Skift af politik

Denne artikel beskriver, hvad der sker, når en medarbejder får en ny politik – og hvad du skal være opmærksom på, når en politik ændres.

Fra tid til anden kan der være behov for at skifte en medarbejders politik. Eksempler:

Timeansat → fastansat
Fastansat ↔ deltidsansat
Lærling → fastansat
Expats, der skifter mellem lande

En politik er et regelsæt, der styrer reglerne for medarbejdernes balancer.

Balancer og politikskift

Når en medarbejder skifter politik, er det ikke alle balancer, der påvirkes.
Tabellen nedenfor viser:

hvilke balancer der påvirkes af et politikskift
forskellen på skift indenfor samme periode vs. ny periode
om ændringer i normtid har betydning

Balance	Påvirkes af politikskift?	Skift imellem samme periode	Skift imellem forskellige perioder	Påvirkes af ændring i normtid?	Bemærkninger
Ferie	⚠️ Ja	✅ Nej	⚠️ Ja – konverteres til ny periode	✅ Nej	Altid i dage, uafhængig af normtid.
Feriefri	⚠️ Ja	✅ Nej	⚠️ Ja – konverteres til ny periode	⚠️ Ja, hvis afregnes i timer	Afholdte dage bevarer gammel normtid. Resterende dage beregnes efter ny normtid.
Dagebank	✅ Nej	✅ Nej	✅ Nej	✅ Nej	Ikke koblet til periode.
Timebank	✅ Nej	✅ Nej	✅ Nej	✅ Nej	Historisk normtid pr. dag gemmes; saldo ændres ikke bagudrettet. Fremtidige registreringer beholder gammel normtid, hvis de er oprettet før ændringen.

⚠️ Balancen påvirkes

✅ Balancen påvirkes ikke

Skift af periode

Et skift af politik kan ændre beregningsgrundlaget for ferie- og feriefri-balancen.

En balance beregnes ud fra flere variabler:

Optjening
Afholdte dage
Udbetalinger
Nedskrivninger / opskrivninger
Overførte restdage

Alle variabler hører til en periode (ferieåret), fx 1/9 – 31/8.

👉 Derfor kan et skift af periode påvirke ferie- og feriefri-balancen, mens timebank og dagebank ikke påvirkes.

Skift af politik med samme periode	Skift af politik med samme periode - Men afholdelsesperioden skifter fra 12 måneder til 16 måneder	Skift af politik med ny periode
Balancen ændres ikke	Balancen ændres ikke	Balancen ændres
Ingen ændring af balancerne.	Den gamle periode lukkes. Den nye ferieperiode træder i kraft med det samme fra 1/9.	- Den gamle ferieperiode lukkes og konverteres til den nye. - Den nye ferieperiode træder i kraft med det samme. - Dage, udbetalinger, justeringer og restdage tælles kun, hvis de ligger i den nye periode. - Ingen registreringer kan laves i den gamle periode (lukket).
Eksempler: Fastansat → deltidsansat Timeansat → fastansat Lærling → fastansat	Eksempel: Årlig optjening (1/9–31/8) → månedlig optjening (1/9–31/12)	Eksempel: 1/1–31/12 (udland) → 1/9–31/12 (DK ferieår) ℹ️ Opret ny profil i BitaBIZ til medarbejder. 💁 Gammel profil gøres inaktiv, men historik og statistik bevares.

Skift af politik med samme periode

Skift af politik med forskellige perioder

Fra årlig optjening (1/9 – 31/8) → månedlig optjening (1/9 – 31/12)

Den gamle periode lukkes.
Den nye periode starter fra det aktive ferieår.
Den nye periode oprettes ikke bagud i tid.

Expats (udland ⇄ DK ferieår)

Når expats flytter mellem lande, fx:

Fra 1/1 – 31/12 (årlig optjening) → 1/9 – 31/12 (månedlig optjening).

ℹ️ Opret en ny profil i BitaBIZ med DK-politik.
💁 Den gamle profil gøres inaktiv, men historik og statistik bevares.

Er du i tvivl om en medarbejder har fået en ny feriebalance periode?

På medarbejderens stamdatakort kan man se hvornår en politik er gældende fra: Politikkens ikrafttrædelsesdato.

Hvis en medarbejder har fået en ny feriebalance periode vil politikken være gældende fra den nye ferie balance periodes start dato. Eksempelvis 01.09 2024.

En ferie balance er lukket for ændringer (registreringer og justeringer) før politikkens ikrafttrædelsesdato.

A screenshot of a computer

Description automatically generated

Skift af normtid

Skift af normtid kan påvirke Feriefri-balancen (kun hvis afregning er i timer):

Eksempel: Feriefri i timer ved ændring af normtid

En medarbejder har 37 timer/uge = 5 feriefri-dage.

Tildelt: 5 dage = 37 timer
Afholdt: 4 dage × 7,4 timer = 29,6 timer
Rest: 1 dag = 7,4 timer

Medarbejderens normtid ændres til 30 timer/uge = 6 timer pr. dag:

Optjening justeres til 5 × 6 = 30 timer
Afholdte beholdes = 29,6 timer (gammel normtid)
Ny rest = 30 − 29,6 = 0,4 timer

👉 Medarbejderen har stadig 1 feriefri-dag tilbage, men systemet kræver nu 6 timer for at afholde en hel dag.

Saldoen viser kun 0,4 timer, så en fuld feriefri-dag kan ikke afholdes uden en manuel justering.

Hvordan rykker jeg en medarbejder over på en ny politik?

Du vælger den politik der skal være gældende for medarbejderen fra medarbejderens stamdatakort. Og gemmer medarbejderen. Det vil gennemføre ændringen.

💁 Men husk, at en ændret politik kan betyde et ændret beregningsgrundlag for feriebalancen. Tjek derfor medarbejderens feriebalance før og efter ændringen.

Best practice

Når en medarbejdergruppe skal have en ny politik. Best practice er, at oprette den nye politik som step 1. Og derefter rykke medarbejderne over på det nye regelsæt. Og samtidig tjekke om ændringen kræver at balancen manuelt skal justeres.