Fast optjening af timer til timebank
Timebanken i BitaBIZ kan anvendes på flere måder:
Løbende registrering af overarbejde og afspadsering eller flextid der opdatere timebank saldoen med plus/minus tid
Fast optjening af timer pr. måned, kvartal eller år
Det er muligt at kombinere fast optjening med almindelig overarbejds- og flextidsregistrering.
Det er også muligt kun at anvende Timebanken som en saldo med fast optjening der kun anvendes til planlægning af optjente timer (Afspadsering).
Denne artikel beskriver, hvordan fast optjening opsættes og administreres.
Regler for fast optjening af timer
Når fast optjening aktiveres, gælder følgende regler:
Optjening kan følge måned, kvartal eller år
Timer tilskrives automatisk den 1. i den valgte periode
Når optjeningen er tilskrevet, låses den og kan ikke automatisk fjernes
Medarbejderen skal være tilkoblet politikken den 1. i optjeningsperioden for at modtage optjeningen
Optjening starter først ved den førstkommende periode
Vigtigt ved nyansættelser
Nyansatte optjener ikke timer i den første periode, hvis de ikke var tilkoblet politikken den 1. i perioden.
Hvis medarbejderen skal have optjening i første periode, skal saldoen justeres manuelt. Læs mere manuel opskrivning her.
Tilkobling af fast optjening til timebanken
Den faste optjening tilskrives på medarbejderens politik.
Gå til Setup Admin
Klik Moduler
Åbn den relevante politik
Gå til fanen “Tidsregistrering – med timebank”
I sektionen Timebank:
Vælg optjeningsperiode (År, Kvartal eller Måned)
Indtast antal timer pr. periode
Optjeningen vil herefter automatisk blive tilskrevet den 1. i hver periode.
Brug timebank som fast optjeningssaldo uden overarbejde eller flextid
Timebanken kan bruges som en fast optjeningssaldo, selvom medarbejderne ikke skal registrere overarbejde, flextid eller daglig arbejdstid via tidsregistrering med timebank.
Det betyder, at I kan bruge timebanken på samme måde som en ekstra saldoordning, hvor medarbejderen automatisk får tildelt et fast antal timer pr. måned, kvartal eller år.
Eksempel:
En medarbejdergruppe har via deres overenskomst optjening på 2 timer pr. måned. Timerne skal automatisk optjenes i timebanken, men medarbejderne skal ikke kunne optjene ekstra timer via overarbejde eller arbejdstidsregistrering (flextid).
I dette tilfælde kan I:
Aktivere fast optjening på timebanken.
Vælge optjeningsperiode, f.eks. Måned.
Indtaste antal timer pr. periode, f.eks. 2.
Frakoble adgang til registrering af overarbejde/flextid på politikken.
Give medarbejderen adgang til Tidsregistrering - med timebank på stamdatakortet.
Når dette er sat op, får medarbejderen adgang til timebanksaldoen og kan afholde timer fra saldoen, men medarbejderen får ikke adgang til at optjene variable overarbejdstimer, hvis overarbejde/flextid ikke er aktiveret på politikken.
Fast optjening til timebanken kræver derfor ikke, at medarbejderen registrerer arbejdstid med timebank. Det kræver kun, at timebanken er aktiveret som saldo, og at medarbejderen har adgang til Tidsregistrering - med timebank på stamdatakortet.
Politikopsætning med fast optjening af timer uden adgang til at registrere overarbejde og flextid:
Overblik over optjent saldo
Saldo log-rapporten viser månedsvis optjening til en medarbejders timebanksaldo, som er tilskrevet medarbejderen via fast tilkoblet optjening.
For at se optjening på medarbejderniveau:
Gå til HR Statistik
Åbn Rapportbibliotek
Vælg Tidsregistrering – med timebank
Åbn fanen “Saldo pr. valgt måned”
Herefter kan vælges en måned og filtre kan tilføjes, hvis ønsket.
Læs mere om rapportbiblioteket til tidsregistrering med timebank her.
FAQ
Kan vi både have fast optjening og registrere overarbejde?
Kan vi både have fast optjening og registrere overarbejde?
Ja. Fast optjening til timebank og løbende overarbejdsregistrering kan kombineres.
Kan vi bruge fast optjening til timebank uden at medarbejderen kan registrere overarbejde?
Kan vi bruge fast optjening til timebank uden at medarbejderen kan registrere overarbejde?
Ja. Fast optjening til timebank kan bruges uden, at medarbejderen får adgang til at registrere overarbejde eller flextid.
Hvis timebanken kun skal bruges som en fast optjeningssaldo, skal I frakoble adgang til overarbejde/flextid på politikken. Medarbejderen kan derefter kun bruge timebanken til at afholde timer fra den saldo, der optjenes fast.
Medarbejderen skal stadig have adgang til Tidsregistrering - med timebank på stamdatakortet for at få adgang til timebanksaldoen.
Hvornår bliver fast optjening til timebanken tilskrevet?
Hvornår bliver fast optjening til timebanken tilskrevet?
Den 1. i den valgte periode (måned, kvartal eller år) tilskrives det antal timer til timebanken, som er valgt på politikken.
Hvornår bør fast optjening bruges?
Hvornår bør fast optjening bruges?
Fast optjening er relevant, når timebanken bruges som en fast saldoordning og ikke udelukkende til flextid. Eksempelvis, hvis medarbejderen har en overenskomst med en fast optjening af timer.
Hvis timebanken kun skal håndtere plus/minus timer fra daglig registrering, er fast optjening ikke nødvendig.
Kan vores medarbejdere vælge om de vil afholde frihed eller have udbetalt deres optjente timer?
Kan vores medarbejdere vælge om de vil afholde frihed eller have udbetalt deres optjente timer?
Ja. På politikken kan man aktivere at medarbejdere på en politik skal kunne ansøge om udbetaling af timer. Hvis reglen aktiveres får medarbejderne adgang til at klikke "Udbetal" under deres timebanksaldo.
Hvordan afholder medarbejderne timer, der er optjent i timebanken?
Hvordan afholder medarbejderne timer, der er optjent i timebanken?
Medarbejdere afholder timer fra timebanken ved at registrere fraværstypen Afspadsering.
Når medarbejderen vælger Afspadsering, trækkes timerne fra medarbejderens timebanksaldo. Det betyder, at timebanken bruges som en fraværssaldo, hvor medarbejderen kan afholde de timer, der er optjent.
Betegnelsen Afspadsering kan ændres til en anden betegnelse, hvis I ønsker at bruge et andet navn over for medarbejderne.
Det ændres her:
Setup Admin → Moduler → Tidsregistrering med timebank
Kan vi forhindre, at timebanken går i minus?
Kan vi forhindre, at timebanken går i minus?
Nej. Timebanken har ikke en teknisk begrænsning, der automatisk forhindrer, at saldoen går i minus.
Det gælder også, hvis timebanken kun bruges til fast optjening, og medarbejderen ikke har adgang til at registrere overarbejde eller flextid.
Hvis en medarbejder søger om Afspadsering, og fraværet vil medføre en negativ timebanksaldo, håndteres det i lederens godkendelse.
Lederen kan se medarbejderens saldo i godkendelsesoverblikket. Hvis saldoen er eller bliver negativ, vises saldoboksen med gul markering, så lederen bliver gjort opmærksom på minussaldoen:
Det er derfor lederen, der beslutter, om afspadsering med negativ timebanksaldo skal godkendes eller afvises.
Hvis virksomheden ikke ønsker, at timebanken må gå i minus, skal lederne instrueres i at afvise ansøgninger om afspadsering, når saldoen bliver negativ.