Spring videre til hovedindholdet

Setup: Feriepolitik - månedlig optjening

Sådan opsættes feriepolitik, hvor feriedage optjenes løbende pr. måned.

Skrevet af Esben Hedegaard

Introduktion til månedlig optjening af ferie

Denne artikel forklarer, hvordan du opsætter en feriepolitik med månedlig optjening i BitaBIZ.

Artiklen beskriver:

  • hvordan politikker opsættes

  • hvilke planlægningsregler der kan anvendes

  • hvordan ferie håndteres i kalender og integrationer

Denne artikel beskriver den generelle funktionalitet i BitaBIZ.
Hvis din virksomhed følger specifikke nationale ferieregler, skal du også følge opsætningen i den relevante landespecifikke artikel.

Andet fri, som afregnes via en tillægssaldo (fx 6. ferieuge, feriefri og omsorgsdage) opsættes separat fra ferie. Læs mere om tillægssaldo her.

Månedlig optjening

Ved månedlig optjening optjener medarbejdere feriedage løbende i løbet af året.

Optjeningen beregnes ud fra:

  • det årlige antal feriedage

  • medarbejderens ansættelsesdato

  • den valgte optjeningsmetode

Hvis en feriepolitik giver 25 feriedage pr. år, vil medarbejderen optjene 2,08 dage pr. måned. Optjeningen fortsætter automatisk så længe medarbejderen er ansat.

Opret månedlig optjening af ferie på en politik

Optjeningssreglen vælges på politikken og gælder for alle medarbejdere herpå.

  1. Gå til Setup Admin

  2. Vælg Moduler

  3. Klik Opret ny politik eller Rediger en eksisterende

  4. Åbn fanen Ferie

  5. Find sektionen Optjening

  6. Vælg derefter: Optjeningsmetode → Månedlig optjening

Bemærk: Om optjeningsmetoden er årlig eller månedlig kan kun vælges ved oprettelse af en politik og kan ikke ændres efterfølgende.

Indstillinger for optjening

Når månedlig optjening er valgt, kan følgende indstillinger konfigureres.

Ferieår

Vælg hvilket ferieår politikken skal følge.

Ferieåret definerer:

  • optjeningsperioden

  • afholdelsesperioden

Disse regler varierer fra land til land.

Derfor bør ferieåret vælges i overensstemmelse med virksomhedens lokale lovgivning.

Se landespecifikke artikler for detaljer.

Årligt optjente dage

Indtast det antal feriedage medarbejderen optjener pr. år.

Systemet beregner herefter automatisk optjening pr. måned.

Optjening for nyansatte

Nyansatte begynder at optjene ferie fra deres ansættelsesdato.

Hvis medarbejderen starter:

  • den 1. i måneden → optjenes en fuld måneds optjening

  • midt i måneden → beregnes optjeningen forholdsmæssigt

Primo eller ultimo optjening

Vælg hvornår optjente feriedage bliver tilgængelige for medarbejderne.

  • Primo optjening
    Feriedage bliver tilgængelige i starten af måneden.

  • Ultimo optjening
    Feriedage bliver først tilgængelige ved månedens afslutning.

Valg af ferieregistreringsregel

Ferieregistreringsreglen bestemmer, hvordan medarbejdere kan planlægge ferie. Denne opsættes ved:

  1. Gå til "Setup admin".

  2. Vælg "Moduler".

  3. Klik "Rediger" ud fra den ønskede politik, eller tryk "Opret ny politik".

  4. Åbn sektionen "Ferie".

  5. Åbn undersektionen "Regler".​

BitaBIZ understøtter tre typer regler for ferieregistrering:

  1. Maks
    Medarbejdere kan kun planlægge ferie, som allerede er optjent.

    Dette sikrer, at medarbejdere aldrig får en negativ feriesaldo.

  2. Løntræk
    Medarbejdere kan ansøge om ferie uden løn.

    Denne metode anvendes typisk hvis medarbejderen ikke har tilstrækkelig feriesaldo.

  3. Forskud
    Medarbejdere kan planlægge ferie, før dagene er optjent.
    Det betyder, at medarbejdere kan bruge feriedage på forskud (forskudsferie), som optjenes løbende senere i ferieåret.

    Dette giver mulighed for en negativ feriesaldo, som udlignes over tid.
    Her kan man på politikken vælge hvor mange dages forskudsferie, medarbejderen må have.

Ferieregistreringsreglen vælges individuelt for hver personalegruppe via indstillingerne på politikken.

Godkendelseskrav kan aktiveres eller deaktiveres.

Vælg om medarbejdere skal kunne registrere halve feriedage eller kun hele dage.

Find brugervejledninger til de tre ferieregistreringsregler her:

Brugervejledning til ferie med Maks regel

Brugervejledning til ferie med Løntræk regel

Brugervejledning til ferie med Forskud regel

Klik på billedet for at se de 3 feriemetoder:

Mulige indstillinger til feriepolitikken

Når du har opsat den grundlæggende feriepolitik med månedlig optjening, kan du tilføje en række valgfri indstillinger.

Disse indstillinger hjælper med at styre planlægning, kalenderregler og integrationer.

Planlægningsregler

Minimum feriesaldo

I kan kræve, at et minimum antal feriedage planlægges, før medarbejdere kan registrere dage fra en tillægssaldo (fx feriefri).

Indstillingen findes under “Regler” på politikken.

Denne regel kan hjælpe med at sikre, at feriedage afholdes i tide og ikke går tabt.

Bemærk: Reglen er relevant for opsætninger, der følger det danske ferieår, da ferieloven tillader at op til 5 restferiedage overføres eller udbetales

Håndtering af restferie

Hvis feriepolitikken følger det danske ferieår, udløber ubrugte feriedage den 31/12.

I overgangsperioden 1. september – 31. december afholdes resterende dage automatisk før nye feriedage.

Forskudsferie

Hvis forskudsferie er aktiveret, kan medarbejdere afholde ferie før dagene er optjent. Dette gælder dog kun i det omfang, at de lånte feriedage kan nå at blive optjent igen inden ferieårets afslutning medmindre andet er tilladt.

I kan vælge mellem:

  1. at tillade, at medarbejdere bruger feriedage i en ferieperiode, som først optjenes i den næste (dvs. at en negativ feriesaldo kan overføres til næste ferieår)

  2. at begrænse forskudsferie til at være i indeværende ferieår, så der ikke overføres negativ saldo til næste periode

Indstillingen findes under Ferie → Regler på politikken.

Bemærk: Overførsel af negativ feriesaldo til nyt ferieår er ikke i overensstemmelse med den danske ferielov. Hvis overførsel tillades, bør dette koordineres med opsætningen i jeres lønsystem.

Helligdage

Faste officielle helligdage

BitaBIZ understøtter officielle helligdage for +40 lande.

Feriedage, der falder på helligdage, trækkes ikke fra feriesaldoen.

Tilføj helligdage under “Helligdage” i politikken – de oprettes automatisk i medarbejdernes kalender.

Flydende helligdage

Flydende helligdage kan placeres frit af medarbejderen.

De oprettes via en tillægssaldo eller dagebank, som kan omdøbes til “Flydende helligdage” og understøtter optjening.

Giver medarbejdere fleksibilitet til selv at vælge fridage, fx af religiøse årsager.

Weekender

Arbejdsuge

Angiv om weekender skal tælle med i ferieberegningen eller betragtes som fridage.

Indstilles på politikken under Arbejdsuge → Weekend fridage.

Godkenderbesked

Påmindelse til godkender

I kan sende en automatisk påmindelse til godkendere, hvis ferie- eller fraværsregistreringer ikke er godkendt inden en valgt dato.

Aktiveres under Moduler → Meddelelser & regler → Lønadministration.

Integrationer

Løneksport

Ferie kan overføres til virksomhedens lønsystem.

Når ferie er lønbehandlet, låses registreringen og kan ikke ændres af medarbejder.

📑 Læs mere om løneksport her

Outlook Exchange

Ferie synkroniseres automatisk til medarbejdernes Outlook-kalender, når integrationen er aktiveret.

📑 Læs mere om Outlook-integrationen her!

Politikker med eller uden betalt ferie

Fraværskoder til lønsystem

I kan tilknytte forskellige fraværskoder for ferie til politikkerne.

Fraværskoder kan tilpasses pr. personalegruppe, fx med eller uden betalt ferie, så de matcher opsætningen i lønsystemet.

Særlige medarbejdergrupper

Hvis din virksomhed har medarbejdere med særlige vilkår, kan der være behov for en tilpasset ferieopsætning.

Dette gælder typisk:

  • Deltidsansatte, hvor optjeningen afhænger af antal arbejdsdage

  • Elever og lærlinge, som kan have særlige regler for fx forskudsferie

I disse tilfælde anbefales det at følge de relevante artikler for korrekt opsætning:

Bemærk: Regler for disse medarbejdergrupper kan være landespecifikke.

FAQ

Hvornår begynder en ny medarbejder at optjene ferie?

En medarbejder optjener ferie fra sin ansættelsesdato.

  • Starter medarbejderen den 1. i måneden, optjenes en fuld måneds optjening

  • Starter medarbejderen midt i måneden, optjenes ferie forholdsmæssigt (pr. ansættelsesdag)

Optjeningen beregnes automatisk ud fra feriepolitikken (fx 2,08 dage pr. måned ved 25 dage årligt).

Hvad er forskellen på ferie og feriefri i systemet?

Ferie og feriefri (tillægssaldo) er to separate saldi med hver deres regler:

  • Ferie: Lovpligtige feriedage, som optjenes efter gældende regler

  • Feriefri (tillægssaldo): Ekstra fridage (fx 6. ferieuge eller omsorgsdage), som virksomheden selv definerer. Disse er ikke under ferieloven.

Hvordan fungerer helligdage i systemet?

Helligdage tilknyttes politikken under fanen Helligdage.

Hvis ferie overlapper en helligdag:

  • tæller helligdagen ikke som en feriedag

  • reduceres feriesaldoen derfor ikke for den dag

Eksempel:
En uge med ferie og én helligdag → der trækkes kun 4 feriedage.

Hvornår anvender man månedlig optjening til en feriepolitik?

Månedlig optjening bruges i lande, hvor ferie optjenes løbende.

Valg af optjeningsmetode afhænger af landets regler og virksomhedens opsætning.

Find landespecifikke opsætninger her.

Hvordan aktiverer jeg helligdage for et land i kalenderen?

For at aktivere landespecifikke helligdage

  1. Gå til Setup Admin → Moduler

  2. Åbn eller opret en politik

  3. Gå til sektionen Helligdage

  4. Vælg land og markér de relevante helligdage, som skal aktiveres på politikken

Hvad gør jeg, hvis en helligdag mangler på listen?

BitaBIZ henter helligdage fra timeanddate.com, og vi understøtter derfor som udgangspunkt kun helligdage, som findes dér.

Hvis en officiel helligdag mangler på listen, skal sagen håndteres manuelt.
Kontakt vores support, så hjælper vi videre.

Hvis det ikke er en officiel helligdag, I mangler, kan den tilføjes ved at oprette jeres egne registreringstyper. Læs mere om hvordan disse oprettes her.

Hvornår bliver optjente feriedage tilgængelige?

Tilgængeligheden af optjente feriedage afhænger af indstillingen i politikken:

  • Primo → ved starten af måneden
    Eksempelvis tilskrives septembers optjente dage d. 1/9 og kan bruges herfra

  • Ultimo → ved slutningen af måneden
    Eksempelvis tilskrives septembers optjente dage d. 1/10 og kan bruges herfra

Kan medarbejdere holde ferie, før den er optjent?

Det afhænger af feriereglen på politikken om medarbejdere kan bruge ferie på forskud:

  • Maks → kun optjent ferie kan bruges

  • Forskudsferie → ferie kan holdes før optjening
    ​

  • Antal mulige dages forskud angives på politikken

  • Løntræk → ferie uden løn er muligt

Hvad betyder “Brugte feriedage i ferieåret er ikke begrænset til de optjente dage i det samme år”?

Denne indstilling er relevant, hvis medarbejdere skal kunne holde ferie fra næste ferieår (dvs. bruge flere dage, end de når at optjene i indeværende ferieår).

Hvis denne indstilling ikke er slået til, kan medarbejdere ikke registrere ferie, der reelt bruger dage fra næste ferieår – selvom forskudsferie er aktiveret.

Når denne indstilling er aktiveret, er det muligt at bruge flere feriedage i ferieåret, end der optjenes i samme ferieår.


Det betyder, at ferieåret kan afsluttes med en negativ feriesaldo, som overføres til næste ferieår.


Den negative saldo modregnes herefter i optjeningen i det nye ferieår.
​
​Vær opmærksom på, at overførsel af negativ feriesaldo til nyt ferieår ikke er i overensstemmelse med den danske ferielov.

Hvis ferieregistreringsreglen om forskud er aktiveret, men indstillingen "Brugte feriedage i ferieåret er ikke begrænset til de optjente dage i det samme år" ikke er, kan medarbejderne kun bruge de feriedage, som optjenes i samme ferieår og det er altså ikke muligt at afslutte ferieåret med en negativ saldo.

Kan vi ændre optjeningsmetoden på en eksisterende feriepolitik?

Nej. Optjeningsmetoden (fx årlig eller månedlig) kan ikke ændres på en eksisterende feriepolitik, efter den er oprettet.

Det betyder, at:

  • I ikke kan redigere en eksisterende politik for at ændre optjeningen

  • I i stedet skal oprette en ny politik med den ønskede opsætning

Hvis I ønsker at ændre optjeningsmetoden, skal I:

  1. Notere medarbejdernes nuværende feriesaldi

  2. Oprette en ny feriepolitik

  3. Tilknytte medarbejderne til den nye politik

  4. Justere saldi manuelt efter behov

Hvorfor kan en medarbejder ikke registrere ferie?

Hvis en medarbejder ikke kan registrere ferie, kan det skyldes flere ting:

  • Maks-reglen er aktiveret (kun optjente dage kan bruges)

  • Der er ikke nok feriedage tilbage

  • Der ligger en anden registreringstype og blokerer

  • Der er valgt en periode, som udelukkende er helligdage

Ved forskudsferie:
Selvom forskudsferie er slået til, kan medarbejderen kun registrere ferie i det omfang, dagene kan nå at blive optjent i det samme ferieår, hvilket betyder at:

  • Medarbejderen kan godt have en midlertidig negativ saldo

  • Men saldoen må ikke blive så negativ, at den ikke kan udlignes inden ferieårets afslutning

Hvis medarbejderen forsøger at registrere mere ferie end dette, vil registreringen blive afvist.

Hvis I ønsker at tillade mere forskud:
Aktivér indstillingen: “Brugte feriedage i ferieåret er ikke begrænset til de optjente dage i det samme ferieår”

Dette gør det muligt at overføre en negativ feriesaldo til næste ferieår.

Bemærk:
Dette er ikke i overensstemmelse med den danske ferielov.

Hvad gør vi hvis medarbejdere ikke skal optjene ferie?

Hvis medarbejdere ikke skal optjene ferie, anbefales det ikke at bruge ferie med 0 dage.

I stedet bør I anvende en registreringstype under “Andet fravær”, så ferien stadig vises i BitaBIZ, men der ikke føres ferieregnskab.

Se mere om Andet fravær her.

Besvarede dette dit spørgsmål?