Opnå et effektivt tidsregistreringsflow
Et effektivt tidsregistreringsflow kræver mere end blot at vælge en metode – det handler også om at sikre, at metoden bliver brugt korrekt og kontinuerligt.
Derfor tilbyder BitaBIZ en række automatiske beskeder, som er målrettet den valgte tidsregistreringsmetode.
Disse beskeder hjælper med at sikre, at tidsregistreringen vedligeholder sig selv – og at I samtidig overholder EU's arbejdstidsdirektiv.
EU’s arbejdstidsdirektiv – hvad siger reglerne?
De vigtigste regler:
Alle medarbejdere på det danske arbejdsmarked skal have adgang til at registrerer deres arbejdstid.
Arbejdsgiver skal overvåge at medarbejdere ikke arbejder mere end max 48 timer per uge set over et gennemsnit på 4 måneder.
Arbejdsgiver skal sikre at medarbejder har en hviletid på minimum 11 timer.
ℹ️ Der er en vigtig undtagelse til 11-timersreglen. Undtagelsen er hvis medarbejder selv har planlagt arbejdet og det udføres hjemmefra så er reglen ikke gældende.
Meddelelser
Alle globale notifikationer vedrørende EU's arbejdsdirektiv kan findes her:
Klik "Setup admin"
Klik "Moduler"
Klik "Notifications & Rules"
Klik "Tidsregistrering"
Herfra kan du vælge alle globale indstillinger, som denne artikel kommer ind på.
Husk at registrere
Dette er måske den vigtigste besked ift. at opnå et tidsregistreringsflow der vedligeholder sig selv.
Hvis jeres medarbejdere ikke registrerer deres arbejdstid, så overholdes EU's tidsdirektiv ikke.
Når beskeden "Husk at registrere" aktiveres får medarbejder en venlig påmindelse om at huske at registrere sin arbejdstid, eller melde fravær, hvis det blev glemt i går.
Beskeden skal aktiveres "globalt":
Derudover så skal beskeden også aktiveres på politikniveau, da der kan være personalegrupper, som ikke skal have beskeden. Dette aktiveres på politikken som vist på billedet herunder.
Eksempel:
Studiemedhjælpere der kun arbejder eksempelvis 2 dage om ugen skal ikke modtage en besked de resterene 3 dage om ugen.
Sådan aktivere du en besked på politikniveau:
Klik "Setup admin"
Klik "Moduler"
Klik "Rediger" ud fra den ønskede artikel
Åbn sektionen "Tidsregistrering - uden timebank" eller "Tidsregistrering - med timebank"
Sørg for at indstillingen "Aktiver påmindelse, hvis ingen registrering på en arbejdsdag" er aktiveret.
Beskeden anvendes til følgende tidsregistreringsmetoder:
Tidsregistrering - med timebank:
Flextid: Medarbejder skal dagligt tjekke ind og ud
📑 Brugervejledning
Tidsregistrering - uden timebank:
Medarbejder skal dagligt indtaste fra og til tidspunkt
📑 Brugervejledning
Medarbejder skal dagligt indtaste timeantal
📑 Brugervejledning
Medarbejder skal dagligt tjekke ind og ud
📑 Brugervejledning
Husk at tjekke ud
Det at huske at tjekke ud - det glemmer man nogle gange, men sådan behøver det ikke være.
Aktiver BitaBIZ live-feed, så kan man nemt tjekke ud direkte fra mobilens startskærm.
ℹ️ Når live feed aktiveres, så får medarbejder automatisk adgang, og næste gang de tjekker ind, aktiveres live feed på deres mobilstartskærm.
ℹ️ Første gang Live feed aktiveres, vil der komme et valg om at tillade liveaktiviteter fra BitaBIZ, her skal der vælges "tillad" for at benytte Live feed.
Adgang til live-feed aktiveres "globalt".
Beskeden anvendes til følgende tidsregistreringsmetoder:
Tidsregistrering - med timebank:
Flextid: Medarbejder skal dagligt tjekke ind og ud
📑 Brugervejledning
Tidsregistrering - uden timebank:
Medarbejder skal dagligt tjekke ind og ud
📑 Brugervejledning
Husk at redigere
Når metoden "Redigér dagens normtid hvis afvigelse" er valgt, skal jeres medarbejdere ikke aktivt registrere deres arbejdstid hver dag. Det sker automatisk.
Når beskeden aktiveres, får medarbejder og/eller godkender en venlig påmindelse efter et valgt antal uger, hvis medarbejder ikke har redigeret sin arbejdstid inden for den valgte periode, efter følgende regler:
For den valgte periode har medarbejder ikke redigeret sin tid
Perioden starter forfra hvis der oprettes en afvigelse (Fravær). Fravær tæller som redigering.
Når en påmindelse udsendes starter perioden forfra. Der udsendes ikke flere påmindelser indtil medarbejder redigerer sin arbejdstid.
En medarbejder der får adgang til en politik med beskeden tilkoblet. Perioden starter fra første dag arbejdstid oprettes automatisk.
Beskeden skal aktiveres "globalt".
Der er én selvstændig besked til medarbejder, og én til godkender.
Man kan eksempelvis indstille at medarbejder orienteres hvis ingen redigering af arbejdstid inden for de seneste 7 dage, og orientere godkender hvis ingen redigering efter 30 dage.
Beskeden skal også aktiveres på politikniveau.
Der kan være personalegrupper (politikker), der ikke skal have beskeden.
Beskeden anvendes til følgende tidsregistreringsmetoder:
Beskeden anvendes kun hvis automatisk oprettelse af dagens normtid er aktiveret
Tidsregistrering - uden timebank:
Redigér dagens normtid hvis afvigelse
📑 Rediger afvigelse med start og sluttid
📑 Rediger afvigelse med antal timer
Regler
Vælg fokus på arbejdstid
Indstilling der bestemmer hvor meget fokus der skal være på arbejdstid.
Aktiver eller deaktiver medarbejderadgang til statistikker
💁 Indstilling til hvor meget fokus der skal være på ugentlig, månedlig og årlig arbejdstid. |
 |
Fjern statistikker og balancebokse
Statistikker om arbejdstimer og balancebokse, som vist herover, kan fjernes ved at slå "aktiver saldi" fra på medarbejdernes politik.
|
|
Begræns redigering af tidsregistreringer tilbage i tiden
Med denne funktion kan administrator sætte en tidsbegrænsning på medarbejdernes mulighed for at oprette eller redigere tidsregistreringer tilbage i tiden, hvilket er med til at sikre præcise og pålidelige data.
Beskeden skal aktiveres "globalt":
EU's arbejdstidsdirektiv: 48 & 11 timers reglen
48 timers reglen:
48 timers reglen gælder for alle på det danske arbejdsmarked.
Hvis reglen bliver brudt kan den berørte medarbejder være berettiget til kompensation.
Sygedage, ferie, orlov og helligdage tæller ikke med i beregningsgrundlaget. Det er udelukkende den registrerede arbejdstid inkl. overarbejde der er beregningsgrundlag for 48 timers reglen.
Beskeden skal aktiveres "globalt" og er gældende for alle brugere på jeres konto.
Når 48 timers reglen aktiveres til jeres arbejdstidsregistrering, anbefaler vi at beskeden aktiveres før de 48 timer rammes, da det ved 48 timer er for sent.
Aktivér derfor reglen ved 46 timer, eller 47 timer, så der er tid til at finde en løsning med medarbejder:
Der føres log om hvem der har modtaget besked om 48-timersreglen.
Find loggen her:
Klik "HR Statistik"
Klik "Rapporter"
11 timers reglen (hviletid)
Reglen tjekker sluttidspunkt dag 1. Og starttidspunkt dag 2. Hvis der er mindre end 11 timer imellem de 2 tidspunkter udsendes beskeden.
11 timers reglen skal ikke aktiveres hvis:
Jeres medarbejdere må arbejde hjemmefra og gør dette eksempelvis om aftenen. Så kan et par arbejdstimer om aftenen og arbejdsstart næste dag eksempelvis kl. 8 aktivere reglen. I tilfælde hvor medarbejder kan selvtilrettelægge deres arbejdstid, eksempelvis via hjemmearbejde om aftenen, så er 11 timers reglen ikke gældende.
Arbejdstid afregnes via nettotimer. Når nettotimer anvendes er der ikke et officielt start- og sluttidspunkt for arbejdsdagen, og derfor kan 11 timers reglen ikke anvendes.
Beskeden skal aktiveres "globalt" og er gældende for alle brugere på jeres konto:
Der føres log om hvem der har modtaget besked om 11-timersreglen.
Find loggen her:
Klik "HR Statistik"
Klik "Rapporter"