Det er nemt at komme i gang...


Har du spørgsmål eller brug for sparring til opsætning så har du adgang til gratis ubegrænset online ekspert support. 

Online support er tilgængelig for dig som ansvarlig for opsætning og for alle jeres medarbejdere.

Du er også velkommen til at ringe på telefonnr: +45 71 9955 32 (kl. 9-16 i hverdage)

Step by step guide... 


1. opret regler der dækker jeres personalegrupper:


Start med at oprette de regler der skal dække jeres virksomhed:

  • Fastansatte (forskellige antal feriedage, feriefridage og helligdage) 
  • Timelønnede  (forskellige timesatser)
  • Hvis der skal kobles flere lande eller CVR numre til jeres BitaBIZ konto så kan du med fordel inddele jeres regler herefter. Læs mere her!

Klik Setup Admin > Moduler > Ferie, Fravær og Flekstid og opret jeres regler:

Læs mere om hvordan jeres regler og politikker oprettes her!


2. gem jeres standard indstillinger

Klik: Setup Admin > Virksomhed

  • Hvilke moduler skal jeres medarbejdere oprettes med adgang til når de indlæses? 
  • Hvilket sprog skal jeres medarbejderne inviteres på?
  • Hvordan skal jeres Teamkalender deles?

 

3. indlæs jeres medarbejdere 

Når du har oprettet 1) jeres regler og 2) standard indstillinger er du klar til at indlæse jeres medarbejdere. 

Her beskriver vi hvordan du indlæser medarbejdere fra Excel.
Du kan også manuelt oprette jeres medarbejdere (en efter en). Eller koble jeres Azure AD (Active Directory).

Klik Setup Admin > Virksomhed > Importer medarbejdere: 

a) Klik "Hent" for at hente den Excel skabelon der skal anvendes til at indlæse jeres stamdata. 



b) Når du har klargjort Excel-filen med stamdata, klik "Gennemse" og upload din Excelfil med stamdata.


c) Dine stamdata vises nu på siden. Gennemgå stamdata før du klikker "Importér brugere

  • vælg "overenskomst" for hver medarbejder (de regler du startede med at        oprette under step 1).
  • de moduler du under step 2 gemte som default får medarbejderne adgang til når de indlæses. 

Bemærk:

  • Via Excel import oprettes en ny afdeling automatisk hvis den ikke allerede er oprettet på jeres BitaBIZ. 
  • En medarbejders e-mail adresse skal være unik. Hvis der er identiske e-mail adresser i din Excel-fil markeres de. 
  • Indlæs max 150 medarbejdere af gangen. Det er en fordel at samle medarbejdere til indlæsning i personalegrupper der matcher en oprettet overenskomst i BitaBIZ. 
  • Ved +150 medarbejdere bør du overveje at indlæse jeres medarbejdere fra jeres Azure AD.


d) Når stamdata er klar klik "Importér brugere" 

  • Billedet nedenfor viser at 1 ny medarbejder blev oprettet og 1 medarbejder blev afvist fordi e-mail adressen allerede var oprettet til en anden bruger. 

Bemærk: jeres medarbejdere inviteres ikke når de indlæses!

 

3. Opret godkenderflow

Klik: Setup Admin  

>> Bemærk at medarbejderne du har indlæst er markeret med "Godkender mangler" ikon.

a) Klik "rediger" på den/ de medarbejdere der skal være godkender for en eller flere afdelinger eller grupper. 

Klik "Roller" > klik "Godkender" > vælg afdeling(er)

NB: Jeres godkenderflow kan også opsættes 1:1.  

b) Først derefter: opsæt godkenderflow for afdelingschefer (en afdelingschef skal godkendes af en anden chef, måske fra en anden afdeling/ gruppe). Vælg godkender fra listen "Godkendt af".



4. Justér startsaldi  

  1. Allerede afholdte feriedage og feriefridage frem til jeres BitaBIZ start dato 
  2. Timebank saldoen  

klik "Løn admin > Medarbejdere > juster saldi & restferie

5. Du er nu klar til at invitere jeres medarbejdere

Klik: Setup admin > markér de medarbejdere du vil invitere > klik "Send invitation"

Fandt du dit svar?