Jeg skal oprette en ny medarbejder manuelt – hvad skal jeg gøre?
ℹ️ Denne artikel viser, hvordan du opretter og inviterer en ny medarbejder manuelt i BitaBIZ, og hvad du skal kontrollere før oprettelsen.
Hvis jeres medarbejdere synkroniseres med jeres centrale brugeradministration Microsoft Entra ID og logger på med Single sign-on (SSO) skal i følge denne artikel: Nye medarbejdere oprettes automatisk - hvad skal jeg gøre?
Kort svar
Hvis jeres virksomhed bruger manuel brugeradministration, opretter du en ny medarbejder via Setup Admin → Opret ny medarbejder. Medarbejderen skal som minimum have navn, e-mailadresse, afdeling, ansættelsesdato og politik. Hvis medarbejderen skal kunne logge ind, skal invitationen sendes til en gyldig e-mailadresse.
Gælder for
Virksomheder, der onboarder og offboarder medarbejdere manuelt i BitaBIZ.
Hvis medarbejdere oprettes via Microsoft Entra ID, skal artiklen om automatisk medarbejderoprettelse følges.
Forudsætninger
Du skal have adgang til Setup Admin rollen for at oprette en ny medarbejder
Medarbejderen skal have en gyldig e-mailadresse på oprettelsestidspunktet.
Du skal kende korrekt afdeling, ansættelsesdato og politik.
Du bør kende relevante roller, tags og eventuelt lønnr., før medarbejderen oprettes (kan dog efterregisteres).
Trin-for-trin
Gå til Setup Admin → Opret ny medarbejder.
Udfyld medarbejderens fornavn og efternavn.
Indtast medarbejderens e-mailadresse.
E-mailadressen bruges som login til BitaBIZ.Vælg afdeling.
Angiv ansættelsesdato.
Vælg den korrekte politik.
Politikken styrer adgang og regler for ferie, fravær, normtid, tidsregistrering og saldi.Lønnummer er valgfrit, medmindre BitaBIZ sender data til jeres lønsystem, eller jeres interne proces kræver det.
Vælg, om BitaBIZ automatisk skal sende velkomstmailen til medarbejderen.
Opret medarbejderen.
Tilføj efter behov roller, arbejdsuge, tags, telefonbogsoplysninger, medarbejderinfo og Team Kalender-adgang.
✅ Medarbejderen er oprettet og kan bruge BitaBIZ, når invitationen er modtaget og login er oprettet!
Vigtigt vedr. stamdata
En medarbejder skal altid være tilknyttet en politik.
Forkert politik kan påvirke medarbejderens adgang til registreringstyper og regler for fravær, normtid og saldi.
Standardindstillinger styrer blandt andet registreringstyper, adgang til Team Kalender og hvilket sprog medarbejderen inviteres på.
Individuelle adgangsindstillinger kan tilpasses på medarbejderens stamdatakort.
Hvis en tidligere medarbejder genansættes, bør den gamle inaktive profil ikke genaktiveres. Opret i stedet en ny medarbejderprofil.
Stamdata | Hvad skal du være opmærksom på? |
Politik | En medarbejder skal altid være tilkoblet en politik. Politikken skal altid tilkobles en ny medarbejder.
Politiken giver adgang til registreringstyper og styre regler for:
Vær opmærksom på reglerne for skift af politik. Læs mere her!
|
Standardindstillinger for adgang til registreringstyper og Teamkalenderen | Jeres standardindstillinger bestemmer adgang for nye medarbejdere til:
Jeres standardindstillinger styre også hvilket sprog medarbejderen inviteres på.
Individuel adgang tilpasses på medarbejderens stamdatakort. |
Lønnr. | Under fanen Lønnr. oprettes:
|
Roller | Disse roller kan tildeles en medarbejder:
Klik på fanen Roller. |
Arbejdsuge | Standard normtimer tilkobles via medarbejderens politik eller oprettes direkte (Manuelt) på stamdatakortet under fanen Arbejdsuge. |
Tags & lokation | Medarbejderen kan tilkobles flere stamdatadimensioner via tags:
Tags anvendes bl.a. til Lokal Løn Admin, telefonbogen og rapportering.
Tilføj tags under fanen Tags og Lokation. |
Telefonbog | Telefonbogen indeholder 3 numre der kan oprettes:
Deling af i nødstilfælde kontaktinfo via telefonbogen bestemmes af indstilling. Læs mere her! |
Medarbejderinfo | Under fanen Medarbejderinfo kan mere stamdata oprettes:
Bemærk: Medarbejdere kan få adgang til selvbetjening af personlig stamdata. Læs mere her! |
Team kalender | Jeres standardindstillinger styre adgangen til Team Kalenderen. Individuel adgang tilpasses på medarbejderen under fanen Team Kalender:
|
Invitation | Medarbejderen modtager e-mail med link til at oprette sit kodeord og logge ind. |
Send eventuelt vores brugervejledning til jeres nye medarbejdere, så de kan komme godt i gang med at benytte BitaBIZ.
Husk sammenhængen mellem Medarbejderprofil, Politik og Meddelelser & Regler
Når du opretter en medarbejder, er det vigtigt at vælge den korrekte politik og udfylde de stamdata, som jeres BitaBIZ-konto bruger.
Medarbejderens profil og politik arbejder sammen med virksomhedens globale indstillinger under Meddelelser & Regler. Derfor kan en forkert politik, manglende rolle, manglende godkender, manglende tag eller forkert stamdata påvirke, hvordan medarbejderen får adgang, modtager beskeder eller indgår i workflows.
Niveau | Bruges til |
Medarbejderprofil | Roller, godkender, afdeling, tags, lokation, stamdata og individuelle præferencer |
Politik | Regler og adgang for ferie, fravær, normtid, tidsregistrering, saldi og registreringstyper |
Meddelelser & Regler | Globale beskeder, GDPR-indstillinger, Team kalender, HR & People og workflows |
Eksempel:
Hvis en ny medarbejder ikke modtager en forventet besked eller ikke vises korrekt i Team kalenderen, skal du kontrollere både medarbejderprofilen, medarbejderens politik og de globale indstillinger under Meddelelser & Regler.
Læs mere: Intro til globale Meddelelser & Regler.
FAQ
Hvorfor får jeg beskeden “En bruger med den samme login eksisterer allerede”?
Hvorfor får jeg beskeden “En bruger med den samme login eksisterer allerede”?
Advarslen “En bruger med den samme login eksisterer allerede” betyder, at e-mailadressen du forsøger at oprette allerede findes i BitaBIZ-systemet.
Det kan ske, selvom du ikke kan finde en aktiv medarbejder med e-mailadressen på jeres konto. E-mailen kan fx være knyttet til en tidligere inaktiv profil, en tidligere slettet profil eller et fejlet oprettelsesforsøg.
Tjek først
- At e-mailadressen er stavet korrekt
- Om der allerede findes en aktiv medarbejder med samme e-mailadresse
- Om medarbejderen tidligere har været oprettet i BitaBIZ (er inaktiv)
Løsning
Bed om at blive omstillet til BitaBIZ online supportteam og oplys:
- Medarbejderens e-mailadresse
- Supportkode: M1
Brug supportkoden M1 fra denne artikel, når du kontakter BitaBIZ support, så supportteamet hurtigt kan se, hvilket scenarie din sag handler om.
Jeg skal genansætte en medarbejder der tidligere har været ansat. Skal jeg aktivere medarbejderens oprindelige inaktive profil igen?
Jeg skal genansætte en medarbejder der tidligere har været ansat. Skal jeg aktivere medarbejderens oprindelige inaktive profil igen?
Nej. Når en tidligere medarbejder genansættes, skal medarbejderen oprettes med en ny medarbejderprofil.
Den gamle profil bør ikke genaktiveres, fordi den indeholder historik og afsluttede saldi fra den tidligere ansættelse. Det kan give problemer med saldi.
Når en medarbejder gøres manuelt inaktiv i BitaBIZ, slettes medarbejderens e-mail fra profilen. Derfor kan den samme e-mailadresse bruges igen på den nye profil.
Hvis du alligevel får beskeden “En bruger med den samme login eksisterer allerede”, skal du kontakte BitaBIZ online support og oplyse:
- Medarbejderens e-mailadresse
- Supportkode: M1
Brug koden M1 fra denne artikel, når du kontakter BitaBIZ support, så supportteamet hurtigt kan se, hvilket scenarie din sag handler om.
Jeg har genaktiveret en tidligere medarbejder, men nu oplever jeg problemer med balancer eller roller. Hvad gør jeg?
Jeg har genaktiveret en tidligere medarbejder, men nu oplever jeg problemer med balancer eller roller. Hvad gør jeg?
Det anbefales ikke at genaktivere en tidligere medarbejderprofil, hvis en medarbejder bliver ansat igen.
Når en medarbejder fratræder, afsluttes medarbejderens registreringer og saldi (fx ferie, tillægssaldi og timebank) i systemet. Disse balancer er knyttet til den oprindelige ansættelsesperiode.
Hvis profilen senere aktiveres igen med en ny ansættelsesdato, kan de afsluttede balancer ikke arbejde korrekt sammen med den nye ansættelse. Det kan føre til problemer som:
balancer der ikke beregnes korrekt
tidligere registreringer der påvirker nye balancer
Løsning
Når en medarbejder genansættes, skal personen oprettes med en ny medarbejderprofil.
Opret medarbejderen som ny medarbejder
Tildel politik, afdelinger og roller på den nye profil
Lad den tidligere profil forblive inaktiv
Når en medarbejder gøres manuelt inaktiv i BitaBIZ, slettes medarbejderens email. Den samme email kan derfor genbruges på den nye medarbejderprofil.
Jeg har oprettet en ny medarbejder, men medarbejderen har ikke modtaget invitationsmailen – hvad gør jeg?
Jeg har oprettet en ny medarbejder, men medarbejderen har ikke modtaget invitationsmailen – hvad gør jeg?
Du kan udsende invitationen igen fra medarbejderlisten.
Gå til:
Setup Admin → Medarbejdere
1. Find medarbejderen
2. Markér medarbejderen på listen med flueben
3. Klik Send invitation
Hvis medarbejderen stadig ikke modtager invitationen, skal I tjekke:
- Spam/uønsket post
- “Anden”/“Other” indbakke i Outlook
- Om jeres e-mailfilter blokerer mails fra BitaBIZ
- Om medarbejderens e-mailadresse var aktiv, da invitationen blev sendt
Hvis invitationen stadig ikke kommer frem, skal du kontakte BitaBIZ online support og oplyse:
- Medarbejderens e-mailadresse
- Supportkode: SG
