Artikelbeskrivelse
Få overblik over de virksomhedsdækkende regler og workflows i BitaBIZ, og se hvor du skal starte, når du vil ændre GDPR-sletteregler, notifikationer, Team kalender, HR & People eller EU’s arbejdstidsdirektiv.
Kort svar
Globale meddelelser & regler (workflows) bruges til indstillinger, der gælder på tværs af virksomheden. Det kan for eksempel være automatiske beskeder, GDPR-sletteregler, Team kalender, HR & People-funktioner og regler relateret til EU’s arbejdstidsdirektiv.
Nogle funktioner kræver opsætning flere steder. En global regel kan derfor være første trin, men den kan også afhænge af politikindstillinger, medarbejderopsætning eller individuelle notifikationsvalg.
Gælder for
Denne artikel gælder for rollen Setup Admin, der arbejder med virksomhedens fælles regler og workflows i BitaBIZ.
Forudsætninger
Du skal have adgang til Setup admin rollen for at ændre globale meddelelser og regler (workflows).
Nogle indstillinger kan også kræve, at relevante moduler, politikker eller medarbejderopsætninger er aktive.
Trin-for-trin:
Gå til Setup admin.
Vælg Moduler.
Vælg Meddelelser & Regler.
Vælg det område, du vil arbejde med.
Kontrollér, om indstillingen også skal aktiveres på politikniveau eller i medarbejderens opsætning.
Start her
Brug tabellen til at finde den rigtige specialartikel. Denne introartikel forklarer sammenhængen mellem områderne, men de konkrete indstillinger beskrives i de enkelte artikler.
Område under Meddelelser & Regler | Bruges til |
Automatisk sletning af historiske registreringer og inaktive brugere | |
Regler og beskeder om tidsregistrering, 48-timersreglen og 11-timersreglen | |
Globale beskeder til godkendere og medarbejdere | |
Påmindelser til godkendere om manglende godkendelser før lønkørsel | |
Synlighed for arbejdstid, fravær, fødselsdage, jubilæer og kalenderadgang. GDPR-relaterede visninger | |
People-side, stamdata, selvbetjening og GDPR-relaterede visninger | |
Ekstra stamdata dimensioner. Oprettelse af tags og lokationer til medarbejdere | |
Sygefravær | Påmindelser til godkendere og medarbejdere vedr. virksomhedens sygefraværspolitik |
Vigtigt at vide
Globale meddelelser og regler kan påvirke flere medarbejdere, politikker og arbejdsgange på én gang.
Kontrollér derfor altid sammenhængen mellem:
globale meddelelser & regler
politikindstillinger
medarbejderopsætning
godkendere
medarbejderens individuelle notifikationsvalg
Eksempel:
En påmindelse om manglende tidsregistrering kan kræve, at:
beskeden er aktiveret globalt
beskeden er aktiveret på medarbejderens politik
medarbejderen har korrekt normtid eller arbejdstidsopsætning
medarbejderen har tilladt push-notifikationer i mobilappen
Hvis én af disse dele mangler, kan beskeden udeblive, selvom den globale regel er slået til.
Hvordan hænger reglerne sammen?
BitaBIZ anvender 3 niveauer af regler og indstillinger, som arbejder sammen:
Niveau | Eksempel |
Globale meddelelser og regler | Indstillinger for: GDPR, EU-tidsregler, Team kalender, beskeder |
Politik | Adgang og regler for: Ferie, normtid, tidsregistrering, saldi |
Medarbejder | Profil indeholder: roller, tags, godkender, stamdata, individuelle præferencer |
Eksempel:
Visning af Kontorlokation på People siden kræver, at:
Tagget kontorlokation er gemt på medarbejderens stamdataprofil
Siden People er aktiveret under HR & People
Rettigheder og adgang
Globale Meddelelser og regler administreres af en administrator med adgang til Setup Admin rollen.
Medarbejdere og godkendere kan i nogle tilfælde selv styre individuelle notifikationsvalg, men de kan ikke ændre virksomhedens globale regler.
Eksempel:
Påmindelse om snarlig dato for lønafregning. Godkender skal derfor godkende afventende ansøgninger så de kommer med i løneksporten:
Den globale beskeden er aktiveret under Lønadministration og derfor udsendes push besked til godkender.
Godkender har deaktiveret modtagelse af push beskeder i mobil-appen og modtager derfor ikke beskeden.
FAQ
Skal en besked både aktiveres globalt og på politikniveau?
Skal en besked både aktiveres globalt og på politikniveau?
Ja, nogle beskeder kræver både global aktivering og aktivering på politikniveau. Det gælder for eksempel flere beskeder relateret til tidsregistrering, hvor forskellige medarbejdergrupper kan have forskellige politikker og behov for beskeder.
Hvor finder jeg GDPR-indstillinger?
Hvor finder jeg GDPR-indstillinger?
GDPR-indstillinger findes ikke kun ét sted. GDPR håndteres blandt andet via GDPR, EU’s sletteregler, Team kalender og HR & People.
Hvor finder jeg regler om EU’s arbejdstidsdirektiv?
Hvor finder jeg regler om EU’s arbejdstidsdirektiv?
Regler og beskeder relateret til EU’s arbejdstidsdirektiv findes under artiklen Tidsregistrering (EU’s tidsdirektiv) i sektionen Meddelelser & Regler.
Hvorfor virker en global regel ikke for en bestemt medarbejder?
Hvorfor virker en global regel ikke for en bestemt medarbejder?
En global regel kan kræve opsætning flere steder. Kontrollér både den globale indstilling, medarbejderens politik, medarbejderens opsætning og eventuelle individuelle notifikationsvalg.