Du kan uden de store problemer ændre jeres feriefri optjenings- og afholdelsesår.
Det kræver blot at du følger denne vejledning til punkt og prikke 😃
ℹ️ Vigtigt udgangspunkt. Ændring af et optjeningsår kan ikke gennemføres før den nye periode der ønskes implementeret er startet. Eksempelvis, hvis I ønsker, at ændre jeres feriefriperiode start fra 1/5 til 1/9, så skal det gøres umiddelbart efter den 1/9. Ikke før den 1/9.
Step 1: Ændr feriefriperioden til den nye på jeres politikker
Case: Ændring af feriefriperiodens start fra 1/5 til 1/9.
1. Når datoen for den nye periode der ønskes implementeret er passeret (1/9). Åben jeres politikker og vælg ny feriefri periode.
Klik: Setup Admin -> Moduler -> Åben jeres politikker -> Åben Feriefri fanen -> Vælg ny periode -> GEM:
Ændringen er nu gennemført. Jeres medarbejdere har fået en ny feriefriperiode.
Men medarbejdernes startsaldo for den nye periode er forkert. Den skal derfor nu manuelt tilrettes!
Step 2: HR statistik - få den nye startsaldo
Klik: HR Statistik -> Feriefri -> Vælg den gamle feriefriperiode -> indstil slutdato til starten på den nye periode der er implementeret.
I denne case:
Den gamle periode er 1.5-30.4. (derfor vælges denne periode fra dropdown)
Den nye periode er 01.09-31.08 (derfor vælges slutdato til 31.08)
Nu vises medarbejdernes restferiefrisaldo for den gamle feriefriperiode per 31.08.
Denne restsaldo er medarbejdernes nye startsaldo for den nye periode der er implementeret!
ℹ️ Rest-feriefri-saldoen i rapporten indeholder både årlig optjening, manuelle justeringer der løbende er oprettet, restdage der automatisk er overført, afholdte feriefridage frem til den nye periode starter.
Denne restsaldo skal derfor manuelt opdateres som den nye startsaldo for den nye periode.
Klik på Excel-knappen for at eksportere restsaldoen for jeres medarbejdere.
Step 3: Justér den nye startsaldo
For at oprette den nye feriefri-startsaldo:
Klik: Løn Admin -> Medarbejdere -> Justér saldi & restferie -> Vælg feriefri:
Eksempel:
Hvis medarbejderens restsaldo per 31/8 i den gamle feriefriperiode er 4 dage. Så skal "Optjent feriefri" saldoen være 4 dage for den nye periode!
I eksemplet ovenfor er "Optjent feriefri" saldoen 5 dage. Dvs. saldoen skal justeres med -1 dag for at få den nye startsaldo på 4 dage.
"Feriefri tilbage" saldoen anvendes ifm. konverteringen ikke. Denne saldo indeholder feriefridag der er booket i den nye feriefriperiode.
Vigtigt når en feriefriperiode ændres til en ny!
Teknisk set bliver den nye periodes første år længere. Idet den løber fra afslutningen på den gamle feriefriperiode til afslutningen på den nye periode:
Eksempelvis fra 1/5 2021 - 31/8 2022 = 16 måneder.
De 4 måneders ekstra afholdelsesperiode svare til 1,67 dages manglende optjening hvis medarbejderen optjener 5 dage per år.
Hvis denne tilgang følges skal jeres medarbejderes nye startsaldo opdateres med +1,67 dage for at kompensere for den forlængede afholdelsesperiode det første år.
💁 Har du brug for hjælp til opsætningen? Book et møde med BitaBIZ og vi vil guide dig.