Spring videre til hovedindholdet

Team kalenderen

Styr adgang, visning af arbejdstid, fravær og GDPR-indstillinger i Team kalenderen – fælles-, godkender- og lønadmin-kalender.

Esben Hedegaard avatar
Skrevet af Esben Hedegaard
Opdateret over en uge siden

Setup Admin -> Moduler -> Meddelelser og regler -> Team kalender

Team kalenderen

Team kalenderen giver jer et samlet overblik over medarbejdernes fravær, tilstedeværelse, arbejdstid, fødselsdage og jubilæer.
Adgangen styres via standardindstillinger, kalendergrupper og GDPR-opsætning.

Klik: Setup Admin → Moduler → Meddelelser og regler → Team kalender

Standard kalenderadgang

Der er to grundindstillinger for medarbejderes adgang til Team kalenderen:

  1. Se alle afdelinger i virksomheden

  2. Se kun egen afdeling

💡 Indstillingerne kan ændres på den enkelte medarbejders stamdatakort under Kalenderadgang.

👉 Vær opmærksom på, at en leder/godkender altid har adgang til to Team kalendere:

  • Godkender Team kalender (Godkend & efterregistrer > Team kalender) → viser altid de medarbejdere, lederen er godkender for.

  • Medarbejder Team kalender (Kalender > Team kalender) → her gælder indstillingerne for kalenderadgang.

Kalendergrupper

Hvad er en kalendergruppe?

En kalendergruppe bruges til at styre, hvilke medarbejdere der vises i Team kalenderen.


Det er et ekstra filter ovenpå standardindstillingerne (Se alle afdelinger eller Se kun egen afdeling).

De 3 tags der kan benyttes til kalendergrupper:

  • Kontor lokation (fx København, Aarhus)

  • Land/region (fx Danmark, Sverige)

  • Datterselskab (fx Nordic A/S, Global ApS)

Eksempler

  • Se alle afdelinger + tagget “København”
    → Medarbejderen kan kun se de medarbejdere, der er tagget med København – på tværs af hele virksomheden.
    ​

  • Se kun egen afdeling + tagget “København”
    → Medarbejderen kan kun se de medarbejdere, der er i egen afdeling og samtidig er tagget med København.
    (Medarbejdere fra andre afdelinger med samme tag vises ikke).

Sådan gør du:

  1. Åben fanen "Tags og Lokation" og tag relevante medarbejdere med et kalendergruppe tag.

  2. Åben fanen "Adgang til hvilke applikationer":

    1. Vælg "Vis alle afdelinger"

    2. Vælg det "Tag" du har tagget medarbejderne med
      ​(Kontorlokation, Kalendergruppe eller Datterselskab)

Bemærk

  • Standardindstillingen for kalenderadgang åbner først adgangen.

  • Kalendergruppen begrænser derefter adgangen.

💡 Kalendergrupper kan også oprettes automatisk via integration til Microsoft Active Directory.

GDPR indstillinger

Du kan vælge, hvordan registreringsårsager og events vises i Team kalenderen:

  1. Vis fraværsårsag og eventnavne (tilbage og frem i tid)

  2. Vis fraværsårsag og eventnavne (fra dags dato og frem)

  3. Anonymisér årsager – vises i stedet som status:

    • Ferie, sygedage m.m. → Fraværende

    • Hjemmearbejde, kursus m.m. → Arbejder et andet sted

    • Vagt, support m.m. → På arbejde/vagt

💡Den valgte GDPR indstillinger påvirker kun den fælles Team Kalender. Godkender og Løn Admins Team kalender viser altid fraværsårsag og eventnavne tilbage og frem i tid.

Eksempel hvor anonymiser er valgt og derfor vises fraværsårsagen ikke. Kun tilstede status:

Eksempel hvor vis fraværsårsag er valgt:

Noter

Noter knyttet til følgende fraværsregistreringer vises ikke i Team kalenderen:

  • Ferie

  • Feriefri

  • Sygdom

  • Barn syg

  • Andet fravær

👉 På egne registreringstyper kan du vælge, om noter skal vises i Team kalenderen.

Visning af arbejdstid, weekender og kalendertyper

Arbejdstid

  • Du kan vælge at få vist medarbejdernes arbejdsplan inkl. faste pauser i Team kalenderen.

  • Forudsætning: Arbejdstiden skal være oprettet med start- og sluttid.

    • Hvis arbejdstiden kun er angivet med nettostimer, kan den ikke placeres i kalenderen og vises derfor aldrig.

  • Hvis visning af arbejdstid er slået fra i den fælles Team kalender, vil arbejdstiden stadig vises i Godkenders og Løn Admins Team kalendere.

Weekender

  • Standardindstilling: weekend = lørdag og søndag fri.

  • Kan ændres, hvis medarbejdere arbejder i weekenden (så weekenden tæller i ferieregnskabet).

Oversigt: Hvad de tre kalendere viser

Funktion / Indhold

Fælles Team kalender

Godkenders Team kalender

Løn Admins Team kalender

Fravær (ferie, sygedage, orlov m.m.)

✅ Vises

✅ Vises

✅ Vises

Egne registreringstyper (fx hjemmearbejde, vagt)

✅ Vises

✅ Vises

✅ Vises

Tidsregistreringer / flekstid (kun når “tjekket ind”)

✅ Vises

✅ Vises

✅ Vises

Tidsregistreringer (fuldt overblik)

❌ Nej

✅ Ja

✅ Ja

Overarbejde

❌ Nej

✅ Ja

✅ Ja

Flekstidsregistreringer

❌ Nej

✅ Ja

✅ Ja

Arbejdstid (start/slut + pauser)

⚙️ Vises hvis slået til i indstillinger

✅ Altid vist

✅ Altid vist

Mulighed for at godkende og slette registreringer

❌ Nej

✅ Ja

✅ Ja

⚙️ I den fælles Team kalender styres visning af arbejdstid af virksomhedens indstilling.


​I Godkenders og Løn Admins Team kalendere vises arbejdstid altid, hvis den er oprettet.

👉 Bemærk:

  • Hvis arbejdstiden kun er oprettet som nettostimer, kan den ikke placeres i kalenderen og vises derfor aldrig – uanset kalender.

HR indstillinger: fødselsdage & jubilæer

Hvis visning af mærkedage aktiveres, markeres de som heldagsevents i kalenderen.

ℹ️ Bemærk:

  • Vises kun i det aktive kalenderår.

  • Fødselsdagsnotifikation kan sendes til godkender 2 dage før.

  • Jubilæer vises i intervaller af 5 år (5, 10, 15 år osv.).

Filtre og søgning i Team kalenderen

Team kalenderen gør det nemt at finde frem til bestemte medarbejdere og registreringer via filtre og søgefeltet.

Tilstede-status filter

Alle registreringer i BitaBIZ gemmes med en tilstede-status, som styrer hvordan de vises i kalenderen.

Standard tilstede-status

  • Fravær (ferie, feriefri, afspadsering, sygefravær, orlov) → Fraværende

  • Tidsregistreringer (inkl. overarbejde) → På arbejde

  • Dagebank

    • Plusdage → På arbejde

    • Minusdage → Fraværende

Egne registreringstyper (status vælges, når de oprettes):

  • Arbejder hjemme → Arbejder andet sted

  • Kursus → Arbejder andet sted

  • Fast fridag → Fraværende

  • Tilkaldevagt / aftenvagt / supportvagt → På arbejde

Filtermuligheder i Team kalenderen

  1. Fraværende

  2. Optaget

  3. Arbejder andet sted

  4. På arbejde / vagt

👉 Med et klik kan du fx se: hvem er fraværende i dag, hvem arbejder ude, eller hvem er på vagt.

Søgning i Team kalenderen

Søgefeltet giver mulighed for yderligere filtrering:

  • Søg på en registreringstype (fx ferie) → viser kun de medarbejdere, der har denne registrering i perioden.

  • Søg på en afdeling (fx IT-afdeling) → viser kun medarbejdere fra den afdeling.

  • Søg på et medarbejder-tag (fx København) → viser kun medarbejdere med det pågældende tag.

👉 Søgefeltet kan kombineres med tilstede-status filteret, så du hurtigt får præcis det overblik, du har brug for.

FAQ

Hvorfor kan jeg ikke se arbejdstid i Team kalenderen?

Arbejdstid vises kun, hvis den er oprettet med start- og sluttid. Arbejdstid oprettet med nettotimer kan ikke placeres i kalenderen og vises derfor aldrig.

Hvorfor vises arbejdstid i Godkenders/Løn Admins kalender, men ikke i den fælles Team kalender?

I den fælles Team kalender styres visningen af virksomhedens indstilling. I Godkenders og Løn Admins kalendere vises arbejdstid altid, hvis den er oprettet.

Hvad sker der, hvis en medarbejder ikke har et kalendergruppe-tag?

Så gælder kun standardindstillingen (se alle afdelinger eller se egen afdeling).

Hvad er forskellen på fælles Team kalender og Godkenders/Løn Admins kalender?

Fælles kalender viser fravær, egne registreringstyper og tjek-ind flekstid. Godkender/Løn Admins kalendere viser derudover fuldt overblik over tidsregistreringer, overarbejde, flekstid samt mulighed for at godkende og slette registreringer.

Kan en medarbejder være i flere kalendergrupper?

Nej. En medarbejder kan kun tildeles ét kalendergruppe-tag og dermed kun være del af en kalendergruppe.

Vi har nogle medarbejdere, som ikke skal kunne se andre i Team kalenderen, kan man sætte dette op?

Ja, i kan anvende et eller flere af de 3 tags under sektionen "Kalendergrupper" til at filtrere medarbejderadgang i team kalenderen.

Opret et eller flere tags, som er unik for den enkelte medarbejdere og fitrer herefter Team kalenderadgang på dette eller disse tags.

Eksempel:

Anvendelse af "Datterselskab".

Dattersekab tagges med medarbejderens lønnummer, da dette er unikt for den enkelte medarbejder.

Team kalenderadgangen filteres herfefter på "Datterselskab".

Hermed vil medarbejder kun kunne se medarbejdere oprettet med samme "Datterselkab" tag i team kalenderen. Da tagget er unikt, ser medarbejder kun sig selv i team kalenderen.

Besvarede dette dit spørgsmål?