Spring videre til hovedindholdet

Andet fravær

Barsel, forældreorlov, flyttedag, bryllup, orlov, m.fl.

Skrevet af Esben Hedegaard

Introduktion til Andet fravær

“Andet fravær” anvendes til fravær, der registreres i hele eller halve dage og som ikke er ferie eller sygdom. Det bruges til typiske orlovstyper og længerevarende fravær, men også enkelte fridage som fx betalt flyttedag, bryllup eller begravelse.

Med “Andet fravær” kan I:

  • Oprette egne fraværstyper (fx barsel, orlov uden løn, egen betalt fridag)

  • Tilpasse indstillinger pr. politik (navn, godkendelse, maks antal dage)

  • Vælge om fraværet skal påvirke ferieoptjening

  • Koble fraværstyper til løneksport

  • Se statistik over registrerede fraværsdage (weekender og helligdage tælles ikke med)

Modulet understøtter:

  • Registrering i hele dage

  • Registrering i halve dage

Det er ikke muligt at registrere i timer.
Hvis der er behov for registrering i timer, skal fraværet i stedet oprettes som en egen registreringstype.

Sådan oprettes en ny fraværstype

Gå til:
​Setup Admin → Moduler → Åbn en politik → Andet fravær

Klik “Tilføj type” og udfyld felterne.

1. Grundopsætning

Udfyld formularen til en ny fraværstype:

  • Navn på fraværstypen

  • Vælg om der er krav til ledergodkendelse

  • Maksimalt antal dage pr. registrering
    (0 eller tomt felt = ingen begrænsning)

2. Løneksport

Hvis fraværstypen skal eksporteres til løn:

  • Markér “Tilføj løneksport”

  • Indsæt korrekt fraværskode i feltet “ID-nummer”

3. Orlov uden ferieoptjening

Ferieoptjening kan frakobles under en orlov, hvis medarbejderen har månedlig optjening.

Hvis reglen “Der optjenes ikke ferie under orloven” aktiveres, reducerer systemet automatisk medarbejderens månedlige ferieoptjening.

Bemærk:

  • Gælder kun ved månedlig optjeningsplan

  • Weekender og helligdage medregnes i ferietrækket

  • Ved en hel måneds orlov optjenes 0 feriedage

  • Ændringen virker kun fremadrettet (ikke ved efterregistrering)

Vigtigt at være opmærksom på
Indstillingen ingen ferieoptjening gælder kun for almindelig ferie med månedlig optjening.

Det betyder, at:

  • Almindelig ferie (månedlig optjening) → påvirkes

  • Ferie med årlig optjening → påvirkes ikke

  • Tillægssaldi (fx feriefri eller 6. ferieuge) → påvirkes ikke

Hvis andre saldi også skal reduceres, skal det ske via manuel justering.

Eksempel

25 feriedage pr. år
= 2,08 dage pr. måned
= 0,07 dage pr. dag

14 dages orlov uden optjening af ferie
→ 14 × 0,07 = 0,98 feriedage fratrækkes

4. Gem

Når en ny fraværstype gemmes kan den tilvælges på alle politikker.

Markér med flueben på politikkerne hver især om medarbejderne skal have adgang til fraværstypen:

Kategorinavn for andet fravær

Standardbetegnelsen i medarbejdernes registreringsmenu er "Andet fravær". Betegnelsen kan ændres. F.eks. til "Orlov".

Hver politik kan have sin egen betegnelse:

Hvis I har flere lande/sprog i BitaBIZ, kan kategorinavnet og fraværstyperne oversættes og kun aktiveres på de lokale politikker.

Bemærk:

Fraværstyper understøtter ikke direkte flere sprog.

For at håndtere forskellige sprog kan du oprette separate fraværstyper med lokale navne og tilknytte dem til de relevante lokale politikker

Egen betalt fridag under "Andet fravær"

Denne fraværstype anvendes typisk til:

  • Nyansatte der har ferie med fra anden arbejdsgiver.

  • Generelt at tilbyde mulighed for at holde fri for egen regning.

Vi anbefaler at modulet "Andet fravær" anvendes til "Egen betalt fridag" da:

  • det herved bliver nemmere at samle fravær i én lønfil.

  • modulet ikke tæller registreringer henover weekender/helligdage

Medarbejder statistik

Statistikken registrerer antal dage, der er oprettet under modulet "Andet fravær".

Weekend og helligdage tæller ikke med i statistikken.

FAQ

Kan Andet fravær registreres i timer eller halve dage?

Andet fravær kan registreres i hele og halve dage, men ikke i timer.

Hvis en fraværstype skal kunne registreres i timer, skal den i stedet oprettes under modulet Egne registreringstyper, som understøtter timer.

Hvis reglen "Ingen ferieoptjening er aktiveret. Dækker reglen også optjening aktiveret til timebank og tillægssaldoen (feriefri)?

Nej, reglen dækker kun ferieloven og ferieoptjening under ferieloven. Hvis feriefrioptjeningen skal reduceres under en orlov skal den manuelt reduceres via Løn Admin -> Kalenderadgang

Kan Andet fravær eksporteres til rapporter og løn?

Ja, jeres fraværstyper under Andet fravær kan eksporteres via Rapportbiblioteket → Andet fravær.
Hvis en fraværstypen er sat op med en fraværskode til løneksport, vil registreringerne automatisk blive overført til jeres lønsystem.

Tæller Andet fravær med i saldi?

Nej. Andet fravær har ingen saldi med optjening eller tildelte dage.

I stedet føres en statistik, der viser det samlede antal registrerede fraværsdage på fraværstyperne under Andet fravær.
Weekender indgår ikke i statistikken.

Hvilke typer af fravær registreres som Andet fravær?

Andet fravær bruges til både til registrering af orlovstyper og til andre fraværsårsager.

Orlovstyper, kan fx være barselsorlov, fædreorlov, sygeorlov eller orlov med/uden løn.

Andre fridage som fx betalt flyttedag, bryllup eller begravelse kan også oprettes under “Andet fravær”, hvis de registreres i hele dage.

Kan vi oprette egne typer af Andet fravær?

Ja, administrator kan oprette flere egne typer af andet fravær under kategorien “Andet fravær” på politikken.

Disse typer får automatisk status Fraværende i Team kalenderen.

Bemærk, at kategorinavnet “Andet fravær” kan omdøbes på jeres politik, fx til “Orlov”.

Hvornår skal vi bruge egne registreringstyper frem for Andet fravær?

Brug Andet fravær, når fraværet registreres i hele eller halve dage.

Brug Egne registreringstyper, når der er behov for:

  • Registrering i timer

  • Kortere aftaler (fx læge- eller tandlægebesøg)

Læs mere om egne registreringstyper, hvor registreringer kan ske i timer eller halve dage her.

Hvorfor bliver alle saldi ikke reduceret under fravær med “ingen ferieoptjening”?

Det skyldes, at indstillingen ingen ferieoptjening kun gælder for almindelig ferie med månedlig optjening.

Det betyder:

  • Almindelig ferie (månedlig optjening) reduceres automatisk, når indstillingen er valgt

  • Ferie med årlig optjening reduceres ikke automatisk

  • Tillægssaldi (fx feriefri / 6. ferieuge) reduceres ikke automatisk

Hvis andre saldi også skal påvirkes, skal det ske via en manuel justering.

Kan Andet fravær bruges til ferieregistrering?

Ja – i særlige tilfælde er det faktisk den anbefalede løsning.

Hvis medarbejdere ikke skal optjene eller afholde ferie via feriemodulet (fx timelønnede eller medarbejdere uden ferieoptjening), bør I ikke bruge ferie med 0 dage på politikken.

Hvis I gør det alligevel, vil registreringerne stadig blive behandlet som ferie og:

  • indgå i ferierapporter

  • påvirke feriesaldi (fx negativ saldo)

  • blive medtaget i løneksport

I stedet anbefales det at:

  • frakoble feriemodulet på politikken

  • oprette en registreringstype under Andet fravær, fx “Ferie (timelønnet)”

Fordele:

  • påvirker ikke feriesaldi eller restferie

  • vises stadig i kalenderen

  • kan trækkes i rapporter via “Other leave types”

Besvarede dette dit spørgsmål?