Nye medarbejdere oprettes automatisk – hvad skal jeg gøre?
ℹ️ Denne artikel gælder kun, hvis I anvender automatisk brugeradministration, hvor medarbejdere synkroniseres fra jeres centrale brugeradministration (Microsoft Entra ID) og logger ind med Single sign-on (SSO).
Hvis I i stedet onboarder og offboarder medarbejdere manuelt i BitaBIZ og selv opretter dem via Setup Admin, skal I følge denne artikel: Jeg skal oprette en ny medarbejder – hvad skal jeg gøre?
✅ Tjekliste når medarbejdere oprettes automatisk
Nye medarbejdere oprettes automatisk i BitaBIZ fra jeres Microsoft Active Directory.
Kun udvalgte stamdata oprettes automatisk – der er behov for efterbehandling.
Tildel den korrekte politik (styrer ferie, timebank, normtimer m.m.).
Tilføj manglende ansættelsesdato og lønnr.
Kontrollér om medarbejderen skal have ekstra roller eller dimensioner (tags).
👉 Når du har styr på dette, kan medarbejderen færdigbehandles på Setup Admin → Medarbejdere.
Sådan finder du nye medarbejdere
Klik: Setup Admin → Medarbejdere
Søg efter “MANGLER” for at finde nye medarbejdere, der er oprettet automatisk men mangler færdigbehandling.
Klik Redigér på den enkelte medarbejder for at tilføje de manglende stamdata (politik, ansættelsesdato, lønnr. m.m.).
👉 Medarbejderen er nu færdigbehandlet og klar til at anvende BitaBIZ. Hvis du udsender invitation fra BitaBIZ indeholder invitationen et link til login siden. Medarbejderen logger ind med single sign-on (SSO). Læs mere her!
Vigtige ting at være opmærksom på ved automatisk oprettede medarbejdere
Emne | Hvad skal du være opmærksom på? |
Politik | En politik oprettes ikke automatisk til en ny medarbejders profil.
Du skal manuelt tilkoble den korrekte politik, da den styrer bl.a. ferie, timebank, normtimer og registreringsregler.
Vær opmærksom på reglerne for skift af politik, hvis politikken senere skal ændres. Læs mere her!
|
Adgang til hvilke applikationer? | Nye medarbejdere får jeres standardindstillinger for registreringstyper (ferie & fravær, tidsregistrering, timebank m.fl.), Team Kalenderen. og sprog.
Individuelle rettigheder kan tilpasses under Adgang til hvilke applikationer?
|
Roller | Roller tildeles ikke automatisk (undtagen godkender i nogle tilfælde).
Skal medarbejderen være Godkender, Løn Admin, Setup Admin eller HR, tilføjes dette manuelt under fanen Roller.
|
Arbejdsuge | Normtimer / arbejdsplan følger ikke automatisk fra AD. De skal tilknyttes manuelt via politik eller oprettes direkte på stamdatakortet under fanen Arbejdsuge.
|
Tags & lokation | Visse stamdata (fx land, kontorlokation) kan komme automatisk fra AD.
Andre (fx selskab) skal tilføjes manuelt. Tags bruges bl.a. til Lokal Løn Admin, telefonbogen og rapportering.
Tilføj dem under fanen Tags og Lokation.
|
Invitation | Medarbejdere med AD-login kan logge direkte ind via Single Sign-On (SSO).
|
Telefonbog | Telefonnummer og jobtitel kan oprettes automatisk fra AD.
Nødkontakt skal tilføjes manuelt under fanen Telefon.
Telefonbogen er koblet til siden People, hvor du kan styre deling af oplysninger (fx om nødkontaktinfo deles). Læs mere her!
|
Medarbejderinfo | Visse felter (fx jobtitel) kan komme fra AD, mens andre (fx privat adresse, ansættelsesdokumenter, fødselsdag, bil reg.nr., fritekst) skal tilføjes manuelt under fanen Medarbejderinfo.
Bemærk: Medarbejdere kan få adgang til selvbetjening af personlig stamdata. Læs mere her!
|
Automatisk vedligeholdelse af stamdata
Når jeres Active Directory er tilkoblet, kan følgende stamdata automatisk synkroniseres og vedligeholdes fra jeres AD til BitaBIZ:
Fornavn
Efternavn
E-mail
Afdeling
Jobtitel
Mobilnr.
Fastnetnr.
Godkender
Land/region
Kontorlokation
Eksempel: Hvis en medarbejders godkender ændres i jeres centrale brugeradministration (Active Directory) så ændres godkender også i BitaBIZ. Hvis en medarbejder skifter afdeling på jeres AD ændres afdelingen også i BitaBIZ.
FAQ
Jeg kan ikke oprette en medarbejder – jeg får fejlen “En bruger med den samme login eksisterer allerede”
Jeg kan ikke oprette en medarbejder – jeg får fejlen “En bruger med den samme login eksisterer allerede”
Denne fejl betyder, at der allerede findes en profil med denne e-mail i systemet.
Tjek først
At e-mailen er stavet korrekt
Om der allerede findes en aktiv medarbejder med denne e-mail på jeres BitaBIZ konto
Hvad betyder det?
Du kan ikke oprette en ny medarbejder med en e-mail, der allerede er i brug.
Hvis medarbejderen tidligere har været oprettet, kan e-mailen være knyttet til en eksisterende (aktiv eller inaktiv) profil.
Bemærk:
Hvis en synkroniseret bruger er blevet gjort inaktiv manuelt, bliver e-mailen låst i systemet og kan ikke genbruges, før den bliver låst op af BitaBIZ.
Løsning
Kontakt vores online support og bed om at tale med et menneske.
Når du skriver til support, skal du oplyse følgende:
Medarbejderens e-mail
Fejlkode: AD2
ℹ️ Hvis medarbejderen ikke er synkroniseret fra jeres Microsoft Entra ID, skal du i stedet oplyse:
Fejlkode: M1
Sådan hjælper vi
BitaBIZ frigør e-mailen, Så du kan oprette en ny profil med samme e-mail
Jeg kan ikke genaktivere en medarbejders inaktive profil – jeg får fejlen “En bruger med den samme login eksisterer allerede”
Jeg kan ikke genaktivere en medarbejders inaktive profil – jeg får fejlen “En bruger med den samme login eksisterer allerede”
Denne fejl betyder, at e-mailen allerede er i brug på en anden profil i systemet.
Tjek først
At e-mailen er stavet korrekt
Om der allerede findes en aktiv medarbejder med denne e-mail på jeres konto
Hvad betyder det?
Du kan ikke genaktivere en medarbejder med en e-mail, der allerede er i brug.
Bemærk:
Hvis en synkroniseret bruger er blevet gjort inaktiv manuelt, bliver e-mailen låst i systemet og kan ikke genbruges, før den bliver låst op af BitaBIZ.
Hvad skal du gøre?
Hvis medarbejderen skal genansættes:
Du skal oprette en ny profil til medarbejderen
(du må ikke genaktivere medarbejdernes gamle inaktive profil)
Hvorfor?
Den gamle profil indeholder historik fra tidligere ansættelse.
En ny profil sikrer korrekt opdeling af data mellem gammel og ny kontrakt.
Hvis medarbejderen er gjort inaktiv ved en fejl:
Profilen kan genaktiveres, når BitaBIZ har opdateret e-mailen på den inaktive profil.
Løsning
Kontakt vores online support og bed om at tale med et menneske.
Når du skriver til support, skal du oplyse følgende:
Medarbejderens e-mail
Fejlkode:
AD1 (hvis det er en fejl)
AD2 (hvis det er genansættelse)
ℹ️ Hvis medarbejderen ikke er synkroniseret fra jeres Microsoft Entra ID, skal du i stedet oplyse:
Fejlkode: M1
Sådan hjælper vi
BitaBIZ frigør e-mailen, så du kan genaktivere eller oprette en ny profil med samme e-mail.
Jeg kan ikke ændre en medarbejders e-mailadresse - jeg får fejlen “En bruger med den samme login eksisterer allerede”
Jeg kan ikke ændre en medarbejders e-mailadresse - jeg får fejlen “En bruger med den samme login eksisterer allerede”
Denne fejl betyder, at der allerede findes en profil med denne e-mail i systemet.
Tjek først
At e-mailen er stavet korrekt
Om der allerede findes en aktiv medarbejder med denne e-mail på jeres BitaBIZ konto
Hvad betyder det?
Du kan ikke opdatere en medarbejder med en e-mail, der allerede er i brug.
Hvis medarbejderen tidligere har været oprettet, kan e-mailen være knyttet til en eksisterende (aktiv eller inaktiv) profil.
Bemærk:
Hvis en synkroniseret bruger er blevet gjort inaktiv manuelt, bliver e-mailen låst i systemet og kan ikke genbruges, før den bliver låst op af BitaBIZ.
Løsning
Kontakt vores online support og bed om at tale med et menneske.
Når du skriver til support, skal du oplyse følgende:
Medarbejderens e-mail
Fejlkode: AD2
ℹ️ Hvis medarbejderen ikke er synkroniseret fra jeres Microsoft Entra ID, skal du i stedet oplyse:
Fejlkode: M1
Sådan hjælper vi
BitaBIZ frigør e-mailen, Så du kan oprette en ny profil med samme e-mail
Vi skal genansætte en tidligere medarbejder med samme e-mailadresse. Hvordan gør vi det?
Vi skal genansætte en tidligere medarbejder med samme e-mailadresse. Hvordan gør vi det?
Når en medarbejder genansættes, skal der oprettes en ny profil med en ren kalender i BitaBIZ. Den gamle profil må ikke genaktiveres, da den indeholder tidligere afsluttede saldi.
Medarbejderens e-mail er koblet til jeres Active Directory (AD) integration. Hvis e-mailen genaktiveres i AD, vil den gamle BitaBIZ-profil automatisk blive aktiveret igen.
Derfor skal BitaBIZ først fjerne e-mailadressen fra den inaktive profil.
Sådan gør I
Kontakt BitaBIZ online support og oplys følgende:
Fejlkode: AD 2
Medarbejderens e-mailadresse
Når BitaBIZ har fjernet e-mailadressen fra den gamle profil, kan I oprette en ny profil med samme e-mailadresse.
Jeg har slettet en medarbejder helt, men kan ikke oprette dem igen – Jeg får fejlen “En bruger med den samme login eksisterer allerede”?
Jeg har slettet en medarbejder helt, men kan ikke oprette dem igen – Jeg får fejlen “En bruger med den samme login eksisterer allerede”?
Hvis du har slettet en medarbejder helt fra BitaBIZ og får en fejlbesked om, at e-mailadressen allerede eksisterer, når du forsøger at oprette personen igen, skal du kontakte vores support og bede om at tale med en medarbejder.
Når du skriver til support, skal du oplyse følgende:
Medarbejderens e-mail
Fejlkode: AD13
Så hjælper vi med at få medarbejderens mail fjernet fra systemet, så du kan oprette personen på ny.
Jeg kan ikke skifte e-mail på en medarbejder, e-mailfeltet er låst?
Jeg kan ikke skifte e-mail på en medarbejder, e-mailfeltet er låst?
Hvis e-mailfeltet er låst, skyldes det at medarbejderen har rollen AD-bruger.
Det betyder, at medarbejderen logger ind i BitaBIZ via Single sign-on (SSO).
Hvordan e-mailen ændres afhænger af, om jeres virksomhed har aktiveret Provisioning (automatisk onboarding og offboarding af medarbejdere fra Entra ID til BitaBIZ)
Hvis I har aktiveret Provisioning
Hvis jeres virksomhed har aktiveret Provisioning skal e-mailadressen ændres på brugerprofilen på jeres Microsoft Entra ID.
Når e-mailen opdateres i Entra ID:
bliver den automatisk opdateret i BitaBIZ
medarbejderen kan fremover logge ind med Single sign-on med den nye e-mailadresse
Sådan tjekker du om Provisioning er aktiveret
Gå til Setup admin
Vælg Integrationer
Gå til Microsoft integrationer
Find sektionen Microsoft Azure AD Provisioning
Hvis “Automatic user provisioning” står som Enabled, har I aktiveret Provisioning.
Hvis I kun har aktiveret Single sign-on (uden Provisioning)
Hvis jeres virksomhed kun har aktiveret Single sign-on, skal vores support hjælpe med at låse e-mailfeltet op.
Kontakt vores online support og bed om at tale med et menneske.
Når du skriver til support, skal du oplyse følgende:
Kontakt online supporten og oplys:
Medarbejderens navn
Medarbejderens nuværende e-mailadresse i BitaBIZ
Fejlkode: AD7
Supporten vil derefter:
Fjerne medarbejderens AD-bruger rolle, hvilket vil låse e-mailfeltet op på medarbejderens profil
Herefter kan I opdatere medarbejderens e-mailadresse i BitaBIZ.
Vigtigt! Når e-mailen er ændret, skal medarbejderen logge på BitaBIZ med Single sign-on i webapplikationen første gang med sin nye e-mailadresse.
Herefter bliver AD-bruger-rollen automatisk tildelt medarbejderens profil igen.
Hvordan opretter vi automatisk brugeradministration i vores virksomhed?
Hvordan opretter vi automatisk brugeradministration i vores virksomhed?
For at opnå automatisk brugeradministration skal jeres IT integrere jeres BitaBIZ konto med jeres Microsoft Active Directory (Entra ID). Når integrationen er etableret bliver medarbejdere oprettet automatisk med den stamdata der er tilkoblet integrationen. Jeres medarbejdere gøres også automatisk inaktive når de stopper.
Læs mere om hvordan integrationen opsættes i denne installationsvejledning.
En ny medarbejder har optjent feriedage før hans officielle start dato. Nyansatte plejer først at optjene fra ansættelsesdatoen.
En ny medarbejder har optjent feriedage før hans officielle start dato. Nyansatte plejer først at optjene fra ansættelsesdatoen.
Dette kan ske, hvis medarbejderen er blevet oprettet i BitaBIZ via jeres Active Directory-integration før den reelle ansættelsesdato.
I sådanne tilfælde tildeler integrationen en midlertidig ansættelsesdato. Hvis denne dato ikke bliver rettet til den faktiske ansættelsesdato, kan der blive optjent ferie på baggrund af den midlertidige dato. Når ansættelsesdatoen efterfølgende ændres til den korrekte, vil optjeningen justeres.
En anden mulighed er, at medarbejderen oprindeligt er blevet oprettet med en forkert ansættelsesdato, som senere er blevet ændret.
En tredje mulighed er, at medarbejderen i første omgang har været tilknyttet en anden feriepolitik med en anden optjeningsperiode eller andre optjeningsregler.
En medarbejder har fået ny mail og optræder nu to gange – hvordan håndteres det?
En medarbejder har fået ny mail og optræder nu to gange – hvordan håndteres det?
Hvis en medarbejder får en ny mailadresse og I har automatisk brugeroprettelse, kan der blive oprettet en ny profil i BitaBIZ, så medarbejderen optræder to gange.
Hvad du skal gøre afhænger af årsagen:
1. Medarbejderen fortsætter i samme ansættelse (har blot fået ny mail)
Fx skift fra privat mail til firmamail:
Slet den nyoprettede profil med firmamail
Gå til den eksisterende medarbejderprofil
Opdater e-mailen til den nye firmamailadresse
Gem ændringen
Herefter logger medarbejderen første gang ind med sin nye mail via SSO fra webportalen.
Det er vigtigt, at den nyoprettede profil slettes og ikke kun gøres inaktiv
2. Medarbejderen har fået ny kontrakt (ny ansættelse)
Behold den nyoprettede profil (med ny mail og ansættelsesdato)
Udfyld den nye profil med de relevante oplysninger for den nye kontrakt
Gør den gamle profil inaktiv
Dette sikrer, at historik og saldi for tidligere ansættelse bevares korrekt
Vigtigt at vide:
BitaBIZ kan ikke flette to profiler sammen
E-mail fungerer som unik identifikator i systemet
Hvis e-mailen ikke kan ændres pga. konflikt, kan det kræve hjælp fra support