Setup Admin -> Moduler -> Meddelelser og regler -> Team kalender
Team kalenderen
Team kalenderen giver jer et samlet overblik over medarbejdernes fravær, tilstedeværelse, arbejdstid, fødselsdage og jubilæer.
Adgangen styres via standardindstillinger, kalendergrupper og GDPR-opsætning.
Klik: Setup Admin → Moduler → Meddelelser og regler → Team kalender
Standard kalenderadgang
Der er to grundindstillinger for medarbejderes adgang til Team kalenderen:
Se alle afdelinger i virksomheden
Se kun egen afdeling
💡 Indstillingerne kan ændres på den enkelte medarbejders stamdatakort under Kalenderadgang.
👉 Vær opmærksom på, at en leder/godkender altid har adgang til to Team kalendere:
Godkender Team kalender (Godkend & efterregistrer > Team kalender) → viser altid de medarbejdere, lederen er godkender for.
Medarbejder Team kalender (Kalender > Team kalender) → her gælder indstillingerne for kalenderadgang.
Kalendergrupper
Hvad er en kalendergruppe?
En kalendergruppe bruges til at styre, hvilke medarbejdere der vises i Team kalenderen.
Det er et ekstra filter ovenpå standardindstillingerne (Se alle afdelinger eller Se kun egen afdeling).
De 3 tags der kan benyttes til kalendergrupper:
Kontor lokation (fx København, Aarhus)
Land/region (fx Danmark, Sverige)
Datterselskab (fx Nordic A/S, Global ApS)
Eksempler
Se alle afdelinger + tagget “København”
→ Medarbejderen kan kun se de medarbejdere, der er tagget med København – på tværs af hele virksomheden.
Se kun egen afdeling + tagget “København”
→ Medarbejderen kan kun se de medarbejdere, der er i egen afdeling og samtidig er tagget med København.
(Medarbejdere fra andre afdelinger med samme tag vises ikke).
Sådan gør du:
Åben fanen "Tags og Lokation" og tag relevante medarbejdere med et kalendergruppe tag.
Åben fanen "Adgang til hvilke applikationer":
Vælg "Vis alle afdelinger"
Vælg det "Tag" du har tagget medarbejderne med
(Kontorlokation, Kalendergruppe eller Datterselskab)
Bemærk
Standardindstillingen for kalenderadgang åbner først adgangen.
Kalendergruppen begrænser derefter adgangen.
💡 Kalendergrupper kan også oprettes automatisk via integration til Microsoft Active Directory.
GDPR indstillinger
Du kan vælge, hvordan registreringsårsager og events vises i Team kalenderen:
Vis fraværsårsag og eventnavne (tilbage og frem i tid)
Vis fraværsårsag og eventnavne (fra dags dato og frem)
Anonymisér årsager – vises i stedet som status:
Ferie, sygedage m.m. → Fraværende
Hjemmearbejde, kursus m.m. → Arbejder et andet sted
Vagt, support m.m. → På arbejde/vagt
💡Den valgte GDPR indstillinger påvirker kun den fælles Team Kalender. Godkender og Løn Admins Team kalender viser altid fraværsårsag og eventnavne tilbage og frem i tid.
Eksempel hvor anonymiser er valgt og derfor vises fraværsårsagen ikke. Kun tilstede status:
Eksempel hvor vis fraværsårsag er valgt:
Noter
Noter knyttet til følgende fraværsregistreringer vises ikke i Team kalenderen:
Ferie
Feriefri
Sygdom
Barn syg
Andet fravær
👉 På egne registreringstyper kan du vælge, om noter skal vises i Team kalenderen.
Visning af arbejdstid, weekender og kalendertyper
Arbejdstid
Du kan vælge at få vist medarbejdernes arbejdsplan inkl. faste pauser i Team kalenderen.
Forudsætning: Arbejdstiden skal være oprettet med start- og sluttid.
Hvis arbejdstiden kun er angivet med nettostimer, kan den ikke placeres i kalenderen og vises derfor aldrig.
Hvis visning af arbejdstid er slået fra i den fælles Team kalender, vil arbejdstiden stadig vises i Godkenders og Løn Admins Team kalendere.
Weekender
Standardindstilling: weekend = lørdag og søndag fri.
Kan ændres, hvis medarbejdere arbejder i weekenden (så weekenden tæller i ferieregnskabet).
Oversigt: Hvad de tre kalendere viser
Funktion / Indhold | Fælles Team kalender | Godkenders Team kalender | Løn Admins Team kalender |
Fravær (ferie, sygedage, orlov m.m.) | ✅ Vises | ✅ Vises | ✅ Vises |
Egne registreringstyper (fx hjemmearbejde, vagt) | ✅ Vises | ✅ Vises | ✅ Vises |
Tidsregistreringer / flekstid (kun når “tjekket ind”) | ✅ Vises | ✅ Vises | ✅ Vises |
Tidsregistreringer (fuldt overblik) | ❌ Nej | ✅ Ja | ✅ Ja |
Overarbejde | ❌ Nej | ✅ Ja | ✅ Ja |
Flekstidsregistreringer | ❌ Nej | ✅ Ja | ✅ Ja |
Arbejdstid (start/slut + pauser) | ⚙️ Vises hvis slået til i indstillinger | ✅ Altid vist | ✅ Altid vist |
Mulighed for at godkende og slette registreringer | ❌ Nej | ✅ Ja | ✅ Ja |
⚙️ I den fælles Team kalender styres visning af arbejdstid af virksomhedens indstilling.
I Godkenders og Løn Admins Team kalendere vises arbejdstid altid, hvis den er oprettet.
👉 Bemærk:
Hvis arbejdstiden kun er oprettet som nettostimer, kan den ikke placeres i kalenderen og vises derfor aldrig – uanset kalender.
HR indstillinger: fødselsdage & jubilæer
Hvis visning af mærkedage aktiveres, markeres de som heldagsevents i kalenderen.
ℹ️ Bemærk:
Vises kun i det aktive kalenderår.
Fødselsdagsnotifikation kan sendes til godkender 2 dage før.
Jubilæer vises i intervaller af 5 år (5, 10, 15 år osv.).
Filtre og søgning i Team kalenderen
Team kalenderen gør det nemt at finde frem til bestemte medarbejdere og registreringer via filtre og søgefeltet.
Tilstede-status filter
Alle registreringer i BitaBIZ gemmes med en tilstede-status, som styrer hvordan de vises i kalenderen.
Standard tilstede-status
Fravær (ferie, feriefri, afspadsering, sygefravær, orlov) → Fraværende
Tidsregistreringer (inkl. overarbejde) → På arbejde
Dagebank
Plusdage → På arbejde
Minusdage → Fraværende
Egne registreringstyper (status vælges, når de oprettes):
Arbejder hjemme → Arbejder andet sted
Kursus → Arbejder andet sted
Fast fridag → Fraværende
Tilkaldevagt / aftenvagt / supportvagt → På arbejde
Filtermuligheder i Team kalenderen
Fraværende
Optaget
Arbejder andet sted
På arbejde / vagt
👉 Med et klik kan du fx se: hvem er fraværende i dag, hvem arbejder ude, eller hvem er på vagt.
Søgning i Team kalenderen
Søgefeltet giver mulighed for yderligere filtrering:
Søg på en registreringstype (fx ferie) → viser kun de medarbejdere, der har denne registrering i perioden.
Søg på en afdeling (fx IT-afdeling) → viser kun medarbejdere fra den afdeling.
Søg på et medarbejder-tag (fx København) → viser kun medarbejdere med det pågældende tag.
👉 Søgefeltet kan kombineres med tilstede-status filteret, så du hurtigt får præcis det overblik, du har brug for.
FAQ
Hvorfor kan jeg ikke se arbejdstid i Team kalenderen?
Hvorfor kan jeg ikke se arbejdstid i Team kalenderen?
Arbejdstid vises kun, hvis den er oprettet med start- og sluttid. Arbejdstid oprettet med nettotimer kan ikke placeres i kalenderen og vises derfor aldrig.
Hvorfor vises arbejdstid i Godkenders/Løn Admins kalender, men ikke i den fælles Team kalender?
Hvorfor vises arbejdstid i Godkenders/Løn Admins kalender, men ikke i den fælles Team kalender?
I den fælles Team kalender styres visningen af virksomhedens indstilling. I Godkenders og Løn Admins kalendere vises arbejdstid altid, hvis den er oprettet.
Hvad sker der, hvis en medarbejder ikke har et kalendergruppe-tag?
Hvad sker der, hvis en medarbejder ikke har et kalendergruppe-tag?
Så gælder kun standardindstillingen (se alle afdelinger eller se egen afdeling).
Hvad er forskellen på fælles Team kalender og Godkenders/Løn Admins kalender?
Hvad er forskellen på fælles Team kalender og Godkenders/Løn Admins kalender?
Fælles kalender viser fravær, egne registreringstyper og tjek-ind flekstid. Godkender/Løn Admins kalendere viser derudover fuldt overblik over tidsregistreringer, overarbejde, flekstid samt mulighed for at godkende og slette registreringer.
Kan en medarbejder være i flere kalendergrupper?
Kan en medarbejder være i flere kalendergrupper?
Nej. En medarbejder kan kun tildeles ét kalendergruppe-tag og dermed kun være del af en kalendergruppe.