Hvornår skal vi oprette en ny politik?

Det kan fx være fordi:

I opretter en ny personalegruppe
- timeansatte
- fastansatte uden øvre arbejdstid
- fastansatte med overenskomst
- deltidsansatte med fast fridag
- lærlinge og elever
I udvider til et nyt land
I ændrer ferie- eller fraværsregler
I ændrer tidsregistreringsmetode
I opretter nye regler for timebank eller normtid

Hvordan opretter jeg en ny politik?

Klik: Setup Admin -> Moduler -> Opret ny politik:

Vælg land (en politik med standardindstiller for det valgte land oprettes)
Kopier en eksisterende politik (genbrug tidligere oprettede indstillinger)

I de fleste tilfælde anbefales det at:

kopiere en eksisterende politik til en ny personalegruppe
tilpasse regler og indstillinger på politikken

Hvis I skal oprette et nyt land skal landet vælges fra listen. Så oprettes politikken med standardindstillingerne for landet.

Hvilken vejledning skal jeg bruge?

En politik opbygges af indstillinger til fravær og tidsregistrering. Der er derfor ikke én teknisk opsætningsvejledning til en politik. Der er flere. Det er situationen der bestemmer hvor du skal finde yderligere information:

Situation	Start her
Nyt land	📑 Danmark / Sverige / Norge
Ny ferieopsætning	📑 Feriepolitik - månedlig optjening 📑 Feriepolitik - årlig optjening
Ny tillægssaldo-regel	📑 Tillægssaldo (feriefri, Omsorgsdage)
Ny helligdag	📑 Helligdage
Ny metode til tidsregistrering uden timebank	📑 Tidsregistrering uden timebank
Ny metode til tidsregistrering med timebank	📑 Tidsregistrering med timebank
Ny normtid	📑 Normtid
Ny personalegruppe	📑 Landespecifik vejledning + relevante registreringstyper
Ny orlovstype	📑 Andet fravær
Ny timelønsats	📑Jobkoder til lønsatser
Nyt selskab	📑 Kopier relevant politik, indstil regler og indsæt selskabsoplysninger under "Enterprise settings"
Ny egenbetalt pause	📑Opret egenbetalt pause

Hvordan politikker opbygges

Eksisterende politikker kan ofte genbruges som templates for nye personalegrupper eller landeopsætninger.

Land + personalegruppe bestemmer:

ferieår & ferieoptjening
adgang til saldi
helligdage
normtid
fraværstyper
tidsregistreringsmetode

Kontrollér derfor altid opsætningen af de enkelte registreringstyper når du opretter en ny politik.

Politikkens fire saldi

Når du opretter eller kopierer en politik, skal du kontrollere, hvilke saldi politikken skal indeholde, og hvordan hver saldo fungerer.

BitaBIZ arbejder med fire overordnede saldotyper:

Saldo	Typisk brug	Enhed	Periode
Ferie	Feriedage	Dage	Periodestyret
Tillægssaldo	Fx feriefri, omsorgsdage eller OK dage	Dage eller timer	Periodestyret
Timebank	Opsparede timer, flextid, overarbejde eller afspadsering	Timer	Løbende saldo uden periodeafslutning
Dagebank	Opsparede dage, Fx seniordage, barnets dag eller fridage	Dage	Løbende saldo uden periodeafslutning

Ferie og tillægssaldo er periodestyrede saldi. Det betyder, at saldoen følger en defineret periode, hvor der er regler for optjening, afholdelse, overførsel, udbetaling eller sletning ved periodeafslutning.

Timebank og Dagebank er løbende saldi uden periodeafslutning. Saldoen fortsætter derfor uden en fast afslutning på en periode.

Medarbejdere kan optjene til Timebank og Dagebank via plus-registreringer, hvis det er aktiveret i politikken. En plus-registrering opskriver saldoen med det antal timer eller dage, der registreres.

Kontrollér derfor altid:

hvilke af de fire saldotyper politikken skal bruge
om saldoen registreres i dage eller timer
om saldoen er periodestyret eller løbende
om medarbejdere kan optjene til saldoen via plus-registreringer
om saldoen kan bruges, før den er optjent
om saldoen kan gå i minus
hvilke regler der gælder ved politikskift, ansættelse, fratrædelse og eventuel periodeafslutning

Optjening til en saldo

Alle 4 saldi kan der tilkobles optjening til. Årlig optjening eller månedlig optjening,

Timebanken, Tillægssaldoen & Dagebanken har også halvårligoptjening.

Politikkens to tidsregistreringsmetoder

Når du opretter eller kopierer en politik, skal du også vælge, hvilken tidsregistreringsmetode medarbejderne skal bruge.

BitaBIZ understøtter to overordnede metoder til tidsregistrering:

Tidsregistrerings-metode	Typisk brug	Metoder	Hvornår bruges den?
Tidsregistrering uden timebank	Registrering af arbejdstid, projekttid eller løntimer	Start-/sluttid, kun timer tjek ind/ud juster tid	Bruges når arbejdstid kun skal dokumenteres eller sendes videre til løn/statistik
Tidsregistrering med timebank	Flextid, overarbejde, afspadsering eller opsparing af timer	Afvigelses-registrering Tjek ind/ud	Bruges når arbejdstid skal påvirke en timebanksaldo, som medarbejderen kan optjene til eller afholde fra

Tidsregistrering uden timebank bruges, når medarbejderens arbejdstid skal registreres uden at opbygge en saldo. Det kan fx være ved dokumentation af arbejdstid, registrering af projekttid eller registrering af løntimer for timelønnede.

Tidsregistrering med timebank bruges, når medarbejderens arbejdstid skal opsamles i en saldo. Det kan fx være ved flextid, overarbejde eller afspadsering. Når timebank bruges, kan registreringer opskrive eller nedskrive medarbejderens timebanksaldo afhængigt af opsætningen på politikken.

Kontrollér derfor altid:

om medarbejdergruppen skal registrere tid med eller uden timebank
om arbejdstid kun skal dokumenteres, eller om den skal påvirke en saldo
om medarbejdere må optjene timer til timebanken
om medarbejdere må afholde timer fra timebanken
om timebanken må gå i minus
om tidsregistreringen skal bruges til løn, statistik, projekter eller fraværsstyring

Vigtigt ved politikskift

Hvis medarbejdere skal flyttes fra en eksisterende politik til en ny politik, er det vigtigt at kontrollere, om politikskiftet påvirker:

ferieperiode
ferieoptjening
tillægssaldo (feriefri)
normtid
eksisterende balancer

I nogle tilfælde kan et politikskift kræve:

oprettelse af ny medarbejderprofil
konvertering af ferieperiode
manuel håndtering af saldi

📑 Læs mere: Skift af politik

FAQ

Vi har 2 saldi, der begge optjener timer. Hvordan skal vi opsætte det?

Hvis medarbejderne har ret til flere forskellige timesaldi, skal I først afgøre, om timerne skal ligge i samme saldo eller i separate saldi.

I BitaBIZ kan en politik godt have flere saldi samtidig, fx:

ferie
tillægssaldo
timebank
dagebank

Hvis de 2 timesaldi har forskellige regler, bør de normalt opsættes som separate saldi.

Eksempel:

Medarbejdere i et land har ret til:

2 timer pr. måned
30 timer pr. år

Hvis de 2 timer pr. måned skal optjenes løbende som en timekonto, kan de opsættes som fast optjening til timebank.

Hvis de 30 timer pr. år er en selvstændig fridagsordning, fx feriefri, OK-timer eller en lokal overenskomstsaldo, kan de opsættes som tillægssaldo i timer.

Brug disse artikler til opsætningen:

Fast optjening til timebank: når timer skal optjenes fast til timebanken pr. måned, kvartal eller år.
Tillægssaldo: når timerne er en selvstændig fridagsordning med egne regler for optjening, afholdelse, periode, overførsel eller nulstilling.

Udover ferie har vi feriefri i timer og omsorgsdage/seniordage i dage. Hvordan opsætter vi det?

Hvis en medarbejdergruppe har både feriefri i timer og omsorgsdage og seniordage, skal I først afgøre, om saldiene skal være separate.

I BitaBIZ håndteres almindelig ferie som ferie. Feriesaldoen anvendes typisk aldrig til andet end ferie. Ekstra fridage og frihedssaldi håndteres typisk som tillægssaldo eller dagebank, afhængigt af hvordan saldoen skal fungere.

Et typisk setup kan være:

Ferie: bruges til almindelig ferie.
Feriefri i timer: opsættes som tillægssaldo i timer, hvis saldoen skal have egen optjening, afholdelsesperiode og regler for fx overførsel, udbetaling eller nulstilling.
Omsorgsdage/seniordage i dage: opsættes som dagebank, hvis dagene skal være en løbende saldo uden fast periodeafslutning. Hvis dagene skal følge en bestemt periode med regler for optjening, afholdelse, overførsel eller nulstilling, bør de i stedet vurderes som en tillægssaldo i dage.

Brug disse artikler til opsætningen:

Feriepolitik: når almindelig ferie skal opsættes.
- Månedlig-optjening
- Årlig-optjening
Tillægssaldo: når feriefri, 6. ferieuge, OK-dage eller andre ekstra fridage skal have egne perioder og regler.
Dagebank: når omsorgsdage, seniordage eller andre fridage skal håndteres som en løbende saldo i dage.

Hvis de 3 timesaldi har forskellige regler, bør de normalt opsættes som separate saldi.

Vi overvejer at oprette et nyt land til vores konto, hvordan gør man det?

For at oprette et nyt land til jeres konto (fx Norge, Sverige, Tyskland) skal i oprette politikker der dækker landets regler for fravær og tidsregistrering.

Sådan gør I

klik: Setup Admin -> Moduler -> Opret ny politik -> Vælg det land I vil oprette -> En politik med landets standard indstillinger for fravær oprettes. Juster indstillingerne så de passer til jeres virksomhed.

Når jeres politikker til landet er oprettet kan I indlæse medarbejderne og koble dem til korrekt politik for landet. Læs mere om oprettelse af medarbejdere her!

Vi har selskaber i flere lande. Kan de oprettes med lokale regler og med integration til vores lokale lønsystem?

Ja I kan oprette flere selskaber til jeres BitaBIZ konto. Det gøres via jeres politikker. En politik målrettes altid en personalegruppe i et land og evt. selskab. Så start med at oprette de politikker I har brug for til at dække de lokale personalegrupper i jeres lande.

I kan aktivere flere lønsystemer til jeres konto. Fx et lønsystem per land. Aktivér jeres lokale lønsystemer her: Setup Admin -> Integrationer -> Lønsystemer -> under de enkelte lande vælger i jeres lønsystemer.

Setup: Opret ny politik til en personalegruppe i et land