Spring videre til hovedindholdet

Team kalenderen

Styr adgang, visning af arbejdstid, fravær og GDPR-indstillinger i Team kalenderen – fælles-, godkender- og lønadmin-kalender.

Esben Hedegaard avatar
Skrevet af Esben Hedegaard
Opdateret i denne uge
Setup Admin -> Moduler -> Meddelelser og regler -> Team kalender

Introduktion til team kalender

Team kalenderen giver jer ét samlet overblik over medarbejdernes fravær, arbejdstid, tilstedeværelse, fødselsdage og jubilæer og kan justeres på tværs af afdelinger og roller.

I team kalenderen kan I styre:

  • hvem der kan se hvilke medarbejdere

  • hvilke oplysninger der vises (fx fraværsårsager eller anonym status)

  • hvordan arbejdstid, weekender og særlige registreringstyper vises

Team kalenderen findes i flere versioner, afhængigt af medarbejderens rolle:

  • Fælles team kalender for almindelige medarbejdere

  • Godkenders team kalender for ledere/godkendere

  • Løn admins team kalender for lønadministratorer

Hvilke oplysninger der vises, afhænger både af rollen og af jeres indstillinger for kalenderadgang, kalendergrupper og GDPR. Det betyder, at team kalenderen kan vise forskelligt indhold, alt efter hvilken type kalender der anvendes.

I denne artikel gennemgår vi, hvordan de forskellige team kalendere er opbygget, og hvordan I opsætter dem korrekt, så de giver det ønskede overblik – uden at vise mere end nødvendigt.

Sådan hænger team kalenderen sammen

Visningen i team kalenderen styres i tre trin:

  1. Standard kalenderadgang
    Bestemmer om medarbejdere kan se alle afdelinger eller kun egen afdeling.

  2. Kalendergrupper (tags)
    Begrænser visningen yderligere, fx efter lokation, land eller datterselskab.

  3. GDPR-indstillinger
    Afgør om fraværsårsager vises eller anonymiseres som tilstede-status.
    ​Godkenders og løn admins team kalendere påvirkes ikke af GDPR-indstillingerne.

Gå til opsætning af team kalenderen ved:
​Setup Admin → Moduler → Meddelelser og regler → Team kalender

Standard kalenderadgang

Der er to grundindstillinger for medarbejderes adgang til team kalenderen:

  1. Se alle afdelinger i virksomheden

  2. Se kun egen afdeling

Indstillingerne kan ændres på den enkelte medarbejders stamdatakort under sektionen Team kalender > Team Kalenderadgang.

👉 Vær opmærksom på, at en godkender/leder altid har adgang til forskellige team kalendere afhængigt af deres rolle:

  • Godkenders team kalender (Godkend & efterregistrer > Team kalender) → viser altid de medarbejdere, lederen er godkender for.
    Denne er ikke begrænset af standardadgang.
    ​

  • Løn admins team kalender (Løn admin > Team Kalender & Grupperegistrering)

    viser altid alle medarbejdere.
    Denne er ikke begrænset af standardadgang.

  • Medarbejders team kalender (Kalender > Team kalender) → her gælder indstillingerne for kalenderadgang.
    Denne kan være begrænset af standardadgang.
    Godkender og løn admin har også adgang til denne via deres rolle som alm. medarbejder.

Kalendergrupper

En kalendergruppe bruges til at styre, hvilke medarbejdere der vises i team kalenderen og er et ekstra filter ovenpå standardindstillingerne (se egen eller alle afdelinger).

Til kalendergrupper kan der benyttes 3 tags, som begrænser adgangen:

  • Kontorlokation (fx København, Aarhus)

  • Land/region (fx Danmark, Sverige)

  • Datterselskab (fx Nordic A/S, Global ApS)

Eksempler

1) Medarbejderen har standardindstillingen "Se alle afdelinger" og er tagget med kontorlokation “København”
→ Medarbejderen kan se alle de kollegaer, der er tagget med "København" – på tværs af hele virksomheden.
​

2) Medarbejderen har standardindstillingen "Se kun egen afdeling" og er tagget med kontorlokation “København”
→ Medarbejderen kan kun se de kollegaer, der er i samme afdeling som medarbejderen selv og som samtidig er tagget med "København". Kollegaer fra andre afdelinger, men med "København" tag vises ikke.

Sådan indstiller du kalendergrupper

  1. Åbn medarbejderens stamdatakort
    ​Setup admin → Medarbejdere → Opret / rediger medarbejdere → Klik Redigér på den pågældende medarbejder

  2. Tag medarbejderen
    ​    Under "Tags og lokation" kan medarbejderen tagges med relevante oplysninger for Kontor lokation, Land/region/kalendergrupper eller Datterselskab.
    ​

  3. Tildel adgang til Team kalenderen
    Under "Team Kalender" kan medarbejderen sættes til "Vis alle afdelinger" eller "Vis kun egen afdeling".
    Det er også herunder man vælger hvilke tags, medarbejderens team kalender filtreres efter.

💡 Kalendergrupper kan også oprettes automatisk via integration til Microsoft Active Directory. Læs mere integrationen her.

GDPR indstillinger

Du kan vælge, hvordan registreringsårsager og events vises i team kalenderen.

Anonymisering anvendes typisk i organisationer, hvor medarbejdere ikke må se hinandens fraværsårsager. Den valgte GDPR indstilling påvirker kun den fælles team kalender. Godkender og Løn admin påvirkes aldrig af GDPR-valget og de har derfor altid visning af fraværsårsag og eventnavne

Indstillingen for anonymisering findes under:
​Setup admin → Moduler → Meddelelser og regler → Team Kalender → Compliance indstillinger

Vælg "Gem indstilling" efter ændringer

I compliance indstillingerne har man følgende muligheder:

  1. Vis fraværsårsag og eventnavne (både frem og tilbage i tid)

  2. Vis fraværsårsag og eventnavne (fra dags dato og frem)

  3. Anonymisér årsager – Fraværsårsag vises i stedet som status:

    • Ferie, sygedage m.m. → Fraværende

    • Møde m.m. → Optaget

    • Hjemmearbejde, kursus m.m. → Arbejder et andet sted

    • Vagt, support m.m. → På arbejde/vagt

Eksempler med/uden anonymisering

1) Fraværsårsag og eventnavne vises for alle

2) Fraværsårsag og eventnavne anonymiseres for andre end godkender og løn admin

Noter

Noter knyttet til følgende fraværsregistreringer vises ikke i team kalenderen, men kan udelukkende ses af godkendere:

  • Ferie

  • Feriefri

  • Sygdom

  • Barn syg

  • Andet fravær

👉 På egne registreringstyper kan du vælge, om noter skal vises i den fælles team kalenderen og altså være tilgængelige for alle med samme adgang - læs mere om egne registreringstyper her.

Visning af arbejdstid, weekender og kalendertyper

Arbejdstid

Du kan vælge at få vist medarbejdernes arbejdsplan inkl. faste pauser i team kalenderen. Forudsætningen for dette er, at arbejdstiden skal være oprettet med start- og sluttid.

Hvis arbejdstiden kun er angivet med nettotimer, kan den ikke placeres i kalenderen og vises derfor aldrig - uanset kalender.

Hvis visning af arbejdstid er slået fra i den fælles team kalender, vil arbejdstiden stadig vises i Godkenders og Løn Admins team kalendere.

Visning af arbejdstid i den fælles team kalender slås til og fra ved:
​Setup admin → Moduler → Meddelelser og regler → Team Kalender → Arbejdstidsindstillinger
​Vælg "Gem indstilling" efter ændringer

Weekender

Som standard er weekender indstillet til at være fridage på lørdage og søndage og er derfor grå i team kalenderen.

Dette kan ændres, hvis en medarbejder har arbejdstid i weekenden, så denne tæller med i ferieregnskabet.

Læs mere om indstilling af weekender her.

Forskelle på den fælles team kalender og godkender/løn admins team kalender

Funktion / Indhold

Fælles team kalender

Godkender og
​løn admins team kalendere

Fravær (ferie, sygedage, orlov m.m.)

✅ Vises

✅ Vises

Egne registreringstyper (fx hjemmearbejde, vagt)

✅ Vises

✅ Vises

Tidsregistreringer / flekstid (kun når “tjekket ind”)

✅ Vises

✅ Vises

Tidsregistreringer (fuldt overblik)

❌ Nej

✅ Ja

Overarbejde

❌ Nej

✅ Ja

Flekstidsregistreringer

❌ Nej

✅ Ja

Arbejdstid (start/slut + pauser)

⚙️ Vises hvis slået til i indstillinger

✅ Altid vist hvis oprettet

Mulighed for at godkende og slette registreringer

❌ Nej

✅ Ja

⚙️ I den fælles team kalender styres visning af arbejdstid af virksomhedens indstilling.

Fødselsdage & jubilæer

Hvis visning af mærkedage aktiveres, markeres de som heldagsevents i kalenderen og kan ses af alle der har adgang til den fælles team kalender.

Fødselsdage og jubilæer vises kun i det aktive kalenderår og jubilæer vises i intervaller af 5 år (ved 5, 10, 15 år osv.).

Visningen i kalenderen slås til ved:

Setup admin → Moduler → Meddelelser og regler → Team Kalender → HR indstillinger
​Vælg "Gem indstilling" efter ændringer

Det er muligt at sende en notifikation til godkender to dage før en medarbejders fødselsdag/jubilæum. Dette aktiveres under:
​Setup admin → Moduler → Meddelelser og regler → HR & People → Fødselsdage & Jubilæum: Påmindelse ON

Vælg "Gem indstilling" efter ændringer

Filtre og søgning i team kalenderen

Med filtre og via søgefeltet er det nemt at finde frem til bestemte medarbejdere og registreringer i team kalenderen.

Filter for tilstede-status

Alle registreringer i BitaBIZ gemmes med en tilstede-status, som styrer hvordan de vises i kalenderen.

Standard tilstede-status

  • Tidsregistreringer (inkl. overarbejde) → På arbejde

  • Dagebank

    • Plusdage → På arbejde

    • Minusdage → Fraværende

  • Fravær (ferie, feriefri, afspadsering, sygefravær, orlov) → Fraværende

Eksempler på egne registreringstyper, hvor tilstede-status vælges ved oprettelse:

  • Tilkaldevagt / aftenvagt / supportvagt → På arbejde

  • Arbejder hjemme → Arbejder andet sted

  • Internt kursus/møde → Optaget

  • Fast fridag → Fraværende

Filtermuligheder i team kalenderen

  1. Ingen registreringer

  2. På arbejde / vagt

  3. Arbejder andet sted

  4. Optaget

  5. Fraværende

👉 Med ét klik kan du altså se: hvem der er mødt på vagt, hvem der arbejder ude, hvem der er optaget og hvem der er fraværende.

Søgning i team kalenderen

Søgefeltet giver mulighed for yderligere filtrering:

  • Søg på en registreringstype (fx ferie) → viser kun de medarbejdere, der har denne registrering i perioden.

  • Søg på en afdeling (fx IT-afdeling) → viser kun medarbejdere fra den afdeling.

  • Søg på et medarbejder-tag (fx København) → viser kun medarbejdere med det pågældende tag.

👉 Søgefeltet kan kombineres med tilstede-status filteret, så du hurtigt får præcis det overblik, du har brug for.

FAQ

Hvorfor kan jeg ikke se arbejdstid i team kalenderen?

Arbejdstid i team kalenderen vises kun, hvis visning af arbejdstid er slået til i virksomhedens team kalender-indstillinger, og arbejdstiden er oprettet med start- og sluttid.
Arbejdstid oprettet med nettotimer kan ikke placeres i kalenderen og vises derfor aldrig.

Hvorfor vises arbejdstid i Godkenders/Løn Admins kalender, men ikke i den fælles team kalender?

I den fælles team kalender styres visningen af virksomhedens indstilling.
I Godkenders og Løn Admins kalendere vises arbejdstid altid, hvis den er oprettet. En medarbejder med Setup admin rolle kan ændre denne indstilling under:
​Setup admin → Moduler → Meddelelser og regler → Team Kalender

Hvad sker der, hvis en medarbejder ikke har et kalendergruppe-tag?

Så gælder kun standardindstillingen (se alle afdelinger eller se egen afdeling) for den pågældende medarbejder.

Hvad er forskellen på fælles team kalender og Godkenders/Løn admins kalender?

Fælles kalender viser fravær, egne registreringstyper og tjek-ind flekstid. Godkender/Løn admins kalendere viser derudover fuldt overblik over tidsregistreringer, overarbejde, flekstid samt mulighed for at godkende og slette registreringer.

Kan en medarbejder være i flere kalendergrupper?

Nej. En medarbejder kan kun tildeles ét kalendergruppe-tag og dermed kun være del af en kalendergruppe.

Vi har nogle medarbejdere, som ikke skal kunne se andre i team kalenderen, kan man sætte dette op?

Ja, i kan anvende et eller flere af de 3 tags under sektionen "Kalendergrupper" til at filtrere medarbejderadgang i team kalenderen.

Opret et eller flere tags, som er unik for den enkelte medarbejdere og filtrer herefter team kalenderadgang på dette eller disse tags.

Eksempel:

Anvendelse af "Datterselskab"

Datterselskab tagges med medarbejderens lønnummer på stamdatakortet, da dette er unikt for den enkelte medarbejder.

Team kalenderadgangen filteres herefter på "Datterselskab".

Hermed vil medarbejder kun kunne se medarbejdere oprettet med samme "Datterselskab" tag i team kalenderen. Da tagget er medarbejderes lønnummer og derfor er unikt, ser medarbejder kun sig selv i team kalenderen.

Hvorfor kan jeg se færre medarbejdere end min kollega?

Det skyldes forskelle i kalenderadgang, kalendergrupper eller rolle.

Visningen i team kalenderen afhænger af:

  • om medarbejderen har adgang til alle afdelinger eller kun egen afdeling

  • om der er tilknyttet en kalendergruppe (tag), som begrænser visningen

  • hvilken kalender der bruges (fælles team kalender vs. Godkender/Løn admin)

To kolleger kan derfor godt have adgang til team kalenderen, men se forskellige medarbejdere.

Hvorfor kan jeg se titler på fravær i Godkender-kalenderen, men ikke i den fælles team kalender?

Det skyldes GDPR-indstillingerne.

GDPR-indstillingerne påvirker kun den fælles team kalender, hvor fraværsårsager kan:

  • vises med navn

  • vises anonymiseret som status

Godkenders og Løn admins team kalendere viser altid fraværsårsager og eventnavne – både tilbage og frem i tid – uanset GDPR-indstilling.

Hvorfor vises fødselsdage ikke i team kalenderen?

Fødselsdage vises kun i team kalenderen, hvis visning af mærkedage er aktiveret i HR-indstillingerne.

Derudover gælder:

  • Fødselsdage vises som heldagsevents

  • De vises kun i det aktive kalenderår

Hvad er forskellen på afdelinger og kalendergrupper?

Afdelinger er virksomhedens grundlæggende struktur i BitaBIZ.
Alle medarbejdere skal være tilknyttet en afdeling, og afdelinger bruges bl.a. til organisering, rapportering og standard adgang til team kalenderen (fx se alle afdelinger eller se kun egen afdeling).

Kalendergrupper (tags) er derimod et ekstra filter, som I kan bruge til at styre, hvem der vises i team kalenderen – på tværs af afdelinger.
Kalendergrupper kan fx bygges på:

  • kontorlokation

  • land/region

  • datterselskab

Kort sagt:

  • Afdelinger = den faste organisatoriske opdeling

  • Kalendergrupper = fleksibel gruppering, der kan bruges til at begrænse synlighed i team kalenderen

Et typisk eksempel er, at medarbejdere kun skal kunne se kollegaer fra samme kontor – også selvom de ligger i forskellige afdelinger.

Besvarede dette dit spørgsmål?