Egne registreringstyper bør ikke anvendes som erstatning for sygefravær, da standardtyperne Syg og Barn syg håndteres via sygefraværsmodulet og følger den valgte sygemeldingsmetode.

Læs mere om sygefravær her.

Hvis I alligevel vælger at bruge en egen registreringstype til dette formål, skal den oprettes som fridag, hvis den skal blokere for automatisk arbejdstid.

Hvis registreringen er en orlovstype eller længerevarende fravær i hele eller halve dage, bør den normalt oprettes under Andet fravær på politikken – ikke som en egen registreringstype.

Eksempler på typer, hvor Andet fravær bør bruges:

Fordelen ved at bruge Andet fravær til disse typer er, at weekender og helligdage ikke tælles med i fraværsstatistikken og at registreringen følger samme princip som ferie og andet fravær

Egne registreringstyper bruges typisk til planlægningsvisning eller kortere registreringer, fx:

En egen registreringstype tæller statistik på alle kalenderdage, også weekender og helligdage, og anbefales derfor ikke til orlov.

Ja, det kan man – men kun hvis den pågældende egne registreringstype er markeret som “Fridag”.

Hvis registreringstypen markeres som “Fridag”, vil automatisk oprettelse af arbejdstid ikke finde sted på den pågældende dag.

Hvis registreringstypen ikke markeres som fridag, vil systemet fortsat oprette arbejdstid i henhold til den valgte tidsregistreringsmetode. Dette bruges eksempelvis til registrering af hjemmearbejde, hvor der skal være arbejdstid oveni en egen registreringstype.

Hvis en egen registreringstype er markeret som fridag, vil dagen blive behandlet som en ikke-arbejdsdag.

Det betyder, at:

Forsøger man blot at lægge en enkelt fraværsdag på en dag, som allerede er registreret med en fast fridag, vil systemet blokere for dette.

Eksempel på fravær med fast fridag:
Hvis en medarbejder har en fast fridag om onsdagen og registrerer ferie fra mandag til fredag, vil der kun blive trukket 4 feriedage – onsdag tælles ikke med.

Det samme gælder ved sygemeldinger oprettet som en periode.

Ja, hvis fraværet er korte registreringer i timer eller halve dage, bør man oprette det som egne registreringstyper.

Er fraværstypen længere i hele dage, kan man lave den som en Andet fravær. Fraværstyperne under Andet fravær understøtter dog også halve dage.

Ved løneksport kan man vælge at inkludere “Egne registreringstyper”, men man kan ikke vælge enkelte typer separat. Alle typer med løneksport eksporteres samlet.

Hvis jeres lønsystem er opdelt i fravær og løndele, bør egne registreringstyper kun anvendes til én af delene. Løs mere om løneksport her.

I kan vælge, om en egen registreringstype skal godkendes af leder, når den oprettes.

Dette adskiller sig fra sygefravær, hvor der ikke findes et godkenderflow.

Nej, egne registreringstyper er ikke private og deles i team kalenderen med navn på registreringstypen og status.

Noter kan dog gøres private ved at deaktivere “Vis note” i opsætningen.

Ja, adgangen kan styres direkte på registreringstypen.

Når en registreringstype oprettes eller redigeres, kan I vælge hvilke politikker/personalegrupper den skal være tilgængelig for.

Ja. Når du opretter eller redigerer en egen registreringstype, kan du sætte flueben i “Kun for løn admin”. Når dette er markeret, er det kun løn admin der kan oprette registreringstypen - og kun som en grupperegistrering.

Det betyder, at:

Denne funktion bruges typisk til:

Ja. Man kan med fordel, til især timelønnede, der ikke nødvendigvis har et fast vagtrul, bruge egne registreringstyper til at planlægge, hvornår medarbejdere forventes at arbejde – uden at der oprettes arbejdstimer, som afregnes til løn, automatisk.

Du kan fx oprette en registreringstype som “Vagt” og booke medarbejderen i kalenderen, eller lade medarbejderen selv oprette deres forventede arbejdstider.

Det giver:

Egne registreringstyper bruges her udelukkende til planlægning og overblik i kalenderen – ikke til den arbejdstid, der danner grundlag for løn.

Egne registreringstyper synkroniseres til Outlook, hvis jeres Exchange-integration er aktiv.
Det betyder, at registreringer som fx vagter, hjemmearbejde, kursus eller andre planlægningsaktiviteter automatisk oprettes i medarbejderens Outlook-kalender.

Det er dog vigtigt at være opmærksom på følgende:

Eksempel:
Hvis I bruger egne registreringstyper til at planlægge vagter, vil disse fremgå i Outlook.
Hvis en medarbejder derimod blot registrerer arbejdstimer, vil disse ikke blive vist i Outlook.

Hvis registreringer ikke vises i Outlook, skyldes det typisk én af følgende:

Planlægning med egne registreringstyper synkroniseres til Outlook, så hvis I fx registrerer arbejdstimer ved almindelig tidsregistrering, vil de ikke fremgå i kalenderen.

Ja – egne registreringstyper kan eksporteres til løn, hvis de opsættes til det.

Det kræver, at registreringstypen konfigureres med løneksport i opsætningen. Læs mere om løneksport af egne registreringstyper her.

Egne registreringstyper kan godt bruges til løneksport.
Hvis en type skal sendes til løn, skal du aktivere løneksport på registreringstypen og indsætte den relevante lønkode i feltet ID-nummer.

Det er lønsystemet, der afgør, hvordan registreringen afregnes, herunder:

BitaBIZ bruges altså til at registrere typen og sende den videre til løneksporten med den noterede lønkode — ikke til at opsætte selve satsen.

Ja, hvis en registreringstype oprindeligt er oprettet uden løneksport og ID-nummer, og dette tilføjes senere, kan tidligere registreringer stadig eksporteres.

I skal blot køre løneksporten tilbage til den ønskede periode.
Systemet eksporterer registreringerne, så længe de indgår i den valgte lønperiode.

Ja, her kan I anvende en egen registreringstype til formålet. Fordelen ved egne registreringstyper er at man kan koble en tilstede-status til registreringen. Hvis registreringen skal anvendes til "Fri" kan status "Fraværende" anvendes. Herved opnår I både et tælleværk og deling af tilstede-status, således at kollegaer kan se når medarbejdere er fraværende.
​
Egne registreringstyper tæller ikke minus i timebanken. Hvis I ikke tilkobler lønintegrationen til typen, vil registreringstypen ikke påvirke lønberegningen.

Det er ikke muligt at ændre, om en registreringstype tæller som fridag, efter den er oprettet.

Hvis en registreringstype er oprettet som ikke-fridag og skal være fridag eller den er oprettet som fridag, men ikke skal tælle som en, skal der oprettes en ny registreringstype.

Det er ikke muligt at ændre, om en egen registreringstype registreres i timer eller dage, efter den er oprettet.

Hvis en registreringstype er oprettet i timer og i stedet skal registreres i dage – eller omvendt – skal der oprettes en ny registreringstype.

Dette skyldes, at registreringernes enhed (timer eller dage) anvendes i statistik, rapportering og eventuel løneksport.

Egne registreringstyper kan ikke slettes, da de kan være anvendt i eksisterende registreringer.

Hvis en registreringstype ikke længere skal anvendes, anbefales det at deaktivere den.

Vær opmærksom på, at der ikke kan oprettes to registreringstyper med samme navn - heller ikke som de deaktiverede. Man kan med fordel ændre navnet på registreringstypen før den deaktiveres, så det oprindeligt er frit, hvis det skal bruges igen.

Ja. Hvis navnet ændres på en eksisterende registreringstype, opdateres navnet både fremadrettet og tilbage i tid i kalenderen og historikken. Det betyder, at tidligere registreringer også kommer til at stå med den nye betegnelse.

Hvis I ønsker at ændre betegnelser på registreringstyper, findes der derfor to måder at gøre det på:

Hvilken løsning der anvendes, afhænger af om I ønsker at ændre betegnelsen på tidligere registreringer eller bevare historikken uændret.