Spring videre til hovedindholdet

Setup: Afvigelsesregistrering - regler & logik

Juster dagens officielle arbejdstid via afvigelser som fravær, overarbejde og afspadsering

Skrevet af Esben Hedegaard

Introduktion til afvigelsesregistrering

Afvigelsesregistrering til medarbejdere med timebank, anvendes når medarbejdere har en fast normtid og ikke skal registrere deres arbejdstid dagligt, men eksempelvis kan optjene afspadsering ved overarbejde.

Afvigelsesregistrering er velegnet til medarbejdere med fast arbejdstid, hvor kun ændringer fra den normale arbejdsdag skal registreres – fx:

  • Fravær

  • Overarbejde

  • Afspadsering

I ugevisningen i kalenderen, for medarbejdere som benytter tidsregistrering med timebank, fremgår det hvordan registrerede afvigelser påvirker henholdsvis medarbejderens timebank og de faktiske arbejdstimer pr. dag og uge:

Læs mere om tidsregistrering med timebank her:

📑Setup vejledning til tidsregistrering med timebank

Regler og logik for afvigelsesregistrering

Valg af normtidsmetode

Afvigelsesregistrering kræver, at der er opsat en normtidsmetode.

Normtiden danner grundlag for beregning af både faktiske arbejdstimer og timebank.

Normtidsmetoden opsættes på politikken eller på den enkelte medarbejders stamdatakort.

Der er to normtidsmetoder at vælge imellem:

  1. Dagens officielle start- og sluttid er indtastet
    Anvend denne metode til personalegrupper der har en fast arbejdstidsplan, der ikke ændrer sig meget.
    ​

  2. Dagens nettotimer er kun indtastet
    Anvend denne metode til personalegrupper der ikke har en fast arbejdstidsplan.

📑 Følg denne guide til oprettelse af normtid (officiel arbejdstid).

Arbejdsdag uden afvigelse

Hvis der ikke er oprettet nogen afvigelse på en arbejdsdag, hverken overarbejde, afspadsering eller fravær.

Så foretages der ingen ændringer.

Faktiske arbejdstimer = normtiden

Timebank (+/-) = 0 timer

Fravær

En arbejdsdags faktiske arbejdstimer vil fjernes, hvis fravær er registreret på dagen og der derfor ikke skal noteres arbejdstid.

Disse fraværstyper nulstiller de faktiske arbejdstimer:

  • Ferie

  • feriefri

  • Sygedag & barn syg

  • Andet fravær (orlov, m.f.)

  • Helligdage

  • Dagebank - minusdag

  • Egen registreringstype markeret som fridag

Hel fraværsdag

En hel fraværsdag modregnes i den officielle arbejdstid (normtiden) og de faktiske arbejdstimer den dag bliver 0 timer.

Halv fraværsdag

En halv fraværsdag modregnes i den officielle arbejdstid (normtiden) og de faktiske arbejdstimer den dag bliver halv normtid.

Fraværstimer

Fraværstimer modregnes i den officielle arbejdstid (normtiden) med antal timer registreret.

Fraværstyper der supporterer timer:

  • Feriefri

  • Syg

  • Barn syg

Eksempel:

Medarbejder har en arbejdsdag på 7,5 time, men registrerer sig syg i slutningen af arbejdsdagen fra 14:30-16:00.

Faktiske arbejdstimer = 6

Timebank (+/-) = ingen justering

Overarbejde

Overarbejde kan registreres forskelligt alt efter om det skal afregnes direkte svarende til antal timer, til en faktor eller til udbetaling.

Overarbejde 1:1

Eksempel:

Medarbejderen har registreret 2 overarbejdstimer.

Faktiske arbejdstimer = 9,5

Timebank (+/-) = +2 timer

Overarbejde med faktor

Eksempel:

Medarbejderen har en fast fridag der modregnes i de faktiske arbejdstimer.

Medarbejder arbejder 1 time på sin fridag. Overarbejdet afregnes med en faktor 1:2.

Faktiske arbejdstimer = 1 time

Timebank (+/-) = +2 timer

Overarbejde til udbetaling

Eksempel:

Medarbejder registrerer 1 times overarbejde, som sættes til udbetaling og derfor ikke kan afspadseres.

Faktiske arbejdstimer = 8,5 timer.

Timebank (+/-) = justeres ikke

Afspadsering

Afspadsering kan enten registreres i hele dage eller timer afhængigt af behov.

Afspadsering - hel dag

Dagens officielle normtid trækkes i timebanken.

Faktiske arbejdstimer = 0 timer

Timebank (+/-) = - 7,5 timer

Afspadsering - timer

Eksempel:

Medarbejder afspadserer fra 8-12 (4 timer). Denne medarbejders frokostpause ligger fra 12:00-12:30.

Faktiske arbejdstimer = 3,5 timer

Timebank (+/-) = - 4 timer

Rapport til EUs arbejdstidsdirektiv

Rapporten giver overblik over jeres medarbejderes faktiske arbejdstid:

  • den faktiske arbejdstid per uge for den valgte periode

  • den gns. faktiske arbejdstid for den valgte periode.

Find rapporten for faktisk arbejdstid under: HR statistik → Rapport Bibliotek → Tidsregistrering - med timebank

📑 Læs mere om rapporten her!

FAQ

Hvornår skal vi bruge afvigelsesregistrering?

Det giver mening at bruge afvigelsesregistrering, når medarbejdere har fast normtid og kun skal registrere fravær, overarbejde eller afspadsering – ikke daglig arbejdstid.

Hvad er forskellen på faktiske arbejdstimer og timebank?

Faktiske arbejdstimer bruges til rapportering (fx EU-regler).
Timebank viser medarbejderens saldo af plus/minus timer.

Kan medarbejdere bruge afvigelsesregistrering og daglig tjek ind/ud?

Nej. Der skal vælges én primær tidsregistreringsmetode på politikken og man kan ikke være tilkoblet flere slags. Lad om de forskellige metoder for tidsregistrering med timebank her.

Hvordan håndterer vi medarbejdere med fast fridag i lige og ulige uger, når de bruger timebank?

Hvis medarbejdere har fast fri på forskellige dage i lige og ulige uger, og de bruger afvigelsesregistrering med timebank, skal opsætningen typisk håndteres med tre ting:

  1. Fast fridag bookes som en tilbagevendende registrering

  2. Overarbejde registreres med en overarbejdsjobkode

  3. Normtid for lige og ulige uger opsættes på medarbejderens stamdatakort

Den faste fridag skal bookes i kalenderen som en tilbagevendende registrering, fx med registreringstypen Fast fridag. Det giver synlighed i kalenderen og sikrer, at fridagen er planlagt korrekt.

Hvis medarbejderen arbejder på sin faste fridag, skal timerne registreres som overarbejde med den relevante overarbejdsjobkode. Timerne afregnes derefter til timebanken efter jobkodens opsætning.

Hvis medarbejderen senere skal afspadsere timer, skal medarbejderen bruge almindelig afspadsering via timebanken.

Brug ikke Dagebank, hvis medarbejderen skal have plus- og minustimer. Dagebank bruges til dage, ikke timer. Hvis kunden skriver fx “+2 timer”, er det timebank, ikke Dagebank.

Normtid i lige og ulige uger styres ikke fra politikken. Den skal opsættes på medarbejderens stamdatakort:

Setup Admin → Rediger medarbejder → Arbejdsuge

Her kan medarbejderens individuelle arbejdsuge opsættes, så normtiden passer til lige og ulige uger.

Kort sagt:

  • Fast fridag → bookes som tilbagevendende registrering

  • Arbejde på fast fridag → registreres med overarbejdsjobkode

  • Afspadsering af timer → håndteres via timebank

  • Plus/minus i timer → brug timebank, ikke Dagebank

  • Lige/ulige normtid → opsættes på medarbejderens stamdatakort

Besvarede dette dit spørgsmål?