Spring videre til hovedindholdet

Rapport: Ferie

Ferie-rapporten giver overblik over medarbejdernes ferieoptjening, afholdelse og restsaldo.

Skrevet af Esben Hedegaard

Ferie i rapportbiblioteket

I rapportbiblioteket kan du finde tre forskellige rapporter for ferie, som giver indsigt i medarbejdernes ferieoptjening, afholdelse og restsaldo.

Ferie er en lovpligtig saldo, som følger ferielovens regler og optjenes og afholdes efter faste principper.

Du kan arbejde med ferie via tre forskellige rapporttyper, som gør det muligt at analysere feriedata på tværs af perioder, afdelinger, selskaber, lande og medarbejdere:

  • Saldolog → viser alle bevægelser for feriesaldoen

  • Sum pr. periode → viser summen af bevægelser i en valgt periode

  • Saldo pr. valgt måned → viser restferiesaldo primo den valgte måned

Vælg rapport ud fra, om du vil se saldo, samlede bevægelser eller detaljer.
Data kan filtreres, tilpasses og eksporteres til Excel.

Sådan finder du rapporterne

Gå til:
​HR Statistik → Rapport bibliotek → Ferie

Her kan du vælge mellem tre faner:

  • Saldolog

  • Sum pr. periode

  • Saldo pr. valgt måned

1. Saldolog

Saldolog viser historik over alle bevægelser, der påvirker feriesaldoen. Det inkluderer:

  • optjening

  • afholdte feriedage

  • overførsler fra tidligere ferieår

  • manuelle opskrivninger, nedskrivninger og udbetalinger

Alle posterne i rapporten er registreringer, som er oprettet via medarbejdernes kalender. Saldologgen samler dem i én oversigt.

Sådan anvender du rapporten

  1. Vælg “Saldolog”

  2. Vælg periode (år, kvartal, måned, uge/dag)

  3. Filtrér eventuelt efter type (fx optjening, afholdt, justering)

  4. Eksportér rapport

Hver linje repræsenterer én bevægelse i saldoen.

Hvornår skal du bruge denne rapport?

Brug rapporten når du vil:

  • forstå hvordan en feriesaldo er opbygget

  • finde konkrete registreringer

  • fejlsøge forskelle i saldo

2. Sum pr. periode

Sum pr. periode viser en samlet opgørelse af bevægelser på feriesaldoen i en valgt periode – pr. medarbejder.

Den summerer de valgte variabler, fx:

  • afholdt ferie

  • optjening

  • overførsler

  • manuelle justeringer og udbetalinger

Rapporten viser summen af bevægelser – ikke restsaldoen.
Husk at vælge hvilke variabler, der skal vises i rapporten.

Sådan anvender du rapporten

  1. Vælg “Sum pr. periode”

  2. Vælg den ønskede periode

  3. Vælg hvilke variabler du vil have med

  4. Se resultatet pr. medarbejder

Resultatet vises som samlet antal dage for perioden.

Hvornår skal du bruge denne rapport?

Brug rapporten når du vil:

  • se hvor meget ferie der er afholdt i en periode

  • få overblik over optjening eller forbrug

  • lave opgørelser til løn eller rapportering

3. Saldo pr. valgt måned

Denne rapport viser medarbejdernes restferiesaldo for en valgt måned i et ferieår.

Saldoen beregnes ud fra:

  • optjening

  • afholdte feriedage

  • overførsler

  • manuelle justeringer og udbetalinger

Rapporten anvender variablerne til at beregne restferie pr. en valgt måned ud fra de registreringer, der er oprettet via medarbejderens kalender.

Rapporten viser saldoen for den valgte måned, hvor:

  • optjening behandles som primo optjening

  • afholdte feriedage i måneden medregnes i saldoen

Sådan anvender du rapporten

  1. Vælg “Saldo pr. valgt måned”

  2. Vælg den måned, du vil beregne saldo for

  3. Vælg ferieår (hvis relevant – især i overgangsperioden)

  4. Se restsaldoen i kolonnen “Dage”

Hvis den valgte måned ligger i perioden 1/9–31/12, viser rapporten saldo for begge ferieår. Vælg derfor det relevante ferieår.

Hvordan beregnes saldoen?

Saldoen beregnes ud fra alle registreringer i ferieåret frem til og med den valgte måned.

Det betyder, at:

  • optjening indgår som primo optjening

  • afholdte feriedage i måneden indgår i beregningen

  • manuelle justeringer og overførsler indgår i saldoen

Resultatet er medarbejderens restferiesaldo for den valgte måned.

Hvornår skal du bruge denne rapport?

Brug rapporten når du vil:

  • se restferiesaldo for en bestemt måned

  • afstemme ferie mod lønsystem

  • få overblik over saldo i en periode

Vær opmærksom på:

  • Afholdte løntræksdage fratrækkes ikke restsaldoen, da de afregnes som løntræk og ikke afholdte dage.

  • Overført forskudsferie supporteres ikke
    Rapporten supportere ikke ferieplaner der tillader medarbejdere at overføre en forskudssaldo til nyt ferieår.

Rapporternes filtre

Alle tre visninger af rapporten kan filtreres og tilpasses, så visningen kun sker for de ønskede grupper.

Det er muligt at filtrere på følgende:

  • Medarbejdernavn

  • Medarbejderstatus

  • Løn nr.

  • Jobtitel

  • Afdeling

  • Politik

  • Virksomhed

  • Land

Vær opmærksom på, at rapporterne kun er til visning og eksportering af data.

Hvis en medarbejders saldo manuelt skal justeres, gøres dette via Løn admins kalenderadgang.

FAQ

Valg af rapport

Hvad er forskellen på de tre rapporter?

  • Saldolog viser alle bevægelser enkeltvis (historik)

  • Sum pr. periode viser summen af bevægelser i en periode

  • Saldo pr. valgt måned viser restferiesaldo for den valgte måned

Brug saldolog til at se detaljer.

Brug sum pr. periode til at se totaler.

Brug saldo pr. valgt måned til at se saldo.

Hvornår skal jeg anvende saldologgen?

Rapporten saldolog kan med fordel anvendes, hvis du vil:

  • Forstå opbygningen af feriesaldo

  • Eksportere feriesaldoens variabler til Excel

  • Finde konkrete registreringer

  • Eksportere en specifik variabel for flere medarbejdere

Hvornår skal jeg anvende sum pr. periode?

Brug rapporten sum pr. periode, når du vil:

  • se hvor meget ferie der er optjent eller afholdt i en periode

  • lave opgørelser pr. medarbejder

  • analysere bevægelser uden at se saldo

Hvornår skal jeg anvende saldo pr. valgt måned?

Brug rapporten, når du vil:

  • se restferiesaldo for en bestemt måned

  • afstemme saldo mod lønsystem

  • få overblik over saldo i en periode

Hvad er forskellen på rapporten Saldo pr. valgt måned og rapporten Saldolog?

Saldo pr. valgt måned viser restferie pr. den valgte måned, hvor saldolog viser alle bevægelser (historik) bag saldoen.

Kan jeg bruge samme rapport til ferie og tillægssaldo?

Nej. Ferie og tillægssaldo har hver deres rapporter i rapportbiblioteket.

Vælg altid den rapport, der passer til den saldo, du vil analysere. Er det tillægssaldo, skal du følge denne vejledning.

Data i rapporterne

Kan jeg filtrere rapporten for at se bestemte variabler?

Ja, i rapporterne Saldolog og Sum pr. periode kan filteret "Type" anvendes for at vælge de ønskede variabler, fx registreringer, optjening, overførsel, justeringer eller udbetalinger.

Kan jeg filtrere rapporterne på bestemte medarbejdere eller afdelinger?

Ja. Brug standarddimensionerne (fx medarbejder, løn nr., afdeling, land eller politik) til at filtrere rapporterne og for at se data mere detaljeret for den ønskede gruppe.

Kan jeg få noter fra ferieregistreringer med i udtrækket?

Nej, noter fra ferieregistreringer kommer ikke med i udtræk fra rapportbiblioteket.

Hvis du har brug for en rapport, hvor noterne skal inkluderes, skal du i stedet gå til Løn admin og vælge Opret rapport. Her kan du opsætte rapporten, så noterne fra ferieregistreringerne bliver taget med. Læs mere om rapporten her.

Jeg skal afstemme saldoen for restferie imellem vores lønsystem og BitaBIZ. Hvordan gør jeg det?

Anvend rapporten Saldo pr. valgt måned, som beregner restferiesaldoen pr. ultimo en valgt måned.

Hvis du skal afstemme feriesaldoen i overgangsperioden (1/9-31/12) skal du være opmærksom på, at rapporten viser både gammelt og nyt ferieår pr. medarbejder. Du kan vælge kun at få vist det ene af de 2 overlappende ferieår.

Lønsystemets saldo en måned har ofte en periode efter lønkørslen der ikke er opdateret endnu. Eksempelvis hvis du har eksporteret ferie fra BitaBIZ til den 20. indgår der kun afholdt ferie frem til denne dato i jeres lønsystem.
I BitaBIZ medregnes afholdt ferie ultimo måneden.

Hvorfor ser jeg “manuelle opskrivninger/nedskrivninger” i rapporten?

Manuelle justeringer vises i alle 3 rapporter.


I Saldolog og Sum per periode kan du vælge kun at få vist én bestemt manuel justering: opskrivning, nedskrivning eller udbetaling.

I Restferie - per valgt måned indgår manuelle justeringerne automatisk i beregning af restferiebalancen pr. en valgt måned.

Hvis du skal undersøge en bestemt medarbejders feriebalance kan du med fordel se balancens variabler (Eksempelvis en opskrivning) for én medarbejder under kalenderadgang -> Se historik.

Besvarede dette dit spørgsmål?