Introduktion
Denne artikel handler om opsætning af integration til jeres lønsystem.
Her beskriver vi:
hvordan I vælger jeres lønsystem(er)
hvordan I vælger hvilke registreringstyper (fx ferie, sygdom, kørsel, løntimer, overarbejde) der skal med i løneksporten, og indsætter de koder, som jeres lønsystem kræver.
👉 Det er ikke det samme som:
Eksport til lønsystem – selve processen for at køre og arkivere løndata. Se artiklen Eksport til jeres lønsystem
BitaBIZ API – API’et bruges til integrationer og rå data, ikke til løneksport.
Rapportbiblioteket – indeholder HR-rapporter og skal ikke bruges til lønsystem eksport.
Opsætning af lønsystem består af 2 trin:
1. Vælg lønsystem
2. Setup Lønsystem (Vælg rapport)
2.1 Udfyld setup-formularen
2.2 Opsætning af jobkoder og registreringstyper
👉 Integrationen er først opsat når de 2 trin er gennemført.
1. Vælg Lønsystem
Klik: Setup admin > Integrationer > Løn- og fraværssystemer
Vælg land (fx. Denmark)
Vælg ét eller flere lønsystemer i et land
Klik 'Gem instilling'
Man kan aktivere lønsystemer for flere lande til samme konto. Anvendes af koncerner med selskaber i flere lande.
2. Setup Lønsystem (Vælg rapport)
Klik: Løn Admin > Eksport > Løneksport med periodestyring.
2.1 Udfyld setup-formularen
Klik på "Setup" ud for jeres valgte lønsystem. En formular åbnes.
Markér med flueben i Setup-formularen om en løndel/ fraværstype skal medtages i løneksport.
De fleste lønsystemer har standard fraværskoder pre-udfyldt til setup formularen. Men tjek altid at koderne er korrekt udfyldt så de matcher jeres lønsystem.
Nogle lønsystemer har ekstra felter, udover fraværskoder og lønkoder, der skal udfyldes til setup-formularen. Eksempelvis:
CVR nr.
API nøgle
Aftalenr.
Hvis der er ekstra felter til et lønsystems setup-formular skal de udfyldes manuelt for at få integrationen til at virke.
ℹ️ Hvis I har flere forskellige lønsystemer skal formularen ovenfor udfyldes for alle lønsystemerne.
✅ Når formularen er udfyldt, er jeres lønsystem sat op. Fremover kan løndata eksporteres direkte uden manuel indtastning.
2.2 Opsætning af jobkoder og registreringstyper
Standardformularen ovenfor indeholder kun standard fraværstyper og kørsel.
For at eksportere jeres virksomhedsspecifikke løndele og fraværskoder skal I oprette jobkoder og på jobkoderne indtaste fraværskode eller løndelskode:
Løntimer til udbetaling
Overarbejde til udbetaling
Andet fravær – fx barsel eller fri for egen regning
Egne registreringstyper – fx tilkaldevagt, rejse med diæter
Løntimer til udbetaling
Klik: Setup Admin > Moduler > Projekter & Jobkoder
Opret jobkoder som "normaltimer", "aftentimer" osv. og tilføj relevante løndel/sats:
Overarbejde til udbetaling
Klik: Setup Admin > Moduler > Overarbejde / Afspadsering
Opret jobkoder til overarbejde der lønudbetales.
Andet fravær (orlov, egen betalt ferie)
Klik: Setup Admin > Moduler > Politikker > Redigér
Jobkoder til andet fravær oprettes på jeres politikker og der indsættes fraværskode på den enkelte jobkode.
Egne registreringstyper
Klik: Setup Admin > Moduler > Egne registreringstyper
Opret jeres egne løndele / eventtyper, som f.eks. "tilkaldevagt" eller "rejse med diæter", og gem løndelsnr.
Fraværskoder for specifikke personalegrupper
Hvis I har forskellige fraværskoder til bestemte personalegrupper
(ferie, tillægssaldo, sygedage, barn syg), kan disse konfigureres på den enkelte politik der dækker en personalegruppe.
Klik: Setup Admin > Moduler > Politikker > Redigér ud for en politik > klik på fanen Løneksport (under ferie, tillægssaldo, sygedage, barn syg) og indsæt fraværskoden der dækker personalegruppen.
ℹ️ Fraværskoder oprettet på en politik overskriver de standardkoder, der er oprettet under Setup-formularen på "Løneksport med periodestyring" siden.
3. Fravær afregnet i timer
Hvis fravær:
Tillægssaldo (fx.feriefri, OK dage)
Sygedage
Barnsyg
Skal afregnes i timer, skal I oprette normtimer på politikniveau eller på medarbejderens stamdatakort.
4. Flere virksomheder på samme konto
Har I flere selskaber på samme BitaBIZ-konto?
Det understøttes via politikker.
Klik: Setup Admin > Moduler > Politikker > Redigér > Koncernindstillinger > Virksomhedsidentifikation. Her indsættes selskabets ID (fx CVR-nummer).
ℹ️ Det er vigtigt, at medarbejdere er opdelt på politikker, så de matcher jeres selskaber & lande i lønsystemet.
Relaterede artikler
Hvis jeres lønsystem kræver særlige indstillinger se guide til jeres specifikke lønsystem under det land det høre til:
Norge
Sverige
Finland
Schweiz
FAQ
Hvilke lønsystemer integrerer BitaBIZ med?
Hvilke lønsystemer integrerer BitaBIZ med?
BitaBIZ kan integreres med de fleste lønsystemer i verden.
Fra siden: Setup admin > Integrationer > Løn- og fraværssystemer > vælg land for at se hvilke lønsystemer der er oprettet.
Som default har BitaBIZ en standard Excelfil som kan anvendes til løneksport som kan aktiveres under alle land.
Hvis jeres lønsystem ikke er oprettet under et land. Kontakt os og vi kan oprette lønsystemet.
Hvordan eksporterer jeg fra BitaBIZ til vores lønsystem?
Hvordan eksporterer jeg fra BitaBIZ til vores lønsystem?
Følg denne vejledning der beskriver hvordan lønsystemeksporten virker, samt hvordan du skal gøre - klik her!
Vi skal skifte lønsystem. Hvordan tilkobler vi vores nye lønsystem?
Vi skal skifte lønsystem. Hvordan tilkobler vi vores nye lønsystem?
Nyt lønsystem? Det er nemt at rykke BitaBIZ med til jeres nye lønsystem.
Klik: Setup admin > Integrationer > Løn- og fraværssystemer:
Vælg land (fx. Denmark)
Vælg det nye lønsystem
Fjern det gamle lønsystem
Klik 'Gem instilling'
Følg vejledningen i denne setup-guide til at opsætte jeres nye lønsystem efter det er valgt.