Intro til brugeradministration
Få overblik over brugeradministration i BitaBIZ, og find den rigtige vejledning til onboarding, offboarding, roller, adgang, politikker, afdelinger, tags og GDPR indstillinger.
Kort svar om brugeradministration
Brugeradministration i BitaBIZ handler om medarbejderprofiler, politikker, roller, adgang og organisatoriske data. Denne artikel er en introduktion og vejviser. Brug de linkede artikler for konkrete trin, rettigheder, adgange, undtagelser og fejlsøgning.
Denne artikel gælder for
Administratorer, HR, lønansvarlige, IT og andre brugere, der administrerer medarbejdere i BitaBIZ.
Vigtig forudsætning
Før du vælger vejledning, skal du vide om jeres virksomhed administrerer brugere:
manuelt direkte i BitaBIZ
automatisk via Microsoft Entra ID
Hvis du er i tvivl, bør du først afklare jeres brugeradministrationsmodel.
Hvad består brugeradministration af?
I BitaBIZ bruges medarbejderprofilen til at koble en medarbejder til virksomhedens opsætning. En medarbejderprofil kan blandt andet indeholde:
stamdata som navn, afdeling og lønnummer
politik med regler for ferie, fravær og tidsregistrering
roller og adgang
godkenderrelationer
afdelinger og tags
GDPR indstillinger
Når en medarbejder oprettes eller ændres, kan det påvirke adgang, godkendelse, saldi, rapportering og lønadministration.
Hvilken vejledning skal jeg bruge?
Brug oversigten nedenfor til at vælge den rigtige artikel.
Hvis dit spørgsmål handler om | Start her |
Oprettelse af en ny medarbejder direkte i BitaBIZ (Manuel oprettelse) | |
Oprettelse af medarbejdere via Microsoft Entra ID (Automatisk oprettelse) | |
Deaktivering, opsigelse eller offboarding direkte i BitaBIZ (Manuel offboarding) | |
Inaktive medarbejdere via Microsoft Entra ID (Automatisk offboarding) | |
Skift af politik på en medarbejder | |
Opret en ny politik, som medarbejdere kan tilknyttes | |
Afdelinger & organisationsstruktur | |
Tags til filtrering eller gruppering af medarbejdere | 📑 Tags |
Hvilke funktioner en bruger har adgang til | 📑 Roller |
Godkendere, Løn admin, Setup admin eller HR statistik | 📑 Roller |
Ekstern administrator, lønpartner, IT-partner eller revisoradgang | |
Fejl ved oprettelse, genaktivering eller e-mail der allerede findes | Følg artiklen for jeres brugeradministrationsmodel: manuel onboarding eller automatisk Entra ID |
Manuel eller automatisk brugeradministration?
BitaBIZ understøtter to metoder til brugeradministration.
Metode | Beskrivelse |
Manuel brugeradministration | Medarbejdere oprettes og vedligeholdes direkte i BitaBIZ |
Automatisk brugeradministration | Medarbejdere og stamdata synkroniseres automatisk fra Microsoft Entra ID |
Valget af metode påvirker blandt andet:
onboarding
offboarding
stamdata
medarbejderoprettelse
vedligeholdelse af brugerdata
roller og adgang
Brug derfor altid den vejledning, der passer til jeres opsætning.
Brugeradministration, stamdata og GDPR
Brugeradministration er tæt knyttet til medarbejdernes stamdata og registreringer. Stamdata og registreringer kan indeholde personoplysninger, og nogle oplysninger kan være fortrolige eller afhænge af virksomhedens interne GDPR- og synlighedsvalg.
Stamdata og registreringer deles med virksomheden på 2 sider:
Team kalenderen
People siden
Begge sider vises på Web-portalen, mobil app, Teams app og Outlook app.
Tabellen nedenfor forklarer ikke de konkrete GDPR-, sletnings- eller synlighedsindstillinger. Brug i stedet de relevante specialartikler der linkes til i tabellen nedenfor til at danne dig et overblik.
Hvis dit spørgsmål handler om | Start her |
Opsæt hvornår historiske registreringer på aktive brugere automatisk skal slettes | |
Opsæt hvornår inaktive brugeres profil automatisk skal slettes | |
Opsæt hvordan fraværsårsager og arbejdstid vises i Team kalenderen | |
Bliv opmærksom på hvornår noter oprettet til en registrering vises i Team Kalenderen | |
Opsæt standardindstillinger til medarbejders adgang til Team Kalenderen (Se hele virksomheden, kun afdeling, kun kalendergruppe) | |
Opsæt om fødselsdage og jubilæer skal deles via Team kalenderen og på People siden | |
Få overblik over hvilke stamdata oplysninger der vises på People-siden | |
Vælg om medarbejdere skal kunne se “i nødstilfælde kontakt info” på People-siden | |
Vælg om People-siden skal vises eller helt fjernes | |
Få overblik over hvilke tags der vises på People-siden & er søgbar i Team Kalenderen |
FAQ
Jeg ved ikke, hvilken artikel jeg skal bruge. Hvor starter jeg?
Jeg ved ikke, hvilken artikel jeg skal bruge. Hvor starter jeg?
Start med at afklare, om jeres medarbejdere oprettes manuelt i BitaBIZ eller automatisk via Microsoft Entra ID. Brug derefter oversigten “Hvilken vejledning skal jeg bruge?” i denne artikel.
Hvor kan jeg se, hvilken rolle en bruger skal have?
Hvor kan jeg se, hvilken rolle en bruger skal have?
Hvis spørgsmålet handler om roller, adgang, godkendere, Løn admin, Setup admin eller HR statistik, skal du bruge artiklen Tildel roller.
Hvorfor kan jeg ikke se en knap eller funktion?
Hvorfor kan jeg ikke se en knap eller funktion?
Manglende knapper eller funktioner skyldes ofte rolle, adgang eller tilknytning til medarbejdere eller afdelinger. Start med artiklen Tildel roller.
Hvilken artikel skal jeg bruge ved advarsel om, at en e-mail allerede findes?
Hvilken artikel skal jeg bruge ved advarsel om, at en e-mail allerede findes?
Det afhænger af jeres brugeradministrationsmodel. Hvis medarbejderen oprettes manuelt i BitaBIZ, skal du bruge vejledningen for manuel onboarding. Hvis medarbejderen oprettes via Microsoft Entra ID, skal du bruge vejledningen for automatisk brugeradministration via Entra ID.
Fejlsøgning:
Hvis du kontakter BitaBIZ support om brugeradministration, kan du blive bedt om at oplyse:
om medarbejderen administreres manuelt eller via Microsoft Entra ID
hvilken medarbejder det handler om
hvilken handling du forsøger at udføre
hvilken advarsel du har fået fx. "e-mail eksistere allerede"
Hvilken supportkode du har fået oplyst af vores AI
hvilken rolle eller adgang brugeren har
Når du oplyser hvilken supportkode du har fået fra en artikel, hjælper det BitaBIZ med at sende sagen til det rigtige team. Du skal ikke selv løse sagen ud fra supportkoden.
Jeg får en fejl, når jeg opretter, genaktiverer eller ændrer en medarbejder. Hvilken artikel skal jeg bruge?
Jeg får en fejl, når jeg opretter, genaktiverer eller ændrer en medarbejder. Hvilken artikel skal jeg bruge?
Hvis jeres medarbejdere oprettes manuelt i BitaBIZ, skal du bruge artiklen om manuel brugeradministration.
Hvis jeres medarbejdere synkroniseres fra Microsoft Entra ID, skal du bruge artiklen om automatisk brugeradministration.
De konkrete artikler forklarer, hvilke oplysninger du skal sende til support i den situation, du står i.
Hvad er vigtigt at vide om brugeradministration?
Hvad er vigtigt at vide om brugeradministration?
Ændringer i brugeradministrationen kan påvirke:
adgang og synlighed
godkendelsesflows
ferie og saldi
statistik og rapportering
lønadministration
Kontrollér derfor altid medarbejderens politik, roller, adgang, saldi og godkenderrelationer, når der foretages ændringer.
Hvis du mangler en knap eller adgang?
Hvis du mangler en knap eller adgang?
Hvis du ikke kan se en funktion, menu eller knap i BitaBIZ, skyldes det ofte brugerens rolle, adgang eller tilknytning til medarbejdere eller afdelinger.
Start med artiklen Tildel roller, hvis spørgsmålet handler om:
hvad en bruger kan se
hvad en bruger kan rette
om en bruger kan godkende registreringer
hvilke medarbejdere en bruger kan administrere eller godkende
forskellen på Setup admin, Løn admin, HR statistik og Godkender
Denne introartikel beskriver ikke alle rettigheder i detaljer. Brug rolleartiklen som den primære kilde til konkrete rettighedsspørgsmål.
Har BitaBIZ ét samlet sted, hvor jeg kan indstille GDPR-indstillinger?
Har BitaBIZ ét samlet sted, hvor jeg kan indstille GDPR-indstillinger?
Nej. GDPR-indstillinger i BitaBIZ er ikke samlet ét sted, fordi GDPR berører flere områder af systemet.
GDPR-relaterede indstillinger håndteres blandt andet via:
Team Kalender, hvor synlighed for fravær, fraværsårsager, arbejdstid, fødselsdage og jubilæer kan styres
HR & People, hvor visning af kontaktoplysninger kan styres
GDPR, EU’s sletteregler, hvor historiske registreringer og inaktive brugere kan slettes efter valgte regler
GDPR er et bredt emne og håndteres derfor på flere niveauer i BitaBIZ. Brug de relevante specialartikler for at se de konkrete indstillinger for hvert område.
Håndterer BitaBIZ medarbejderstamdata og personlige oplysninger i henhold til GDPR?
Håndterer BitaBIZ medarbejderstamdata og personlige oplysninger i henhold til GDPR?
Ja. BitaBIZ er ISAE 3000-certificeret og indeholder funktioner, der understøtter virksomhedens håndtering af medarbejderstamdata og personlige oplysninger.
I BitaBIZ kan virksomheder blandt andet styre adgang, synlighed og sletning af persondata via roller/adgang, Team Kalender, HR & People og GDPR-sletteregler.
Jeres virksomhed er ansvarlig for, at opsætningen i BitaBIZ passer til jeres GDPR-politik og interne retningslinjer.