Intro til Rapportbiblioteket i BitaBIZ
Få overblik over rapporter, statistik og eksport i BitaBIZ, og find den rigtige rapport til ferie, fravær, tidsregistrering, løntimer, projekttimer, timebank, kørsel, HR-nøgletal og medarbejderdata.
Kort svar om Rapportbiblioteket
Rapportbiblioteket samler virksomhedens rapporter og nøgletal ét sted i BitaBIZ.
Brug Rapportbiblioteket, når du skal følge op på registreringer, saldi, timer, fravær, ferie, projekter, jobkoder eller HR-data på tværs af medarbejdere, afdelinger, virksomheder, lande og perioder.
Rapportbiblioteket bruges til analyse, opfølgning og eksport til Excel. Det bruges ikke til selve lønbehandlingen. Hvis godkendte registreringer skal eksporteres til lønsystemet og markeres som lønbehandlede, skal du bruge Løneksport.
Denne artikel gælder for
Administratorer, HR, lønansvarlige og andre brugere, der arbejder med rapporter, statistik, registreringsdata og eksport i BitaBIZ.
Vigtig forudsætning
Før du vælger rapport, skal du vide, hvilken type data du vil se.
Det kan fx være:
løntimer
projekttimer
timer på jobkoder
overarbejde, afspadsering og timebanksaldo
ferie og feriesaldi
sygefravær
kørsel
medarbejderdata
HR-nøgletal
Du skal også have adgang til Rapportbiblioteket. Rapportbiblioteket kræver rollen HR Statistik og skal være aktiveret som add-on på virksomhedens abonnementsplan.
Hvad består Rapportbiblioteket af?
Rapportbiblioteket indeholder rapporter, der bygger på virksomhedens registreringer, politikker, medarbejderprofiler, godkendelsesflows og valgte perioder.
Rapportdata kan derfor afhænge af:
medarbejderens politik
registreringstype
godkendelsesstatus
valgt periode
valgte filtre
om medarbejderen bruger tidsregistrering med eller uden timebank
Kontrollér altid periode, filtre, registreringsstatus, politik og registreringstype, når du analyserer eller eksporterer rapportdata.
Hvilken rapport skal jeg bruge?
Brug oversigten nedenfor til at vælge den rigtige rapport.
Hvis dit spørgsmål handler om | Start her |
Løntimer | |
Projekttimer | |
Timer på jobkoder | |
Registrerede arbejdstimer uden saldo | |
Grundlag for lønafregning på timelønnede | |
Ugentlig arbejdstid eller EU’s 48-timers regel uden timebank | |
Flextid | |
Timebanksaldo | |
Overarbejde | |
Afspadsering | |
Timebank-reguleringer, udbetalinger eller justeringer | |
Ugentlig arbejdstid eller EU’s 48-timers regel med timebank | |
Ferieoptjening, ferieforbrug eller feriesaldi | |
Tillægssaldo (fx. feriefri, omsorgsdage, 6. ferieuge) | |
Sygedage, barn syg, 120-dages-regel, Bradford faktor eller sygefraværsprocent | |
Andet fravær (fx orlov, barsel eller tjenestefri) | |
Virksomhedsspecifikke registreringer (fx rejsedage, hjemmearbejde, kursus, tilkaldevagt) | |
Kørselsregistreringer til kørselsafregning | |
Aktive og inaktive medarbejdere, afdelinger, lønnumre eller godkendere | |
Antal ansatte (FTE analyser) | |
Medarbejder tilgang/ afgang, personaleomsætning |
Løntimer og projekttimer
Hvis du skal se løntimer, projekttimer eller timer på jobkoder, skal du bruge rapporten:
HR Statistik → Rapportbibliotek → Tidsregistrering - Uden timebank
Rapporten viser registrerede timer. Den viser ikke saldo eller opsparede timer.
Brug:
Registreringslog, hvis du vil se de enkelte tidsregistreringer
Sum pr. periode, hvis du vil se totaler pr. medarbejder, projekt eller jobkode
Sum pr. uge, hvis du vil se ugentlig arbejdstid eller EU’s 48-timers regel
Hvis behovet er overblik over løntimer, jobkoder eller projekttimer, er svaret at Tidsregistrering - Uden timebank rapporten er det rigtige sted at kigge.
Timebank, flextid, overarbejde og afspadsering
Hvis du skal se timebanksaldo, flextid, overarbejde, afspadsering, udbetalinger eller timebank-reguleringer, skal du bruge rapporten:
HR Statistik → Rapportbibliotek → Tidsregistrering - Med timebank
Brug:
Registreringslog, hvis du vil se posteringerne bag timebanksaldo beregningen
Sum pr. periode, hvis du vil se summer af fx overarbejde, afspadsering eller flextid
Sum pr. uge, hvis du vil se ugentlig arbejdstid eller EU’s 48-timers regel
Saldo pr. valgt måned, hvis du vil se timebanksaldo ultimo en valgt måned
Ferie, fravær og saldi
Hvis du skal følge op på ferie, tillægssaldo (feriefri), sygefravær eller andre fraværstyper, skal du vælge den rapport, der passer til registreringstypen.
Eksempler:
Brug Ferie, når du skal se ferieoptjening, ferieforbrug, overførsler og feriesaldi.
Brug Sygefravær, når du skal se sygedage, barn syg, 120-dages-regel, Bradford faktor eller sygefraværsprocent.
Brug Andet fravær, når du skal se registreringer for fx orlov, barsel eller tjenestefri.
Brug Tillægssaldo rapporten, når du skal se feriefri, omsorgsdage eller 6. ferieuge.
HR-nøgletal og medarbejderdata
Hvis du skal se medarbejderdata eller HR-nøgletal, skal du bruge HR nøgletal.
Rapporten kan blandt andet bruges til:
medarbejderlog
aktive og inaktive medarbejdere
afdelinger
lønnumre
godkendere
antal ansatte
personaleomsætning
tilgang og afgang i en valgt periode
Vælg periode
Når du trækker en rapport, skal du vælge den periode, rapporten skal dække.
Sådan gør du:
Vælg, hvordan perioden skal filtreres: år, kvartal, måned eller fra/til-dato.
Vælg den ønskede periode.
Klik Anvend og vis rapport.
Brug eventuelle filtre til at afgrænse rapporten.
Eksportér til Excel, hvis du skal arbejde videre med data.
Du kan maksimalt trække rapporter for ét år ad gangen. Hvis du har brug for data for en længere periode, skal du trække flere rapporter og samle dem efterfølgende.
Vigtigt at vide
Rapportbiblioteket viser data baseret på virksomhedens registreringer og opsætning.
Hvis en rapport ikke viser de forventede data, skyldes det ofte:
forkert valgt periode
aktive filtre
forkert registreringstype
manglende eller ændret godkendelsesstatus
at medarbejderen bruger en anden tidsregistreringsløsning
at data ligger i en anden rapport end forventet
at medarbejderen har skiftet politik eller afdeling
Rapportbiblioteket bruges ikke til at markere registreringer som lønbehandlede. Brug Løneksport, når registreringer skal eksporteres til lønsystemet og indgå i lønbehandling.
FAQ
Jeg skal have et overblik over løntimer. Hvilken rapport skal jeg bruge?
Jeg skal have et overblik over løntimer. Hvilken rapport skal jeg bruge?
Brug Tidsregistrering - Uden timebank.
Hvis du vil se de enkelte registreringer, skal du bruge Registreringslog. Vælg de jobkoder/lønsatser du vil inkludere i rapporten.
Hvis du vil se sum pr. medarbejder, skal du bruge Sum pr. periode. Vælg den eller de jobkoder/satser du vil have en sum beregning af.
Jeg skal have en rapport over projekttimer. Hvilken rapport skal jeg bruge?
Jeg skal have en rapport over projekttimer. Hvilken rapport skal jeg bruge?
Brug Tidsregistrering - Uden timebank.
Projekttimer og timer på jobkoder findes i rapporten for tidsregistrering uden timebank. Brug Sum pr. periode, hvis du vil se totaler for en valgt periode på et eller flere projekter eller jobkoder.
Hvis du vil se de enkelte registreringer på et projekt eller jobkoder skal du bruge Registreringslog.
Hvad er forskellen på tidsregistrering med og uden timebank i Rapportbiblioteket?
Hvad er forskellen på tidsregistrering med og uden timebank i Rapportbiblioteket?
Tidsregistrering - Uden timebank viser registrerede timer, fx løntimer, projekttimer og timer på jobkoder.
Tidsregistrering - Med timebank viser registreringer og saldi, der vedrører timebank, fx flextid, overarbejde, afspadsering, udbetalinger, optjening og reguleringer.
Hvilken rapport skal jeg bruge til EU’s 48-timers regel?
Hvilken rapport skal jeg bruge til EU’s 48-timers regel?
Det afhænger af medarbejderens tidsregistreringsløsning.
Brug:
Tidsregistrering - Uden timebank, hvis medarbejderen registrerer tid uden timebank
Tidsregistrering - Med timebank, hvis medarbejderen registrerer tid med timebank
I begge rapporter bruges visningen Sum pr. uge til ugentlig arbejdstid og gennemsnitlig arbejdstid for en valgt referenceperiode.
Hvorfor kan jeg ikke finde de timer, jeg leder efter?
Hvorfor kan jeg ikke finde de timer, jeg leder efter?
Start med at kontrollere:
valgt periode
filtre
medarbejder
politikker
jobkode eller registreringstype
godkendelsesstatus
om timerne hører til tidsregistrering med eller uden timebank
Hvis spørgsmålet handler om løntimer, projekttimer eller jobkoder, skal du starte i Tidsregistrering - Uden timebank.
Hvis spørgsmålet handler om saldo, flextid, overarbejde eller afspadsering, skal du starte i Tidsregistrering - Med timebank.
Hvem har adgang til Rapportbiblioteket?
Hvem har adgang til Rapportbiblioteket?
Rapportbiblioteket kræver rollen HR Statistik.
Rollen tildeles af en bruger med Setup Admin-rettigheder.
HR Statistik-rollen er en global rolle, der giver adgang til virksomhedens rapporter og registreringsdata.
Rapportbiblioteket skal er et add-on der skal aktiveres på abonnementsplansiden.
Hvornår skal jeg bruge Løneksport, Kalenderadgang og Rapportbiblioteket?
Hvornår skal jeg bruge Løneksport, Kalenderadgang og Rapportbiblioteket?
Brug Løneksport, når godkendte registreringer skal eksporteres til lønsystemet og markeres som lønbehandlede.
Brug Kalenderadgang, når du skal kontrollere eller justere registreringer og saldi for én medarbejder.
Brug Rapportbiblioteket, når du skal følge op på data på tværs af medarbejdere, perioder, afdelinger og registreringstyper.
Tilsammen dækker værktøjerne processen fra opfølgning og afstemning til lønbehandling og analyse.
Kan jeg trække en rapport for flere år?
Kan jeg trække en rapport for flere år?
Nej. Du kan maksimalt trække data for ét år ad gangen i Rapport biblioteket.
Hvis du har brug for en længere periode, skal du trække flere rapporter og samle dem
Kan rapporter eksporteres til Excel?
Kan rapporter eksporteres til Excel?
Ja. Alle rapporter i Rapportbiblioteket kan eksporteres til Excel.
Klik Eksporter for at arbejde videre i Excel.
For at undgå konverteringsproblemer anbefales det at anvende samme decimal-separator i BitaBIZ som i Excel.
