Spring videre til hovedindholdet

Løn Admin: Eksport til lønsystem

Lønafregning af timer, fravær, kørsel & løndele

Skrevet af Morten Borum


Klik: Løn admin → Eksport → Løneksport med periodestyring

1. Introduktion

BitaBIZ kan eksportere registreringer til alle lønsystemer. Vi kalder denne funktion Løneksport med periodestyring.

Formål:

  • Løneksport sikrer, at timer, fravær, kørsel og løndele indlæses korrekt til jeres lønsystem.

  • Og vigtigst: BitaBIZ holder styr på, hvilke registreringer der er afregnet til jeres lønsystem.

Løneksport til lønsystem er ikke det samme som:

  • BitaBIZ API – bruges til eksport af rå data og integrationer. API’et bør ikke anvendes til lønsystem eksport.

  • Rapportbiblioteket – indeholder færdige HR-rapporter. Eksport fra rapportbiblioteket bør ikke anvendes til lønsystem eksport.

👉 For begge gælder det, at eksport via API eller Rapportbiblioteket ikke arkiverer afregnede registreringer. Brug derfor altid Løneksport med periodestyring til lønsystem eksport, hvor registreringer indlæses direkte i et format jeres lønsystem forstår og afregnede registreringer arkiveres som lønbehandlet.

2. Sådan fungerer løneksport med periodestyring

Når en registrering eksporteres til lønsystemet:

  • Registreringen låses i medarbejderens kalender.

  • Medarbejder, chef og Løn Admin kan se, at registreringen er lønbehandlet.

  • Registreringen kan herefter kun slettes af Løn Admin via kalenderadgang.

Alle lønbehandlede registreringer arkiveres i Arkivet “Lønbehandlet”:

  • Arkiverede registreringer kan altid findes og eksporteres til Excel.

  • Arkiverede registreringer medtages ikke i fremtidige løneksporter.

  • Hvis en registrering skal eksporteres igen, kan den frigives ved at slette arkiveringen i Arkiv (Lønbehandlet).

3. Hvornår kommer en registrering ikke med i eksporten?

En registrering vil ikke blive inkluderet i løneksporten hvis:

  • Registreringen afventer godkendelse.

  • Medarbejderen ikke har fået tildelt et lønnummer i BitaBIZ.

💡 Best practice: Hvis du følger den anbefalede proces for løneksport, vil alle registreringer altid komme med. Hvis ikke i denne måned – så i næste. Og en registrering kommer altid kun med én gang. Uanset om den samme periode indlæses flere gange.

Registreringer der afventer godkendelse

Registreringer, der afventer godkendelse, kommer ikke med i løneksporten.

Hvis du som løn admin har brug for et overblik over disse registreringer, kan du finde dem via:

Løn admin → Logs → Afventer godkendelse

Her får du en samlet liste over alle registreringer, der endnu ikke er godkendt.

Dette er den anbefalede måde at følge op på manglende godkendelser inden en lønkørsel.

Hvordan undersøger jeg, hvorfor en registreringstype mangler i løneksporten?

Hvis en registreringstype ikke kommer med i løneksporten, skal du først finde ud af, hvilken type registrering der er brugt i BitaBIZ.

Start med at åbne medarbejderens kalender og klik på registreringen, der mangler i løneksporten. Det vil vise hvilken registreringstype der er anvendt.

Kontrollér derefter:

  1. Hvilken registreringstype er brugt?
    Se om registreringen er oprettet som fx Syg, Andet fravær (fx. orlovstyper), Egen registreringstype(fx. syg timeansatte, tilkaldevagt, hjemmearbejde, Tillægssaldo (fx feriefri), Tidsregistrering - uden timebank (løntimer, satser) eller en anden type.

  2. Er registreringen godkendt?
    Registreringer, der afventer godkendelse, kommer ikke med i løneksporten.
    Gå til Løn Admin → Logs → Afventer godkendelse.

  3. Har medarbejderen lønnummer?
    Medarbejderen skal have lønnummer i BitaBIZ, før registreringer kan komme med i løneksporten.

  4. Er medarbejderen på den rigtige politik?
    Nogle lønkoder sættes på medarbejderens politik. Det gælder fx sygefravær.

  5. Er lønkoden sat på den samme type, som medarbejderen har registreret?
    Lønkoden skal være sat på den type, der faktisk er registreret i kalenderen.

  6. Er typen sat op til løneksport?
    For egne registreringstyper, andet fravær, tidsregistrering - uden timebank, jobkoder til overarbejde, skal Tilføj løneksport være aktiveret, og den korrekte kode skal være indsat i feltet ID-nummer.

  7. Er registreringen allerede lønbehandlet?
    En registrering kommer kun med i løneksporten én gang. Hvis den allerede er lønbehandlet, findes den i Arkiv / Lønbehandlet og kommer ikke med igen.

  8. Er perioden og politikken med i eksporten?
    Kontrollér at registreringens dato ligger i den valgte eksportperiode, og at medarbejderens politik/personalegruppe er valgt i eksporten.

4. Opsagte og inaktive medarbejdere

  • Registreringer fra opsagte eller inaktive medarbejdere medtages i løneksporten.

  • Fremtidige planlagte registreringer (fx ferie eller afspadsering) skal derfor slettes manuelt i forbindelse med en opsigelse hvor medarbejderens kalender afsluttes.

    • Ellers vil registreringerne medtages i fremtidige løneksporter.

  • Løn Admin sletter disse registreringer via kalenderadgang til en opsagt medarbejder.

5. Sådan opretter du en eksport

  1. Vælg fra- og til-dato

    • Til-dato = sidste dag i den lønperiode, du vil eksportere.

    • Fra-dato = flere måneder tilbage (fx 3 måneder), så du også får med:

      • Timer der er efterregistreret i gamle lønperioder og ikke markeret som lønbehandlet.

      • Timer og fravær der blev godkendt efter seneste lønkørsel.
        ​

  2. Vælg personalegrupper (politikker), der skal med i eksporten:


    ​

  3. Klik Vis resultat

    • Hvis en medarbejder mangler lønnummer, vises dette, og registreringerne kommer ikke med.

    • Hvis en tidligere eksporteret registrering er slettet, vises dette.

    • Hvis du kører løneksporten for den samme periode igen, vil kun registreringer, der ikke tidligere er eksporteret, samt nye eller efterregistrerede registreringer i perioden, blive medtaget.

    • Allerede eksporterede registreringer vises, men kommer ikke med igen.
      ​


      ​

  4. Klik Eksport

    • Data sendes til jeres lønsystem (via fil eller elektronisk integration).

    • Eksporten arkiveres som lønkørt.

    • Registreringer låses i medarbejderens kalender og markeres som lønbehandlet.
      ​

Røde markeringer i løneksport

Når du klikker Vis resultat, kan der forekomme røde markeringer i kolonnerne.

Rødt kryds i "Lønnummer"

Medarbejderen mangler et lønnummer og kan derfor ikke komme med i eksporten.

Hvis en medarbejder mangler lønnummer ved løneksport, vil vedkommende ikke blive eksporteret. Når lønnummeret efterfølgende tilføjes, kan du køre samme periode igen, hvorefter medarbejderens registreringer automatisk kommer med.

Du kan finde og opdatere disse medarbejdere under Løn Admin → Medarbejdere → Redigér lønnr. m.m.
Søg efter “mangler” for at få et samlet overblik over medarbejdere uden lønnummer.

Rødt kryds i "Lønkørsel"

Registreringen er tidligere eksporteret til lønsystemet, men er efterfølgende blevet slettet i BitaBIZ.

Det betyder:

  • Registreringen er allerede sendt til lønsystemet

  • Men findes ikke længere i BitaBIZ

  • Der vil derfor være uoverensstemmelse mellem BitaBIZ og lønsystemet

Disse registreringer kan ikke genskabes via eksport eller findes i en separat log.

Det er derfor nødvendigt, at Løn Admin håndterer dette manuelt i lønsystemet.

6. Lønfil format

⚠️ Vigtigt: Åbn ikke lønfilen i Excel, inden den importeres til jeres lønsystem.

  • Excel kan ændre data i filen (fx datoformater eller tal).

  • Download derfor lønfilen direkte og importer den uden at åbne den først.

FAQ

Kan tidligere lønperioder låses, så der ikke registreres yderligere?

Nej, BitaBIZ låser ikke hele perioder eller kalenderår.

BitaBIZ er designet til at være fleksibelt og understøtte forskellige behov på tværs af registreringstyper. Derfor arbejder systemet med regler for den enkelte registreringstype i stedet for at låse hele perioder.

Når du laver en løneksport, markeres de eksporterede registreringer som lønbehandlede, så de ikke kommer med i en senere eksport. Det forhindrer dobbeltlønning, men det forhindrer ikke nødvendigvis nye registreringer i at blive oprettet efterfølgende.

Hvordan håndteres registreringer tilbage i tiden?

Reglerne afhænger af registreringstypen:

Registreringstype

Registrering tilbage i tiden

Fravær (fx ferie, orlov, feriefri)

Medarbejdere kan som udgangspunkt ikke registrere fravær tilbage i tiden. Fravær skal registreres på dagen eller planlægges frem i tiden.

Sygefravær (sygedag, barn syg)

Indstilling bestemmer om der må efterregisteres sygefravær.

Tidsregistrering

Virksomheden kan selv bestemme, hvor langt tilbage medarbejdere må efterregistrere timer.

Kørsel

Der er i dag ingen begrænsning på, hvor langt tilbage medarbejdere kan registrere kørsel.

Hvor indstilles begrænsningen for tidsregistrering?

Hvis I ønsker at begrænse, hvor langt tilbage medarbejdere må registrere arbejdstid, kan det indstilles her:

Setup Admin → Moduler → Meddelelser og Regler → Tidsregistrering

Her kan I angive, hvor mange uger tilbage medarbejderne må efterregistrere eller regidere timer.

Hvor indstilles begrænsningen for Sygefravær?

Setup Admin → Moduler → Meddelelser og Regler → Sygefravær

Her kan I angive, om medarbejderne må registrere en sygeperiode frem og tilbage i tiden eller kun må registrere syg d.d.

Hvorfor låser BitaBIZ ikke perioder?

En generel periodelås kan gøre systemet mindre fleksibelt i den daglige drift. Mange virksomheder har behov for at kunne rette eller registrere bestemte typer data efterfølgende, mens andre registreringstyper bør være begrænsede.

Derfor håndteres begrænsninger i BitaBIZ primært via regler på den enkelte registreringstype frem for ved at låse hele perioder.

Hvordan opsætter jeg integration til vores lønsystem?

Før du kan begynde at eksportere til jeres lønsystem skal jeres lønsystem integration oprettes. 📑 Læs denne vejledning

Kan jeg bruge API’et til løneksport?

Nej. API’et leverer rå data til integrationer og rapporter, men det arkiverer ikke lønbehandlede registreringer. Brug altid Løneksport med periodestyring til lønsystem eksport.

Hvorfor mangler en registrering i eksporten?

Typisk fordi:

  • Registreringen ikke er godkendt.

  • Medarbejderen ikke har fået et lønnummer i BitaBIZ.

Hvorfor er en medarbejder ikke med i løneksporten?

En medarbejder eller nærmere en medarbejderes registreringer kommer typisk ikke med i løneksporten, hvis en af disse ting er tilfældet:

  • Medarbejderen mangler lønnummer i BitaBIZ.

  • Registreringen afventer godkendelse.

  • Registreringen er allerede lønbehandlet og kommer derfor ikke med igen.

  • Registreringen ligger uden for den valgte eksportperiode.

  • Medarbejderens politik eller personalegruppe er ikke valgt i eksporten.

Du kan kontrollere dette her:

  • Gå til Løn Admin → Medarbejdere → Redigér lønnr. m.m. og søg på mangler for at finde medarbejdere uden lønnummer.

  • Tilføj lønnummer, hvis medarbejderen mangler det.

  • Gå til Løn Admin → Logs → Afventer godkendelse for at se registreringer, der endnu ikke er godkendt.

  • Kontrollér eksportperioden, politik og personalegruppe i løneksporten.

  • Kør løneksporten igen for samme periode, når fejlen er rettet.

Når fejlen er rettet, kommer medarbejderen eller registreringen automatisk med i løneksporten, hvis den opfylder eksportens filtre og regler.

Lønfilen kan ikke indlæses, selvom opsætningen ikke er ændret

Hvis lønfilen tidligere kunne indlæses korrekt, og der ikke er ændret i opsætningen siden sidste løneksport, skyldes problemet ofte selve filhåndteringen.

Gør dette:

  1. Download lønfilen igen fra BitaBIZ.

  2. Åbn ikke lønfilen i Excel.

  3. Importér filen direkte i lønsystemet fra download-mappen eller den placering, hvor filen er gemt.

  4. Hvis filen allerede har været åbnet i Excel, skal du eksportere perioden igen fra BitaBIZ.

  5. Gå til arkivet for lønbehandlede eksporter.

  6. Find den relevante eksport.

  7. Klik på slet-ikonet for at fjerne arkiveringen af eksporten.

  8. Eksportér derefter samme periode igen.

  9. Importér den nye fil direkte i lønsystemet uden at åbne den først.

Vigtigt: Når en lønfil åbnes i Excel, kan Excel ændre filens format, datoer, tal eller tegnsætning. Filen kan derfor se anderledes ud og kan i nogle tilfælde ikke længere indlæses korrekt i lønsystemet.

At fjerne arkiveringen gør det muligt at eksportere perioden igen. Det betyder ikke, at medarbejdernes registreringer slettes fra kalenderen.

Kommer fravær med i løneksporten?

Fravær som ferie og sygdom indgår i løneksporten på de dage, der behandles som arbejdsdage i systemet.

Det betyder, at:

  • Fravær på weekender og helligdage ikke medtages

  • Fravær på dage markeret som fridage ikke medtages

  • Fravær på dage med normtid 0 (nuldage) stadig medtages, hvis dagen ikke er markeret som fridag

For at en dag behandles som en fridag, skal den være oprettet via en egen registreringstype markeret som fridag. Det er ikke tilstrækkeligt at sætte normtiden til 0.

Løsning:
Hvis en dag reelt er en fast fridag, skal den oprettes som en tilbagevendende registrering via egne registreringstyper. Ellers vil dagen blive behandlet som en arbejdsdag, og fravær kan indgå i løneksporten.

Hvorfor kommer der sygetimer med i løneksporten på dage, hvor medarbejderen ikke skulle arbejde?

Hvis en medarbejder registreres syg over en periode, vil systemet som udgangspunkt fordele sygefraværet på alle dage i perioden, som betragtes som arbejdsdage.

Hvis der indgår dage uden planlagt arbejdstid (fx normtid 0), men dagen ikke er markeret som en fridag, vil systemet stadig behandle dagen som en potentiel arbejdsdag.

I disse tilfælde tildeles der et dagsgennemsnit af medarbejderens ugentlige normtid på dagen. Disse timer vil derfor indgå i løneksporten som sygetimer.

Der registreres ikke sygetimer på dage, som ikke er arbejdsdage som weekender og helligdage. Det samme gælder for dage, der er oprettet som fridage.

Løsning:
For at undgå dette skal der oprettes en fast fridag på de relevante dage. Når dagen er markeret som fridag, behandles den som en ikke-arbejdsdag – ligesom weekender og helligdage – og der vil ikke blive tildelt eller eksporteret sygetimer på dagen.

Hvorfor kommer timelønnedes timer ikke med i eksporten til lønsystemet?

Hvis timelønnede medarbejderes arbejdstimer ikke kommer med i eksporten til lønsystemet, skyldes det typisk, at deres tidsregistreringer ikke er tilkoblet jobkoder.

Timelønnede medarbejdere, som aflønnes ud fra de timer, de har arbejdet (og derfor ikke har en timebank), skal registrere deres tid på jobkoder med lønsatser.
Hvis en medarbejder ikke er tilkoblet en jobkode, vil deres arbejdstimer ikke blive eksporteret til lønsystemet. I disse tilfælde vil eksporten ofte kun indeholde registreringer som ferie og sygefravær, hvilket kan give indtryk af, at arbejdstimerne mangler.

For at sikre, at timelønnedes timer kommer korrekt med i eksporten, skal I:

  • Oprette relevante jobkoder med lønsatser

  • Sikre, at de timelønnede medarbejdere registrerer deres arbejdstid på disse jobkoder

I kan finde en trin-for-trin vejledning her:
​Opret jobkoder med lønsatser til løn

Hvorfor kan jeg ikke eksportere de samme registreringer igen?

Når en registrering er eksporteret, arkiveres den som “lønbehandlet” og medtages ikke i fremtidige eksporter. Hvis du vil eksportere den igen, skal du fjerne arkiveringen i Lønbehandlet.

Lønfilen kan ikke indlæses i vores lønsystem

Åbn aldrig lønfilen i Excel før import til lønsystemet. Excel kan ændre formater (fx datoer og tal). Download filen direkte og importer den uden at åbne den først.

Hvad bruges Løneksport, Kalenderadgang og Rapportbiblioteket til?

  • Løneksport bruges til at eksportere godkendte registreringer til lønsystemet og til at holde styr på, hvilke registreringer der er lønafregnet.

  • Kalenderadgang bruges til afstemning og kontrol af balancer per medarbejder, og her kan balancer justeres manuelt.

  • Rapportbiblioteket bruges til opfølgning og overblik på tværs af medarbejdere, perioder og registreringstyper.

Tilsammen dækker de hele processen fra opfølgning og afstemning til lønbehandling og analyse.

Kommer der noter fra ferie og feriefri med i løneksporten?

Nej, der kommer aldrig noter med i løneksporten – hverken fra ferie eller feriefri.

Hvis du har brug for et udtræk, hvor medarbejdernes noter skal med, skal du i stedet gå til Løn admin og vælge Opret rapport. Her kan du oprette en rapport, hvor noterne bliver inkluderet - læs mere om det her.

Kan lønbehandlede timer redigeres eller slettes?

Lønbehandlede registreringer er låst for medarbejdere og godkendere.

De lønbehandlede registreringer kan dog redigeres eller slettes af løn admin, hvis det er nødvendigt.

Kan jeg få de røde markeringer i løneksporten ud i Excel?

Det afhænger af, hvad markeringen skyldes:

  • Hvis markeringen skyldes manglende lønnummer, kan du finde medarbejderne via Løn Admin → Medarbejdere → Redigér lønnr. m.m og opdatere dem.
    Når der er filtreret på "mangler", kan listen eksporteres til Excel.
    ​

  • Hvis markeringen skyldes, at en registrering tidligere er eksporteret og efterfølgende slettet, findes der ikke en log eller Excel-rapport for disse.
    Disse vises kun i løneksportens resultatvisning og skal håndteres manuelt i lønsystemet.

Hvorfor kommer sygetimer på vores studerende ikke med i lønfilen?

Hvis sygdom for studerende ikke kommer med i lønfilen skyldes det typisk:

  1. Kontrollér hvilken registreringsmetode medarbejderen anvender til at registrere sygetimer:

    1. Standard sygefravær aktiveret på politikken

    2. Egen registreringstype oprettet som "Sygetimer"

    3. Tidsregistrering - uden timebank -> jobkode oprettet som "Sygetimer"

  2. Kontrollér at korrekt lønkode er sat for sygefravær.

  3. Kontrollér at den konkrete registrering i medarbejderens kalender faktisk er oprettet.

  4. Kontrollér at registreringen er godkendt, at medarbejderen har lønnummer, og at datoen ligger i eksportperioden.

Hvorfor kommer vores orlovstyper ikke med i lønfilen?

Hvis orlov ikke kommer med i lønfilen skyldes det typisk:

  1. Kontrollér hvilken registreringsmetode medarbejderen anvender til at registrere orlov:

    1. Egen registreringstype oprettet som "orlovstype"

    2. Andet fravær er anvendt til at oprette "orlovstype" (anbefalet)

  2. Kontrollér at korrekt fraværskode er sat for orlovstypen. Og at typen er markeret med "Tilføj lønfil".

  3. Kontrollér at den konkrete registrering i medarbejderens kalender faktisk er oprettet.

  4. Kontrollér at registreringen er godkendt, at medarbejderen har lønnummer, og at datoen ligger i eksportperioden.

Kan jeg låse registreringer uden at sende dem til lønsystemet?

Ja.

Registreringer i BitaBIZ låses, når de bliver lønbehandlet via løneksport med periodestyring – uanset hvilket format der eksporteres til.

Det betyder:

  • Du kan undlade at sende bestemte registreringstyper til jeres lønsystem

  • Og stadig få dem låst i BitaBIZ ved at inkludere dem i en separat eksport

Sådan gør du:

  1. Fjern registreringstypen fra jeres lønsystem-eksport

  2. Opret en separat eksport (fx Excel)
    ​Hvis Excel ikke fremgår på listen over jeres lønsystemer, skal I først tilføje det.
    ​Se her hvordan.

  3. Inkludér kun de registreringer, der skal låses

  4. Kør eksporten

Når eksporten gennemføres:

  • registreringerne markeres som lønbehandlede

  • de låses i kalenderen

  • og indgår ikke i fremtidige eksporter

Kan vi selv vælge lønperioden ved eksport til vores lønsystem?

Ja. Ved løneksport fra BitaBIZ vælger I selv den periode, der skal eksporteres.

Gå til Løn Admin > Eksport > Løneksport med periodestyring og vælg den relevante fra-dato og til-dato for eksporten.
​
Vi anbefaler at fra datoen er nogle måneder tilbage i tiden. Således at efterregistreringer der ikke tidligere er løneksporteret kommer med.

Hvor kan jeg se, hvor timer i en løneksport kommer fra?

Hvis du er usikker på, hvor nogle timer i en lønkørsel kommer fra, kan du kontrollere om de kommer fra BitaBIZ to steder:

  1. Gå til Lønarkiv
    Åben de enkelte løneksport periode-arkiveringer du vil undersøge.
    I en periode-arkivering kan du se de registreringer, der har været inkluderet i en løneksport fra BitaBIZ. Du kan søge på en bestemt medarbejder for at se, de registreringer der har indgået i løneksport periode.

  2. Åbn medarbejderens kalender
    I medarbejderens kalender kan du klikke på de enkelte registreringer. Her kan du se, om registreringen har været inkluderet i en løneksport.

Hvis du ikke kan finde timerne i lønarkivet eller på medarbejderens registreringer i kalenderen, så kommer registreringerne (timer, kørsel, ferie, m.f.) ikke fra BitaBIZ-eksporten. I så fald bør du kontrollere lønsystemet og eventuelle manuelle indtastninger dér.

Besvarede dette dit spørgsmål?