Introduktion
Denne artikel beskriver den danske opsætningsmodel for tillægssaldo i BitaBIZ.
Modellen anvendes typisk til saldotyper som:
Feriefri
6. ferieuge
Omsorgsdage
O-dage
OK-dage
Andre danske tillægssaldi
Opsætningen er baseret på en afholdelsesperiode fra 1. september til 31. december året efter (16 måneder) og understøtter manuel håndtering af restdage og resttimer pr. 31/12.
Denne artikel beskriver kun de danske regler og opsætningsmuligheder hvor 1. september til 31. december året efter (16 måneder) er valgt.
For generel information om tillægssaldo, optjeningsmetoder, registreringsmetoder og standardopsætning henvises til artiklen "Tillægssaldo".
16 måneders afholdelsesperiode
Optjening
Reglen aktiveres ved på politikkens tillægssaldofane -> "Optjening" ->
vælge perioden: Denmark 01.09-31.12:
ℹ️ Når tillægssaldoen følger de danske ferieprincipper, anvendes en 16 måneders planlægningsperiode, hvor medarbejdere kan planlægge fravær i perioden 1. september → 31. december året efter.
💁 Hvis optjeningsreglen "Ansættelsesdato bestemmer optjening næste år" anvendes, bør 16 måneders afholdelsesperiode ikke benyttes:
Sådan virker det
Når 16 måneders afholdelsesperioden er valgt, beregner systemet de timer/dage, der udløber pr. 31/12:
ℹ️ De timer/dage, der udløber, kan ikke planlægges efter 31/12. Principperne er de samme som ferielovensbestemmelser.
Overførsel / Restbehandling
Når Optjening er valgt til Denmark 1/9-31/12 kan reglen for dage der udløber indstilles.
ℹ️ Standardindstillingen er at optjeningen den 1/9 automatisk udløber 16 måneder senere den 31/12.
Eksempel:
Hvis optjeningen er indstillet til 5 dage per år:
De optjenes den 1/9
De udløber automatisk efter 16 måneder per 31/12.
Månedlig optjening:
Ved 5 dage per år optjenes der i overgangsperioden: 4 måneder * 0,42 dage = 1,68 dage. Det er standardindstillingen for månedlig optjening at dage over 1,68 udløber per 31/12.
Det er muligt at tillade at jeres medarbejdere kan akkumulere dage/timer.
Eksempel:
Hvis jeres medarbejdere optjener 5 dage per 1/9. De udløber per standard efter 16 måneder den 31/12.
Hvis det indtastes, at jeres medarbejdere per den 31/12 må have 10 dage før de udløber. Så er det kun > 10 dage der sendes til restbehandling.
💁 En medarbejder der har 12 dage på sin saldo vil have 2 dage der udløber 31/12.
Månedlig optjening:
Indtast et tal over 1,68 som saldoen max må indeholde hvis det skal være tilladt at akkumulere optjening.
Restbehandling
Dage eller timer, der ikke kan overføres, udløber pr. 31/12
Saldoen sendes til restbehandling pr. 01/01
En administrator skal vælge, hvordan restsaldoen skal håndteres
Slet
Overfør
Udbetal
⚠️ Vigtigt – Restbehandling skal gennemføres før saldoen kan anvendes
Hvis tillægssaldoen følger den danske model med manuel restbehandling, vil dage eller timer, der udløber pr. 31/12, blive sendt til restbehandling pr. 01/01.
Så længe restbehandlingen ikke er gennemført:
Medarbejderen kan ikke anvende den nye saldooptjening
Nye dage eller timer kan ikke planlægges
Udløbne dage eller timer blokerer for planlægning i det nye kalenderår
En Løn Admin skal derfor gennemføre restbehandlingen og vælge, om den udløbne saldo skal:
Slettes
Overføres
Udbetales
Når restbehandlingen er gennemført, frigives den nye saldooptjening automatisk, og medarbejderen kan igen planlægge og registrere dage eller timer.
Planlægningsregler
Når tillægssaldo følger den danske model med en afholdelsesperiode fra 1. september til 31. december året efter, kan der aktiveres særlige planlægningsregler.
Formålet er at sikre, at ferie og tillægssaldo anvendes i den korrekte rækkefølge, så dage eller timer ikke udløber ubenyttet.
1. Ferie skal planlægges før tillægssaldo
Det er muligt at aktivere en minimumsregel for ferie.
Reglen betyder, at medarbejderen skal have planlagt et bestemt antal feriedage, før tillægssaldoen bliver tilgængelig.
Eksempel
Hvis minimum er sat til 20 feriedage:
Medarbejderen skal først planlægge 20 feriedage
Derefter bliver tillægssaldoen tilgængelig
Hvis minimum ikke er opfyldt, vil systemet blokere for planlægning af tillægssaldo.
2. Udløbende tillægssaldo skal bruges før ny ferie
Tillægssaldo, der udløber pr. 31/12, kan prioriteres før ny ferie.
Når reglen er aktiveret:
Udløbende dage eller timer skal anvendes først
Ny ferie kan ikke planlægges, før de udløbende dage er disponeret
Eksempel
Hvis en medarbejder har:
5 dage fra tillægssaldo, der udløber 31/12
skal disse planlægges, før medarbejderen kan planlægge ny ferie.
Hvis medarbejderen forsøger at planlægge ferie først, vises en vejledende besked.
Planlægningsrækkefølge
Når begge regler er aktiveret, planlægges dage og timer i følgende rækkefølge:
Gammel ferie
Udløbende tillægssaldo
Ny ferie
Ikke-udløbende tillægssaldo
Hvis en registrering indeholder flere typer dage, kan systemet bede medarbejderen om at opdele registreringen.
Eksempel
Hvis medarbejderen har:
2 gamle feriedage
3 dage fra tillægssaldo
kan systemet kræve følgende registrering:
2 feriedage
3 dage fra tillægssaldo
3. Planlægning af fremtidig optjening
Ved den danske 16-måneders model overlapper optjeningsperioden og afholdelsesperioden.
Derfor kan det være nødvendigt at planlægge dage, som først optjenes senere.
Som standard kan medarbejdere kun planlægge dage eller timer, der allerede er optjent.
Det er dog muligt at aktivere planlægning af fremtidig optjening.
Når reglen er aktiveret:
Medarbejdere kan registrere fremtidige dage i overgangsperioden
Der kan opstå en midlertidig minussaldo
Ny optjening modregnes automatisk i minussaldoen
Eksempel
En medarbejder planlægger feriefri i overgangsperioden før den nye optjening tildeles 1/9.
Systemet opretter en midlertidig minussaldo.
Når de nye dage optjenes 1/9, modregnes saldoen automatisk.
Begrænsninger
Planlægning af fremtidig optjening:
kræver årlig optjening
understøttes ikke ved månedlig optjening
understøttes ikke sammen med reglen "Ansættelsesdato bestemmer optjening næste år"
FAQ
Vi får fejlen “Ferie skal planlægges før feriefri”, når vi vil korrigere gamle feriedage – hvordan løser vi det?
Vi får fejlen “Ferie skal planlægges før feriefri”, når vi vil korrigere gamle feriedage – hvordan løser vi det?
Årsag:
Fejlen opstår, fordi du forsøger at ændre ferie i en afsluttet periode (efter 31/12).
I afsluttede perioder kan feriefridage, der er udløbet, ikke genanvendes via kalenderkorrektion fordi reglen om at Feriefri der udløber skal planlægges før ferie kun er gældende fra 1/9 til 31/12.
Systemet håndhæver derfor reglen: “Ferie skal planlægges før feriefri”
Det betyder
Det er ikke muligt at:
Ændre feriedage til feriefridage bagud i tiden
Bruge feriefridage, der allerede er udløbet
Sådan løser du det
Løsning 1 – Justér saldo (anbefalet)
Gå til Løn Admin → Medarbejdere → Restferie → Restferiefri
Slet de udløbne feriefridage
Gå til medarbejderens kalender
Opskriv feriesaldoen tilsvarende
Resultat: Korrekt saldo uden at ændre historikken
Løsning 2 – Overfør dagene
Gå til Restferiefri
Overfør dagene til ny periode
Resultat: Dagene kan bruges fremadrettet
Hvorfor kan vi ikke bruge udløbne feriefri dage ved korrektion i tidligere periode, når reglen siger at de skal planlægges før ny ferie?
Hvorfor kan vi ikke bruge udløbne feriefri dage ved korrektion i tidligere periode, når reglen siger at de skal planlægges før ny ferie?
Kort svar
Det er ikke muligt, hvis korrektionen sker efter 31/12, fordi feriefridagsåret er afsluttet.
Her er reglen “Udløbne feriefri…” ikke længere aktiv, og systemet kræver i stedet, at ferie planlægges før feriefri.
Forklaring
Planlægningsreglerne i systemet er tidsafhængige og gælder ikke samtidig.
I overgangsperioden (1/9–31/12) kan udløbende feriefri prioriteres
Efter 31/12 afsluttes feriefridagsåret:
Feriefri sendes til restbehandling
Perioden er lukket
Standardreglen gælder igen:
👉 “Ferie skal planlægges før feriefri”
Derfor kan man ikke efterfølgende korrigere, så udløbne feriefri bruges.
Matrix: Planlægningsregler og korrektion
Periode | Status på feriefridage | “Ferie skal planlægges før feriefri” | “Udløbne feriefri skal planlægges før ny ferie” | Kan man korrigere i kalender? |
1/9 – 31/12 (overgangsperiode) | Feriefri er ved at udløbe | 🔸 Delvist aktiv* | ✅ Aktiv (hvis slået til) | ✅ Ja |
1/1 – 31/8 (nyt år) | Feriefri er ikke i udløb | ✅ Aktiv | ❌ Ikke aktiv | ✅ Ja (inden for reglerne) |
Efter 31/12 (afsluttet periode) | Feriefri er udløbet og sendt til restbehandling | ✅ Aktiv | ❌ Ikke aktiv | ❌ Nej |
Vigtige pointer
Reglen “Udløbne feriefri…” gælder kun i 1/9–31/12
Efter 31/12:
Reglen deaktiveres
Perioden er lukket
Standardreglen gælder altid
Feriefri i restbehandling kan ikke bruges via kalenderkorrektion
Hvordan systemet beslutter hvad der er muligt
Start
│
├─ Er datoen for ændringen efter 31/12?
│ │
│ ├─ Ja
│ │ → Feriefridagsåret er afsluttet
│ │ → Feriefri er sendt til restbehandling
│ │ → Standardregel gælder
│ │ → ❌ Korrektion med feriefri er ikke mulig
│ │
│ └─ Nej
│ │
│ ├─ Er datoen mellem 1/9 og 31/12?
│ │ │
│ │ ├─ Ja
│ │ │ → Overgangsperiode
│ │ │ → Udløbne feriefri kan prioriteres
│ │ │ → ✅ Korrektion mulig
│ │ │
│ │ └─ Nej (1/1 – 31/8)
│ │ → Standardregel gælder
│ │ → ✅ Korrektion mulig (inden for regler)
│
Slut
Konklusion
Hvis ændringen sker efter 31/12, er perioden afsluttet, og feriefridage kan ikke længere anvendes via korrektion – uanset hvilke regler der gjaldt før.
Løsningsmuligheder
Løsning 1 – Justér saldo (anbefalet):
Slet dagene i Restferiefri
Opskriv feriesaldoen manuelt i kalenderen
Giver samme slut resultat som at ændre registreringer i kalenderen. Skriv evt. en note til korrektionen så dokumentationen er iorden.
Løsning 2 – Overfør dagene:
Overfør til ny periode via Restferiefri