Skal BitaBIZ anvendes til registrering af overarbejde til timebank eller lønudbetaling for fastansatte eller ansatte på funktionær lignende vilkår?

Fremgangsmåden til oprettelse af overarbejde til timebank eller lønudbetaling er den samme og de 2 typer kan kombineres efter behov.

Klik: Setup Admin -> Moduler -> overarbejde/afspadsering

Step 1: afklaring af tidsregistreringsmetode

BitaBIZ supporterer 2 metoder til registrering af overarbejdstimer:

  1. Indtastning af start og sluttid samlet i en registrering
    ℹ️ Læs brugervejledning til indtastning af start/sluttid samlet her!

  2. Indtastning kun af timeantal
    ℹ️ Læs brugervejledning til indtastning af timer her!

Når registreringsmetoden er afklaret - gemmes den ønskede metode til jeres overarbejds-registrering:

ℹ️ Markér at overarbejds-registreringerne skal godkendes hvis de skal anvendes til lønafregning. Det er et krav j.f. bogføringsloven til løntimer. Læs godkenders vejledning til godkendelse af løntimer/ timesedler her!

Step 2: opret overarbejds-jobkoder til timebank og løntimer

Overarbejdsjobkoder anvendes til registrering af timer der:

  1. optjenes til en timebank

  2. lønudbetales via lønsystemet

  3. både optjener timer til timebanken og lønudbetales via lønsystemet

2.1 Overarbejdstimer til timebank

Til overarbejds-registrering anbefaler vi, at der som minimum oprettes/ anvendes én jobkode.

Navngiv eksempelvis jobkoden: "Overarbejde" "merarbejde" eller "ekstratid".

➡️ Markér på jobkoden at timerne skal overføres til timebanken og vælg med hvilken faktor (1:X) overarbejdstimerne skal afregnes til timebanken efter.

Indtast evt. lønsystem-tariffen for timerne til jobkoden i "ID-nummer" feltet. Hvis timerne skal overføres til jeres lønsystem.

Hvis I har tillæg oprettes der en jobkode for hvert tillæg. Eksempelvis; "Beordret overarbejde(1:1,5)", "Weekendarbejde(1:2)", "Aftenvagt(1:1,4)" osv.

➡️ Vælg den ønskede afregningen (1:X) til timebanken for de enkelte tillæg/jobkoder:

ℹ️ Målret eventuelt jobkoderne til de politikker (personalegrupper) de er relevante for/ skal anvendes af.

TIP: Opret jeres fastansatte med adgang til registrering af overarbejde/merarbejde til deres egen politik. Herved opnår I:

  • at I kan målrette overarbejds-jobkoder til forskellige personalegrupper.

  • overarbejde der skal lønudbetales kan eksporteres særskilt til lønfil.

2.2 Overarbejdstimer til lønudbetaling udenom timebanken

Opret en eller flere jobkoder der genererer lønudbetaling. Markér fra dropdown "Til udbetaling". Herved indsættes timerne ikke til timebanken men sendes derimod til udbetaling i lønsystemet.

Indtast lønsystem-tariffen for timerne til jobkoden i "ID-nummer" feltet. Hvis timerne skal udbetales via jeres lønsystem og markér "Tilføj løneksport".

ℹ️ Målret evt. den enkelte jobkode/ aktivitet til én eller flere politikker (personalegrupper).

2.3 Overarbejdstimer til timebank + lønudbetaling

Opret én eller flere jobkoder der genererer timer både til timebanken og lønudbetaling.

Eksempelvis; "Flexvagt", "Rådighedsvagt", "Tilkaldevagt aktive timer" osv.

A) Markér fra dropdown "Timebank satsen". Herved indsættes timerne til timebanken med den valgte sats (fx. 1:1,5).

B) Indtast lønsystem-tariffen for timerne i "ID-nummer" feltet og markér "Tilføj løneksport". Herved sendes timerne til udbetaling i jeres lønsystem.

ℹ️ Med opsætningen ovenfor vil timer registreret på jobkoden både optjene til timebanksaldoen og generere en lønudbetaling for timerne via lønsystemet.

2.4 Udbetaling af timebank-saldo

Skal medarbejder kunne ansøge om at få udbetalt sin optjente timebank-saldo? Adgang til udbetaling oprettes via den politik medarbejderen er tilkoblet:

Step 3: normtimer

Det er ikke en forudsætning at oprette normtimer for at anvende modulet. Hvis der ikke indtastes normtimer til politikken eller medarbejderens stamdatakort kan medarbejder ikke vælge afspadsering - hel dag.

Så kan medarbejder kun registrere afspadsering i timer fra/til.

Hvis der oprettes normtimer kan medarbejder afspadsere hel arbejdsdag og dagens normtimer trækkes fra timebanken.

Læs mere om normtimer her!

Step 4: giv ansatte, der skal kunne registrere overarbejde/afspadsering adgang til modulet

Klik: Setup Admin -> Åben den enkelte medarbejders stamdatakort -> Markér moduladgang til "Overarbejde/afspadsering":

VIGTIGT: Markér adgang til registrering af overarbejde på medarbejderens politik:

ℹ️ Bemærk; Der kan oprettes fast optjening af timer per måned, kvartal, år til timebanken!

Medarbejdere med adgang til modulet overarbejde/afspadsering:

  1. Medarbejderne får adgang til registrering af overarbejde og afspadsering fra web, Outlook og mobil app.

  2. Tidsregistreringsmetoden medarbejderen får adgang til afgøres af jeres indstilling under step 1 i denne vejledning.

  3. Medarbejderens statistik får tilføjet en Timebank-saldo der akkumulerer optjent overarbejde minus afholdt afspadsering

  4. Hvis medarbejder får adgang til at ansøge om udbetaling af sin timebank-saldo tilføjes der en "Udbetal" knap til Timebank saldoen:

Step 5: lønafregning af overarbejdstimer

Når overarbejdstimer til lønudbetaling er overført til lønsystemet arkiveres og låses timerne som lønbehandlet.

Medarbejder kan se hvilke timer der er lønafregnet og hvilke der ikke er afregnet ved at klikke på den enkelte overarbejds-registrering i sin kalender:

ℹ️ Læs mere om lønsystem-eksport i denne vejledning.

Step 5: statistik og overblik over overarbejde og afspadsering i jeres virksomhed

BitaBIZ levere en række rapporter til måling ag analyse af tidsforbruget i jeres virksomhed. Rapporterne er målrettet til at skabe overblik over både overarbejdstimer afspadseringstimer og timebank saldi. Læs mere om vores rapporter her:

Timebank-saldo rapport

God til at skabe overblik over timebank-saldoen per medarbejder og total for virksomheden.

Rapporten viser også om timebank-saldoen per medarbejder og virksomheden i alt er stigende eller faldende for en valgt periode.

Excel API rapport: Overarbejde

God hvis du skal skabe overblik over tidsforbruget på en eller flere overarbejds-tariffer i alt, per afdeling, medarbejder, m.f.


Fandt du dit svar?