Spring videre til hovedindholdet

Tidsregistrering uden timebank: Timelønnede

EU's tidsdirektiv, Løntimer, Tillæg, Jobkoder

Esben Hedegaard avatar
Skrevet af Esben Hedegaard
Opdateret i denne uge

Vælg tidsregistreringsmetode

BitaBIZ supporterer 3 metoder til tidsregistrering af løntimer for timelønnede.

De 3 metoder til registrering af løntimer du kan vælge imellem er:

  1. Medarbejder skal indtaste fra og til tidspunkt

  2. Medarbejder skal indtaste antal timer

  3. Medarbejder skal tjekke ind og ud

Tidsregistreringsmetoden en personalegruppe skal anvende vælges på medarbejdernes politik.

Sådan vælger du tidsregistreringsmetode på politikken:

  1. Klik "Setup admin"

  2. Klik "Moduler"

  3. klik "Rediger" ud for politikken, eller klik "Opret ny politik"

  4. Åbn sektionen "Tidsregistrering - uden timebank".

  5. Vælg 1 af de 3 metoder.

Læs mere nedenfor omkring hvordan de enkelte metoder virker:

Billedet herunder viser de 3 forskellige metoder:

Læs mere nedenfor om hvordan de enkelte tidsregistreringsmetoder virker:

  1. Medarbejder skal indtaste fra og til tidspunkt

    📑Brugervejledning

  2. Medarbejder skal indtaste timeantal

    📑Brugervejledning

  3. Medarbejder skal tjekke ind og ud

    📑Brugervejledning​

Ofte stillede spørgsmål:

  • Kan jeg slå godkenderkrav til tidsregistrering fra?

    ℹ️ Ja, godkendelseskrav til tidsregistreringer kan tilkobles eller frakobles på politikken.

  • Kan jeg oprette lønsatser til tidsregistrering ved hjælp af jobkoder?

    ℹ️ Ja, du kan aktivere adgang til jobkoder på politikken. (Hvordan lønsatser oprettes er beskrevet i afsnittet "Sådan oprettes lønsats-jobkoder til lønafregning" nedenfor).

💁 Når registreringsmetoden og godkenderflow er afklaret - gemmes den ønskede metode til jeres tidsregistrering på politikken. Den er herefter gældende for medarbejderne tilkoblet politikken.

Opret lønsats-jobkoder til lønafregning

💁Lønsatser til registrering af løntimer oprettes på jobkoder

ℹ️ Vigtigt:

  • For løntimer skal der oprettes mindst én lønsats-jobkode.
    ​

  • Du kan tilføje alle jeres forskellige lønsatser som jobkoder, afhængigt af jeres behov. Navngiv eksempelvis jobkoden: "Normaltimer" eller "Løntimer".

Sådan gør du:

  1. Klik "Setup admin"

  2. Klik "Moduler"

  3. Klik "Jobkoder"

  4. Herfra kan du oprette lønsats-jobkoder.
    ​

Læs en mere detaljeret guide af hvordan lønsats-jobkoder oprettes herunder:

📑 Opret Lønsats-jobkoder til lønafregning

Sådan vælger medarbejder en lønsats-jobkode

Når en medarbejder opretter en tidsregistrering, vælger de den relevante lønsats-jobkode, fra dropdown-menuen:

Eksempel:

ℹ️ Husk:

  • Adgang til jobkoder skal aktiveres på medarbejders politik, før de kan registrere tidsregistreringer på dem.

Sådan aktivere du jobkoder på medarbejders politik:

  1. Klik "Setup admin"

  2. Klik "Moduler"

  3. Klik "Rediger" ud fra den ønskede politik, eller klik "Opret ny politik"

  4. Åbn sektionen "Tidsregistrering - uden timebank"

  5. Sørg for at funktionen "Aktiver jobkoder" er slået til.

Medarbejderadgang til tidsregistrering

På politikken indstilles den tidsregistreringsmetode, som medarbejderne skal anvende, til at registrere tid efter.

Adgang til tidsregistrering tildeles på medarbejdernes stamdatakort.

Sådan giver du medarbejdere adgang til tidsregistrering:

  1. Klik "Setup admin"

  2. Klik "Rediger" ud fra medarbejderen

  3. Åbn sektionen "Adgang til hvilke applikationer"

  4. Under sektionen "Tidsregistrering" vælges "Uden timebank"

Fokus på arbejdstimer

Denne indstilling bestemmer hvor meget fokus der skal være på arbejdstid.

Du kan aktivere eller deaktivere adgang til statistik på tidsregistrering

💁 Denne funktion indeholder medarbejderadgang til statistik og balancer for tidsregistrering, og hvor meget fokus der skal være på ugentlig, månedlig og årlig arbejdstid.

📑 Se vejledning til fokus på arbejdstimer her!

Med de 4 steps ovenfor er jeres tidsregistrering til lønafregning klar til at gå live

  • Valg af tidsregistreringsmetode

  • Sådan oprettes lønsats-jobkoder til lønafregning

  • Medarbejderadgang til tidsregistrering

  • Fokus på arbejdstimer

💁 Vi anbefaler at den brugervejledning, der beskriver jeres valgte registreringsmetode, deles med jeres medarbejdere. Klik her!

💁 Husk også at dele godkendervejledningen med godkender. Klik her!

Tjekliste til tidsregistrering

Nedenfor beskriver vi flere muligheder der nemt kan aktiveres til jeres tidsregistrering!

💁 Overvej om nedenstående funktioner skal aktiveres til jeres tidsregistrering.

Betalt sygefravær?

Får jeres timeansatte løn under sygdom?

For at få løn under sygdom skal jeres timeansatte medarbejdere melde sine sygedage via BitaBIZ. På samme måde som fastansatte gør.

📑 Læs denne artikel om opsætning af sygefraværs-registrering!

Sådan opretter du betalt sygefravær:

1. Indtast de normtimer der standard skal afregnes for en sygedag under fanen "Arbejdsuge":

2. Indtast satsen for sygetimer der skal afregnes til jeres lønsystem i feltet "ID-nummer" under fanen "Syg":

Medarbejder vil med opætningen ovenfor få afregnet sine sygedage i timer til jeres lønsystem, hvor en sygedag svarer til normtimerne på dagen!

Alternative muligheder til ovenstående kunne være at anvende:

Løntimer til lønsystem

Registrerede løntimer kan overføres til lønsystem.

📑 Læs mere om løneksport her!

💁 Timer der er lønafregnet låses og kan derfor ikke ændres af medarbejder og godkender.

Egne betalte pauser

Egne betalte pauser fratrækkes den registrerede arbejdstid.

📑 Læs mere om pauser her!

💁 Pauser kan målrettes forskellige personalegrupper. Der kan oprettes flere pauser per dag.

Generelle beskeder og påmindelser

Push besked for påmindelse om at registrere timer

Hvis medarbejder glemmer at registrere sine timer, så sendes en venlig påmindelse dagen efter.

💁 Der udsendes kun besked, hvis den foregående dag er en arbejdsdag og ikke er booket med fravær.

ℹ️ Denne påmindelse kræver normtid oprettet. Fordi en dag uden normtid oprettet er en fridag og så udsendes der ikke en påmindelse.

Vejledninger til normtidsmetoder:

  1. Normtid med start og sluttid

  2. Normtid kun med nettotimer

Live feed som påmindelse til at tjekke ud på den aktuelle dag

Når medarbejder har tjekket ind oprettes automatisk en tæller på forsiden at mobilskærmen der tæller antal timer tjekket ind og med direkte link til at tjekke ud.

ℹ️ Denne påmindelse er kun supporteret af tidsregistreringsmetoden: Medarbejder skal tjekke ind og ud.

SMS besked om manglende godkendte timer

Opfølgning til godkender hvis der mangler godkendelse af timer op til lønafregningen.

💁 Timer der ikke er godkendt kommer ikke med i løneksporten.

ℹ️ SMS teksten der udsendes er fritekst og kan udsendes på en en fast dato hver måned.

EU beskeder

Push besked for EUs 48 timers-regel

💁 Automatisk beskedopfølgning til godkender og medarbejder hvis den gns. tid oprettet per uge overstiger et valgt antal timer i en 4 måneders periode.

Push besked for EUs hviletidsregel

💁 Hvis hviletiden på min 11 timer ikke overholdes kan der udsendes besked.

Besvarede dette dit spørgsmål?