Skift af politik

Denne artikel forklarer, hvad der sker, når en medarbejder skal have en ny politik, og hvornår et politikskift kræver særlige handlinger.

Et politikskift kan være relevant ved:

Timeansat → fastansat
Fastansat ↔ deltidsansat
Lærling → fastansat
Expats, der skifter mellem lande

En politik er et regelsæt, der styrer reglerne for medarbejdernes balancer.

Vigtigt at være opmærksom på

Ved et politikskift skal du altid tage stilling til, om den eksisterende medarbejderprofil kan bruges, eller om der skal oprettes en ny profil

Der skal oprettes en ny medarbejderprofil, når:

medarbejderen får en ny ansættelseskontrakt med ny ansættelsesdato,
eller
politikskiftet medfører skift til en ny periode (nyt ferieår)

I disse tilfælde gøres den eksisterende medarbejderprofil inaktiv, hvor historik og statistik bevares. En ny profil oprettes til den nye kontrakt eller periode.

Balancer og politikskift

Når en medarbejder skifter politik, er det ikke alle balancer, der påvirkes.

Tabellen nedenfor viser:

hvilke balancer der eventuelt påvirkes af et politikskift

forskellen på skift i samme periode (ferieår) vs. skift til ny periode (ferieår)

om ændringer i normtid har betydning

hvor det er vigtigt at være opmærksom på medarbejderprofilen

Påvirkning af balance ved politikskift

Balance - påvirkes denne?	Skift med samme periode (ferieår)	Skift til forskellig periode (ferieår)	Ændring i normtid	Bemærkninger
Ferie	Nej	⚠️ Ja – konverteres til ny periode	Nej	Altid i dage, uafhængig af normtid.
Feriefri	Nej	⚠️ Ja – konverteres til ny periode	⚠️ Ja - hvis afregnes i timer	Afholdte dage bevarer gammel normtid. Resterende dage beregnes efter ny normtid.
Dagebank	Nej	Nej	Nej	Ikke koblet til periode.
Timebank	Nej	Nej	Nej	Historisk normtid pr. dag gemmes; saldo ændres ikke bagudrettet. Fremtidige registreringer beholder gammel normtid, hvis de er oprettet før ændringen.

⚠️ Balancen påvirkes - i disse tilfælde kan man ikke nøjes med at ændre medarbejderens politik. Der skal oprettes en ny medarbejderprofil.

Skift af periode (ferieår)

Et skift af politik kan ændre beregningsgrundlaget for ferie- og feriefri-balancen.

Hvorfor kan balancen ændre sig?

Ferie og feriefri beregnes ud fra flere periodespecifikke variabler:

Optjening
Afholdte dage
Udbetalinger
Nedskrivninger / opskrivninger
Overførte restdage

Alle variabler hører til en konkret periode, fx 1/9 – 31/8.

👉 Derfor kan et skift af periode påvirke ferie- og feriefri-balancen.
👉 Timebank og dagebank påvirkes ikke, da de ikke er knyttet til perioder.

	Ændring i balance?	Handlinger	Eksempler
Skift af politik med samme periode	Nej	Ingen ændring af balancer Perioden fortsætter uændret	Fastansat → deltidsansat Timeansat → fastansat Lærling → fastansat
Skift af politik med samme periode - Men skift fra 12 til 16 måneder	Nej	Den gamle periode lukkes Ny ferieperiode træder i kraft med samme startdato (fx 1/9) og gælder fra det aktive ferieår - oprettes ikke bagud i tid	Årlig optjening (1/9–31/8) → månedlig optjening (1/9–31/12)
Skift af politik med ny periode	⚠️ Ja - balancen ændres	Den gamle ferieperiode lukkes og konverteres Kun registreringer i ny periode tæller Ingen registreringer i gammel periode	Optjening 1/1–31/12 → optjening 1/9–31/12

⚠️ Balancen påvirkes - i disse tilfælde kan man ikke nøjes med at ændre medarbejderens politik. Der skal oprettes en ny medarbejderprofil.

Eksempler – beslutning om medarbejderprofil ved politikskift

Timeansat → fastansat

Når en medarbejder skifter fra timeansat til fastansat, skal skiftet håndteres som et politikskifte, men da medarbejderen får en ny kontrakt og dermed ny ansættelsesdato, skal der oprettes en ny medarbejderprofil.

Vigtigt:
Den eksisterende medarbejderprofil med den gamle politik skal gøres inaktiv, før der oprettes en ny medarbejderprofil.

Sådan gør I:

Gør den eksisterende timeansatte medarbejderprofil manuelt inaktiv
– profilen bliver ikke inaktiveret automatisk
– historik og statistik bevares på den gamle profil
Opret derefter en ny medarbejderprofil i BitaBIZ med den relevante fastansættelsespolitik
Oprettelsen af den nye profil afhænger af jeres brugeradministration:
- Manuel brugeradministration
  I kan oprette den nye medarbejderprofil med samme emailadresse som på den tidligere, inaktive profil.
- Automatisk brugeradministration
  Emailadressen kan ikke genbruges, så længe den findes på den inaktive profil.
  I skal derfor kontakte BitaBIZ, som kan fjerne emailadressen fra den gamle, inaktive bruger, før den nye profil kan oprettes.

Den nye medarbejderprofil får en ren kalender og nye balancer, der passer til fastansættelse.

Fastansat ↔ deltidsansat

Når en medarbejder går fra fastansat til deltidsansat eller omvendt, er det som udgangspunkt et politikskift – ikke en ny ansættelse.

Hvad skal du gøre?

Behold den eksisterende medarbejderprofil, hvis:
- ansættelsesdatoen ikke ændres
- ferieperioden (ferieåret) ikke ændres
Skift medarbejderen til den relevante deltidspolitik
Opdater normtid (timer pr. uge)

Hvornår skal der oprettes ny profil?

Der skal oprettes en ny medarbejderprofil, hvis:

ansættelsesdatoen ændres
ferieperioden ændres
beregningsgrundlaget ændres

Lærling → fastansat

Når en medarbejder går fra lærling til fastansat, er det som udgangspunkt et politikskift der skal foretages, medmindre der laves en ny kontrakt med ny ansættelsesdato.

Hvad skal du gøre?

Behold den eksisterende medarbejderprofil, hvis:
- ansættelsesdatoen ikke ændres
- ferieperioden (ferieåret) ikke ændres
Skift medarbejderen til den relevante fastansat-politik
Opdater evt. normtid og vilkår efter fastansættelsen

Hvornår skal der oprettes ny profil?

Der skal oprettes en ny medarbejderprofil, hvis:

der gives ny ansættelsesdato
ferieperioden ændres
beregningsgrundlaget ændres

Tabel over påvirkning ved skift af ansættelsestype

Use case / situation	Skift af ansættelsesdato	Skift af periode (ferieår)	Behold profil	Ny profil	Præcisering
Timeansat → fastansat	⚠️ Ofte ja	Nej	❌	✅	Skiftet indebærer ofte ny kontrakt og ny ansættelsesdato
Fastansat ↔ deltidsansat	Nej	Nej	✅	❌	Samme ansættelsesforhold
Lærling → fastansat	Nej	Nej	✅	❌	Fortsættelse af eksisterende ansættelse
Genansættelse	✅ Ja	Nej	❌	✅	Ny ansættelsesdato
Skift af ferieår / expat-skift mellem lande	⚠️ Ofte ja	✅ Ja	❌	✅	Nyt ferieår giver nyt beregningsgrundlag for ferie og feriefri. Ved expats følger ofte ny kontrakt og ansættelsesdato

Kritiske politik-indstillinger

Selvom ansættelsesdato og ferieperiode er uændrede, kan visse ændringer i politikken stadig kræve, at der oprettes en ny medarbejderprofil.

Det skyldes, at disse ændringer ændrer beregningsgrundlaget for ferie og feriefri og ikke kan håndteres korrekt på en eksisterende profil.

Hvornår skal der oprettes ny medarbejderprofil?

Der skal altid oprettes en ny medarbejderprofil, hvis en af følgende politik-indstillinger ændres:

Optjeningsprincip
- Ultimo → Primo
- Primo → Ultimo
Ferieindstilling
- Løntræk → Forskud eller Max
- Forskud → Løntræk

I disse tilfælde kan den eksisterende profil ikke genbruges, selvom medarbejderen fortsætter i samme ansættelse og samme ferieår.

Skift af normtid

Skift af normtid kan påvirke feriefri-balancen, hvis denne afregnes i timer:

Eksempel: Feriefri i timer ved ændring af normtid

En medarbejder har 37 timer/uge = 5 feriefri-dage.

Tildelt: 5 dage = 37 timer
Afholdt: 4 dage × 7,4 timer = 29,6 timer
Rest: 1 dag = 7,4 timer

Medarbejderens normtid ændres til 30 timer/uge = 6 timer pr. dag:

Optjening justeres til 5 × 6 = 30 timer
Afholdte beholdes = 29,6 timer (gammel normtid)
Ny rest = 30 − 29,6 = 0,4 timer

👉 Medarbejderen har stadig 1 feriefri-dag tilbage, men systemet kræver nu 6 timer for at afholde en hel dag.

Saldoen viser kun 0,4 timer, så en fuld feriefri-dag kan ikke afholdes uden en manuel justering.

FAQ

Hvornår kan jeg, ved ændring af politikker, bruge den eksisterende medarbejderprofil og hvornår skal jeg lave en ny?

Du kan bruge den eksisterende medarbejderprofil, når der sker et politikskift inden for samme ferieperiode, og medarbejderen fortsætter på samme ansættelseskontrakt. I disse tilfælde ændres balancerne ikke, og historik og registreringer fortsætter som normalt.

Du skal oprette en ny medarbejderprofil, når:

politikskiftet indebærer skift til en ny ferieperiode
(f.eks. fra at have 1/9-31/8 som ferieår til at have 1/1-31/12),
eller
medarbejderen får en ny ansættelseskontrakt med ny ansættelsesdato

I disse tilfælde skal den gamle profil manuelt gøres inaktiv. Historik og statistik bevares, og en ny profil oprettes, så den stemmer overens med den nye periode eller ansættelsesdato.

Kort sagt:

Samme periode og samme kontrakt → brug eksisterende profil
Ny periode eller ny kontrakt → opret ny profil

Situation / ændring	Skift af ansættelsesdato	Skift af periode (ferieår)	Opret ny medarbejderprofil	Forklaring
Ingen ændringer	Nej	Nej	❌ Nej	Samme ansættelse og samme ferieår - brug eksisterende profil
Ansættelsesdato ændres	Ja	Nej	✅ Ja	Ny ansættelse kræver ny profil
Periode (ferieår) ændres	Nej	Ja	✅ Ja	Nyt beregningsgrundlag for ferie og feriefri
Ansættelsesdato + periode ændres	Ja	Ja	✅ Ja	Ny ansættelse og ny periode

Hvordan rykker jeg en medarbejder over på en ny politik?

Før du ændrer en medarbejders politik, skal du sikre dig, at den politik, medarbejderen skal skiftes til, allerede er oprettet i systemet og om politikskiftet potentielt kræver at der oprettes en ny medarbejderprofil

Sådan åbner du medarbejderens stamdatakort og ændrer politikken:

Gå til Setup admin
Vælg Medarbejdere
Klik på Opret / rediger medarbejdere
Find den relevante medarbejder på listen
Klik på Rediger for at åbne medarbejderens stamdatakort
Under feltet Politik vælger du den politik, medarbejderen skal skiftes til
Gem ændringen

Når du gemmer, gennemføres politikskiftet.

Hvordan gør jeg en medarbejderprofil inaktiv og opretter en ny til samme medarbejder?

Den gamle medarbejderprofil skal manuelt gøres inaktiv. Dette gøres ved:

Gå til Setup Admin → Medarbejdere
Åbn medarbejderens stamdatakort
Klik på Gør bruger inaktiv
Vigtigt: Hvis du vælger Slet medarbejder, slettes alle stamdata og registreringer permanent og kan ikke gendannes.
Vælg opsigelsesdato for den dato, den gamle politik er gældende til
Klik Gem

Når medarbejderen er gjort inaktiv, bevares historik og registreringer, men medarbejderen kan ikke længere bruges aktivt i systemet.

Hvordan den nye medarbejderprofil oprettes, afhænger af jeres brugeradministration.

Hvis I har manuel brugeradministration

Læs mere om manuel brugeroprettelse her

Hvis I har automatisk brugeradministration
Læs mere om automatisk brugeroprettelse her

Hvordan kan jeg se, om en medarbejder har fået en ny feriebalanceperiode?

Hvis du er i tvivl om, hvorvidt en medarbejder har fået en ny feriebalanceperiode, kan du se det på medarbejderens stamdatakort.

Her fremgår det, hvornår den relevante feriepolitik er gældende fra – dette kaldes politikkens ikrafttrædelsesdato.

Hvis en medarbejder har fået en ny feriebalanceperiode, vil politikken være gældende fra startdatoen for den nye feriebalanceperiode, for eksempel 01.09.2024.

Bemærk, at en feriebalance er lukket for ændringer (herunder registreringer og justeringer) for perioder før politikkens ikrafttrædelsesdato.

A screenshot of a computer

Description automatically generated

Jeg har flyttet en medarbejder fra et andet land til Danmark, og nu stemmer balancerne ikke – hvad gør jeg?

Når en medarbejder flyttes fra ét land til et andet, skal der oprettes en ny medarbejderprofil med en politik, der matcher det nye land (fx Danmark).

Det er ikke tilstrækkeligt blot at ændre politikken på den eksisterende medarbejderprofil. Årsagen er, at ferieår, optjeningsform og balanceopsætning kan være forskellige fra land til land, hvilket kan medføre, at balancerne ikke længere stemmer.

Hvis politikken allerede er blevet ændret på den eksisterende medarbejderprofil, og balancerne derfor er forkerte, skal medarbejderprofilen stadig gøres inaktiv, og der skal oprettes en ny medarbejderprofil med korrekt landepolitik.

Det anbefales ikke at forsøge at rette problemet ved manuelt at justere balancer og saldi.