Introduktion

Rollen Lokal løn admin bruges i organisationer med flere lande og/eller selskaber på samme BitaBIZ-konto.

Med rollen kan du give en lokal lønansvarlig adgang til at administrere løndata kun for de medarbejdere, der matcher de relevante tags.

Rollen er ideel, når lønadministration skal opdeles mellem:

Lande/regioner
Datterselskaber

Adgangen styres altid via tags og kræver korrekt opsætning på både medarbejdere og politikker.

Vigtigt at være opmærksom på

Lokal løn admin
En brugerrolle med begrænset lønadgang, som kun gælder for medarbejdere der matcher adminens tags.

Tags
Filtre der bruges til at afgrænse adgang i globale organisationer.

BitaBIZ anvender to typer tags:

Land/Region-tag → geografisk afgrænsning
Datterselskab-tag → juridisk/organisatorisk afgrænsning

Læs mere om tags her.

For at Lokal løn admin fungerer korrekt, skal:

Brugeren med lokal løn admin være tagget
Medarbejdere være tagget
Politikker være tagget

Lokal løn admin – Opsætning

1. Tag jeres politikker

Start med at tagge jeres politikker med:

Land/Region
Datterselskab
Både land/region og datterselskab

Politikker uden korrekte tags kan ikke administreres af lokal løn admin.

Når du opretter et tag, kan det derefter vælges til den lokale løn admin rolle, som et filter til at administrere adgang

2. Tag jeres medarbejdere

Tag jeres medarbejdere med enten land/region-tag, et datterselskab-tag eller begge dele.

Dette gøres fra medarbejderens stamdatakort.

Husk, at de tags, der oprettes på medarbejderens profil, skal matche de samme tags, der er oprettet på medarbejderens politik.

Hvis der ikke er et 100% match, vil den lokale løn admin rolle ikke få adgang til enten medarbejderen eller medarbejderes politik.

Når du har tagget medarbejdere og politikker med samme tag(s), har du fuldført opsætningen til den lokale lønadministrationsopsætning!

⬇️ Du er nu klar til at tildele rollen som lokal løn admin til udvalgte medarbejdere!

3. Tildeling af rollen Lokal løn admin

Åbn stamdatakortet på en medarbejder, der skal tildeles lokal løn admin rolle.

De tags, som er oprettet ovenfor vil automatisk blive tilføjet som muligheder ved lokal løn admin rollen.

Vælg hvilke lande/regioner og selskaber, den lokale løn-administrator skal have adgang til ved at markere et eller flere oprettede tags:

I eksemplet ovenfor vil den lokale løn admin altså få adgang til medarbejdere i CompanyY og CompanyX, men kun i Tyskland.

Medarbejdere med lokal løn admin rolle vises med et gult løn admin ikon på den globale medarbejderliste under Setup admin > Medarbejdere:

Eksempler hvis tags ikke matcher

Eksempel 1:

Tags oprettet på medarbejderens politik:

Bemærk at politikken kun er tagget på land og ikke med datterselskab

Tags oprettet på medarbejder:

Bemærk at medarbejder er tagget med både land og datterselskab

Tags tilføjet den lokale løn admin:

Bemærk at lokal løn admin er tagget med både land og datterselskab

Resultat af tags, der ikke matcher:

Lokal løn admin har kalenderadgang til medarbejderen, da både medarbejder og løn admin har samme tag på land.
Lokal løn admin har ikke adgang til medarbejderens politik, da politikken kun er tagget med land, men løn admin er tagget med både land og datterselskab

Eksempel 2:

Tags oprettet på medarbejderens politik:

Bemærk at politikken er tagget med både land og datterselskab

Tags oprettet på medarbejder:

Bemærk at medarbejder er tagget med både land og datterselskab

Tags tilføjet den lokale løn admin:

Bemærk at løn admin kun er tagget med land og ikke datterselskab

Resultat af tags, der ikke matcher:

Lokal løn admin har ikke adgang til hverken medarbejder eller politik, da løn admin kun er tagget med land, men medarbejder og politik er tagget med både land og datterselskab. Når medarbejderen har flere tags end lokal løn admin, vil adgangen være nægtet.

Lokal løn admin - Regler

En lokal løn admin har begrænset adgang til lønfunktioner og visninger, da dette afhænger af de tags, som fremgår på medarbejderen og medarbejderens politik.

Funktion	Lokal løn admin tagget med Land/Region + Datterselskab	Lokal løn admin tagget med kun Land/Region	Lokal løn admin tagget med kun Datterselskab
Kalender-adgang	Medarbejdere hvor Land/Region og/eller Datterselskab matcher (ét match er nok)	Medarbejdere med samme Land/Region og uden Datterselskab-tag	Medarbejdere med samme Datterselskab og uden Land/Region-tag
Redigér lønnummer m.m.	Medarbejdere hvor både Land/Region og Datterselskab matcher præcist	Medarbejdere med samme Land/Region og uden Datterselskab-tag	Medarbejdere med samme Datterselskab og uden Land/Region-tag
Restferie overførsel	Medarbejdere hvor både Land/Region og Datterselskab matcher præcist	Medarbejdere med samme Land/Region og uden Datterselskab-tag	Medarbejdere med samme Datterselskab og uden Land/Region-tag
Løneksport med periode-styring	Medarbejdere hvor både Land/Region og Datterselskab matcher præcist	Medarbejdere med samme Land/Region og uden Datterselskab-tag	Medarbejdere med samme Datterselskab og uden Land/Region-tag

Kalenderadgang er fleksibel, hvis lokal løn admin har både tags på land/region og datterselskab.

Lønredigering, restferie og eksport kræver altid præcis adgang baseret på tags, som skal matche 100% med lokal løn admins tag.

FAQ

Kan oprettelse af stamdata til Lokal Løn Admin rollen automatiseres?

Det er ikke muligt at lave en fuld automatisering af den nødvendige lokale lønopsætning.

Tagget Land/region kan automatiseres fra jeres Active Directory.

Disse stamdata skal administreres manuelt:

Datterselskab-tag på medarbejder – når nye medarbejdere oprettes eller en medarbejder skifter virksomhed i organisationen.
Tags på politikker – når nye politikker oprettes.

Hvorfor kan jeg ikke se en bestemt medarbejder?

Som Lokal løn admin kan du kun se medarbejdere, der matcher de tags, du har adgang til (land og/eller datterselskab).

Hvis en medarbejder ikke vises, skyldes det typisk at:

medarbejderen ikke har samme tags som din rolle
medarbejderen eller politikken mangler tags
tags ikke matcher 100% (kræves især ved lønredigering og restferie)

Tjek derfor altid, at admin, medarbejder og politik er tagget ens.

Hvad er forskellen på global og lokal løn admin?

En global løn admin har adgang til alle medarbejdere i virksomheden.
En lokal løn admin har kun adgang til medarbejdere i en bestemt gruppe - et land og/eller et selskab.

Vi har medarbejdere i flere lande og jeg skal kun administrere nogle af dem. Hvordan gør jeg det?

Hvis din organisation har medarbejdere i flere lande, kan rollen Lokal løn admin bruges til at begrænse din adgang til kun de relevante medarbejdere.

Som Lokal løn admin får du kun adgang til medarbejdere, der matcher de tags, du er tildelt, fx:

bestemte lande/regioner
bestemte datterselskaber

For at sikre korrekt adgang skal medarbejdere og deres politikker være tagget med de samme Land/Region og/eller Datterselskab, som du har adgang til.

Tildel rollen Lokal Løn Admin