Intro til siden kalenderadgang
Kalenderadgang er Løn Admins cockpit!
Fra Kalenderadgang siden kan du som lønansvarlig åbne medarbejdernes kalendere og udføre alle nødvendige handlinger: oprette og godkende registreringer, justere balancer og følge op på balancer.
🔔 Der er tilkoblet automatisk beskedflow til medarbejder vedr. en handling oprettet af Løn Admin. Eksempelvis besked om en registrering blev oprettet, slettet eller godkendt.
👉 Artiklen handler om hvordan Løn Admin arbejder fra kalenderadgangssiden – ikke om medarbejdernes egen selvbetjening.
Funktioner i kalenderadgangen
Funktion | Beskrivelse | Resultat / hvor det vises |
Oprette registreringer | Tilføj ferie, fravær eller anden registrering direkte i medarbejderens kalender. | Kalenderen opdateres, medarbejderen orienteres. |
Slette registreringer | Fjern en registrering, fx hvis den er fejlregistreret. | Kalenderen opdateres, medarbejderen orienteres. |
Godkende registreringer | Godkend på vegne af godkender, så registreringen kan indgå i løn. | Status ændres til godkendt og kan nu overføres til lønfil. |
Opskrive / nedskrive balancer | Opret manuelle balancejusteringer til | Ændringen gemmes i “Se historik” og logges i rapporter. |
Udbetale balancer | Udbetal dage/timer direkte fra en balance | Nedskrivninger via Udbetal funktionen kan sendes til lønfilen. |
Opfølgning på balancer | Få overblik over grundlaget for en balance. | Balancebevægelser vises/anvendes i “Se historik”. |
Sådan åbner du en medarbejders kalender
💁 Der er også adgang til inaktive medarbejderes kalender. Inaktive (opsagte) medarbejdere vises også på listen - men er markeret som inaktive. |
|
Opret en registrering for en medarbejder
Du kan som Løn Admin oprette nye registreringer direkte i en medarbejders kalender.
💁 En registrering oprettet af Løn Admin er automatisk godkendt.
💁 Medarbejder bliver via e-mail orienteret.
|
|
Opret en tilbagevendende registrering?
Skal du for en periode booke en fast fridag, en tidsregistrering, m.f?
💁 Husk at vælge den periode du vil booke, med en eller flere faste dage/timer. |
|
Slet en registrering
Sådan sletter Løn Admin en registrering:
💁 Det er kun Løn Admin som kan slette registreringer, der er lønbehandlet.
|
|
Godkend en registrering
Registreringer der afventer godkendelse er røde i medarbejderens kalender.
💁 Registreringer der afventer godkendelse kommer ikke med i eksporten til jeres lønsystem. Lønadministrator kan derfor godkende registreringer for en godkender hvis det er nødvendigt. |
|
Sådan godkender du en registrering:
💁 Medarbejder orienteres automatisk, når du godkender en registrering. Hvis du skriver en personlig besked, modtager medarbejder også denne. |
|
Opskriv eller nedskriv en balance manuelt
Sådan justerer du manuelt en medarbejders saldo:
Åbn medarbejders kalender.
Klik "Opskriv" eller "Nedskriv" ud for balancen der skal justeres manuelt
(ferie, feriefri, timebank, dagebank)Vælg fra hvornår justeringen skal være gældende (VIGTIGT).
Tilføj evt. en note til dokumentation, for den manuelle justering.
Klik "Gem".
💁 Manuelle op- og nedskrivninger af saldi fra Løn Admin kalenderadgang:
er gældende fra den måned de oprettes til.
gemmes i balancens "Se historik" inkl. evt. oprettet note.
Nedskriv en balance via udbetaling
Sådan udbetaler du en medarbejders balance:
Åbn medarbejders kalender som Løn Admin.
Klik "Udbetal" ud for balancen
(Ferie, feriefri, timebank, dagebank)Vælg datoen, som udbetalingen/nedskrivningen skal være gældende fra.
Indtast antal dage/timer, der skal udbetales.
Tilføj evt. note som dokumentation for udbetalingen.
Udbetalingen gemmes i medarbejderens kalender, og er gældende fra den valgte måned.
Klik på balance-udbetalingen gemt i medarbejderens kalender for at få yderligere information eller klik på balancens "Se historik":
💁 En balance udbetaling nulstilles ved at klikke på udbetalingen i medarbejderens kalender. Når den slettes fjernes udbetalingen/ nedskrivningen af balancen.
Opfølgning på en balance
Løn Admin har via kalenderadgangen overblik over medarbejdernes balancer:
Ferie
Feriefri
Timebank
Dagebank
Overblikket inkluderer visning af alle variablerne, en balance indeholder.
En balance består af følgende variabler:
➡️ overført fra gammel periode (gælder kun ferie og feriefri)
⬅️ manuelle nedskrivninger
➡️ manuelle opskrivninger
⬅️ manuelle udbetalinger
➡️ optjening der følger optjeningsreglerne tilkoblet på en politik
⬅️ godkendte dage/timer
= RESTSALDO
Klik "Se historik" for at se en balances historik.
Forstå det danske ferieår
Det danske ferieår består af 2 perioder der overlapper hinanden i peroden 1/9-31/12:
Starten af ferieåret overlapper med det gamle ferieår.
Slutningen af ferieåret overlapper med det nye ferieår.
I begge de 2 overlappende perioder kan der være en kombination af nye og gamle dage. BitaBIZ holder styr på hvad der er gamle og nye dage i overgangsperioden.
Klik "Saldo pr. måned" for at se om der er en kombination af nye og gamle dage i overgangsperioden (for at se hvilket ferieår en registrering tilhører):
Best practice til feriebalancen:
En medarbejder er tilkoblet en fast optjening der følger ferieloven i et land.
Optjeningen nedskrives af medarbejder via ansøgning om ferie.
Når ferieåret slutter beregner BitaBIZ automatisk hvis der er en restsaldo.
Restdage sendes til behandling. Løn Admin kan enten overføre, udbetale eller slette restdage.
Manuel op- eller nedskrivning af en saldo bør kun anvendes i særlige tilfælde.
Er en registrering blevet lønbehandlet?
Klik på en registrering, for at se om den er lønbehandlet inkl. hvilken dato den blev lønbehandlet:
FAQ til kalenderadgang siden
Jeg har en ny medarbejder, som starter midt i ferieåret. Skal jeg tilrette feriebalancen?
Jeg har en ny medarbejder, som starter midt i ferieåret. Skal jeg tilrette feriebalancen?
En ny medarbejder optjener kun ferie fra sin ansættelsesdato.
Der optjenes 2,08 dage pr. hele måned medarbejderen har været ansat.
Hvis den nye medarbejder blev ansat eksempelvis den 15/8 ville han/hun optjene 0,07 dage fra denne dato per ansættelsesdag den første måned.
👉 For at beregne den korrekte saldo kan du gange antallet af hele måneder fra ansættelsesdatoen til ferieårets udløb med 2,08. Og hvis medarbejder har været ansat 15 dage den første måned ganges 0,07 med 15 for dage at få den første måneds optjening.
Eksempel: Starter en medarbejder 01.09.2025, optjenes der 4 måneder × 2,08 = 8,32 dage frem til december.
Hvordan virker nedskrivning af en balance via udbetaling?
Hvordan virker nedskrivning af en balance via udbetaling?
udbetalingen nedskriver balancen fra den måned den er oprettet i
udbetalingen gemmes i balancens "Se historik" som en minus postering. Udbetalingen nedskriver derfor balancens rest dage/timer
udbetalingen gemmes i medarbejderens kalender. Således at både medarbejder og godkender kan klikke på registreringen og se at saldoen er nedskrevet via en lønudbetaling
en udbetaling nulstilles ved 1) at klikke på udbetalingen i medarbejderens kalender og 2) klik slet.
udbetalingen kan tilkobles lønfilen således at udbetalingsprocessen automatiseres
en lønudbetalt balance-nedskrivning arkiveres og låses som lønbehandlet
Jeg har nedskrevet feriebalancen i september. Jeg kan ikke se justeringen under "Se Historik"
Jeg har nedskrevet feriebalancen i september. Jeg kan ikke se justeringen under "Se Historik"
For at justere restferie-balancen for det danske ferieår, er det vigtigt at den rigtige dato vælges for justeringen alt efter om feriedage optjenes primo eller ultimo i måneden.
Ved ultimo optjening -> vælg 30. september som dato for justeringen.
Ved Primo optjening -> vælg 31. august som dato for justeringen
💁 Vær opmærksom på at manuelle justeringer oprettet i fremtidige ferieår ikke vises under "Se historik", hvis dette ferieår ikke er oprettet endnu i kalenderen. Men disse justeringer vises i rapporten Ferie - saldolog, som findes i rapport-biblioteket. Læs mere om rapporten her!
Optjening på 2,08 dage per måned giver 24,96 dage per år. Ikke 25 dage.
Optjening på 2,08 dage per måned giver 24,96 dage per år. Ikke 25 dage.
Reglen iht. ferieloven er:
En medarbejdere der har været ansat hele ferieåret. Dvs. har optjent 2,08 dage i 12 måneder. De optjener den sidste måned i august 2,12 dage. Herved optjener de 25 dage i løbet af et helt ferieår.
En nyansat medarbejdere der ansættes i løbet af ferieåret og derfor ikke har optjent 2,08 dage hver måned hele ferieåret. De får ikke den ekstra optjening i august på 0,04 dage.
Hvornår skal jeg anvende kalenderadgang siden til at følge op på en balancer og hvornår skal jeg anvende en af jeres rapporter?
Hvornår skal jeg anvende kalenderadgang siden til at følge op på en balancer og hvornår skal jeg anvende en af jeres rapporter?
Hvis du skal følge op på en eller få medarbejderes balancer er Kalenderadgang siden bedst. Fordi du fra siden har det komplette overblik over alle variablerne der indgår i balance beregningen.
Hvis du skal følge op på flere medarbejdere. Eksempelvis en afdeling eller hele virksomheden. Så skal du anvende en af vores rapporter I Rapport Biblioteket.
Skal jeg gøre noget når det danske ferieår skifter 1/9?
Skal jeg gøre noget når det danske ferieår skifter 1/9?
Nej. Den 1/9 starter helt korrekt et nyt ferieår. Men det gamle ferieår fortsætter til den 31/12. Det betyder at hvis jeres medarbejdere har ferie tilbage fra det gamle ferieår kan de planlægge denne ferie frem til 31/12. Fra den 1/1 sendes evt. restferie til restferie behandling. Dvs. du skal først gøre noget fra denne dato :)
BitaBIZ sikre at gamle feriedage planlægges og bruges før nye dage.
En ny medarbejder har optjent feriedage før hans officielle start dato. Nyansatte plejer først at optjene fra ansættelsesdatoen.
En ny medarbejder har optjent feriedage før hans officielle start dato. Nyansatte plejer først at optjene fra ansættelsesdatoen.
Dette kan ske, hvis medarbejderen er blevet oprettet i BitaBIZ via jeres Active Directory-integration før den reelle ansættelsesdato.
I sådanne tilfælde tildeler integrationen en midlertidig ansættelsesdato. Hvis denne dato ikke bliver rettet til den faktiske ansættelsesdato, kan der blive optjent ferie på baggrund af den midlertidige dato. Når ansættelsesdatoen efterfølgende ændres til den korrekte, vil optjeningen justeres.
En anden mulighed er, at medarbejderen oprindeligt er blevet oprettet med en forkert ansættelsesdato, som senere er blevet ændret.
En tredje mulighed er, at medarbejderen i første omgang har været tilknyttet en anden feriepolitik med en anden optjeningsperiode eller andre optjeningsregler.
Hvad bruges Løneksport, Kalenderadgang og Rapportbiblioteket til?
Hvad bruges Løneksport, Kalenderadgang og Rapportbiblioteket til?
Løneksport bruges til at eksportere godkendte registreringer til lønsystemet og til at holde styr på, hvilke registreringer der er lønafregnet.
Kalenderadgang bruges til afstemning og kontrol af balancer per medarbejder, og her kan balancer justeres manuelt.
Rapportbiblioteket bruges til opfølgning og overblik på tværs af medarbejdere, perioder og registreringstyper.
Tilsammen dækker de hele processen fra opfølgning og afstemning til lønbehandling og analyse.
En medarbejder har ikke fået overført sin rest-feriefri den 1/9 – hvad kan være årsagen?
En medarbejder har ikke fået overført sin rest-feriefri den 1/9 – hvad kan være årsagen?
Når jeres feriefri-politik er sat til automatisk overførsel, behandles rest-feriefri normalt automatisk ved periodens afslutning.
Hvis en medarbejders rest-feriefri ikke blev overført automatisk den 1/9, kan det skyldes:
Medarbejderen følger en anden periode end virksomhedens standard (fx 1/1–31/12 i stedet for 1/9–31/8)
Politikken for feriefri er sat til automatisk sletning i stedet for automatisk overførsel
Medarbejderen havde ingen restdage pr. 31/8
Der er foretaget manuel justering
Politikskifte efter periodeskiftet
➡️ Gå til Løn Admin → Kalenderadgang
➡️ Under Feriefri-balancen, klik “Se historik”
Her kan du se medarbejderens saldo, overførte dage og transaktioner for perioden.
Dette er det primære sted at undersøge årsagen til manglende overførsel.
Som ekstra kontrol kan du også tjekke overførslen i saldologgen:
➡️ HR Statistik → Rapportbiblioteket → Feriefri → Saldolog
Vælg Type = “Overførsel” og dato = 1/9, hvor overførslen skulle være gennemført.
Hvis overførslen mangler, kan du manuelt justere medarbejderens feriefri-balance direkte fra Kalenderadgang.
Hvis alt ser korrekt ud i Kalenderadgang (og evt. Saldolog), men overførslen stadig mangler, kan du kontakte Online support for at få sagen undersøgt (det gør du ved at skrive, at du gerne vil snakke med et menneske i online-support kanalen).
Kan jeg udbetale dage og timer via manuel nedskrivning af en balance/saldo?
Kan jeg udbetale dage og timer via manuel nedskrivning af en balance/saldo?
Nej, det anbefaler vi ikke. Via Nedskriv funktionen kan dage/timerne ikke sendes direkte til udbetaling i jeres lønsystem.
Hvis du benytter udbetal knappen nedskrives balancen via Udbetaling og når Udbetal knappen anvendes kan dage/timerne udbetales direkte via jeres lønsystem eksport.