Funktioner i kalenderadgangen
Kalenderadgang siden er Løn Admins cockpit.
Via kalenderadgang har Løn Admin adgang til alle medarbejderes kalendere, og herfra kan du som Løn Admin:
Oprette og slette registreringer
Godkende registreringer
Manuelt opskrive og nedskrive saldi
Udbetale saldi
Se en balances historik og statistik
Sådan åbner du en medarbejders kalender
💁 Der er også adgang til inaktive medarbejderes kalender. Inaktive (opsagte) medarbejdere vises også på listen - men er markeret som inaktive. |
|
Opret en registrering for en medarbejder
Du kan som Løn Admin oprette nye registreringer direkte i en medarbejders kalender.
💁 En registrering oprettet af Løn Admin er automatisk godkendt.
💁 Medarbejder bliver via e-mail orienteret om registreringer der oprettes.
|
|
Opret en tilbagevendende registrering?
Skal du for en periode booke en fast fridag, en tidsregistrering, m.f?
💁 Husk at vælge den periode du vil booke, med en eller flere faste dage/timer. |
|
Grupperegistrering
Skal du oprette én registrering, for en gruppe medarbejdere på samme tid?
Eksempelvis en tvungen ferielukkedag.
📑Følg denne vejledning til Grupperegistrering
Slet en registrering
Sådan sletter Løn Admin en registrering:
💁 Det er kun Løn Admin som kan slette registreringer, der er lønbehandlet.
|
|
Godkend en registrering
Registreringer der afventer godkendelse er røde i medarbejderens kalender.
💁 Registreringer der afventer godkendelse kommer ikke med i eksporten til jeres lønsystem. Lønadministrator kan derfor godkende registreringer for en godkender hvis det er nødvendigt. |
|
Sådan godkender du en registrering:
💁 Medarbejder orienteres automatisk, når du godkender en registrering. Hvis du skriver en personlig besked, modtager medarbejder også denne. |
|
Opfølgning på en balance
Løn Admin har via kalenderadgangen overblik over medarbejdernes balancer:
Ferie
Feriefri
Timebank
Dagebank
Overblikket inkludere alle variablerne, en balance indeholder.
Eksempel: Feriebalancen
Feriebalancen består af følgende variabler:
➡️ overført restferie fra gammelt ferieår
⬅️ manuelle nedskrivning
➡️ manuelle opskrivning
⬅️ manuelle udbetalinger af restdage
➡️ optjening der følger optjeningsreglerne tilkoblet på en politik
⬅️ godkendte feriedage oprettet i ferieåret
= RESTSALDO
Klik "Se historik" for at se et ferieårs balance.
Det er muligt at åbne flere ferieår tilbage i tiden:
FAQ til at forstå det danske ferieår
Det danske ferieår består af 2 perioder fra 1/9-31/12 der overlapper et andet ferieår:
Starten af ferieåret overlapper med det forrige ferieår.
Slutningen af ferieåret overlapper med det nye ferieår.
I begge de 2 overlappende perioder kan der være en kombination af nye og gamle dage.
Hvis du undre dig over hvis nogle feriedage ikke tæller med i en feriebalance...
Klik "Monthly balance" for at se om der er en kombination af nye og gamle dage (for at se hvilket ferieår en registrering tilhøre):
Best practice til feriebalancen:
En medarbejder er tilkoblet en fast optjening der følger ferieloven i et land.
Optjeningen nedskrives af medarbejder via ansøgning om ferie.
Når ferieåret slutter beregner BitaBIZ automatisk hvis der er en restsaldo.
Restdage sendes til behandling. Løn Admin kan enten overføre, udbetale eller slette restdage.
Manuel op- eller nedskrivning af en saldo bør kun anvendes i særlige tilfælde.
Opskriv eller nedskriv en balance manuelt
Sådan justerer du manuelt en medarbejders saldo:
Åbn medarbejders kalender.
Klik "Opskriv" eller "Nedskriv" ud for balanven der skal justeres.
Vælg fra hvornår justeringen skal være gældende (VIGTIGT).
Tilføj evt. en note til dokumentation, for den manuelle justering.
Klik "Gem".
💁 Manuelle op- og nedskrivninger af saldi fra Løn Admin kalenderadgang:
er gældende fra den måned de oprettes til.
er gældende for det ferieår de oprettes til.
gemmes i saldoens "Se historik" inkl. evt. oprettet note.
Justering af korrekt ferieår
Er der behov for at oprette en manuel justering til udgangen af det danske ferieår, der slutter 31/08?
Ved ultimo optjening -> vælg september som dato for justeringen.
Ved Primo optjening -> vælg august som dato for justeringen
Udbetal en balance
Sådan udbetaler du en medarbejders balance:
Åbn medarbejders kalender som Løn Admin.
Klik "Udbetal" ud for saldoen.
Vælg datoen, som udbetalingen/nedskrivningen skal være gældende fra.
Indtast antal dage/timer, der skal udbetales.
Tilføj evt. som dokumentation for udbetalingen.
Udbetalingen gemmes i medarbejderens kalender, og er gældende fra den valgte måned.
Klik på saldo-udbetalingen gemt i medarbejderens kalender for at få yderligere information eller klik på saldoens "Se historik":
💁 En saldo udbetaling nulstilles ved at klikke på udbetalingen i medarbejderens kalender. Når den slettes fjernes udbetalingen/ nedskrivningen af saldoen.
Lønsystemeksport
Følg altid best practice til lønsystemeksport. Det sikre at der altid er synkronisering.
📑 LÆS MERE HER om best practice lønsystemeksport.
Best practice sikre:
at en registrering der mangler godkendelse automatisk kommer med ved en senere løneksport når den er godkendt.
at en efter-registrering oprettet til en lukket lønperiode opdateres til lønsystemet ved næste løneksport.
at en lønbehandlet registrering der slettes bliver fremhævet ved næste løneksport. Således sletningen kan korrigeres til lønsystemet.
at udbetalinger af saldi medtages i lønfilen.
💁 Det er altid muligt, både for medarbejder og Løn Admin, at klikke på en registrering, for at se om den er lønbehandlet:
