Klik: Løn Admin -> Medarbejdere -> Kalenderadgang
Kalenderadgang
Kalenderadgang siden er Løn Admins cockpit.
Via kalenderadgang har Løn Admin adgang til alle medarbejderes kalender.
Via opslag i en medarbejders kalender kan Løn Admin:
oprette og slette registreringer
godkende registreringer
manuelt opskrive og nedskrive saldi
udbetale saldi
se en balances historik og statistik
Åben en medarbejders kalender
💁 Der er også adgang til inaktive medarbejderes kalender. Inaktive (opsagte) medarbejdere vises også på listen - men er markeret som inaktive. |
|
Opret en registrering for en medarbejder
💁 En registrering oprettet af Løn Admin er automatisk godkendt.
💁 Medarbejder bliver via e-mail orienteret om registreringer der oprettes.
|
|
Opret en tilbagevendende registrering?
Skal du for en periode booke en fast fridag, en tidsregistrering, m.f?
Klik "Tilbagevendende registrering". Når du har valgt den registreringstype du vil oprette.
💁 Husk at vælge den periode du vil booke med en eller flere faste dage/timer. |
|
Opret én registrering for en gruppe medarbejdere på samme tid?
Eksempelvis en tvungen ferielukkedag. Følg denne vejledning til Grupperegistrering.
Slet en registrering
Klik på en registrering i medarbejderens kalender for at slette den.
💁 Løn Admin kan som den eneste slette registreringer der er lønbehandlet.
|
|
Godkend en registrering
Registreringer der afventer godkendelse er røde i medarbejderens kalender.
💁 Registreringer der afventer godkendelse kommer ikke med i eksporten til jeres lønsystem. Lønadministrator kan derfor godkende registreringer for en godkender hvis det er nødvendigt. |
|
Klik på en registrering for at godkende den.
💁 Medarbejder orienteres automatisk når du godkender en registrering. Hvis du skriver en personlig besked modtager medarbejder også denne. |
|
Opfølgning på en balance
Løn Admin har via kalenderadgangen overblik over medarbejdernes balancer:
Ferie
Feriefri
Timebank
Dagebank
Overblikket inkludere alle variablerne en balance indholder.
Eksempel: Feriebalancen
Feriebalancen består af følgende variabler:
➡️ overført restferie fra gammelt ferieår
⬅️ manuelle nedskrivning
➡️ manuelle opskrivning
⬅️ manuelle udbetalinger af restdage
➡️ optjening der følger optjeningsreglerne tilkoblet på en politik
⬅️ godkendte feriedage oprettet i ferieåret
= RESTSALDO
Klik "Se historik" for at se et ferieårs balance.
Det er muligt at åbne flere ferieår tilbage i tiden:
FAQ til at forstå det danske ferieår
Det danske ferieår består af 2 perioder fra 1/9-31/12 der overlapper et andet ferieår:
Starten af ferieåret overlapper med det gamle ferieår
Slutningen af ferieåret overlapper med det nye ferieår
I begge de 2 overlappende perioder kan der være en kombination af nye og gamle dage.
Hvis du undre dig over hvis nogle feriedage ikke tæller med i en feriebalance...
Klik "Monthly balance" for at se om der er en kombination af nye og gamle dage (for at se hvilket ferieår en registrering tilhøre):
Best practice til feriebalancen:
En medarbejder er tilkoblet en fast optjening der følger ferieloven i et land.
Optjeningen nedskrives af medarbejder via ansøgning om ferie.
Når ferieåret slutter beregner BitaBIZ automatisk hvis der er en restsaldo.
Restdage sendes til behandling. Løn Admin kan enten overføre, udbetale eller slette restdage.
Manuel op- eller nedskrivning af en saldo bør kun anvendes i særlige tilfælde.
Opskriv eller nedskriv en balance manuelt
Fra medarbejderens kalender:
Klik "Opskriv" eller "Nedskriv" ved den balance der skal justeres manuelt
Vælg dato hvorfra justeringen skal være gældende (VIGTIGT)
Gem evt. justeringen med en note så der er dokumentation for årsagen til den manuelle justering:
💁 Manuelle op- og nedskrivninger af saldi fra Løn admin kalenderadgang:
er gældende fra den måned de oprettes til
er gældende for det ferieår de oprettes til
gemmes i saldoens "Se historik" inkl. evt. oprettet note
Juster det korrekte ferieår
Er der behov for at oprette en manuel justering til udgangen af det danske ferieår der slutter 31/08?
Ved ultimo optjening -> vælg september som dato for justeringen.
Ved Primo optjening -> vælg august som dato for justeringen
Udbetal en balance
Fra medarbejderens kalender:
1) Klik "Udbetal" ud for den balance du vil nedskrive via en udbetaling
2) Vælg den dato nedskrivningen skal være gældende fra
3) Vælg antal dage/ timer saldoen skal nedskrives med
4) Opret evt. en note der gemmes sammen med saldo-udbetalingen
5) En saldo udbetaling gemmes i medarbejderens kalender og er gældende fra den måned nedskrivningen er oprettet til:
6) Klik på saldo-udbetalingen gemt i medarbejderens kalender for at få yderligere information eller klik på saldoens "Se historik":
💁 En saldo udbetaling nulstilles ved at klikke på udbetalingen i medarbejderens kalender. Når den slettes fjernes udbetalingen/ nedskrivningen af saldoen.
Lønsystemeksport
Følg altid best practice til lønsystemeksport. Det sikre at der altid er synkronisering.
LÆS MERE HER om best practice lønsystemeksport.
Best practice sikre:
at en registrering der mangler godkendelse automatisk kommer med ved en senere løneksport når den er godkendt.
at en efter-registrering oprettet til en lukket lønperiode opdateres til lønsystemet ved næste løneksport.
at en lønbehandlet registrering der slettes bliver fremhævet ved næste løneksport. Således sletningen kan korrigeres til lønsystemet.
at udbetalinger af saldi medtages i lønfilen.
Klik på en registrering for at se om den er lønbehandlet:
