 Klik: Setup Admin -> Moduler -> Meddelelser og regler > Team Kalender

Team kalender

Fra siden Team kalender styrers, hvad der vises i virksomhedens fælles Team Kalender, herunder fravær, tilstede-status, fødselsdage og jubilæer.

Team kalenderen giver jer ét samlet planlægningsoverblik:

I Team Kalenderen kan I styre:

hvem der kan se hvilke medarbejdere helt ned på medarbejder-niveau
hvilke oplysninger der vises (fx fraværsårsager eller anonym status)
om normtid, pauser og fødselsdage skal vises

Team kalenderen styrer ikke:

medarbejderens egne saldi (fx feriefri, ferie eller andre balancer)
om en medarbejder har adgang til eller kan se en saldo

Team kalenderen findes i 3 versioner, medarbejderens rolle bestemmer om man har adgang til flere Team Kalendere end den Fælles Team Kalender:

Fælles Team Kalender der vises for alle medarbejdere uanset rolle
👉 Denne artikel
Godkenders Team Kalender der kun vises under Godkenderrolen
Løn Admins Team Kalender der kun vises under Løn Admin rollen

Sådan opsættes den fælles Team Kalenderen

Klik: Setup Admin -> Moduler -> Meddelelser og regler > Team Kalender

Marker de standardregler der skal være gældende for jeres fælles Team Kalender:

Team Kalender adgang
1. Bestemmer om standardindstillingen skal være at jeres medarbejdere kan se alle afdelinger eller kun egen afdeling.
2. Kalendergrupper (tags)
  Begrænser visningen yderligere, fx efter lokation, land eller datterselskab.
Compliance indstillinger (GDPR)
1. Skal fraværsårsager deles eller anonymiseres.
2. Skal fraværsårsager deles tilbage i tiden eller kun fra d.d. og frem.
HR Indstillinger
1. Skal fødselsdage deles (denne indstilling gælder både for Team kalenderen og People-siden)
2. Skal jubilæer deles i Team Kalenderen
Arbejdstidsindstillinger
1. Skal arbejdstid og pauser vises i Team Kalenderen

👉 Godkenders og Løn Admins Team Kalender påvirkes ikke af indstillingerne.

1. Team kalender adgang

Standardindstillingen bestemmer hvilken adgang en nye medarbejdere automatisk får til team kalenderen:

Se alle afdelinger i virksomheden
Se kun egen afdeling

Indstillingerne kan ændres på den enkelte medarbejders stamdatakort under fanen Team kalender.

⚠️ Hvis standardindstillingerne, der er globale, ændres gælder ændringen kun for fremtidige nye medarbejdere der oprettes. Ændringen overskriver ikke eksisterende / historisk adgang for jeres eksisterende medarbejdere.

Kalendergrupper

En kalendergruppe bruges til at styre, hvilke medarbejdere der vises i team kalenderen og er et ekstra filter ovenpå standardindstillingerne (se egen eller alle afdelinger).

Til kalendergrupper kan der benyttes 3 tags, som begrænser adgangen:

Kontorlokation (fx København, Aarhus)
Land/region (fx Danmark, Sverige)
Datterselskab (fx Nordic A/S, Global ApS)

Eksempler

1) Medarbejderen har standardindstillingen "Se alle afdelinger" og er tagget med kontorlokation “København”
→ Medarbejderen kan se alle de kollegaer, der er tagget med "København" – på tværs af hele virksomheden.

2) Medarbejderen har standardindstillingen "Se kun egen afdeling" og er tagget med kontorlokation “København”
→ Medarbejderen kan kun se de kollegaer, der er i samme afdeling som medarbejderen selv og som samtidig er tagget med "København". Kollegaer fra andre afdelinger, men med "København" tag vises ikke.

Sådan indstiller du kalendergrupper

Åbn medarbejderens stamdatakort
Setup admin → Medarbejdere → Opret / rediger medarbejdere → Klik Redigér på den pågældende medarbejder
Tag medarbejderen
Under "Tags og lokation" kan medarbejderen tagges med relevante oplysninger for Kontor lokation, Land/region/kalendergrupper eller Datterselskab.
Tildel adgang til Team kalenderen
Under "Team Kalender" kan medarbejderen sættes til "Vis alle afdelinger" eller "Vis kun egen afdeling".
Det er også herunder man vælger hvilke tags, medarbejderens team kalender filtreres efter.

💡 Kalendergrupper kan også oprettes automatisk via integration til Microsoft Entra ID. Læs mere om integrationen her.

2. Compliance indstillinger (GDPR)

Visning

Du kan vælge, hvordan registreringsårsager og events vises i den fælles Team Kalenderen.

Anonymisering anvendes typisk i organisationer, hvor medarbejdere ikke må se hinandens fraværsårsager. Den valgte GDPR indstilling påvirker kun den fælles team kalender. Godkender og Løn admin påvirkes aldrig af GDPR-valget og de har derfor altid visning af fraværsårsag og eventnavne i deres kalender.

Indstillingen for anonymisering findes under:
Setup admin → Moduler → Meddelelser og regler → Team Kalender → Compliance indstillinger

Vælg "Gem indstilling" efter ændringer

I compliance indstillingerne har man følgende muligheder:

Vis fraværsårsag og eventnavne (både frem og tilbage i tid)
Vis fraværsårsag og eventnavne (fra dags dato og frem)
Anonymisér årsager – Fraværsårsag vises i stedet som status:
- Ferie, sygedage m.m. → Fraværende
- Møde m.m. → Optaget
- Hjemmearbejde, kursus m.m. → Arbejder et andet sted
- Vagt, support m.m. → På arbejde/vagt

Eksempler med/uden anonymisering

1) Fraværsårsag og eventnavne vises for alle

2) Fraværsårsag og eventnavne anonymiseres for andre end godkender og løn admin

3. HR indstillinger

Hvis visning af mærkedage aktiveres, markeres de som heldagsevents i Team Kalenderen og kan ses af alle.

Fødselsdage og jubilæer vises kun i det aktive kalenderår og jubilæer vises i intervaller af 5 år (ved 5, 10, 15 år osv.).

Visningen i kalenderen slås til ved:

Setup admin → Moduler → Meddelelser og regler → Team Kalender → HR indstillinger
Vælg "Gem indstilling" efter ændringer

4. Arbejdstidsindstillinger

Du kan vælge at få vist medarbejdernes arbejdsplan inkl. faste pauser i Team Kalenderen. Forudsætningen for dette er, at arbejdstiden skal være oprettet med start- og sluttid.

Hvis arbejdstiden kun er angivet med nettotimer, kan den ikke placeres i kalenderen og vises derfor aldrig - uanset kalender.

Hvis visning af arbejdstid er slået fra i den fælles team kalender, vil arbejdstiden stadig vises i Godkenders og Løn Admins team kalendere. Kun hvis den indeholder en starttid og sluttid

Visning af arbejdstid i den fælles team kalender slås til og fra ved:
Setup admin → Moduler → Meddelelser og regler → Team Kalender → Arbejdstidsindstillinger
Vælg "Gem indstilling" efter ændringer

Visning af registreringstyper i Team Kalenderen

Registreringstype	Fælles Team kalender	Godkender og Løn Admins team kalendere
Fravær: ferie tillægssaldo (fx feriefri) sygedage barn syg andet fravær afspadsering dagebank dage	✅ Vises	✅ Vises
Egne registreringstyper (fx hjemmearbejde, vagt)	✅ Vises	✅ Vises
Tidsregistreringer / flekstid (kun når “tjekket ind”)	✅ Vises	✅ Vises
Tidsregistreringer (fuldt overblik)	❌ Nej	✅ Ja
Overarbejde	❌ Nej	✅ Ja
Flekstidsregistreringer	❌ Nej	✅ Ja
Arbejdstid (normtid med starttid og sluttid) + pauser)	⚙️ Vises hvis slået til i indstillinger	✅ Altid vist hvis oprettet
Fødselsdage og jubilæer	⚙️ Vises hvis slået til i indstillinger	✅ Altid vist hvis oprettet
Mulighed for at godkende og slette registreringer	❌ Nej	✅ Ja

⚙️ I den fælles Team Kalender styres visning af arbejdstid og fødselsdage af virksomhedens indstilling.

Visning af noter oprettet til registreringer

Registreringstype	Vises i Fælles Team kalender	Vises i Godkender og Løn Admins Team Kalendere
Noter knyttet til fraværsregistreringer: ferie tillægssaldo (fx feriefri) andet fravær afspadsering	❌ Nej	✅ Vises
Noter til sygdom	❌ Nej	❌ Nej
Noter til barn syg	❌ Nej	❌ Nej
Noter til egne registreringstyper, fx hjemmearbejde eller vagt	⚙️ Vises hvis slået til på registreringstypen	✅ Vises
Noter til egne registreringstyper anvendt til privat aftale eller lægebesøg	⚠️ Bør ikke deles	✅ Vises

⚙️ På egne registreringstyper kan man vælge, om noter skal vises i den fælles Team Kalender og dermed være tilgængelige for alle.

⚠️ Egne registreringstyper, der anvendes til privat aftale eller lægebesøg: Del ikke noten, da den kan indeholde personfølsomme oplysninger.

Filtre og søgning i team kalenderen

Med filtre og via søgefeltet er det nemt at finde frem til bestemte medarbejdere og registreringer i team kalenderen.

Standard filter for visning af tilstede-status

Alle registreringer i BitaBIZ gemmes med en tilstede-status, som styrer hvordan de vises i kalenderen.

Standard tilstede-status

Tidsregistreringer (inkl. overarbejde) → På arbejde
Dagebank
- Plusdage → På arbejde
- Minusdage → Fraværende
Fravær (ferie, feriefri, afspadsering, sygefravær, orlov) → Fraværende

Eksempler på egne registreringstyper, hvor tilstede-status vælges ved oprettelse:

Tilkaldevagt / aftenvagt / supportvagt → På arbejde
Arbejder hjemme → Arbejder andet sted
Internt kursus/møde → Optaget
Fast fridag → Fraværende

Filtermuligheder i team kalenderen

Ingen registreringer
På arbejde / vagt
Arbejder andet sted
Optaget
Fraværende

👉 Med ét klik kan du altså se: hvem der er mødt på vagt, hvem der arbejder andet sted, hvem der er optaget og hvem der er fraværende.

Fritekst søgning i team kalenderen

Fritekst søgefeltet giver mulighed for yderligere filtrering:

Søg på en registreringstype (fx ferie) → viser kun de medarbejdere, der har denne registrering i perioden.
Søg på en afdeling (fx IT-afdeling) → viser kun medarbejdere fra den afdeling.
Søg på et medarbejder-tag (fx København) → viser kun medarbejdere med det pågældende tag.

👉 Søgefeltet kan kombineres med tilstede-status filteret, så du hurtigt får præcis det overblik, du har brug for.

Weekender

Som standard er weekender indstillet til at være fridage på lørdage og søndage og er derfor grå i team kalenderen.

Dette kan ændres, hvis en medarbejder har arbejdstid i weekenden, så denne tæller med i ferieregnskabet. Læs mere om indstilling af weekender her.

FAQ

Adgang og synlighed i team kalenderen

Hvorfor kan jeg se færre medarbejdere end min kollega?

Det skyldes forskelle i kalenderadgang, kalendergrupper eller rolle.

Visningen i team kalenderen afhænger af:

om medarbejderen har adgang til alle afdelinger eller kun egen afdeling
om der er tilknyttet en kalendergruppe (tag), som begrænser visningen
hvilken kalender der bruges (fælles team kalender vs. Godkender/Løn admin)

To kolleger kan derfor godt have adgang til team kalenderen, men se forskellige medarbejdere.

Vi har medarbejdere, som ikke skal kunne se andre i team kalenderen, kan man sætte dette op?

Ja, i kan anvende et eller flere af de 3 tags under sektionen "Kalendergrupper" til at filtrere medarbejderadgang i team kalenderen.

Opret et eller flere tags, som er unik for den enkelte medarbejdere og filtrer herefter team kalenderadgang på dette eller disse tags.

Eksempel:

Anvendelse af "Datterselskab"

Datterselskab tagges med medarbejderens lønnummer på stamdatakortet, da dette er unikt for den enkelte medarbejder.

Team kalenderadgangen filteres herefter på "Datterselskab".

Hermed vil medarbejder kun kunne se medarbejdere oprettet med samme "Datterselskab" tag i team kalenderen. Da tagget er medarbejderes lønnummer og derfor er unikt, ser medarbejder kun sig selv i team kalenderen.

Hvad sker der, hvis en medarbejder ikke har et kalendergruppe-tag?

Har medarbejderen ikke et kalendergruppe-tag, gælder kun standardindstillingen (se alle afdelinger eller se egen afdeling) for den pågældende medarbejder.

Kan en medarbejder være i flere kalendergrupper?

Nej. En medarbejder kan kun tildeles ét kalendergruppe-tag og dermed kun være del af en kalendergruppe.

Hvad er forskellen på afdelinger og kalendergrupper?

Afdelinger er virksomhedens grundlæggende struktur i BitaBIZ.
Alle medarbejdere skal være tilknyttet en afdeling, og afdelinger bruges bl.a. til organisering, rapportering og standard adgang til team kalenderen (fx se alle afdelinger eller se kun egen afdeling).

Kalendergrupper (tags) er derimod et ekstra filter, som I kan bruge til at styre, hvem der vises i team kalenderen – på tværs af afdelinger.
Kalendergrupper kan fx bygges på:

kontorlokation
land/region
datterselskab

Kort sagt:

Afdelinger = den faste organisatoriske opdeling
Kalendergrupper = fleksibel gruppering, der kan bruges til at begrænse synlighed i team kalenderen

Et typisk eksempel er, at medarbejdere kun skal kunne se kollegaer fra samme kontor – også selvom de ligger i forskellige afdelinger.

Forskelle mellem kalendere og roller

Hvad er forskellen på fælles team kalender og Godkenders/Løn admins kalender?

Der findes flere teamkalendere i BitaBIZ, og de viser ikke nødvendigvis de samme medarbejdere og der kan altså være forskel alt efter hvilken kalender du kigger i.

Fælles team kalender (Kalender → Team kalender)

Viser medarbejdere baseret på din kalenderadgang (fx afdeling og kalendergrupper)
Kan derfor være begrænset til fx én afdeling

Godkenders team kalender (Godkend & efterregistrér → Team kalender)

Viser altid de medarbejdere, du er godkender for
Viser overblik over tidsregistreringer, fravær m.f. og giver mulighed for at godkende og slette registreringer
Er ikke begrænset af din kalenderadgang

Løn admins team kalender (Løn admin → Team kalender)

Viser alle medarbejdere
Viser overblik over tidsregistreringer, fravær m.f. og giver mulighed for at godkende og slette registreringer
Er heller ikke begrænset af kalenderadgang

Hvis du kun kan se én afdeling, skyldes det ofte, at du kigger i den fælles team kalender, hvor din adgang er begrænset.

Selvom du har en rolle med adgang til flere medarbejdere, gælder denne adgang kun i godkender- eller løn admin kalenderen – ikke i den fælles team kalender.

Hvorfor vises arbejdstid i Godkenders/Løn Admins kalender, men ikke i den fælles team kalender?

I den fælles team kalender styres visningen af virksomhedens indstilling.
I Godkenders og Løn Admins kalendere vises arbejdstid altid, hvis den er oprettet.

En medarbejder med Setup admin rolle kan ændre denne indstilling under:
Setup admin → Moduler → Meddelelser og regler → Team Kalender

Hvorfor kan jeg se titler på fravær i Godkender-kalenderen, men ikke i den fælles team kalender?

Det skyldes GDPR-indstillingerne.

GDPR-indstillingerne påvirker kun den fælles team kalender, hvor fraværsårsager kan:

vises med navn
vises anonymiseret som status

Godkenders og Løn admins team kalendere viser altid fraværsårsager og eventnavne – både tilbage og frem i tid – uanset GDPR-indstilling.

Visning af indhold i kalenderen

Hvorfor kan jeg ikke se arbejdstid i team kalenderen?

Arbejdstid i team kalenderen vises kun, hvis visning af arbejdstid er slået til i virksomhedens team kalender-indstillinger, og arbejdstiden er oprettet med start- og sluttid.
Arbejdstid oprettet med nettotimer kan ikke placeres i kalenderen og vises derfor aldrig.

Hvorfor vises fødselsdage ikke i team kalenderen?

Fødselsdage vises kun i team kalenderen, hvis visning af mærkedage er aktiveret i HR-indstillingerne.

Derudover gælder:

Fødselsdage vises som heldagsevents
De vises kun i det aktive kalenderår

Hvad kan jeg se i Teamkalenderen – og hvad kan jeg ikke se?

Teamkalenderen viser:

andre medarbejdere i virksomheden (afhængigt af din adgang)
registreringer som fx ferie, fravær og egne registreringstyper
tilstede-status (fx fraværende, optaget, arbejder hjemme)

Teamkalenderen viser ikke:

dine egne saldi (fx feriefri, ferie eller andre balancer)
hvor mange dage du har tilbage eller optjent
bokse eller statistik i højre side af din egen kalender

Hvis du mangler saldo-oplysninger i din egen kalender, skyldes det derfor ikke Teamkalenderens opsætning, men opsætningen af den relevante politik

Kan en godkender få adgang til at se medarbejdere fra andre afdelinger, som vedkommende ikke er godkender for?

Det afhænger af opsætningen af team kalenderadgang og brugen af tags.

Som udgangspunkt vil en godkender kun se de medarbejdere, vedkommende er godkender for i godkenderens team kalender.
Hvis man derimod ønsker et overblik på tværs af afdelinger i den fælles team kalender, kræver det følgende:

Adgang til alle afdelinger
Medarbejderen skal have adgang til at se alle afdelinger i den fælles team kalender.
Brug af medarbejdertags
Medarbejdere kan tildeles tags (fx afdelinger, funktioner eller grupper) på deres stamdatakort under “Tags og lokation”.
Søgning på tags i team kalenderen
Ved at søge på et tag i team kalenderen kan man få vist relevante medarbejdere på tværs af afdelinger.

Denne løsning bruges typisk til planlægning (fx ferie), hvor man har behov for overblik over bestemte medarbejdergrupper uden at ændre godkenderroller.

Godkenderrollen skal kun bruges til godkendelse – ikke til at give overblik på tværs af afdelinger. Til planlægning anvendes i stedet team kalenderadgang og tags.

Regler: Team kalenderen