Klik: Setup Admin -> Moduler -> tidsregistrering uden timebank

Projekter, jobkoder og lønsatser

Denne artikel beskriver, hvordan der oprettes jobkoder til lønsatser, som anvendes, når timelønnede medarbejderes arbejdstimer skal afregnes og eksporteres til lønsystemet.

I BitaBIZ anvendes projekter og jobkoder til at strukturere tidsregistreringer:

Projekter bruges som overordnede kategorier, der samler jobkoder og kan målrettes specifikke medarbejdergrupper eller politikker.
Jobkoder er de konkrete aktiviteter eller løndele, som medarbejdere vælger ved tidsregistrering, og som kan være knyttet til en lønsats, fx normaltimer, aftentimer eller weekendtimer.
En lønsats angiver, hvordan arbejdstimer afregnes i lønsystemet, fx som normaltimer, aftentimer eller weekendtimer. I BitaBIZ knyttes lønsatser til jobkoder via lønkoder (Løntype ID), så registrerede timer kan udbetales korrekt ved eksport til lønsystemet.

For at arbejdstimer kan medtages korrekt i løn-eksporten, skal jobkoderne have tilknyttet lønkoder og være markeret til eksport til lønsystemet. Når opsætningen er korrekt, vil arbejdstimer registreret på disse jobkoder kunne indgå i lønbehandlingen.

Opsætning af projekter og jobkoder til lønafregning

1. Opret et projekt til jobkoder

Start med at oprette et projekt. Kald eksempelvis projektet "Løn" eller "Løntimer".

Projektet målrettes politikker der skal have adgang til at registrere timer, der afregnes til løn:

Det er ikke et krav at der oprettes et projekt - eksempelvis "Løntimer". Men vi anbefaler det, da man herved kan linke lønsatser til relevante politikker (personalegrupper).

2. Opret jobkoder til lønsatser

A. Opret én jobkode pr. lønsats

Der skal oprettes én jobkode for hver type arbejdstid/lønsats.
Jobkodens navn skal tydeligt vise, hvornår den anvendes, fx:

Normaltimer (06:00–20:00)
Aften (efter 20:00)
Weekendtimer
Tilkaldevagt
Beordret overarbejde

ℹ️ Der skal som minimum oprettes én jobkode.

B. Tilknyt jobkoden til projektet

Jobkoden skal linkes til det projekt, der anvendes til løntimer.

Jobkoden kan evt. målrettes til én eller flere afdelinger, hvis det er relevant.

C. Aktivér jobkoden til løn-eksport

For at timer på jobkoden kan sendes til lønsystemet skal følgende udfyldes:

Indtast den lønkode (Løntype ID), som lønsystemet anvender til udbetaling af timer
Markér med flueben at jobkoden skal medtages i løn-eksporten

Hvis lønsystemet kræver et Cost Center ID, indtastes dette også her.

Sådan fungerer jobkoder med lønsatser, når de er aktiveret

Medarbejderen skal vælge den korrekte jobkode at registrere tid på.
Tid tilføjes til den valgte jobkode via tidsregistreringsmetoden aktiveret på medarbejderens politik.
Arbejdstimer gemmes på relevant jobkode. Timerne afventer godkendelse.
Arbejdstimer der er lønbehandlet.

FAQ

Er det nødvendigt at oprette et projekt til jobkoder?

Nej, det er ikke et krav at oprette et særskilt projekt til jobkoderne. Det anbefales dog, da projekter gør det muligt at målrette jobkoder og lønsatser til specifikke politikker (personalegrupper) og dermed giver bedre kontrol over, hvem der kan registrere hvilke løntimer.

Læs mere om projekter og jobkoder her.

Hvorfor skal der oprettes én jobkode pr. lønsats?

Hver lønsats (fx normaltimer, aftentimer eller weekendtimer) skal have sin egen jobkode, da det er jobkoden, der afgør, hvordan timerne afregnes i lønsystemet. Hvis flere lønsatser registreres på samme jobkode, kan timerne ikke adskilles korrekt ved løn-eksport.

Hvad er nødvendigt for en jobkode for at timer kan sendes til løn?

For at timer på en jobkode kan eksporteres til løn, skal jobkoden:

Have indtastet et løntype ID
Være markeret til, at timer på jobkoden skal medtages i lønfilen

Uden denne opsætning vil timerne ikke blive eksporteret.

Hvorfor kommer nogle arbejdstimer ikke med i løn-eksporten?

Arbejdstimer kan kun eksporteres til lønsystemet, hvis de er registreret på jobkoder med lønsatser, som er markeret til løn.

Hvis tid er oprettet uden jobkode, kan den ikke sendes med i lønfilen.

Læs mere om eksport til lønsystem her.

Hvad gør vi, hvis løntimer allerede er registreret uden jobkode?

Hvis løntimer allerede er registreret uden jobkode, kan de ikke automatisk eksporteres til lønsystemet.

I stedet kan I lave en manuel eksport fra rapportbiblioteket. Se vejledningen her: Tidsregistrering uden timebank – Registreringslog.

Herfra kan timerne efterfølgende opdateres manuelt i lønsystemet.

Hvorfor har en medarbejder ikke registreret tid på jobkoder?

Hvis en medarbejder ikke har haft adgang til en jobkode, kan det være årsagen til, at arbejdstiden ikke er registreret korrekt.

Vejledning til at give medarbejderen adgang til jobkoder, finder du her.

Sørg for, at medarbejderen er tilknyttet de relevante jobkoder, inden tidsregistrering foretages.

Opret jobkoder til lønsatser til løn