Globale indstillinger til Sygefravær
Kort artikelbeskrivelse
Denne artikel forklarer, hvordan du opsætter sygemeldingsmetode, beskeder og automatiske opfølgningsmails for sygefravær i BitaBIZ under Meddelelser og regler.
Kort svar
Sygemeldingsmetode (kun d.d. eller periode), beskeder og automatiske opfølgningsmails for sygefravær opsættes under Setup admin → Moduler → Meddelelser og regler → Sygefravær.
Her kan du vælge, hvordan medarbejdere må registrere sygdom, og du kan opsætte beskeder, der hjælper ledere og lønadministratorer med at følge op, når en medarbejder rammer en valgt sygefraværsgrænse.
Hvis du vil ændre, om medarbejdere kan registrere sygefravær, om sygefravær kan registreres i timer, fraværskoder til lønafregning eller maksimum antal betalte sygedage, skal du i stedet bruge artiklen Sygefravær: indstillinger på politikken.
Gælder for
Opsætning af Sygedage i BitaBIZ, når virksomheden bruger Meddelelser og Regler til at understøtte virksomhedens sygefraværspolitik.
Forudsætninger
Du skal have adgang til Setup admin.
Medarbejderens godkenderopsætning skal være korrekt, hvis godkender skal modtage beskeder.
Beskedtekster bør være afstemt med virksomhedens sygefraværspolitik.
Trin-for-trin
Gå til Setup admin.
Klik på Moduler.
Klik på Meddelelser og regler.
Åbn sektionen Sygefravær.
Vælg sygemeldingsmetode.
Opsæt eventuelt besked til godkender.
Opsæt eventuelt besked til medarbejder.
Opsæt eventuelt automatiske opfølgningsmails.
Gem ændringerne.
Sygemeldingsmetode
BitaBIZ understøtter to sygemeldingsmetoder:
Kun dags dato
Medarbejderen skal melde sig syg på dagen. Medarbejderen kan ikke registrere sygefravær frem eller tilbage i tiden.Sygeperiode tilladt
Medarbejderen kan registrere en sygeperiode frem eller tilbage i tiden.
Den valgte sygemeldingsmetode gælder for både Syg og Barn syg.
Afhængigt af hvilken metoder der vælges, vil visningen være forskellige i medarbejderens kalender, når de opretter en registrering. Se billedet nedenfor:
Brugervejledninger til de 2 sygemeldingsmetoder:
Kun dags dato
📑 Medarbejder skal melde sig syg hver dag ved sygdom
Sygeperiode tilladt
📑 Medarbejder har adgang til at registrere en sygeperiode
SMS besked ved sygemelding til godkender
Aktiver eller deaktiver, at der sendes en SMS besked til godkender, når en medarbejder registrerer sygefravær.
Beskeden inkludere den note, medarbejderen har skrevet i forbindelse med sygemeldingen. Beskeden indeholder også statistik over antal sygedage medarbejderen har haft i aktive kalenderår.
SMS besked når første sygedag registreres
BitaBIZ kan sende en tilpasset SMS besked til medarbejderen på den første sygedag i en registreret sygeperiode. Beskeden kan for eksempel indeholde virksomhedens instruktioner for, hvad medarbejderen skal gøre ved sygdom.
Automatiske opfølgningsmails ved sygefravær
BitaBIZ kan sende automatiske opfølgningsmails til godkender, når en medarbejders sygefravær rammer en grænse der påkræver at medarbejders leder skal følge en instruks.
Formålet er at hjælpe virksomhedens ledere med at følge op i henhold til virksomhedens sygefraværspolitik. Mailen oprettes som fritekst, hvor virksomheden beskriver, hvad lederen skal gøre, når en medarbejder bryder eller rammer en intern sygefraværsregel.
ℹ️ Den ugentlige opfølgningsmails til jeres sygefraværspolitik udsendes hver fredag. Det betyder, at hvis en medarbejder bryder reglen om onsdagen. Beskeden udsendes først til lederen om fredagen.
👉 Det anbefales at e-mail teksten, der oprettes til de ugentlige e-mail beskeder, tydeligt beskriver hvad lederen skal gøre når reglen er aktiveret.
💁 Fritekst og flettekoder i opfølgningsmails:
Beskedteksten kan tilpasses, så den passer til virksomhedens sygefraværspolitik.
Du kan bruge flettekoder i beskeden:
{fullName} indsætter medarbejderens navn.
{n} indsætter det antal sygedage eller sygeperioder, som beskeden handler om.
Opfølgning på antal sygedage i kalenderåret
Denne opfølgningsmail sendes til godkender, når medarbejderen rammer et valgt antal sygedage i indeværende kalenderår.
👉 Mailen anvendes hvis jeres virksomhed har en sygepolitik, hvor leder skal tage action, når en medarbejder har haft X antal sygedage et kalenderår.
Sådan gør du:
Vælg antal sygedage en medarbejder skal have haft et kalenderår for at aktivere reglen.
Opret e-mail teksten, der skal instruere lederen, når reglen rammes.
Opfølgning på antal sygeperioder de seneste 6 måneder
Denne opfølgningsmail sendes til godkender, når medarbejderen rammer et valgt antal sygeperioder inden for de seneste 6 måneder.
Weekender, helligdage og faste fridage afbryder ikke en sygeperiode.
Opfølgningsmailen sendes én gang, når medarbejderen rammer den valgte grænse.
👉 Mailen anvendes hvis jeres virksomhed har en sygepolitik, hvor leder skal tage action, når en medarbejder har haft X antal sygeperioder inden for de seneste 6 måneder.
Sådan gør du:
Vælg antal sygeperioder en medarbejder skal have haft de seneste 6 måneder for at aktivere reglen.
Opret e-mail teksten, der skal instruere lederen, når reglen rammes.
Opfølgning på antal sygedage i en sygeperiode
Denne opfølgningsmail sendes til godkender, når medarbejderen rammer et valgt antal sygedage i en sammenhængende sygeperiode.
Dage der tælles inkluderer weekender, helligdage og faste fridage.
Opfølgningsmailen sendes én gang, når medarbejderen rammer den valgte grænse.
👉 Mailen anvendes hvis jeres virksomhed har en sygepolitik, hvor leder skal tage action, når en medarbejder har haft X antal sygedage i en sygeperiode.
Sådan gør du:
Vælg antal sygedage i en sygeperiode der skal aktivere reglen.
Opret e-mail teksten, der skal instruere lederen, når reglen rammes.
FAQ
Hvornår sendes opfølgningsmail for antal dage i en aktuel sygeperiode?
Hvornår sendes opfølgningsmail for antal dage i en aktuel sygeperiode?
Opfølgningsmailen for antal sygedage i en sygeperiode sendes til godkender, når medarbejderen rammer det valgte antal sygedage i en sammenhængende sygeperiode.
Grænsen tæller alle dage i perioden og inkluderer weekender, helligdage og faste fridage.
Mailen sendes én gang, når medarbejderen rammer den valgte grænse.
Hvornår sendes opfølgningsmail for antal sygeperioder?
Hvornår sendes opfølgningsmail for antal sygeperioder?
Opfølgningsmail for antal sygeperioder sendes til godkender, når medarbejderen rammer det valgte antal sygeperioder inden for de seneste 6 måneder.
Weekender, helligdage og faste fridage afbryder ikke en sygeperiode.
Mailen sendes én gang, når medarbejderen rammer den valgte grænse.
Hvornår sendes opfølgningsmail for antal sygedage i kalenderåret?
Hvornår sendes opfølgningsmail for antal sygedage i kalenderåret?
Opfølgningsmail for antal sygedage i kalenderåret sendes til godkender, når medarbejderen rammer det antal sygedage i indeværende kalenderår, som virksomheden har valgt i opsætningen.
Mailen sendes som en del af den ugentlige opfølgning. Den ugentlige opfølgningsmail udsendes hver fredag. Hvis grænsen rammes tidligere på ugen, sendes mailen derfor først om fredagen.
Weekender, helligdage og faste fridage er ikke inkluderes i summen.
Hvornår sendes opfølgningsmails til godkender når en grænse brydes?
Hvornår sendes opfølgningsmails til godkender når en grænse brydes?
Den ugentlige opfølgningsmail udsendes hver fredag. Hvis grænsen rammes tidligere på ugen, sendes mailen derfor først om fredagen.
Hvilke indstillinger for sygefravær styres fra medarbejderens politik?
Hvilke indstillinger for sygefravær styres fra medarbejderens politik?
Nogle indstillinger for sygefravær styres ikke fra Meddelelser og Regler, men fra den politik, medarbejderen er tilknyttet.
På politikken styrer du blandt andet indstillinger for:
adgang til registrering af sygedage
om sygefravær registreres i timer
hvordan sygefravær beregnes ud fra medarbejderens normtid eller officielle arbejdstid
opsætning for fastansatte og timelønnede
sygefraværskoder til lønafregning
maksimum antal betalte sygedage, hvis virksomheden bruger denne regel
Hvis du vil ændre disse indstillinger, skal du gå til artiklen om Sygefravær: Indstillinger på politikken.
Brug Meddelelser og regler, når du vil ændre sygemeldingsmetode, beskeder til medarbejder/godkender eller automatiske opfølgningsmails.
Brug politikken, når du vil ændre, hvordan sygefravær beregnes, registreres eller håndteres i forhold til arbejdstid, løn og fraværskoder.
Hvor vælger jeg sygemeldingsmetode?
Hvor vælger jeg sygemeldingsmetode?
Du vælger sygemeldingsmetode under Setup admin → Moduler → Meddelelser og regler → Sygefravær.
Kan medarbejdere registrere en sygeperiode?
Kan medarbejdere registrere en sygeperiode?
Ja, hvis sygemeldingsmetoden Sygeperiode tilladt er valgt. Hvis Kun dags dato er valgt, kan medarbejderen kun melde sig syg på selve dagen.
Jeg mener ikke I tæller rigtigt ift. antal sygeperioder en medarbejder har haft?
Jeg mener ikke I tæller rigtigt ift. antal sygeperioder en medarbejder har haft?
Hvis antallet af sygeperioder ikke matcher forventningen, skal du være opmærksom på, at weekender, helligdage og faste fridage ikke afbryder en sygeperiode.
Kan vi selv skrive teksten i opfølgningsmails til vores sygefraværspolitik?
Kan vi selv skrive teksten i opfølgningsmails til vores sygefraværspolitik?
Ja, teksten kan tilpasses med fritekst. I kan bruge teksten til at beskrive, hvad lederen skal gøre for at følge virksomhedens sygefraværspolitik.