være forskellige i medarbejderens kalender, når de opretter en registrering. Se billedet nedenfor:
​

Læs mere om de 2 sygemeldingsmetoder:

  1. Kun dags dato
    📑 Medarbejder skal melde sig syg hver dag ved sygdom
    ​

  2. Sygeperiode tilladt
    📑 Medarbejder har adgang til at registrere en sygeperiode

Tjekliste til sygefraværspolitik

Nedenstående funktioner kan tilkobles jeres sygefraværspolitik:

Beskeder

Meddelelse til godkender

Der sendes SMS til godkender, når en medarbejder melder sig syg.

ℹ️ Meddelelsen inkluderer note, som medarbejderen har oprettet, i forbindelse med sygemeldingen.

Meddelelse til medarbejder

En skræddersyet sms-besked bliver sendt til medarbejder på den første sygedag der er registreret i en periode.

ℹ️ Beskeden kan f.eks. omfatte instruktioner vedrørende jeres sygefraværspolitik.

Registrering af sygefravær i timer

Som standard registreres sygefravær i hele dage.
Hvis I ønsker registrering i timer, kræver det både aktivering af sygetimer og officiel arbejdstid (normtid).

1) Aktivering af sygetimer

Hvis en eller flere medarbejdergrupper skal kunne registrere sygefravær i timer, kan dette aktiveres på medarbejdernes politik

Aktiver ved:

Setup Admin → Moduler → Rediger politik → Syg → Aktivér: “Medarbejdere kan registrere sygedage i timer”

2) Aktivér officiel arbejdstid

Når sygetimer er aktiveret på politikken, skal normtid/officiel arbejdstid også aktiveres.

BitaBIZ understøtter 2 normtidsmetoder:

  1. 📑Med start- og sluttidspunkt

  2. 📑Med netto timer

Hvis officiel arbejdstid ikke er aktiveret, kan sygefravær kun registreres i dage.

3) Registrering i praksis

Når sygetimer er aktiveret på politikken og den offcielle arbejdstid er oprettet, kan medarbejdere nu registrere sygefravær i timer.

Vælg Syg > Klik Vis timer > Tast start- og sluttidspunkt for sygemeldingen

Hvis medarbejder forsøger at registrere sygetimer på en fridag, bliver medarbejder informeret og registreringen blokeres.

Fridage er weekender, helligdage, dage uden officiel arbejdstid angivet eller en egen registreringstype, som er oprettet som fridag.

Maksimum antal sygedage om året

Det er muligt at sætte en årlig grænse for antal betalte, og dermed tilladte, sygedage pr. medarbejder.

For at øge eller ændre antallet:

Setup Admin → Moduler → Rediger politik → Syg → Maksimum antal sygedage pr. år

Ret tallet og gem.
​

Administrator kan til enhver tid hæve, sænke eller fjerne den årlige grænse.

Når grænsen er nået, vil systemet automatisk blokere for yderligere registreringer af betalt sygefravær.

Betalt sygefravær for timelønnede

Hvis jeres timeansatte medarbejdere får løn under sygdom, skal de melde deres sygedage via BitaBIZ på samme måde som fastansatte.

Sådan oprettes betalt sygefravær

  1. Indtast de normtimer der standard skal afregnes for en sygedag under fanen "Arbejdsuge"

  2. Indtast satsen for sygetimer der skal afregnes til jeres lønsystem i feltet "ID-nummer" under fanen "Syg"

Medarbejderne vil med opsætningen ovenfor få afregnet sine sygedage i timer til jeres lønsystem, hvor en sygedag svarer til normtimerne på dagen.

Alternativer til sygetimer for timelønnede

Sygefravær for deltidsansatte

Når en medarbejder arbejder på deltid og har faste fridage, er det vigtigt at oprette den faste fridag i kalenderen. Dette gøres som en egen registreringstype.

Den faste fridag behandles som en ikke-arbejdsdag. Det betyder, at der ikke registreres sygefravær på disse dage på samme måde som der ikke registreres sygdom i weekender og på helligdage.

Altså, hvis en medarbejder eksempelvis arbejder fire dage om ugen og har fået indlagt en fast fridag den femte dag, vil en sygeperiode på en uge kun registrere fire sygedage.

Hvis den faste fridag ikke er oprettet, vil systemet i stedet betragte dagen som en arbejdsdag, og der kan derfor blive registreret sygdom på dagen.

FAQ

Kan sygefravær registreres frem og tilbage i tid?

Om sygefravær kan registreres frem og tilbage i tid afhænger af den sygemeldingsmetode, virksomheden har valgt.

BitaBIZ understøtter to metoder for sygemelding:

  1. Kun dags dato
    Medarbejderen skal melde sig syg på dagen.
    Det er ikke muligt at registrere sygefravær frem eller tilbage i tid.

  2. Sygeperiode tilladt
    Medarbejderen har adgang til at registrere en sygeperiode, som kan ligge frem eller tilbage i tid.

Den valgte indstilling gælder for både Syg og Barn syg.

Kan vi øge antallet af tilladte sygedage pr. år?

Ja, det maksimale antal betalte sygedage angives på medarbejderens politik under sektionen “Syg”.

Når medarbejderen har registreret det maksimale antal tilladte sygedage inden for året, vil systemet automatisk blokere for yderligere registrering af betalt sygefravær.
Funktionen gælder pr. kalenderår.

Kan vi tilkoble godkenderkrav til sygefravær i BitaBIZ?

Nej. Sygefravær understøtter ikke et godkenderflow, hvor en leder kan godkende eller afvise en sygemelding.

Når en medarbejder registrerer sig syg, registreres fraværet direkte i BitaBIZ i henhold til den valgte sygemeldingsmetode.

Det er dog muligt at aktivere meddelelse til godkender, så der automatisk sendes en SMS, når en medarbejder melder sig syg. Meddelelsen kan inkludere den note, medarbejderen har skrevet i forbindelse med sygemeldingen.

Ønsker I fraværstyper med godkendelse, kan I i stedet anvende egne registreringstyper, hvor godkenderflow kan tilkobles.

Skal timelønnede have løn under sygefravær – og kan det opsættes forskelligt fra fastansatte?

Det er muligt at opsætte forskellige fraværskoder og lønsatser for forskellige personalegrupper.

Hvis timelønnede medarbejdere skal have løn under sygdom, skal dette konfigureres på deres politik under:

Setup Admin → Moduler → Rediger politik → Syg

Se afsnittet “Betalt sygefravær for timelønnede” i denne artikel for den fulde opsætning.

Kan vi bruge sygefravær til fx læge- eller tandlægebesøg?

Nej. Standardregistreringen Syg er beregnet til sygefravær og bør ikke anvendes til andre typer fravær.

Hvis I ønsker at registrere fx lægebesøg, tandlægebesøg eller andre private aftaler, anbefales det at oprette en egen registreringstype til formålet.

I kan læse mere om oprettelse af egne registreringstyper her.

Hvorfor kan en medarbejder ikke registrere sygedage i kalenderen?

Hvis en medarbejder ikke kan registrere sygefravær i BitaBIZ, kan det skyldes en af følgende indstillinger:

  1. Tjek om sygefravær er aktiveret på medarbejderens politik
    Gå til: Setup Admin → Moduler → Rediger politik → Syg
    ​

    Kontroller at funktionen “Syg” er slået til (ON).
    Hvis den er slået fra, vil medarbejderen ikke kunne registrere sygedage i kalenderen.
    ​

  2. Tjek om maksimum antal sygedage er nået
    På politikken kan der være sat en grænse for maksimum antal betalte sygedage pr. år.
    Når grænsen er nået, vil systemet automatisk blokere for nye registreringer af sygefravær.

    Administrator kan hæve eller fjerne grænsen her:
    ​Setup Admin → Moduler → Rediger politik → Syg → Maksimum antal sygedage pr. år
    ​

  3. Tjek reglerne for registrering af sygefravær
    Jeres virksomhed kan have en indstilling, der bestemmer om sygefravær må registreres bagud i tid.

    Der findes to metoder:

    • Kun dags dato – medarbejderen kan kun registrere sygdom på selve dagen

    • Sygeperiode tilladt – medarbejderen kan registrere sygdom både frem og tilbage i tid

    Hvis medarbejderen forsøger at registrere sygdom bagud i tid, og virksomheden bruger “Kun dags dato”, vil registreringen blive blokeret.

    Indstillingen findes her:
    ​Setup Admin → Moduler → Meddelelser og regler → Sygefravær

Hvorfor kan jeg ikke registrere sygefravær i weekeenden, når politikken er sat op til at lørdage og søndage ikke er fridage?

Selvom lørdag og søndag er opsat som arbejdsdage i politikken, kan der være andre årsager til, at sygdom ikke kan registreres:

Mulige årsager:

  • Dagen er også en helligdag

    • Helligdage vil blokere for registrering

  • Der er ikke oprettet normtid på dagen

    • Gælder kun, hvis sygefravær registreres i timer. Registreringen vil blive blokeret grundet manglende normtid.

Kan sygefravær slettes?

Ja, sygefravær kan slettes, så længe registreringen ikke er lønbehandlet.


Om medarbejderen selv kan slette/rette sygefravær i tid afhænger af jeres opsætning:

  • Kun dags dato: medarbejderen kan kun registrere sygdom på selve dagen, og kan derfor som udgangspunkt heller ikke slette/rette sygdom bagud i tid.

  • Sygeperiode tilladt: medarbejderen kan registrere sygefravær i en periode (bagud og/eller fremad), og kan også slette/rette registreringer i perioden – så længe de ikke er lønbehandlet.

Lønbehandlede registreringer: medarbejdere kan ikke slette dem selv. En lønadministrator kan dog typisk rette eller slette dem, afhængigt af jeres lønopsætning.

Hvis du ikke kan slette en sygeregistrering, er det fordi den er lønbehandlet, eller fordi sygefravær kun kan registreres på dags dato i jeres opsætning.

Besvarede dette dit spørgsmål?