Når en medarbejder bliver genansat, skal saldi ikke nulstilles. Der skal altid oprettes en ny medarbejderprofil i BitaBIZ.
En tidligere medarbejderprofil må ikke genbruges eller genaktiveres og derfor skal feriedage og feriefri ikke nulstilles på en eksisterende medarbejderprofil i forbindelse med genansættelse selvom medarbejderen tidligere har været aktiv i systemet.

Hvordan den nye medarbejderprofil oprettes, afhænger af jeres brugeradministration.

Hvis I har manuel brugeradministration

Læs mere om manuel brugeroprettelse her

Hvis I har automatisk brugeradministration
​Læs mere om automatisk brugeroprettelse her

Brug tilbagevendende registrering, når den samme registrering gentager sig over en periode. Anvendes ofte til disse registreringstyper:

Eksempler:

Deltidssygemelding hvor medarbejderen skal registeres syg nogle timer hver dag kan registreres som en tilbagevendende registrering kun af Løn Admin rollen.

Gå til:
​Løn Admin → Kalenderadgang → Åbn medarbejder → Ny registrering

Brug denne metode, hvis medarbejderen fx arbejder færre timer pr. dag i en periode.

Bemærk:
Det kræver rollen Løn admin at oprette en tilbagevendende registrering til deltidssygemeldte.

Det afhænger af medarbejderens tidsregistreringsmetode hvordan systemet håndterer arbejdstiden.

Hvis medarbejderen bruger Juster tid uden timebank, opretter systemet ikke arbejdstid automatisk på en dag, hvor der allerede er registreret fravær.

Derfor skal arbejdstiden registreres separat for de timer, medarbejderen er til stede.

Den korrekte metode er:

Hvis medarbejderen bruger en tidsregistreringsmetode med daglig registrering, registrerer de blot den faktiske arbejdstid hver dag.

Hvis medarbejderen bruger Juster tid uden timebank, skal du først oprette deltidssygemeldingen som en tilbagevendende registrering med registreringstypen Syg.

Derefter skal du oprette tidsregistreringer for de timer, medarbejderen skal være til stede, da arbejdstiden ikke længere oprettes automatisk på dage, hvor der allerede er registreret fravær. Disse tidsregistreringer kan også oprettes som tilbagevendende registreringer, så de oprettes for hele den aftalte periode.

Hvis der senere bliver behov for ændringer, kan medarbejderen selv rette eller slette registreringen.

Ja, hvis du har en løn admin-rolle, kan du godkende registreringer på vegne af medarbejdere – herunder også ledere – via Løn admin kalenderadgang.

Når du godkender via løn admin, gør du det i din rolle som administrator og er derfor ikke afhængig af at være sat op som godkender for medarbejderen.

Dette gælder alle registreringstyper, fx kørsel, arbejdstid og fravær.

Nej, det anbefaler vi ikke. Via Nedskriv funktionen kan dage/timerne ikke sendes direkte til udbetaling i jeres lønsystem.

Hvis du benytter udbetal knappen nedskrives saldoen via Udbetaling og når Udbetal knappen anvendes kan dage/timerne udbetales direkte via jeres lønsystem eksport.

For at justere restferie-saldoen for det danske ferieår, er det vigtigt at den rigtige dato vælges for justeringen alt efter om feriedage optjenes primo eller ultimo i måneden.

💁 Vær opmærksom på at manuelle justeringer oprettet i fremtidige ferieår ikke vises under "Se historik", hvis dette ferieår ikke er oprettet endnu i kalenderen. Men disse justeringer vises i rapporten Ferie - saldolog, som findes i rapport-biblioteket. Læs mere om rapporten her!

Hvis du skal følge op på en eller få medarbejderes saldi er Kalenderadgang siden bedst. Fordi du fra siden har det komplette overblik over alle variablerne der indgår i saldoberegningen.

Hvis du skal følge op på flere medarbejdere. Eksempelvis en afdeling eller hele virksomheden. Så skal du anvende en af vores rapporter I Rapport Biblioteket.

Åbn medarbejderens kalender via Løn Admin → Kalenderadgang, og vælg ugevisning.

Ugevisningen viser medarbejderens timebankbevægelser fordelt dag for dag for én uge ad gangen. Du kan nemt navigere frem og tilbage mellem uger.

Visningen indeholder både:

Det giver dig et hurtigt overblik over både detaljer og total for perioden.

Forskellig visning!

Ugevisningen fungerer forskelligt, afhængigt af hvilken type tidsregistrering med timebank der er tilknyttet medarbejderens politik:

Afvigelsesregistrering
Registrering af overarbejde eller afspadsering.
📑 Læs mere her om, hvordan løsningen fungerer.

Daglig tidsregistrering
Registrering af arbejdstid via tjek ind/ud.
📑 Læs mere her om, hvordan løsningen fungerer.

Tilsammen dækker de hele processen fra opfølgning og afstemning til lønbehandling og analyse.

Hvis en medarbejder efter aftale skal have tilføjet ekstra feriedage, skal de manuelt opskrives på medarbejderens feriesaldo via kalenderadgang:

På den måde bliver dagene lagt til feriesaldoen, som medarbejderen kan disponere over.

Hvis du skal undersøge en enkelt eller få medarbejders feriesaldo anbefaler vi at du benytter Kalenderadgang.

Via Kalenderadgang får du det fulde overblik over en medarbejders saldo.

Hvis du ikke kan se alle aktive medarbejdere på listen under kalenderadgang, skyldes det typisk, at din adgang er begrænset af din rolle og de tags, du er tildelt.

Tjek derfor:

Hvis tags ikke matcher, vil medarbejderne ikke være synlige under kalenderadgang.

Hvis du ikke kan se inaktive medarbejdere på listen under kalenderadgang, bør du først undersøge, hvilken rolle du har:

Hvis du har rollen Lokal løn admin, skal du sikre dig, at den inaktive medarbejder er tagget med samme Land/Region og/eller Datterselskab, som du selv har adgang til.

Bemærk: Hvis tags skal ændres på en inaktiv medarbejder, skal medarbejderen først gøres aktiv igen, før tags kan tilføjes eller opdateres.
Læs om tags her og om lokal løn admin her.

Nej. Når du opretter en registrering på vegne af en medarbejder via Løn Admin (Kalenderadgang), er det kun medarbejderen selv, der modtager en e-mail om oprettelsen.

Medarbejderens leder/godkender modtager ikke notifikationer i denne situation, og der sendes heller ikke SMS.

Notifikationer til godkender sker kun, når medarbejderen selv opretter en registrering, afhængigt af godkenderens egne indstillinger.