Klik: Setup Admin -> moduler -> Rediger politik eller opret ny politik
Feriefri-saldo betegnelse
Standardbetegnelsen er Feriefri. Betegnelsen kan ændres til at matche jeres virksomheds betegnelse. Eksempelvis:
Feriefri (standard)
6. ferieuge
Fritvalgskonto
Omsorgsdage
Optjeningsmetode & afholdelsesperiode
Det er vigtigt at vælge, optjeningsmetoden og afholdelsesperioden for jeres feriefri. BitaBIZ tilbyder:
Optjeningsmetode:
Vælg hvordan jeres medarbejdere skal optjene feriefri:
Årlig optjening: Medarbejderen tildeles et fast antal dage, eller timer én gang om året, på den første dag i en ny afholdelsesperiode.
Månedlig optjening: Medarbejderen optjener løbende et antal dage, eller timer hver d. 1. i en måned.
Afholdelsesperiode:
Vælg den officielle afholdelsesperiode for saldoen. BitaBIZ supporterer:
12 måneder. Eksempelvis, 1/1-31/12, 1/9-31/8, etc.
16 måneder. Den danske ferielov (1/9-31/12).
Antal optjente dage pr. år:
Uanset om du vælger årlig eller månedlig optjening eller om afregning er i timer, det samlede antal feriefridage pr. år skal oprettes på politikken.
For eksempel, hvis der optjenes 5 dage om året:
Den månedlige optjening vil være: 5 dage / 12 måneder = 0,42 dage pr. måned
Den årlige optjening i timer vil være: 5 dage * normtid per dag (fx. 7,4) = 37 timer
Optjening til nye medarbejdere:
Årlig optjening:
Man skal vælge, hvordan nye medarbejdere skal optjene det første afholdelsesår:
Fuld optjening fra ansættelsesstart
Optjening efter X måneders ansættelse
Ingen optjening første ansættelsesår - ansættelsesdato bestemmer optjeningen det efterfølgende afholdelsesår
Månedlig optjening:
Ved månedlig optjening optjener nye medarbejdere feriefri den efterfølgende måned, fra den dato de er blevet tilkoblet politikken.
Restferiefri håndtering (fanen Overførsel)
Der er 2 forskellige løsninger der afhænger af om man har valgt:
12 måneders afholdelsesperiode
16 måneders afholdelsesperiode (Den danske ferielov)
A) 12 måneders afholdelsesperiode
Eksempelvis, 1/1-31/12, 1/9-31/8, etc.
Saldooverførsel ved 12 måneders afholdelsesperiode
Når afholdelsesperioden slutter skal restferiefri:
Overføres til ny periode? Restdage/ timer overføres automatisk til den næste afholdelsesperiode.
Nulstilles? Restdage/ timer slettes ved afholdelsesperiodens afslutning.
Metoden vælges under fanen "Overførsel":
ℹ️ Både hvis saldoen nulstilles eller overføres føres det til log.
B) 16 måneders afholdelsesperiode
Kun "Denmark 1/9 - 31/12"
Feriefri der udløber 31/12 vises i medarbejderens statistik:
ℹ️ Feriefri der udløber kan ikke afholdes efter 31/12.
ℹ️ Begrænsning: Hvis optjeningsreglen "Ansættelsesdato bestemmer optjening næste år" anvendes, kan restferiefridage per 31. august ikke benyttes i mellemperioden 1. september til 31. december, før det nye ferieår officielt er startet.
Saldooverførsel ved 16 måneders afholdelsesperiode
Når afholdelsesperioden slutter den 31/12 skal restferiefri:
Overføres til ny periode?
Medarbejder må opspare feriefri på sin saldo udover den årlige optjening.
Årlig optjening:
Indtast det antal dage/timer feriefrisaldoen max må indeholde per 31/12 uden at udløbe. Eksempel:
Hvis den årlige optjening er 5 dage, og maksimum saldo er sat til 10 dage, vil restferiefri over 10 blive markeret til at udløbe den 31/12.
Månedlig optjening:Indtast det antal dage/timer feriefrisaldoen max må have optjent per 31/&12 uden at udløbe. Eksempel:
Ved 5 dage per år optjenes der i overgangsperioden: 4 måneder * 0,42 dage = 1,68 dage. Indtast et tal over 1,68 som saldoen max må indeholde.
Nulstilles? Restdage/ timer overføres til restferiefri behandling ved afholdelsesperiodens afslutning 31/12. (Standard indstilling)
Den 31/12 overføres dage/timer der udløber til restferiefri.
Fra restferiefri-listen skal udløbne dage/timer behandles manuelt:
Slettes
Udbetales
Overføres
Planlægningsregler
I BitaBIZ kan feriefri opsættes til at følge særlige regler, så dage/timer bruges i en bestemt rækkefølge. Formålet er at sikre at ferie og feriefri ikke udløber ubenyttet. Nedenfor er en oversigtstabel og en kort FAQ.
Regel | Hvad betyder det? | Eksempel |
Minimumsregel for ferie | Man skal planlægge et minimum antal feriedage, før feriefri bliver tilgængelig. | Hvis 20 dage oprettes. Når der er planlagt 20 feriedage, kan feriefri planlægges. |
Gammel ferie før ny ferie | I perioden 01/09–31/12 trækkes altid først fra gammel ferie (fra det gamle ferieår). | Hvis du har 2 gamle feriedage i overgangsperioden 1/9-31/12, trækker systemet de gamle dage først. |
Udløbende feriefri | Feriefri der udløber 31/12. Regel kan aktiveres hvor feriefri der udløber skal planlægges før man kan planlægge ny ferie. Kun de udløbende feriefri er tilgængelige. | Hvis man har 5 feriefri der udløber, skal de planlægges først. Systemet viser en gul advarselsbesked, hvis man forsøger at planlægge ferie i stedet. |
Planlægningsrækkefølge når reglerne er aktiveret. | Dage/timer planlægges altid i denne rækkefølge: 1) Gammel ferie → 2) Udløbende feriefri → 3) Ny ferie → 4) Ikke-udløbende feriefri. | Hvis man prøver at planlægge alt i én registrering, kan systemet bede om at dele registreringen op (f.eks. 2 ferie + 3 feriefri). |
Systemets vejledning | Hvis man prøver at planlægge i forkert rækkefølge, blokerer systemet og giver en besked (gul blokbesked). | “Du skal planlægge [x] feriefri, der udløber 31.12, først. Derefter kan du planlægge din ferie.” |
Planlægningsreglerne aktiveres under feriefanen -> Regler
Aktiver minimum ferie saldo reglen og indsæt min. antal feriedage der skal planlægges før feriefri kan planlægges.
Aktiver reglen at feriefri der udløber 31/12 skal planlægges før ny ferie i overgangsperioden (1/9-31/12)
ℹ️ Denne regel er kun tilgængelig hvis både feriefri & ferie afholdelsesperioden er indstillet til 16 måneder.
FAQ – Når planlægningsreglerne er tilkoblet:
❓ Hvorfor kan jeg ikke planlægge mine feriefri-dage?
👉 Du skal først have planlagt det antal feriedage, som virksomheden har sat som minimum (fx 20 dage). Først derefter kan du planlægge feriefri.
❓ Appen skriver at jeg skal bruge 2 gamle feriedage før jeg kan planlægge min feriefri. Hvordan ved systemet om jeg bruger gamle eller nye feriedage i overgangsperioden (1/9-31/12)?
👉 I perioden 01/09–31/12 trækkes der altid først fra gammel ferie. Du kan godt planlægge en periode der består både af gamle og nye dage.
❓ Hvorfor kan jeg kun bruge nogle af mine feriefridage?
👉 Hvis du har feriefri, der udløber 31/12, skal disse bruges først. Ikke-udløbende feriefri kan være låst i overgangsperioden 1/9-31/12, indtil nye feriedage er planlagt.
❓ Hvorfor får jeg en besked om at dele min registrering op?
👉 Hvis du fx har 2 gamle feriedage og 3 feriefri, kan du blive bedt om at registrere de 2 gamle feriedage og derefter 3 feriefri der udløber i stedet for 5 feriedage samlet.
❓ Hvilken rækkefølge gælder altid i perioden 1/9-31/12 når reglerne til planlægningsrækkefølge er aktiveret?
👉 1) Gammel ferie → 2) Udløbende feriefri → 3) Ny ferie → 4) Ikke-udløbende feriefri.
Med denne planlægningsrækkefølge sikres det at man ikke mister enten ferie eller feriefri der udløber.
Planlægning af fremtidig optjening
12 måneders afholdelsesperiode
Det er standard tilladt at planlægge fremtidig optjening. Planlagt fremtidig optjening tæller ned i fremtidig periodes statistik. Det er ikke muligt at fravælge fremtidig planlægning af feriefri når afholdelsesperioden er 12 måneder.
16 måneders afholdelsesperiode (Den Danske ferielov)
Standardindstillingen er at det ikke er muligt at planlægge fremtidig optjening.
Det er dog muligt at tilvælge/ tillade planlægning af fremtidig optjening før perioden officielt er startet i overgangsperioden:
Hvis medarbejder planlægger fremtidig optjening i overgangsperioden (1/9-31/12) tæller aktive periodes saldo ned og går i minus:
ℹ️ Når feriefri 1/9 officielt optjenes, modregnes ny optjening i minussaldoen.
ℹ️ Forskudsdage er først tilgængelig at registrere, når de officielle optjente dage er planlagt/registreret. Herefter kan forskudsdage planlægges.
ℹ️ Planlægning af fremtidig optjening, virker ikke sammen med optjeningesreglen: "Ansættelsesdato bestemmer optjening næste år".
NB: Det er kun årlig optjening af dage/timer hvor det er muligt at planlægge fremtidig optjening i fremtidig periode. Månedlig optjening tillader ikke planlægning af fremtidig optjening.
Vælg registreringsmetode
BitaBIZ supporterer 2 registreringsmetoder.
De to registreringsmetoder er:
Registrering i dage (Balancen afregnes i dage)
Registrering i dage & timer (Balancen afregnes i timer)
Metoden, som en personalegruppe skal anvende, vælges under sektionen "Regler" på medarbejdernes politik:
Klik på billedet, for at se de 2 metoder:
Læs mere om de 2 metoder, til registrering af feriefri:
Registrering i dage
📑 Brugervejledning: Anmodning kun dage
Registrering i dage & timer
📑 Brugervejledning: Anmodning dage eller timer
ℹ️ Når enheden Dage & timer er valgt, er det nødvendigt også at oprette Officiel arbejdstid. Læs mere om officiel arbejdstid, i brugervejledningerne herunder:📑Officiel arbejdstid med start og sluttid
📑Officiel arbejdstid kun med nettotimer
Fritvalgskonto
Kan jeres medarbejdere vælge om feriefri skal udbetales eller anvendes til frihed?
Det kan aktiveres at medarbejder får adgang til at ansøge om udbetaling af feriefri saldoen.
💁 Det er ikke muligt at oprette en feriefripolitik, hvor medarbejderen kan afholde eller få udbetalt flere dage eller timer end optjent