Klik: Setup Admin -> Moduler -> tidsregistrering uden timebank
Projekter, jobkoder og lønsatser
Denne artikel beskriver, hvordan der oprettes jobkoder til lønsatser, som anvendes, når timelønnede medarbejderes arbejdstimer skal afregnes og eksporteres til lønsystemet.
I BitaBIZ anvendes projekter og jobkoder til at strukturere tidsregistreringer:
Projekter bruges som overordnede kategorier, der samler jobkoder og kan målrettes specifikke medarbejdergrupper eller politikker.
Jobkoder er de konkrete aktiviteter eller løndele, som medarbejdere vælger ved tidsregistrering, og som kan være knyttet til en lønsats, fx normaltimer, aftentimer eller weekendtimer.
En lønsats angiver, hvordan arbejdstimer afregnes i lønsystemet, fx som normaltimer, aftentimer eller weekendtimer. I BitaBIZ knyttes lønsatser til jobkoder via lønkoder (Løntype ID), så registrerede timer kan udbetales korrekt ved eksport til lønsystemet.
For at arbejdstimer kan medtages korrekt i løn-eksporten, skal jobkoderne have tilknyttet lønkoder og være markeret til eksport til lønsystemet. Når opsætningen er korrekt, vil arbejdstimer registreret på disse jobkoder kunne indgå i lønbehandlingen.
Opsætning af projekter og jobkoder til lønafregning
1. Opret et projekt til jobkoder
Start med at oprette et projekt. Kald eksempelvis projektet "Løn" eller "Løntimer".
Projektet målrettes politikker der skal have adgang til at registrere timer, der afregnes til løn:
Det er ikke et krav at der oprettes et projekt - eksempelvis "Løntimer". Men vi anbefaler det, da man herved kan linke lønsatser til relevante politikker (personalegrupper).
2. Opret jobkoder til lønsatser
A. Opret én jobkode pr. lønsats
Der skal oprettes én jobkode for hver type arbejdstid/lønsats.
Jobkodens navn skal tydeligt vise, hvornår den anvendes, fx:
Normaltimer (06:00–20:00)
Aften (efter 20:00)
Weekendtimer
Tilkaldevagt
Beordret overarbejde
ℹ️ Der skal som minimum oprettes én jobkode.
B. Tilknyt jobkoden til projektet
Jobkoden skal linkes til det projekt, der anvendes til løntimer.
Jobkoden kan evt. målrettes til én eller flere afdelinger, hvis det er relevant.
C. Aktivér jobkoden til løn-eksport
For at timer på jobkoden kan sendes til lønsystemet skal følgende udfyldes:
Indtast den lønkode (Løntype ID), som lønsystemet anvender til udbetaling af timer
Markér med flueben at jobkoden skal medtages i løn-eksporten
Hvis lønsystemet kræver et Cost Center ID, indtastes dette også her.
Sådan fungerer jobkoder med lønsatser, når de er aktiveret
Medarbejderen skal vælge den korrekte jobkode at registrere tid på.
|
|
Tid tilføjes til den valgte jobkode via tidsregistreringsmetoden aktiveret på medarbejderens politik.
|
|
Arbejdstimer gemmes på relevant jobkode. Timerne afventer godkendelse.
|
|
Arbejdstimer der er lønbehandlet. |
|
FAQ
Er det nødvendigt at oprette et projekt til jobkoder?
Er det nødvendigt at oprette et projekt til jobkoder?
Nej, det er ikke et krav at oprette et særskilt projekt til jobkoderne. Det anbefales dog, da projekter gør det muligt at målrette jobkoder og lønsatser til specifikke politikker (personalegrupper) og dermed giver bedre kontrol over, hvem der kan registrere hvilke løntimer.
Læs mere om projekter og jobkoder her.
Hvorfor skal der oprettes én jobkode pr. lønsats?
Hvorfor skal der oprettes én jobkode pr. lønsats?
Hver lønsats (fx normaltimer, aftentimer eller weekendtimer) skal have sin egen jobkode, da det er jobkoden, der afgør, hvordan timerne afregnes i lønsystemet. Hvis flere lønsatser registreres på samme jobkode, kan timerne ikke adskilles korrekt ved løn-eksport.
Hvad er nødvendigt for en jobkode for at timer kan sendes til løn?
Hvad er nødvendigt for en jobkode for at timer kan sendes til løn?
For at timer på en jobkode kan eksporteres til løn, skal jobkoden:
Have indtastet et løntype ID
Være markeret til, at timer på jobkoden skal medtages i lønfilen
Uden denne opsætning vil timerne ikke blive eksporteret.
Hvorfor kommer nogle arbejdstimer ikke med i løn-eksporten?
Hvorfor kommer nogle arbejdstimer ikke med i løn-eksporten?
Arbejdstimer kan kun eksporteres til lønsystemet, hvis de er registreret på jobkoder med lønsatser, som er markeret til løn.
Hvis tid er oprettet uden jobkode, kan den ikke sendes med i lønfilen.
Læs mere om eksport til lønsystem her.
Hvad gør vi, hvis løntimer allerede er registreret uden jobkode?
Hvad gør vi, hvis løntimer allerede er registreret uden jobkode?
Hvis løntimer allerede er registreret uden jobkode, kan de ikke automatisk eksporteres til lønsystemet.
I stedet kan I lave en manuel eksport fra rapportbiblioteket. Se vejledningen her: Tidsregistrering uden timebank – Registreringslog.
Herfra kan timerne efterfølgende opdateres manuelt i lønsystemet.
Hvordan opretter vi sygetimer så vores timeansatte kan få løn under sygdom?
Hvordan opretter vi sygetimer så vores timeansatte kan få løn under sygdom?
Vi anbefaler at I vælger en af 3 muligheder. Casen afgør hvilken mulighed der passer bedst:
Opret en jobkode til Tidsregistrering uden timebank I kalder "Sygetimer".
Når jeres medarbejdere registrerer timer på jobkoden kan de overføres til jeres lønsystem.Anvend vores standard løsning til sygefravær.
Når jeres medarbejdere registrere sig syg kan de vælge at registrere sygetimer med start og sluttidspunkt. Sygetimer kan overføres til jeres lønsystem.Anvend modulet egne registreringstyper til at oprette en registreringstype i kalder Sygetimer. Timerne kan overføres til lønsystem.
Løsning | Fordele | Ulemper |
1. Jobkode “Sygetimer” (uden timebank) | - Simpel at opsætte- Let for medarbejdere at forstå (registreres som almindelige timer)- Direkte integration til lønsystem- Minimal ændring i eksisterende arbejdsgange | - Ikke en “ægte” fraværsregistrering- Mangler overblik over sygefravær (rapportering/statistik)- Risiko for fejlregistrering (ligner almindeligt arbejde)- Ingen automatiske fraværsflows |
2. Standard sygefraværsløsning | - Designet specifikt til sygdom- Korrekt fraværsregistrering (compliance + overblik)- Mulighed for start/slut-tid (præcise timer)- God rapportering og statistik- Kan indgå i HR-processer | - Kræver lidt mere opsætning/oplæring- Mindre fleksibel hvis behovet er meget simpelt- Afhænger af at medarbejdere bruger korrekt flow |
3. Egne registreringstyper (“Sygetimer”) | - Meget fleksibel løsning- Kan tilpasses virksomhedens behov- Kan kombineres med andre specialtyper- Stadig mulighed for lønoverførsel og kan indstilles til at vise Fraværsstatus | - Kræver opsætning og vedligehold- Kan blive uoverskuelig hvis mange typer oprettes- Mindre standardiseret → risiko for inkonsistens- Rapportering afhænger af opsætning |
Hvorfor har en medarbejder ikke registreret tid på jobkoder?
Hvorfor har en medarbejder ikke registreret tid på jobkoder?
Hvis en medarbejder ikke har haft adgang til en jobkode, kan det være årsagen til, at arbejdstiden ikke er registreret korrekt.
Vejledning til at give medarbejderen adgang til jobkoder, finder du her.
Sørg for, at medarbejderen er tilknyttet de relevante jobkoder, inden tidsregistrering foretages.
Hvorfor kan medarbejdere ikke vælge en bestemt jobkode?
Hvorfor kan medarbejdere ikke vælge en bestemt jobkode?
Hvis en jobkode ikke vises i tidsregistreringen, skyldes det typisk, at medarbejderen ikke har adgang til jobkoden.
Det sker, hvis jobkoden er blevet målrettet via projekter eller afdelinger.
Tjek følgende:
Er jobkoden linket til et projekt?
Hvis ja, skal projektet være tilgængeligt for medarbejderens politik (personalegruppe), ellers kan jobkoden ikke vælges.Er jobkoden begrænset til bestemte afdelinger?
Hvis jobkoden kun er tilknyttet udvalgte afdelinger, vil andre medarbejdere ikke kunne se den.Er medarbejderens politik sat op til at bruge jobkoder?
Medarbejderen skal have en politik, hvor tidsregistrering uden timebank og jobkoder er aktiveret.
En jobkode vises kun, hvis både medarbejderens afdeling og politik matcher den opsætning, jobkoden er knyttet til.