Nye medarbejdere oprettes automatisk – hvad skal jeg gøre?

ℹ️ Denne artikel gælder kun, hvis I anvender automatisk brugeradministration, hvor medarbejdere synkroniseres fra jeres centrale brugeradministration (Microsoft Entra ID) og logger ind med Single sign-on (SSO).

Hvis I i stedet onboarder og offboarder medarbejdere manuelt i BitaBIZ og selv opretter dem via Setup Admin, skal I følge denne artikel: Jeg skal oprette en ny medarbejder – hvad skal jeg gøre?

✅ Tjekliste når medarbejdere oprettes automatisk

Nye medarbejdere oprettes automatisk i BitaBIZ fra jeres Microsoft Entra ID.
Kun udvalgt stamdata oprettes automatisk – der er altid behov for efterbehandling.
Tildel den korrekte politik
(styrer adgang og regler for ferie, tillægssaldo, tidsregistrering - med timebank, tidsregistrering - uden timebank, normtimer m.f.).
Kontrollér om medarbejderen skal have en rolle eller ekstra dimensioner (tags).

Sådan finder du nye medarbejdere

Klik: Setup Admin → Medarbejdere

Søg efter “MANGLER” for at finde nye medarbejdere, der er oprettet automatisk men mangler færdigbehandling.
Klik Redigér på den enkelte medarbejder for at tilføje de manglende stamdata:
- En medarbejders politik skal altid manuelt tilkobles en ny medarbejder
- Ofte skal ansættelsesdato og lønnr. også manuelt oprettes.
- Jeres Microsoft Entra ID integration bestemmer hvilken stamdata der automatisk oprettes.
- Den stamdata der ikke automatisk oprettes, men som minimum skal oprettes, oprettes manuelt.

En ny medarbejder skal som minimum oprettes med følgende stamdata:

Fornavn & efternavn
(mellemnavn kan oprettes under Medarbejderinfo)
E-mailadresse (brugernavn til BitaBIZ)
Afdeling
Ansættelsesdato
Politik
(styrer adgang og regler for ferie, tillægssaldo, tidsregistrering - med timebank, tidsregistrering - uden timebank, normtimer m.f.).

👉 Lønnummer er valgfrit. Men skal indtastes hvis BitaBIZ opdaterer jeres lønsystem.

👉 Medarbejderen er nu færdigbehandlet og klar til at anvende BitaBIZ. Hvis I udsender invitation fra BitaBIZ indeholder invitationen et link til login siden. Medarbejderen logger ind med single sign-on (SSO). Læs mere her!

Vigtigt vedr. stamdata

Stamdata	Hvad skal du være opmærksom på?
Politik	En medarbejder skal altid være tilkoblet en politik. Politikken skal altid manuelt tilkobles en ny medarbejder. Politiken giver adgang til registreringstyper og styre regler for: Ferie Helligdage Tillægssaldo (fx. feriefri) Sygefravær Barn syg Andet fravær (fx orlov) Tidsregistrering - med timebank, Tidsregistrering - uden timebank, Normtid Selskab/Land/Overenskomst Vær opmærksom på reglerne for skift af politik. Læs mere her!
Standardindstillinger for adgang til registreringstyper og Teamkalenderen	Jeres standardindstillinger bestemmer adgang for nye medarbejdere til: Dagebank Egne registreringstyper Kørselsafregning Team Kalenderen Jeres standardindstillinger styre også hvilket sprog medarbejderen inviteres på. Individuel adgang tilpasses på medarbejderens stamdatakort.
Lønnr.	Under fanen lønnr oprettes: Lønnr. Medarbejdernr. Løn/kostpris/timepris Lønnr. og medarbejdernr. kan oprettes automatisk via Microsoft Entra ID.
Roller	Disse roller tildeles altid manuelt: Løn Admin Setup Admin HR Statistik Lokal lønadmin Denne rolle kan tildeles via jeres Microsoft Entra ID eller manuelt: Godkender Klik på fanen Roller.
Arbejdsuge	Standard normtimer tilkobles via medarbejderens politik eller oprettes direkte (Manuelt) på stamdatakortet under fanen Arbejdsuge.
Tags & lokation	Medarbejderen kan tilkobles flere stamdatadimensioner via tags: Løntags Medarbejdertags HR-tags Kontorlokation Land/Region/Kalendergruppe Selskab Disse tags kan oprettes automatisk via Microsoft Entra ID: kontorlokation Land/Region/Kalendergruppe Selskab Tags anvendes bl.a. til Lokal Løn Admin, telefonbogen og rapportering. Tilføj tags under fanen Tags og Lokation.
Telefonbog	Telefonbogen indeholder 3 numre der kan oprettes: Mobilnr. Fastnetnr. I nødstilfælde kontaktinfo I nødstilfælde kontakt info skal altid tilføjes manuelt. Mobilnr. og Fastnetnr. kan oprettes automatisk via Entra ID. Deling af i nødstilfælde kontaktinfo via telefonbogen bestemmes af indstilling. Læs mere her!
Medarbejderinfo	Under fanen Medarbejderinfo kan mere stamdata oprettes: Link til ansættelseskontrakt Privat e-mail Privatadresse Jobtitel Fødselsdag Bil reg. nr. Fritekst (noter) Feltet Jobtitel kan oprettes automatisk via jeres Microsoft Entra ID. Bemærk: Medarbejdere kan få adgang til selvbetjening af personlig stamdata. Læs mere her!
Team kalender	Jeres standardindstillinger styre adgangen til Team Kalenderen. Individuel adgang tilpasses på medarbejderen under fanen Team Kalender: Adgang til hele virksomheden Adgang til egen afdeling Adgang via kalendergruppe
Invitation	Medarbejderen modtager e-mail med link til loginsiden og kan logge direkte ind via Single Sign-On (SSO).

Husk sammenhængen mellem Medarbejderprofil, Politik og Meddelelser og Regler

Når du opretter en medarbejder, er det vigtigt at vælge den korrekte politik og udfylde de stamdata, som jeres BitaBIZ-konto bruger.

Medarbejderens profil og politik arbejder sammen med virksomhedens globale indstillinger under Meddelelser & Regler. Derfor kan en forkert politik, manglende rolle, manglende godkender, manglende tag eller forkert stamdata påvirke, hvordan medarbejderen får adgang, modtager beskeder eller indgår i workflows.

Niveau	Bruges til
Medarbejderprofil	Roller, godkender, afdeling, tags, stamdata og individuelle præferencer
Politik	Regler og adgang for ferie, fravær, normtid, tidsregistrering, saldi og registreringstyper
Meddelelser & Regler	Globale beskeder, GDPR-indstillinger, Team kalender, HR & People og workflows

Eksempel:
Hvis en ny medarbejder ikke modtager en forventet besked eller ikke vises korrekt i Team kalenderen, skal du kontrollere både medarbejderprofilen, medarbejderens politik og de globale indstillinger under Meddelelser & Regler.

Læs mere: Intro til globale Meddelelser & Regler.

Automatisk oprettelse og vedligeholdelse af stamdata

Når jeres Microsoft Entra ID er tilkoblet BitaBIZ, kan følgende stamdata automatisk synkroniseres og automatisk vedligeholdes i BitaBIZ:

Fornavn
Efternavn
E-mail
Afdeling
Jobtitel
Mobilnr.
Fastnetnr.
Godkender
Land/region
Kontorlokation
Selskab
Ansættelsesdato
Lønnr.
Medarbejdernr.

Eksempler på hvordan integrationen virker:

En medarbejders godkender ændres i jeres centrale brugeradministration (Microsoft Entra ID) godkender ændres automatisk i BitaBIZ.
En medarbejder skifter afdeling på jeres Microsoft Entra ID. Medarbejderens afdeling ændres også i BitaBIZ.
En medarbejder får ny jobtitel i jeres Entra ID. Via jeres integration ændres jobtitlen også i BitaBIZ.
En medarbejder skifter medarbejdernr. i jeres Entra ID. Via jeres integration ændres medarbejdernummeret også i BitaBIZ.

FAQ

Vi har en medarbejder som har skiftet e-mail. Og derfor fået en ny profil oprettet. Vi vil gerne have tilkoblet den nye email til den gamle profil. Men kan ikke tilføje den nye email?

Når en medarbejder får en ny email vil jeres Entra ID integration automatisk oprette den nye profil. Hvis den gamle e-mail gøres inaktiv på jeres Entra ID vil den gamle email profil samtidig blive gjort inaktiv i BitaBIZ.

Løsning

Bed om at komme i Kontakt med BitaBIZ online support team og oplys:

- Medarbejderens nye e-mailadresse

- Medarbejderens gamle e-mail adresse

- Bed om at få slettet den nye email profil og få rykket den nye e-mail over på den oprindelige profil.
- Oplys supportkode: AD1+AD3

Brug supportkoden AD1+AD3 fra denne artikel, når du kontakter BitaBIZ support, så supportteamet hurtigt kan se, hvilket scenarie din sag handler om.

Jeg kan ikke genaktivere en medarbejders inaktive profil – jeg får beskeden “En bruger med den samme login eksisterer allerede”

Advarslen betyder, at e-mailadressen du forsøger at oprette allerede findes i BitaBIZ-systemet.

Hvis medarbejderen skal genansættes:

Du skal oprette en ny profil til medarbejderen.
Du bør ikke genaktivere den gamle profil manuelt, fordi den indeholder historik og afsluttede saldi fra den tidligere ansættelse.
Bed om at komme i kontakt med BitaBIZ online support team og oplys:
- Medarbejderens e-mailadresse
- Supportkode: AD2

Brug supportkoden AD2 fra denne artikel, når du kontakter BitaBIZ support, så supportteamet hurtigt kan se, hvilket scenarie din sag handler om.

Hvis medarbejderen blev gjort inaktiv manuelt ved en fejl:

Bed om at komme i kontakt med BitaBIZ online support og oplys:
- Medarbejderens e-mailadresse
- Supportkode: AD1

Brug supportkoden AD1 fra denne artikel, når du kontakter BitaBIZ support, så supportteamet hurtigt kan se, hvilket scenarie din sag handler om.

Jeg kan ikke oprette en medarbejder – jeg får beskeden “En bruger med den samme login eksisterer allerede”

Advarslen betyder, at e-mailadressen allerede findes i BitaBIZ-systemet. E-mailen kan være knyttet til en aktiv eller inaktiv profil.

Tjek først
- At e-mailadressen er stavet korrekt
- Om medarbejderen allerede findes som aktiv medarbejder i BitaBIZ
- Om medarbejderen tidligere har været oprettet i BitaBIZ

Løsning

Bed om at komme i Kontakt med BitaBIZ online support og oplys:

- Medarbejderens e-mailadresse
- Supportkode: AD2

Brug supportkoden AD2 fra denne artikel, når du kontakter BitaBIZ support, så supportteamet hurtigt kan se, hvilket scenarie din sag handler om.

Jeg kan ikke ændre en medarbejders e-mailadresse - jeg får beskeden “En bruger med den samme login eksisterer allerede”

Advarslen betyder, at e-mailadressen du forsøger at oprette allerede findes i BitaBIZ-systemet.

Når medarbejdere synkroniseres fra Microsoft Entra ID, kan e-mailadressen være knyttet til en anden aktiv eller inaktiv profil.

Løsning

Bed om at komme i kontakt med BitaBIZ online support og oplys:

- Medarbejderens nuværende e-mailadresse
- Den nye e-mailadresse
- Supportkode: AD2

Brug supportkoden AD2 fra denne artikel, når du kontakter BitaBIZ support, så supportteamet hurtigt kan se, hvilket scenarie din sag handler om.

Vi skal genansætte en tidligere medarbejder med samme e-mailadresse. Hvordan gør vi det?

Når en medarbejder genansættes, skal der oprettes en ny profil med en ren kalender i BitaBIZ. Den gamle profil må ikke genaktiveres, da den indeholder tidligere afsluttede saldi.

Medarbejderens e-mail er koblet til jeres Active Directory (AD) integration. Hvis e-mailen genaktiveres i AD, vil den gamle BitaBIZ-profil automatisk blive aktiveret igen.

Derfor skal BitaBIZ først fjerne e-mailadressen fra den inaktive profil.

Sådan gør I

Bed om at komme i kontakt med BitaBIZ online support og oplys:

Supportkode: AD2
Medarbejderens e-mailadresse

Brug supportkoden AD2 fra denne artikel, når du kontakter BitaBIZ support, så supportteamet hurtigt kan se, hvilket scenarie din sag handler om.

Jeg har slettet en medarbejder helt, men kan ikke oprette dem igen – Jeg får fejlen “En bruger med den samme login eksisterer allerede”?

Hvis du har slettet en medarbejder helt fra BitaBIZ og får en advarsel om, at e-mailadressen allerede eksisterer, når du forsøger at oprette personen igen, skal du kontakte vores online support og bede om at tale med en medarbejder.

Når du beder om at blive omstillet skal du oplyse følgende:

Medarbejderens e-mail
Supportkode: AD13

Så hjælper vi med at få medarbejderens mail fjernet fra systemet, så du kan oprette personen på ny.

Jeg kan ikke skifte e-mail på en medarbejder, e-mailfeltet er låst?

Hvis e-mailfeltet er låst, skyldes det at medarbejderen har rollen AD-bruger.

Det betyder, at medarbejderen logger ind i BitaBIZ via Single sign-on (SSO).

Hvordan e-mailen ændres afhænger af, om jeres virksomhed har aktiveret Provisioning (automatisk onboarding og offboarding af medarbejdere fra Entra ID til BitaBIZ)

Hvis I har aktiveret Provisioning

Hvis jeres virksomhed har aktiveret Provisioning skal e-mailadressen ændres på brugerprofilen på jeres Microsoft Entra ID.

Når e-mailen opdateres i Entra ID:

bliver den automatisk opdateret i BitaBIZ
medarbejderen kan fremover logge ind med Single sign-on med den nye e-mailadresse

Sådan tjekker du om Provisioning er aktiveret

Gå til Setup admin
Vælg Integrationer
Gå til Microsoft integrationer
Find sektionen Microsoft Azure AD Provisioning
Hvis “Automatic user provisioning” står som Enabled, har I aktiveret Provisioning.

Hvis I kun har aktiveret Single sign-on (uden Provisioning)

Hvis jeres virksomhed kun har aktiveret Single sign-on, skal BitaBIZ support hjælpe med at låse e-mailfeltet op.

Kontakt vores online support og bed om at tale med et menneske.

Når du beder om at blive omstillet skal du oplyse følgende:

Medarbejderens navn
Medarbejderens nuværende e-mailadresse i BitaBIZ
Supportkode: AD7

BitaBIZ vil derefter:

Fjerne medarbejderens AD-bruger rolle, hvilket vil låse e-mailfeltet op på medarbejderens profil

Herefter kan I opdatere medarbejderens e-mailadresse i BitaBIZ.

Vigtigt! Når e-mailen er ændret, skal medarbejderen logge på BitaBIZ med Single sign-on i webapplikationen første gang med sin nye e-mailadresse.

Herefter bliver AD-bruger-rollen automatisk tildelt medarbejderens profil igen.

Hvordan opretter vi automatisk brugeradministration i vores virksomhed?

For at opnå automatisk brugeradministration skal jeres IT integrere jeres BitaBIZ konto med jeres Microsoft Active Directory (Entra ID). Når integrationen er etableret bliver medarbejdere oprettet automatisk med den stamdata der er tilkoblet integrationen. Jeres medarbejdere gøres også automatisk inaktive når de stopper.

Læs mere om hvordan integrationen opsættes i denne installationsvejledning.

En ny medarbejder har optjent feriedage før hans officielle start dato. Nyansatte plejer først at optjene fra ansættelsesdatoen.

Dette kan ske, hvis medarbejderen er blevet oprettet i BitaBIZ via jeres Active Directory-integration før den reelle ansættelsesdato.

I sådanne tilfælde tildeler integrationen en midlertidig ansættelsesdato. Hvis denne dato ikke bliver rettet til den faktiske ansættelsesdato, kan der blive optjent ferie på baggrund af den midlertidige dato. Når ansættelsesdatoen efterfølgende ændres til den korrekte, vil optjeningen justeres.

En anden mulighed er, at medarbejderen oprindeligt er blevet oprettet med en forkert ansættelsesdato, som senere er blevet ændret.

En tredje mulighed er, at medarbejderen i første omgang har været tilknyttet en anden feriepolitik med en anden optjeningsperiode eller andre optjeningsregler.

En medarbejder har fået ny mail og optræder nu to gange – hvordan håndteres det?

Hvis en medarbejder får en ny mailadresse og I har automatisk brugeroprettelse, bliver der oprettet en ny profil i BitaBIZ, så medarbejderen optræder to gange.
Hvad du skal gøre afhænger af årsagen:

1. Medarbejderen fortsætter i samme ansættelse (har blot fået ny mail)
Fx skift fra privat mail til firmamail:

Slet den nyoprettede profil med firmamail
Gå til den eksisterende medarbejderprofil
Opdater e-mailen til den nye firmamailadresse
Gem ændringen

Herefter logger medarbejderen første gang ind med sin nye mail via SSO fra webportalen.

Det er vigtigt, at den nyoprettede profil slettes og ikke kun gøres inaktiv

2. Medarbejderen har fået ny kontrakt (ny ansættelse)

Behold den nyoprettede profil (med ny mail og ansættelsesdato)
Udfyld den nye profil med de relevante oplysninger for den nye kontrakt
Gør den gamle profil inaktiv

Dette sikrer, at historik og saldi for tidligere ansættelse bevares korrekt

Vigtigt at vide:

BitaBIZ kan ikke flette to profiler sammen
E-mail fungerer som unik ID i systemet
Hvis e-mailen ikke kan ændres pga. konflikt, kan det kræve hjælp fra BitaBIZ supportteam

Nye medarbejdere oprettes automatisk - hvad skal jeg gøre?