Klik: Setup Admin -> Moduler -> Meddelelser og regler > GDPR

EU GDPR regler for sletning af persondata

BitaBIZ databehandleraftale version 3.1 af 20. September 2024 skriver at BitaBIZ kunder har adgang til at indstille hvornår persondata automatisk skal slettes.

Databehandleraftalens sektion 11.2:

The data processor shall make available to the data controller, settings in the BitaBIZ

SaaS Service, where data controller can define how many months that registrations

of personal data shall be kept in the database and thereby registrations older than the period defined by Data controller will automatically be deleted with defined intervals.

Automatisk sletning af historiske registreringer

Hvert år den 1. januar bliver alle registreringer slettet automatisk, når de har været gemt længere end det valgte antal måneder.

Indekseringen for automatisk sletning skal altid være aktiveret for at fungere. Det er en løbende indekseringsproces, der er designet til at beskytte jeres balancer
(Ferie, feriefri, timebank, dagebank).

Når processen er aktiveret, slettes registreringer, der er indekseret til sletning, permanent den 1. januar hvert år.

ℹ️ Man kan ikke aktivere denne process få dage før 1. januar og få slettet data. Processen skal køre kontinuerligt for at virke.

Step 1: Vælg hvor mange måneder data max må gemmes i BitaBIZ før sletning og Aktivér processen:

Step 2: Processen er aktiv og sletter automatisk data 1. januar hvert år:

Automatisk sletning af inaktive brugere og deres data

Hvert år den 1. januar bliver alle inaktive brugere og deres data slettet automatisk, når de har været inaktive længere end det valgte antal måneder.

Step 1: Vælg hvor mange måneder inaktive medarbejdere (opsagte medarbejdere) max må gemmes i BitaBIZ før sletning og Aktivér processen:

Step 2: Processen er aktiv og sletter automatisk data 1. januar hvert år:

Valg af indstilling for automatisk sletning

Vigtig regel fra bogføringsloven der skal med i overvejelserne når man vælge antal måneder:

Den bogføringspligtige skal opbevare bogførings- og regnskabsmateriale på betryggende vis i 5 år fra udgangen af det regnskabsår, som materialet vedrører.

På baggrund af ovenfor kunne man vælge at indstille antal måneder således:

Kunder med regnskabsår 1. jan - 31. dec BitaBIZ sletter registreringer pr. 1. januar hvert år.	Kunder med regnskabsår 1. apr - 31. mar BitaBIZ sletter registreringer pr. 1. januar hvert år.	Kunder med regnskabsår 1. jul - 30. jun BitaBIZ sletter registreringer pr. 1. januar hvert år.	Kunder med regnskabsår 1. okt - 30. sep BitaBIZ sletter registreringer pr. 1. januar hvert år.
Vælg: 60 måneder (5 år x 12 måneder)	Vælg: 63 måneder (5 år x 12 måneder + 3 måneder)	Vælg: 66 måneder (5 år x 12 måneder + 6 måneder)	Vælg: 69 måneder (5 år x 12 måneder + 9 måneder)

Det er kundens ansvar at verificere deres sletningsregler med deres egne revisorer/juridiske rådgivere.