Nye medarbejdere oprettes automatisk – hvad skal jeg gøre?

✅ Tjekliste når medarbejdere oprettes automatisk

Nye medarbejdere oprettes automatisk i BitaBIZ fra jeres Microsoft Active Directory.
Kun udvalgte stamdata oprettes automatisk – der er behov for efterbehandling.
Tildel den korrekte politik (styrer ferie, timebank, normtimer m.m.).
Tilføj manglende ansættelsesdato og lønnr.
Kontrollér om medarbejderen skal have ekstra roller eller dimensioner (tags).

👉 Når du har styr på dette, kan medarbejderen færdigbehandles på Setup Admin → Medarbejderlisten.

Sådan finder du nye medarbejdere

Klik: Setup Admin → Medarbejderlisten

Søg efter “MANGLER” for at finde nye medarbejdere, der er oprettet automatisk men mangler færdigbehandling.
Klik Redigér på den enkelte medarbejder for at tilføje de manglende stamdata (politik, ansættelsesdato, lønnr. m.m.).

👉 Medarbejderen er nu færdigbehandlet og klar til at anvende BitaBIZ. Hvis du udsender invitation fra BitaBIZ indeholder invitationen et link til login siden. Medarbejderen logger ind med single sign-on (SSO). Læs mere her!

Vigtige ting at være opmærksom på ved automatisk oprettede medarbejdere

Emne	Hvad skal du være opmærksom på?
Politik	En politik oprettes ikke automatisk til en ny medarbejders profil. Du skal manuelt tilkoble den korrekte politik, da den styrer bl.a. ferie, timebank, normtimer og registreringsregler. Vær opmærksom på reglerne for skift af politik, hvis politikken senere skal ændres. Læs mere her!
Adgang til hvilke applikationer?	Nye medarbejdere får jeres standardindstillinger for registreringstyper (ferie & fravær, tidsregistrering, timebank m.fl.), Team Kalenderen. og sprog. Individuelle rettigheder kan tilpasses under *Adgang til hvilke applikationer?*
Roller	Roller tildeles ikke automatisk (undtagen godkender i nogle tilfælde). Skal medarbejderen være Godkender, Løn Admin, Setup Admin eller HR, tilføjes dette manuelt under fanen *Roller*.
Arbejdsuge	Normtimer / arbejdsplan følger ikke automatisk fra AD. De skal tilknyttes manuelt via politik eller oprettes direkte på stamdatakortet under fanen Arbejdsuge.
Tags & lokation	Visse stamdata (fx land, kontorlokation) kan komme automatisk fra AD. Andre (fx selskab) skal tilføjes manuelt. Tags bruges bl.a. til Lokal Løn Admin, telefonbogen og rapportering. Tilføj dem under fanen *Tags og Lokation.*
Invitation	Medarbejdere med AD-login kan logge direkte ind via Single Sign-On (SSO).
Telefonbog	Telefonnummer og jobtitel kan oprettes automatisk fra AD. Nødkontakt skal tilføjes manuelt under fanen *Telefon. Telefonbogen er koblet til siden People, hvor du kan styre deling af oplysninger (fx om nødkontaktinfo* deles). Læs mere her!
Medarbejderinfo	Visse felter (fx jobtitel) kan komme fra AD, mens andre (fx privat adresse, ansættelsesdokumenter, fødselsdag, bil reg.nr., fritekst) skal tilføjes manuelt under fanen Medarbejderinfo. Bemærk: Medarbejdere kan få adgang til selvbetjening af personlig stamdata. Læs mere her!

Automatisk vedligeholdelse af stamdata

Når jeres Active Directory er tilkoblet, kan følgende stamdata automatisk synkroniseres og vedligeholdes fra jeres AD til BitaBIZ:

Fornavn
Efternavn
E-mail
Afdeling
Jobtitel
Mobilnr.
Fastnetnr.
Godkender
Land/region
Kontorlokation

Eksempel: Hvis en medarbejders godkender ændres i jeres centrale brugeradministration (Active Directory) så ændres godkender også i BitaBIZ. Hvis en medarbejder skifter afdeling på jeres AD ændres afdelingen også i BitaBIZ.

FAQ

Vi skal genansætte en tidligere medarbejder. Hvordan gør vi det?

Når en medarbejder genansættes skal der oprettes en ny profil med en ren kalender til medarbejderen i BitaBIZ. Fordi den gamle profil indeholder gamle afsluttede balancer.

Medarbejderens gamle e-mail er koblet til jeres AD integration til BitaBIZ. Og hvis den gamle email aktiveres på jeres AD vil medarbejderens gamle BitaBIZ profil automatisk blive aktiveret igen.

Gør følgende:

Kontakt BitaBIZ, og bed om at få slettet medarbejderens email i system.
Nu kan I oprette en ny frisk profil til medarbejderens oprindelige email, automatisk via jeres AD integration.