Velkommen til BitaBIZ!
BitaBIZ er en brugervenlig platform til håndtering af tid, fravær og ferieplanlægning.
Login
Første gang du skal logge ind:
Klik på linket i invitationsmailen, du har modtaget.
Hvis jeres virksomhed bruger Single Sign-On (SSO), bliver du sendt direkte til login
Hvis ikke, skal du oprette en adgangskode via linket
Din e-mailadresse er altid dit brugernavn.
Se denne vejledning til login.
Opret registrering:
Du kan oprette registreringer i BitaBIZ fra mobilappen, Outlook eller web:
Klik på “Ny registrering” eller “Tjek ind”
Vælg registreringstype:
Tillægssaldo (Feriefri, Omsorgsdage, 6. ferieuge)
Sygedag & Barn syg
Tidsregistrering -> Løntimer & projekttimer
Out of Offfice -> Arbejder hjemme, Egen betalt fridag, Fast fridag, m.f.
Indtast dato eller tidsrum
Klik "Gem"
Bemærk:
Du kan kun vælge de registreringstyper, din virksomhed har givet dig adgang til.
Mangler du en registreringstype, som du enten tidligere har haft adgang til eller bør have adgang til, skal du kontakte en administrator, som kan tildele dig adgang.Navne på registreringstyper kan være ændret af din virksomhed
Tidsregistreringsmetoden til registrering af løntimer, projekttimer, overarbejdstimer afhænger af din virksomheds valgte metode
Optjening og afholdelse af feriedage afhænger af den metode din virksomhed har oprettet. Følg derfor den ferievejledning der passer til din virksomhed
Regler for registreringer
Det er vigtigt at forstå, hvordan registreringer fungerer i BitaBIZ:
Fravær (fx ferie og afspadsering)
Registreres på dagen eller fremadrettet
Kan ikke registreres tilbage i tid
Kan ikke slettes tilbage i tid
Hvis du skal ændre eller slette fravær tilbage i tid, skal du kontakte din leder.
Sygefravær
Registreres enten på dagen eller som en periode afhængigt af virksomhedens opsætning
Kan i nogle tilfælde rettes eller slettes tilbage i tid, hvis det er tilladt og ikke lønbehandlet. Dette afhænger af virksomhedens opsætning
Tidsregistrering (løntimer, overarbejde, flextid, kørsel))
Kan registreres tilbage i tid
Kan rettes og slettes, så længe registreringen ikke er lønbehandlet.
Dog kan virksomheden have en indstilling om hvor langt tilbage i tid, der må foretages ændringer
Lønbehandlede registreringer
Kan ikke slettes eller ændres
Er låst i systemet
Er registreringen lønbehandlet og skal den ændres, skal du kontakte din leder, da kun en administratorer kan ændre lønbehandlede registreringer.
Kalender og visning
Helligdage vises med rød farve i kalenderen
Helligdage tæller ikke med som feriedage
Sletning af registreringer
Hvordan du sletter en registrering afhænger af typen:
Fremtidige registreringer:
→ kan slettes direkte i kalenderenFravær tilbage i tid (fx ferie):
→ kan ikke slettes
→ kontakt leder eller HRLønbehandlede registreringer:
→ kan ikke slettes
Sletning i en ferieperiode
Ferie, der er registreret som en sammenhængende periode (flere dage i træk), betragtes som én samlet registrering, hvilket betyder:
Du kan ikke slette enkelte dage i perioden
Hvis ferien skal ændres, skal du slette hele registreringen og oprette den på ny med de korrekte datoer
Sletning af tilbagevendende registreringer
Hvis registreringen er tilbagevendende, kan du vælge:
kun at slette én registrering
eller hele serien
Godkendelser og notifikationer
Når du opretter en registrering, får din leder direkte besked via e-mail/sms
Når registreringen er behandlet (godkendt eller afvist), får du besked via e-mail
Registreringer, der afventer godkendelse, vises tydeligt i din kalender med farven rød. Når en ansøgning er godkendt skrifter den farve/ status til godkendt
Mine registreringer (overblik og eksport)
Min kalender
Fra din kalender på web-portalen får du det fulde overblik over din arbejdstid og dit fravær. Klik på en registrering i din kalender for at åbne den for at se detaljer.
Hvis du ønsker et samlet overblik som udtræk, findes dette under "Mine registreringer".
Afhængig af jeres virksomhedsindstillinger:
Farven rød indikerer at dine registreringer afventer godkendelse.
Visning af ugentlig, månedlig og årlig statistik.
Eksportér egne registreringer
Du kan som medarbejder selv få overblik over dine egne registreringer og eksportere dem via fanen “Mine registreringer” i webportalen.
Sådan finder du den:
Gå til Kalender
Vælg fanen Mine registreringer
Her kan du:
Vælge periode
Angiv en start- og slutdato for den periode, du vil se
Du kan trække en rapport på op til et år af gangen
Filtrere visning
Du kan vælge at se:
én registreringstype ad gangen (fx tidsregistreringer, ferie, sygdom, kørsel)
eller alle registreringer samlet
Det er ikke muligt at kombinere flere specifikke typer i samme visning
Se og eksportere data
Klik Vis resultat for at få vist registreringerne
Resultatet vises som én samlet listeDu kan herefter eksportere visningen til Excel
Du kan med fordel eksportere alle registreringer til Excel og derfra filtrere og sortere data, som du ønsker.
Kun registreringer, du har adgang til, vises i oversigten.
Bemærk: Eksporten fra "Mine registreringer" er kun til personlig brug – ikke til opfølgning eller afstemning af balancer.
Denne funktion gælder kun for dine egne registreringer. Det er ikke muligt at eksportere registreringer for andre medarbejdere fra denne visning.
Mine data og apps:
Du kan selv oprette dine brugerdata, som fødselsdag, privat adresse, private e-mail, tidszone, i nødstilfælde kontakt, m.f. i BitaBIZ. Læs mere om hvordan du gør det her.
BitaBIZ kan anvendes både via din mobilapp og Outlook. I Outlook har du mulighed for at tilkoble et e-mail autosvar til når du er fraværende.
Derudover kan du tilføje din BitaBIZ Team kalender til din Outlook, Google cal eller iCal
Support
Hvis du har et spørgsmål er du meget velkommen til at kontakte BitaBIZ.
Læs mere her!