Skal BitaBIZ anvendes til registrering af arbejdstid til lønafregning eller projektoverblik?

Fremgangsmåden til oprettelse af løntime-registrering eller projekttime-registrering er den samme.

Klik: Setup Admin -> Moduler -> Tidsregistrering

Step 1: afklaring af tidsregistreringsmetode

BitaBIZ supporterer 3 metoder til registrering af timer:

  1. Indtastning af start og sluttid samlet i en registrering
    ℹ️ Læs brugervejledning til indtastning af start/sluttid samlet her!

  2. Indtastning kun af timeantal
    ℹ️ Læs brugervejledning til indtastning af timer her!

  3. Tjek ind ved arbejdets start og ud ved arbejdets afslutning
    ℹ️ Læs brugervejledning til tjek ind/ud her!

Når registreringsmetoden er afklaret - gemmes den ønskede metode til jeres tidsregistrering:

ℹ️ Markér at tidsregistreringerne skal godkendes hvis de skal anvendes til lønafregning. Det er et krav j.f. bogføringsloven til løntimer. Læs godkenders vejledning til godkendelse af løntimer/ timesedler her!

Step 2: opret jobkoder til lønafregning og/eller projektoverblik

2.1 Timer til lønafregning

Til lønafregning skal der som minimum oprettes/ anvendes én jobkode.

Navngiv eksempelvis jobkoden: "Normaltimer" eller "Løntimer".

➡️ Markér på jobkoden at timerne skal overføres til jeres lønsystem og indtast lønsystem-tariffen for normaltimer til jobkoden i "ID-nummer" feltet.

Hvis I har tillæg oprettes tillæggene også som jobkoder. Eksempelvis "Aftentimer", "Weekendtimer", "Overarbejdstimer", "Tilkaldetimer", "Tilrådighedstillæg", osv.

➡️ Indtast tariffen for de enkelte tillæg/jobkoder i feltet "ID-nummer":

ℹ️ Målret eventuelt jobkoderne/ løntimerne til de afdelinger de er relevante for/ skal anvendes af.

TIP: Opret jeres timeansatte til deres egen politik. Herved opnår I:

  • at I kan fjerne adgang til registrering af ferie, feriefri, betalt orlov eller barn syg, men måske fastholde adgang til sygemeldinger og markering af helligdage.

  • at I kan eksportere løntimer særskilt til jeres lønsystem hvis de timeansatte har anden lønafregningsperiode end fastansatte. Eller I kan sende feriedage til lønsystemet med løndelsnr. der matcher afregningsmetoden i lønsystemet.

2.2 Timer til projekt eller aktivitetsoverblik

Opret jobkoder per projektaktivitet. Målret evt. den enkelte jobkode/ aktivitet til én eller flere afdelinger:

Step 3: giv ansatte, der skal tidsregistrere adgang til modulet Tidsregistrering

Klik: Setup Admin -> Åben den enkelte medarbejders stamdatakort -> Markér moduladgang til "Tidsregistrering":

Medarbejdere med adgang til modulet Tidsregistrering:

  1. Medarbejderne får adgang til tidsregistrering fra web, Outlook og mobil app.

  2. Tidsregistreringsmetoden medarbejderen får adgang til afgøres af jeres indstilling under step 1 i denne vejledning.

  3. Medarbejderens kalender får tilføjet et ekstra overblik over tidsregistreringer.

    Et overblik der kun vises for ansatte med adgang til tidsregistreringsmodulet. Overblikket indeholder opdateret statistik over registreret tid per dag, uge, måned, år:

ℹ️ bemærk at timer der afventer godkendelse er markeret med farven rød i medarbejderens kalender (timer der afventer godkendelse kan ikke overføres til lønsystemet).

ℹ️ chef og løn admin får samme overblik som medarbejder via deres kalenderadgang til medarbejderens kalender.

Registreringslogik for tidsregistrering:

  • der kan registreres arbejdstid tilbage i tiden. Dvs. hvis medarbejder glemmer at registrere sin tid, kan registreringen oprettes dagen efter.
    (bemærk; chef og løn admin kan se tidspunktet en tidsregistrering er oprettet på)

  • registreringer tilbage i tiden der ikke er lønafregnet eller godkendt kan slettes. Dvs. at medarbejder kan slette en fejlregistrering, men kun hvis den ikke er lønafregnet eller godkendt.

  • registreringsmetoderne "Samlet registrering af start/slut tid" og "indtastning kun af timetal" har adgang til at kunne registrere et fast timetal per dag for en valgt periode frem og tilbage i tiden. Læs mere her!

  • Det er ikke muligt at registrere arbejdstid hvor start/slut tid oprettes med tidsperioder der overlapper/ krydser hinanden på samme dag.

Egen betalte pauser?

Faste pause-intervaller:

  • Hvis der er oprettet en/flere faste pause-intervaller til medarbejderens politik fratrækkes pauserne automatisk den samlede arbejdstid hvis den registrerede arbejdstiden krydser pausen.

  • Faste pause-intervaller kan enten være faste/låste eller medarbejder kan fjerne en fast pause der ikke afholdes.

ℹ️ Læs mere om faste pauser her.

Variable pauser:

Tjek ind/ ud registreringsmetoden:

  • Medarbejder stopper sin arbejdstid under pausen og starter den igen efter pausen

  • Der kan evt. oprettes en jobkode "Pause" som medarbejderen skal tjekke ind/ud af ved afholdelse af pause. Herved skabes der overblik over pausetid.

Samlet registrering af start/slut tid eller timer:

  • Medarbejder tilretter sin samlede arbejdstid iht. afholdte pauser.

Step 4: lønafregning af timer

Når løntimer er overført til lønsystemet arkiveres og låses timerne som lønbehandlet.

Medarbejder kan se hvilke timer der er lønafregnet og hvilke der ikke er afregnet ved at klikke på den enkelte tidsregistrering i sin kalender:

ℹ️ Læs mere om lønsystem-eksport i denne vejledning.

Step 5: statistik og overblik over tidsregistreringer i jeres virksomhed

BitaBIZ leverer en række rapporter til måling og analyse af tidsforbruget i jeres virksomhed. Rapporterne er målrettet til, at skabe overblik, over både løntimer og projekttimer. Læs mere om vores rapporter her:

Eksporter tidsregistreringer til Excel

God hvis du selv vil oprette en specifik rapport fra rå-data.

Tidsregistrering - løntimer og projekt

Favorit-rapport der leverer overblikket, de fleste har brug for, out of the box.

Tidsregistrering - tidsbudget

God til styring af et tidsbudget.

Registreringer - alle registreringer

God hvis du skal kombiner og skabe overblik over flere udvalgte registreringstyper (tid, fravær, afspadsering, m.f.)

Fandt du dit svar?