En medarbejders adgang til fravær og tidsregistrering kan ændre sig, hvis medarbejderen er skiftet til en anden politik.

Politikken styrer adgang til fravær og tidsregistrering. Fravær styres altid fra politikken og kan ikke ændres manuelt på medarbejderprofilen.

Tidsregistrering styres som udgangspunkt fra politikken, men Setup Admin kan manuelt ændre medarbejderens tidsregistreringsmetode og dermed overskrive standardadgangen fra politikken.

Egne registreringstyper, dagebank og kørsel styres manuelt på medarbejderens brugerprofil.

Nej. Et politikskifte kan ikke bruges til at ændre ferieoptjening tilbage i tid. Når en medarbejder flyttes til en ny politik, gælder den nye ferieoptjening fremadrettet. Hvis medarbejderen skulle have haft en anden feriesaldo fra en tidligere dato, skal saldoen korrigeres manuelt med en nedskrivning eller opskrivning.

Eksempel: Hvis en medarbejder er gået fra fuldtid til 4-dages uge fra 1. februar, men først flyttes til en deltidspolitik senere, skal medarbejderen flyttes til den korrekte deltidspolitik fremadrettet, og den forkerte ferieoptjening for perioden fra 1. februar til ændringen skal rettes manuelt.

Du kan bruge den eksisterende medarbejderprofil, når der sker et politikskift inden for samme ferieperiode, og medarbejderen fortsætter på samme ansættelseskontrakt. I disse tilfælde ændres balancerne ikke, og historik og registreringer fortsætter som normalt.

Du skal oprette en ny medarbejderprofil, når:

I disse tilfælde skal den gamle profil manuelt gøres inaktiv. Historik og statistik bevares, og en ny profil oprettes, så den stemmer overens med den nye periode eller ansættelsesdato.

Kort sagt:

Før du ændrer en medarbejders politik, skal du sikre dig, at den politik, medarbejderen skal skiftes til, allerede er oprettet i systemet og om politikskiftet potentielt kræver at der oprettes en ny medarbejderprofil

Sådan åbner du medarbejderens stamdatakort og ændrer politikken:

Den gamle medarbejderprofil skal manuelt gøres inaktiv. Dette gøres ved:

Når medarbejderen er gjort inaktiv, bevares historik og registreringer, men medarbejderen kan ikke længere bruges aktivt i systemet.

Hvordan den nye medarbejderprofil oprettes, afhænger af jeres brugeradministration.

Hvis I har manuel brugeradministration

Læs mere om manuel brugeroprettelse her

Hvis I har automatisk brugeradministration
​Læs mere om automatisk brugeroprettelse her

Hvis du er i tvivl om, hvorvidt en medarbejder har fået en ny feriebalanceperiode, kan du se det på medarbejderens stamdatakort.

Her fremgår det, hvornår den relevante feriepolitik er gældende fra – dette kaldes politikkens ikrafttrædelsesdato.

Hvis en medarbejder har fået en ny feriebalanceperiode, vil politikken være gældende fra startdatoen for den nye feriebalanceperiode, for eksempel 01.09.2024.

Bemærk, at en feriebalance er lukket for ændringer (herunder registreringer og justeringer) for perioder før politikkens ikrafttrædelsesdato.

Når en medarbejder flyttes fra ét land til et andet, skal der oprettes en ny medarbejderprofil med en politik, der matcher det nye land (fx Danmark).

Det er ikke tilstrækkeligt blot at ændre politikken på den eksisterende medarbejderprofil. Årsagen er, at ferieår, optjeningsform og balanceopsætning kan være forskellige fra land til land, hvilket kan medføre, at balancerne ikke længere stemmer.

Hvis politikken allerede er blevet ændret på den eksisterende medarbejderprofil, og balancerne derfor er forkerte, skal medarbejderprofilen stadig gøres inaktiv, og der skal oprettes en ny medarbejderprofil med korrekt landepolitik.

Det anbefales ikke at forsøge at rette problemet ved manuelt at justere balancer og saldi.

Det vigtigste spørgsmål er om medarbejderen får nye ferieregler og ferieperiode hvis der skiftes politik. Hvis ja, så skal medarbejderens aktive profil gøres inaktiv og en ny profil skal oprettes med de nye helligdage og ferieperiode.

Hvis medarbejderens ferieregler og ferieperiode ikke ændres af den nye politik med de nye helligdage. Så kan du godt skifte politik til nye helligdage. Du skal dog være opmærksom på at ferie planlagt henover de gamle helligdage tæller ikke med i feriebalancen. Med et nyt lands helligdage kan det derfor være nødvendigt at gennemgå medarbejderens kalender for at tjekke om der der er behov for en manuel justering af feriebalancen.

I dette tilfælde ændres ferieperiode og ferieregler typisk ikke. Og du kan derfor uden risiko for problemer med feriebalancen ændre politik.

Når du ændre politikken skal du være opmærksom på følgende:

Månedlig feriepolitik:

Ved årlig feriepolitik:

Timebank:

Hvis medarbejderen har timebank (flekstid). Ændringer af normtiden slår igennem for fra førstkommende næste arbejdsdag. Historisk normtid ændres ikke tilbage i tiden. Husk at normtid kan administreres fra enten politikken eller medarbejderens profil.

Hvis den nye politik med tillægssaldo har den samme ferieperiode/ferieår som den gamle politik uden tillægssaldo så kan du rykke medarbejderne til den nye politik. Eksempelvis du rykker fra ferieåret 1/9-31/12(året efter) til det samme ferieår 1/9-31/12(året efter).

Hvis den nye politik har en anden ferieperiode. Eksempelvis hvis den gamle politik følger kalenderåret 1/1-31/12 og den nye politik følger 16 måneder 1/9-31/12 (året efter). Så skal medarbejderne have en ny profil.