Rapport biblioteket

Rapport biblioteket er den mest fleksible og strukturerede måde at hente data fra BitaBIZ.

Biblioteket samler alle standardrapporter og analyser på tværs af registreringstyper — fx ferie, tidsregistrering, fravær og HR.

Rapport biblioteket er den primære metode til eksport, fordi det giver:
✅ Klart overblik over alle registreringstyper
✅ Rapporter med beregninger og nøgletal
✅ Mulighed for filtrering og eksport til Excel

Standard for alle rapporter

Alle rapporter i Rapport biblioteket følger en fælles struktur:

Faner i rapporterne	Beskrivelse
Registreringslog / Balancelog	Viser alle registreringer for en valgt periode. For registreringstyper med balance vises også optjeninger, justeringer, restdage, overførsler og udbetalinger.
Sum per periode	Viser summer per medarbejder for en valgt periode — fx total optjening, forbrug eller arbejdstid.
Balance per valgt måned (kun ved balance)	Viser medarbejdernes aktuelle saldo/balance per valgt måned.
Sum per uge (kun tidsregistrering med/uden timebank)	Viser faktiske timer og gennemsnitlig arbejdstid pr. uge for kontrol af EU’s 48-timersregel.

Overblik over rapporter i Rapport biblioteket

Registreringstype	Faner / rapporter	Beskrivelse / formål
Tidsregistrering uden timebank	1. Registreringslog 2. Sum per periode 3. Sum per uge	Viser alle registreringer på jobkoder og projekter og summer per medarbejder og uge. Indeholder nøgletal for gennemsnitlig arbejdstid (EU 48-timersreglen).
Tidsregistrering med timebank	1. Balancelog 2. Sum per periode 3. Balance per valgt måned 4. Sum per uge	Indeholder registreringer (overarbejdsjobkoder, afspadsering, flextid, optjeninger, justeringer, udbetalinger) og balancesum per valgt måned i timer. Sum per uge beregner gennemsnitlig arbejdstid per uge. (EU 48-timersreglen).
Ferie	1. Balancelog 2. Sum per periode 3. Balance per valgt måned	Viser ferieoptjening, forbrug, justeringer, overførsler og balancer. Bruges til afstemning og statuskontrol.
Feriefri	1. Balancelog 2. Sum per periode 3. Balance per valgt måned	Viser optjening, brug og overførsler af feriefri dage/timer samt saldo per måned.
Dagebank	1. Balancelog 2. Sum per periode 3. Balance per valgt måned	Indeholder plus- og minusdage, justeringer og saldo per måned.
Sygefravær	1. Registreringslog 2. Sum per periode 3. 120-dages reglen 4. Bradford faktoren	Indeholder registreringer for sygedage og barn syg. 120-dages reglen og Bradford faktoren.
Andet fravær typer	1. Registreringslog 2. Sum per periode	Viser Andre fraværstyper (fx orlov, barsel, tjenestefri m.m.) og summer per medarbejder.
Egne registreringstyper (tidl. Planlægning)	1. Registreringslog 2. Sum per periode	Viser virksomhedsspecifikke registreringer som fx rejsedage/timer, hjemmearbejde, kursusdage og løndele.
Kørselsafregning	1. Registreringslog 2. Sum per periode	Viser kørselsregistreringer og summer pr. medarbejder og periode.
HR nøgletal	1. Medarbejderlog 2. Antal ansatte 3. Personaleomsætning 4. Anciennitet	*Medarbejderlog:* Overblik over aktive og inaktive medarbejdere. Loggen viser navn, afdeling, lønnr., godkender, land, virksomhed. *Antal ansatte:* Beregner antal ansatte en valgt dato og kan sammenligne med en anden dato. Personaleomsætning: Beregner personaleomsætningen for ét år per udgangen af en valgt måned. Og kan sammenligne med en anden periode. Rapporten giver også overblik over medarbejder tilgang & afgang for en valgt periode. *Anciennitet:* Overblik over fordelingen af ansatte i forhold til antal ansættelsesår (<1 år, 1-3 år, 3-5 år, 5- 10 år, >10 år)

Filtre og udvælgelse

Alle rapporter i Rapport biblioteket kan filtreres, så du præcist kan udvælge de data, du vil se eller eksportere.
Filtrene gør det muligt at afgrænse visningen efter medarbejdere, afdelinger, politikker og registreringstyper.

Generelle filtre

Disse filtre går igen i langt de fleste rapporter:

Registreringsstatus – vælg fx Approved, Pending eller Alle registreringer
Medarbejdere – vælg én eller flere medarbejdere
Løn nr. – filtrer efter medarbejderens lønnummer
Afdeling – vis data for én eller flere afdelinger
Selskab – vælg virksomhed eller juridisk enhed
Medarbejderstatus – fx Aktive eller Inaktive medarbejdere
Jobtitel – filtrer efter jobtitler
Politik – vælg medarbejdere, der er tilknyttet en specifik politik (fx feriepolitik, timebankpolitik osv.)
Land – filtrer efter medarbejderens land

Type-filtret

Type er et fleksibelt filter, der tilpasses den enkelte rapport.
Det afgør, hvilken type registreringer du vil se — og funktionen varierer afhængigt af rapportens formål:

Område	Type-filtret viser	Eksempler
Registreringstyper med balance (Ferie, Feriefri, Dagebank, Timebank)	Viser de typer af bevægelser, der indgår i balancen. Man vælger, hvilke typer der skal med i rapporten.	Registreringer, Optjening, Manuelle justeringer, Udbetalinger, Restoverførsler
Sygefravær	Sygedag og barn syg
Egne registreringstyper (Planlægning)	De registreringstyper jeres virksomhed selv har oprettet	Arbejder hjemme, Rejsedag, Kursus, Vagt, Løndel
Tidsregistrering uden timebank	Viser projekter og jobkoder	Projekt, Jobkode
HR Rapporter	Virksomhed og Afdeling.	Rapport for hele virksomheden eller per afdeling.
Alle andre rapporter	Viser som udgangspunkt Alle registreringer, medmindre der er oprettet specifikke underkategorier	Vis alle

Særlige filtre for tidsregistrering

Rapporterne til Tidsregistrering uden timebank og Tidsregistrering med timebank har forskellige filtre afhængigt af formål og datatype.

Tidsregistrering uden timebank

Har et ekstra filter: Projekt – vælg ét eller flere projekter, som registreringerne skal vises for
Feltet Type i rapporten hedder Jobkode – vælg hvilken jobkode (arbejdstype) der skal inkluderes i rapporten

👉 Bruges typisk til at analysere arbejdstid fordelt på projekter og jobkoder – fx arbejdstimer på kundeprojekter, produktionsopgaver eller internt arbejde.

Tidsregistrering med timebank

Feltet Type indeholder alle bevægelsestyper relateret til medarbejderens timebankbalance
Her vises registreringer som fx overarbejdsjobkoder, afspadsering, flextid, optjeninger, justeringer og udbetalinger

👉 Bruges til analyse og kontrol af alle bevægelser i timebanken – herunder registrerede timer, optjeninger og afspadsering.

💡 Tip - Du kan kombinere flere filtre samtidig – fx Afdeling = Produktion, Type = Optjening, Status = Approved – for at få en præcis afgrænsning af data i eksporten.

Eksport

Alle rapporter i Rapport biblioteket kan:

eksporteres direkte til Excel
filtreres på tværs af stamdatafelter (afdeling, stilling, medarbejdertags osv.)

Ved eksport kan du vælge, hvilken tusindtalsseparator der skal bruges i Excel:

Komma (,) – typisk for danske Excel-indstillinger
Punktum (.) – typisk for engelske eller internationale Excel-indstillinger

✅ Vælg den separator, der matcher dine lokale Excel-indstillinger, for at sikre korrekt talformat i rapporten.

📌 Bemærk:
Rapport-eksporten er uafhængig af CSV API-Excel-løsningen.

Rapport-eksport = færdig Excel-rapport med beregninger og struktur.
CSV API = separat løsning til eksport af rå data til fx Power BI eller Excel-integrationer.

FAQ

Hvad betyder rapporten 120-dages reglen

Rapporten beregner antal sygedage efter reglerne i funktionærloven.
Hvis en medarbejder har sygedage på hver side af en weekend eller helligdag, tæller weekenden eller helligdagen med som sygedage.

Hvis der er en kombination af sammenhægende helligdag og weekend og hele perioden har en "bro" så tæller både helligdagen og weekenden som sygedage.

Eksempel: Torsdagen er en sygedag. Fredagen er en helligdag. Mandagen er en sygedag. I dette tilfælde er der en bro imellem sygedagen om torsdagen og sygedagen om mandagen Broen består af helligdagen om fredagen + weekenden. Og fredagen og weekenden tæller som sygedage - fordi der er en sygedag i starten af perioden og i slutningen af perioden. Dvs. 2 sygedage på arbejdsdage (torsdag og mandag) som forbindes af en "bro" 1 sygedag om fredagen (helligdag) og 2 sygedage i weekenden. I alt 5 sygedage.

Hvis der kun er en halv sygedag eller nogle sygetimer på den ene eller anden side af en weekenden eller helligdag tælles weekenden eller helligdagen ikke med.

Formål: At give et nøjagtigt grundlag for vurdering af opsigelsesret efter 120-dages reglen.

ℹ️ Rapporten kan ikke anvendes til medarbejdere der har fast arbejde i weekenden.

Hvad viser rapporten Sum per uge (48-timers reglen)?

Sum per uge-fanen findes under tidsregistreringsrapporter og beregner medarbejdernes gennemsnitlige arbejdstid pr. uge for en valgt periode.

Rapporten viser både faktiske arbejdstimer og gennemsnitlig ugentlig arbejdstid for den valgte reference periode, så virksomheden kan overvåge, om EU’s 48-timersreglen overholdes.

Formål: At dokumentere og kontrollere, at ingen medarbejdere overstiger det tilladte gennemsnit på 48 arbejdstimer pr. uge i en 4-måneders referenceperiode.

Hvordan tæller rapporten 120-dages reglen sygedage for deltidsansatte?

120-dages reglen: Beregner samlet antal sygedage på arbejdsdage. Hvis der er en “bro” henover en weekend eller helligdag — dvs. hele sygedage på hver side — tælles weekenden eller helligdagen med som sygedage.

Hvis "broen" brydes af en fast fridag. Dvs. en arbejdsfri / ulønnet dag. Så brydes broen af den arbejdsfri dag og den arbejdsfri dag og weekenden/helligdagen tæller ikke med i 120 dages beregningen.

Eksempel: En medarbejder har fast fri om fredagen. Medarbejderen er syg torsdag og mandag. Rapporten tæller ikke fredagen som en sygedag. Og weekenden tæller ikke med som sygedage i regnskabet. Dvs. i dette eksempel har medarbejderen haft 2 sygedage iht. 120 dages reglen. 2 sygedage på arbejdsdage og ingen sygedage i weekenden/fast fridag.

Kræver det specielle rettigheder at få adgang til Rapport-biblioteket?

Ja. Rapport biblioteket kræver at du har HR Statistik rollen. HR Statistik rollen skal tildeles af en medarbejder med Setup Admin rettigheder.

HR Statisk rollen er en global rolle der giver adgang til alle virksomhedens BitaBIZ registreringer.

Bemærk også at Rapport Biblioteket er et add-on og skal aktiveres på jeres abonnementsplanside også af jeres BitaBIZ Setup Admin rolle.

Hvad er rapporten Bradford faktoren

Bradford faktoren er et nøgletal, der måler hyppigheden og varigheden af sygefravær.

Den bruges til at vurdere, hvor stor belastning en medarbejders sygefravær har på virksomheden.

Formel:

Bradford Score = S² × D
hvor
S = antallet af sygeperioder i perioden
D = det samlede antal sygedage i perioden

Eksempel:
En medarbejder med 3 sygeperioder på i alt 12 dage:
→ 3² × 12 = 108 point

En medarbejder med 1 længerevarende sygdom på 12 dage:
→ 1² × 12 = 12 point

Fortolkning:
Jo højere Bradford-score, desto større påvirkning har fraværet — fordi mange korte sygeperioder typisk skaber mere driftsforstyrrelse end få lange perioder.

Formål:
At give HR og ledelse et redskab til at identificere mønstre i korttidsfravær og tage tidlig dialog med medarbejdere, hvor fraværet påvirker organisationens stabilitet.

Jeg skal undersøge en medarbejders balance. Hvad gør jeg?

En medarbejders balance per en valgt måned vises i Rapport biblioteket for alle 4 BitaBIZ balancer (ferie, feriefri, timebank, dagebank). Hvis du vil undersøge de variabler der er grundlag for en balance beregning anbefaler vi at du anvender rapporten Balancelog - den indeholder alle de variabler der indgår i en balances beregning (forbrug (plus og minus), manuelle justeringer, overført rest fra gammel periode, optjening og udbetalinger).

Via en registreringstypes Balancelog og Balance/saldo per valgt måned har du 2 gode rapporter til at følge op på en medarbejders balance/saldo.

Vi anbefaler dog at du anvender Løn Admin -> Kalenderadgang til at åbne en medarbejders kalender. En medarbejders kalender indeholder alle balance variablerne og har en overskuelig grafisk visning.

Hvad bruges Løneksport, Kalenderadgang og Rapportbiblioteket til?

Løneksport bruges til at eksportere godkendte registreringer til lønsystemet og til at holde styr på, hvilke registreringer der er lønafregnet.
Kalenderadgang bruges til afstemning og kontrol af balancer per medarbejder, og her kan balancer justeres manuelt.
Rapportbiblioteket bruges til opfølgning og overblik på tværs af medarbejdere, perioder og registreringstyper.

Tilsammen dækker de hele processen fra opfølgning og afstemning til lønbehandling og analyse.

Har I en rapport til beregning af sygefraværsprocenten?

Vi har i øjeblikket ikke en rapport der automatisk beregner sygefraværsprocenten. Årsagen er at der er flere forskellige metoder der kan anvendes til at beregne en sygefraværsprocent.

Du kan nemt selv oprette en rapport der beregner sygefraværsprocenten ved at anvende metoden "effektive arbejdsdage" per år

Effektive arbejdsdage per år er de reelle arbejdsdage en medarbejder forventes at arbejde i løbet af året når; weekender, helligdage og betalt fravær så som ferie og feriefri er fratrukket kalenderårets antal dage.

💁 Eksempel på udregning af effektive arbejdsdage i et kalenderår:

Kalenderdage per år = 365 dage

Helligdage = - 8 (helligdage der falder på en hverdag)

Weekender = - 105 (lørdage og søndage i kalenderåret)

Feriedage = - 25 dage

Feriefridage = - 5 dage

Effektive arbejdsdage = 222

Formel til udregning af sygefraværsprocenten:

(antal sygedage / effektive arbejdsdage) * 100 = sygefraværsprocent

Eksempel:

En medarbejder har 10 sygedage i løbet af kalenderåret.

Medarbejderens effektive arbejdsdage er 222 dage.

Medarbejderens sygefraværsprocent er:

(10 / 222) * 100 = 4.5%

Sådan opretter i jeres egen sygefraværsprocent rapport:

Klik: HR Statistik -> Rapport Biblioteket -> Sygefravær -> Sum periode -> Vælg perioden til at være eksempelvis ét kalenderår -> Eksporter rapporten til Excel

Til Excel-rapporten -> Opret 2 kolonner:

kolonne til effektive arbejdsdage per år (eksempelvis 222 dage)
kolonne til beregning af sygefraværsformlen
(antal sygedage / effektive arbejdsdage) * 100)

Du har nu oprettet din egen sygefraværsprocent-rapport via metoden der anvender effektive arbejdsdage per år til at beregne sygefraværsprocenten.

Har I en rapport til head count analyser?

Ja. Rapport Biblioteket har under fanen "HR Rapporter" en fane "Antal ansatte". Klik: HR Statistik -> Rapport bibliotek -> HR Rapporter.

Rapporten antal ansatte beregner antal aktive medarbejdere ultimo en valgt måned. Du kan vælge en reference måned at sammenligne med. Således du kan se udviklingen i antal ansatte (head count) imellem 2 valgte måneder.

Intro: Rapport bibliotek