Spring videre til hovedindholdet

Setup: Projekter & jobkoder

Tidsregistrering på projekter og aktiviteter

Skrevet af Esben Hedegaard
Klik: Setup Admin -> Moduler -> Tidsregistrering uden timebank

Projekt tidsregistrering

BitaBIZ har 2 niveauer til projekt tidsregistrering:

  1. Projekter

  2. Jobkoder

Jobkoder er typisk aktiviteter og opgaver der skal registreres tid på.

Projekter anvendes til at linke jobkoder til en kategori. Eksempelvis til at linke et antal jobkoder til et projekt, en kunde, en personalegruppe, et selskab eller et land.

Det er ikke et krav at der skal oprettes projekter.

Man kan godt kun oprette og anvende jobkoder.

Omvendt hvis man opretter projekter skal der linkes minimum 1 jobkode til et projekt. Fordi det er jobkoder der registreres tid på under et projekt.

Opret projekter

Sådan oprettes projekter

  1. Klik "Setup Admin"

  2. Klik "Moduler"

  3. Klik "Tidsregistrering uden timebank"

  4. Klik "Add project"

  5. Opret et projektnavn

  6. Link evt. projektet til en politik. Herved kan projektet målrettes til en personalegruppe, en virksomhed eller et land.

ℹ️ Mere info om projekter:

  • Hvis et projekt ikke linkes til en politik er projektet tilgængelig for alle politikker.

  • Et projekt kan oprettes med et unikt projekt nr. der gemmes sammen med registreringer oprettet til projektet.

  • Projekter kan via drag & drop sorteres i ønsket rækkefølge:

  • Et projekt kan slettes. Når et projekt slettes fjernes det fra listen. Men historiske registreringer på projektet gemmes fortsat i systemet og er tilgængelig fra Rapport Biblioteket:

  • For at anvende projekter skal der oprettes jobkoder der linkes til jeres projekter. Se næste sektion!

Opret jobkoder

Sådan oprettes jobkoder

  1. Klik "Setup Admin"

  2. Klik "Moduler"

  3. Klik "Tidsregistrering uden timebank"

  4. Opret jobkoder, der tydeligt fortæller medarbejderen, hvornår de skal anvendes.
    ​Eksempler:

    • Aktivitet 1

    • Aktivitet 2

    • Aktivitet 3
      ​

  5. Undgå at medarbejdere registrerer tid på en jobkode, der ikke gælder for dem, ved at linke jobkoder til:

    1. afdelinger

    2. projekter
      💁 Et projekt kan målrettes politikker

ℹ️ Mere info om jobkoder:

  • En jobkode kan linkes til flere projekter.

  • Det er ikke et krav at linke jobkoder til projekter. Jobkoder kan anvendes uden projekter.

  • Hvis en jobkode slettes fastholdes historiske registreringer der er tilgængelig via Rapport Biblioteket.

  • En jobkode der er linket til en afdeling og et projekt. Selvom en medarbejder arbejder I en linket afdeling - hvis medarbejderens politik ikke er linket til projektet har medarbejderen ikke adgang til jobkoden.

  • Via projekter kan en jobkode linkes til en personalegruppe, et selskab, et land.

  • En jobkode kan oprettes med et unikt Cost Center ID der gemmes sammen med registreringer oprettet på jobkoden:

  • Jobkoder kan via drag & drop sorteres i ønsket rækkefølge:

Medarbejderadgang til tidsregistrering på jobkoder

Sådan aktiveres medarbejderadgang til tidsregistrering på jobkoder & projekter på politikken:

  1. Klik "Setup Admin"

  2. Klik "Moduler"

  3. Åbn medarbejderens politik, ved at trykke "Rediger" ud fra den ønskede politik.

  4. Åbn sektionen "Tidsregistrering - uden timebank".

  5. Vælg "Aktiver jobkoder".
    (Skal registreringer sendes til godkendelse hos leder, så vælg "Aktiver godkenderflow").

  6. Gem politikken.

Sådan giver du medarbejdere adgang til tidsregistrering:

  1. Klik "Setup admin".

  2. Klik "Rediger" ud fra medarbejderen.

  3. Åbn sektionen "Adgang til hvilke applikationer".

  4. Under sektionen "Tidsregistrering" vælges "Uden timebank".

  5. Gem medarbejderen.

Sådan fungerer jobkoder når de er aktiveret UDEN projekter

Medarbejderen vælger en jobkode at registrere tid på fra drop down listen.

💁 Den sidst valgte jobkode huskes til næste gang. Hvis der er mange jobkoder er der en søgefunktion.

Tid tilføjes til den valgte jobkode via tidsregistreringsmetoden aktiveret på medarbejderens politik.

💁 3-tidsregistreringsmetoder understøttes for jobkoder. Start- og sluttidspunkt, kun antal timer og tjek ind/ud.

Sådan fungerer jobkoder når de er aktiveret MED projekter

Jobkoder der er linket til projekter.

Jobkoderne vises under de projekter de er linket til.

💁 Dvs. først vælges et projekt. Dernæst vælges en jobkode der er linket til projektet.

OBS: Hvis jobkoder skal bruges til løn og eksport til lønsystem, kræver de opsætning med lønsatser.


Se: Opret jobkoder med lønsatser til løn

FAQ

Kan jeg slette en jobkode eller et projekt uden at miste historikken?

Spørgsmål
Vi har et projekt med linkede jobkoder, som ikke længere skal bruges. Kan vi slette det, uden at miste de tidsregistreringer, der allerede er registreret på projektet?

Svar
Ja. Du kan trygt slette en jobkode eller et projekt, når det ikke længere skal anvendes.

Sletning påvirker ikke de historiske tidsregistreringer. Alle registreringer, der allerede er oprettet på jobkoden og projektet, bevares og kan fortsat eksporteres og anvendes i rapportering.

Når jobkoden eller projektet er slettet, kan der ikke længere registreres ny tid på det, mens historikken fortsat er tilgængelig.

Kan jeg ændre navnet på en jobkode eller et projekt?

Nej. Hvis navnet skal ændres skal du slette jobkoden eller projektet og oprette det igen med korrekt navn.

Kan jeg gendanne en slettet jobkode?

Nej. Men du kan oprette en ny jobkode med samme navn og fortsætte registreringen på den nye jobkode.

Kan jeg importere mange projekter eller jobkoder på én gang?

Desværre nej. Ikke p.t. Jobkoder og projekter skal oprettes og vedligeholdes her: Setup Admin -> Moduler -> Tidsregistrering uden timebank.

Er projekter obligatoriske?

Nej. Du kan tidsregistrere på jobkoder uden det ekstra projektlag.

Kan et projekt have flere jobkoder?

Ja. Der er ikke nogen begrænsninger på antallet af jobkoder der linkes til et projekt. En jobkode kan linkes til flere projekter.

Hvor finder jeg historiske registreringer fra slettede projekter?

Du kan eksportere alle registreringer oprettet på et projekt eller jobkode her: Rapportbiblioteket -> Tidsregistrering uden timebank. Både aktive projekter og slettede projekter.

Hvad er forskellen på et projekt og en jobkode?

Projekter er et ekstra niveau der kan tilkobles jeres tidsregistrering. For at et projekt virker skal der linkes minimum 1 jobkode til projektet.

  1. Projekter = hvad der arbejdes på (kunde, sag, projekt, kategori, osv.)

  2. Jobkoder = hvilken type arbejde der udføres (møde, udvikling, support, opgave, aktivitet, osv.)


    Jobkoder kan anvendes uden at blive linket til et projekt.

Hvilke tidsregistreringsmetoder kan jeg anvende til projektregistrering?

Du kan anvende 3 metoder:

  1. indtast start/sluttid

  2. indtast kun timer

  3. check ind og ud

Du kan ikke anvende disse metoder:

  1. Juster tid (dagens normtid oprettes automatisk)

  2. Terminal tjek ind/ud via QR-kode

Kan en medarbejder på “Juster tid” registrere tid på projekter eller jobkoder?

Nej. En medarbejder kan ikke bruge metoden Juster tid til projektregistrering på jobkoder.

Projektregistrering på jobkoder understøttes for disse tidsregistreringsmetoder:

  • Start- og sluttidspunkt

  • Kun antal timer

  • Tjek ind/ud

Hvis en medarbejder i dag bruger Juster tid, og fremover skal registrere tid på projekter eller jobkoder, skal medarbejderen have en politik med en af de understøttede tidsregistreringsmetoder.

I kan gøre det ved at kopiere medarbejderens nuværende politik og ændre tidsregistreringsmetoden på kopien. På den måde kan I bevare den øvrige opsætning, fx ferie og fravær, men ændre tidsregistreringen til en metode, der understøtter jobkoder.

Når metoden er ændret, skal I også sikre, at Aktiver jobkoder er slået til på politikken.

Kan medarbejderen registrere flere projekter samme dag?

Ja. Medarbejderen kan oprette flere projekt- eller jobkoderegistreringer på samme dag.

Hvis medarbejderen bruger Start- og sluttidspunkt, må tidsintervallerne ikke overlappe.

Hvis medarbejderen bruger Kun antal timer, lægges registreringerne efter hinanden.

Hvordan styres adgang til projekter og jobkoder?

Adgang styres på flere niveauer i BitaBIZ. Et projekt kan linkes til en politik, som typisk repræsenterer en personalegruppe, et land, et selskab eller en anden medarbejdergruppe. En jobkode kan linkes til en afdeling.

Medarbejderen skal både have adgang via sin politik og opfylde eventuelle afdelingstilknytninger for at kunne se og bruge jobkoden/projektet.

Hvad betyder det, at et projekt linkes til en politik?

Når et projekt linkes til en politik, målrettes projektet til de medarbejdere, der er tilknyttet den politik.

En politik kan for eksempel bruges til at repræsentere et land, en personalegruppe eller eksterne medarbejdere. På den måde kan et projekt kun gøres tilgængeligt for den relevante gruppe.

Hvad betyder det, at en jobkode linkes til en afdeling?

Når en jobkode linkes til en afdeling, begrænses jobkoden til medarbejdere i den afdeling.

Hvis jobkoden også er linket til et projekt, skal medarbejderen samtidig have adgang til projektet via sin politik.

Kan jeg målrette tidsregistrering til både land og afdeling?

Ja. Det kan gøres ved at kombinere politik og afdeling.

Eksempel: Hvis en politik repræsenterer et land, kan projektet linkes til landets politik. Jobkoden kan derefter linkes til en bestemt afdeling. På den måde kan tidsregistrering målrettes til medarbejdere i et bestemt land og en bestemt afdeling.

Hvorfor kan en medarbejder ikke se en jobkode?

En medarbejder kan mangle adgang til en jobkode af flere grunde:

  • Medarbejderens politik har ikke aktiveret adgang til jobkoder/projekter.

  • Projektet er linket til en anden politik end medarbejderens.

  • Jobkoden er linket til en afdeling, medarbejderen ikke tilhører.

  • Jobkoden er ikke linket til det relevante projekt.

Hvor aktiverer jeg adgang til jobkoder og projekter?

Adgang til jobkoder og projekter aktiveres på medarbejderens politik.

På politikken kan du vælge, om medarbejdere på politikken skal have adgang til tidsregistrering med jobkoder/projekter.

Besvarede dette dit spørgsmål?