Spring videre til hovedindholdet

Team kalenderen

Styr adgang, visning af arbejdstid, fravær og GDPR-indstillinger i Team kalenderen – fælles-, godkender- og lønadmin-kalender.

Esben Hedegaard avatar
Skrevet af Esben Hedegaard
Opdateret for over 3 uger siden

Setup Admin -> Moduler -> Meddelelser og regler -> Team kalender

Team kalenderen

Team kalenderen giver jer et samlet overblik over medarbejdernes fravær, tilstedeværelse, arbejdstid, fødselsdage og jubilæer.
Adgangen styres via standardindstillinger, kalendergrupper og GDPR-opsætning.

Klik: Setup Admin → Moduler → Meddelelser og regler → Team kalender

Standard kalenderadgang

Der er to grundindstillinger for medarbejderes adgang til Team kalenderen:

  1. Se alle afdelinger i virksomheden

  2. Se kun egen afdeling

💡 Indstillingerne kan ændres på den enkelte medarbejders stamdatakort under Kalenderadgang.

👉 Vær opmærksom på, at en leder/godkender altid har adgang til to Team kalendere:

  • Godkender Team kalender (Godkend & efterregistrer > Team kalender) → viser altid de medarbejdere, lederen er godkender for.

  • Medarbejder Team kalender (Kalender > Team kalender) → her gælder indstillingerne for kalenderadgang.

Kalendergrupper

Hvad er en kalendergruppe?

En kalendergruppe bruges til at styre, hvilke medarbejdere der vises i Team kalenderen.


Det er et ekstra filter ovenpå standardindstillingerne (Se alle afdelinger eller Se kun egen afdeling).

De 3 tags der kan benyttes til kalendergrupper:

  • Kontor lokation (fx København, Aarhus)

  • Land/region (fx Danmark, Sverige)

  • Datterselskab (fx Nordic A/S, Global ApS)

Eksempler

  • Se alle afdelinger + tagget “København”
    → Medarbejderen kan kun se de medarbejdere, der er tagget med København – på tværs af hele virksomheden.
    ​

  • Se kun egen afdeling + tagget “København”
    → Medarbejderen kan kun se de medarbejdere, der er i egen afdeling og samtidig er tagget med København.
    (Medarbejdere fra andre afdelinger med samme tag vises ikke).

Sådan gør du:

  1. Åben fanen "Tags og Lokation" og tag relevante medarbejdere med et kalendergruppe tag.

  2. Åben fanen "Adgang til hvilke applikationer":

    1. Vælg "Vis alle afdelinger"

    2. Vælg det "Tag" du har tagget medarbejderne med
      ​(Kontorlokation, Kalendergruppe eller Datterselskab)

Bemærk

  • Standardindstillingen for kalenderadgang åbner først adgangen.

  • Kalendergruppen begrænser derefter adgangen.

💡 Kalendergrupper kan også oprettes automatisk via integration til Microsoft Active Directory.

GDPR indstillinger

Du kan vælge, hvordan registreringsårsager og events vises i Team kalenderen:

  1. Vis fraværsårsag og eventnavne (tilbage og frem i tid)

  2. Vis fraværsårsag og eventnavne (fra dags dato og frem)

  3. Anonymisér årsager – vises i stedet som status:

    • Ferie, sygedage m.m. → Fraværende

    • Hjemmearbejde, kursus m.m. → Arbejder et andet sted

    • Vagt, support m.m. → På arbejde/vagt

💡Den valgte GDPR indstillinger påvirker kun den fælles Team Kalender. Godkender og Løn Admins Team kalender viser altid fraværsårsag og eventnavne tilbage og frem i tid.

Eksempel hvor anonymiser er valgt og derfor vises fraværsårsagen ikke. Kun tilstede status:

Eksempel hvor vis fraværsårsag er valgt:

Noter

Noter knyttet til følgende fraværsregistreringer vises ikke i Team kalenderen:

  • Ferie

  • Feriefri

  • Sygdom

  • Barn syg

  • Andet fravær

👉 På egne registreringstyper kan du vælge, om noter skal vises i Team kalenderen.

Visning af arbejdstid, weekender og kalendertyper

Arbejdstid

  • Du kan vælge at få vist medarbejdernes arbejdsplan inkl. faste pauser i Team kalenderen.

  • Forudsætning: Arbejdstiden skal være oprettet med start- og sluttid.

    • Hvis arbejdstiden kun er angivet med nettostimer, kan den ikke placeres i kalenderen og vises derfor aldrig.

  • Hvis visning af arbejdstid er slået fra i den fælles Team kalender, vil arbejdstiden stadig vises i Godkenders og Løn Admins Team kalendere.

Weekender

  • Standardindstilling: weekend = lørdag og søndag fri.

  • Kan ændres, hvis medarbejdere arbejder i weekenden (så weekenden tæller i ferieregnskabet).

Oversigt: Hvad de tre kalendere viser

Funktion / Indhold

Fælles Team kalender

Godkenders Team kalender

Løn Admins Team kalender

Fravær (ferie, sygedage, orlov m.m.)

✅ Vises

✅ Vises

✅ Vises

Egne registreringstyper (fx hjemmearbejde, vagt)

✅ Vises

✅ Vises

✅ Vises

Tidsregistreringer / flekstid (kun når “tjekket ind”)

✅ Vises

✅ Vises

✅ Vises

Tidsregistreringer (fuldt overblik)

❌ Nej

✅ Ja

✅ Ja

Overarbejde

❌ Nej

✅ Ja

✅ Ja

Flekstidsregistreringer

❌ Nej

✅ Ja

✅ Ja

Arbejdstid (start/slut + pauser)

⚙️ Vises hvis slået til i indstillinger

✅ Altid vist

✅ Altid vist

Mulighed for at godkende og slette registreringer

❌ Nej

✅ Ja

✅ Ja

⚙️ I den fælles Team kalender styres visning af arbejdstid af virksomhedens indstilling.


​I Godkenders og Løn Admins Team kalendere vises arbejdstid altid, hvis den er oprettet.

👉 Bemærk:

  • Hvis arbejdstiden kun er oprettet som nettostimer, kan den ikke placeres i kalenderen og vises derfor aldrig – uanset kalender.

HR indstillinger: fødselsdage & jubilæer

Hvis visning af mærkedage aktiveres, markeres de som heldagsevents i kalenderen.

ℹ️ Bemærk:

  • Vises kun i det aktive kalenderår.

  • Fødselsdagsnotifikation kan sendes til godkender 2 dage før.

  • Jubilæer vises i intervaller af 5 år (5, 10, 15 år osv.).

Filtre og søgning i Team kalenderen

Team kalenderen gør det nemt at finde frem til bestemte medarbejdere og registreringer via filtre og søgefeltet.

Tilstede-status filter

Alle registreringer i BitaBIZ gemmes med en tilstede-status, som styrer hvordan de vises i kalenderen.

Standard tilstede-status

  • Fravær (ferie, feriefri, afspadsering, sygefravær, orlov) → Fraværende

  • Tidsregistreringer (inkl. overarbejde) → På arbejde

  • Dagebank

    • Plusdage → På arbejde

    • Minusdage → Fraværende

Egne registreringstyper (status vælges, når de oprettes):

  • Arbejder hjemme → Arbejder andet sted

  • Kursus → Arbejder andet sted

  • Fast fridag → Fraværende

  • Tilkaldevagt / aftenvagt / supportvagt → På arbejde

Filtermuligheder i Team kalenderen

  1. Fraværende

  2. Optaget

  3. Arbejder andet sted

  4. På arbejde / vagt

👉 Med et klik kan du fx se: hvem er fraværende i dag, hvem arbejder ude, eller hvem er på vagt.

Søgning i Team kalenderen

Søgefeltet giver mulighed for yderligere filtrering:

  • Søg på en registreringstype (fx ferie) → viser kun de medarbejdere, der har denne registrering i perioden.

  • Søg på en afdeling (fx IT-afdeling) → viser kun medarbejdere fra den afdeling.

  • Søg på et medarbejder-tag (fx København) → viser kun medarbejdere med det pågældende tag.

👉 Søgefeltet kan kombineres med tilstede-status filteret, så du hurtigt får præcis det overblik, du har brug for.

FAQ

Hvorfor kan jeg ikke se arbejdstid i Team kalenderen?

Arbejdstid vises kun, hvis den er oprettet med start- og sluttid. Arbejdstid oprettet med nettotimer kan ikke placeres i kalenderen og vises derfor aldrig.

Hvorfor vises arbejdstid i Godkenders/Løn Admins kalender, men ikke i den fælles Team kalender?

I den fælles Team kalender styres visningen af virksomhedens indstilling. I Godkenders og Løn Admins kalendere vises arbejdstid altid, hvis den er oprettet.

Hvad sker der, hvis en medarbejder ikke har et kalendergruppe-tag?

Så gælder kun standardindstillingen (se alle afdelinger eller se egen afdeling).

Hvad er forskellen på fælles Team kalender og Godkenders/Løn Admins kalender?

Fælles kalender viser fravær, egne registreringstyper og tjek-ind flekstid. Godkender/Løn Admins kalendere viser derudover fuldt overblik over tidsregistreringer, overarbejde, flekstid samt mulighed for at godkende og slette registreringer.

Kan en medarbejder være i flere kalendergrupper?

Nej. En medarbejder kan kun tildeles ét kalendergruppe-tag og dermed kun være del af en kalendergruppe.

Besvarede dette dit spørgsmål?