Behandling af resttillægssaldo

Hvornår behandles resttillægssaldo?

BitaBIZ understøtter to modeller for behandling af resttillægssaldo:

Saldoår	Behandling
12 måneders saldoår	Automatisk
16 måneders saldoår Dansk ferieår (1. september – 31. december året efter)	Manuel

Tillægssaldo kan fx anvendes til:

Feriefri
6. ferieuge
OK-dage
Omsorgsdage
Andre virksomhedsspecifikke fridage

Model 1 – Automatisk behandling

Anvendes når saldoen følger et almindeligt saldoår på 12 måneder.

Eksempler:

01.01 – 31.12
01.09 – 31.08

Ved afslutningen af saldoåret behandles restsaldoen automatisk.

I politikken kan der vælges mellem:

Automatisk sletning af restsaldo
Automatisk overførsel af restsaldo

Der kræves ingen manuel handling.

Model 2 – Manuel behandling

Anvendes når saldoen følger den danske ferieperiode:

1. september – 31. december året efter

Eksempel:

01.09.2025 – 31.12.2026
01.09.2026 – 31.12.2027

I denne model sker der ingen automatisk behandling af restsaldo.

I stedet:

Dage eller timer, der ikke kan overføres, udløber pr. 31/12
Saldoen sendes til restbehandling pr. 01/01
En administrator skal vælge, hvordan restsaldoen skal håndteres
- Slet
- Overfør
- Udbetal
Det nye tillægssaldoår åbnes først når restsaldi er behandlet manuelt

Sådan behandler du resttillægssaldo manuelt

Gå til: Løn admin → Restferie overførsel → Tillægssaldo

Markér de medarbejdere, der skal behandles
Klik “Behandle valgte brugere”
Vælg metode:
- Slet → restsaldo fjernes
- Udbetal → saldo nedskrives og sendes til løn
- Overfør → saldo flyttes til næste saldoår
Klik “Udfør”

Eksempel på udbetaling med begrænsning

Hvis du vælger Udbetal med maks. 5 dage:

Op til 5 dage udbetales
Dage over 5 slettes automatisk
Medarbejderens saldo nedskrives via udbetaling
De udbetalte dage sendes til lønfilen

⚠️ Vigtigt – Restbehandling skal gennemføres før saldoen kan anvendes

Hvis tillægssaldoen følger den danske model med manuel restbehandling, vil dage eller timer, der udløber pr. 31/12, blive sendt til restbehandling pr. 01/01.

Så længe restbehandlingen ikke er gennemført:

Medarbejderen kan ikke anvende den nye saldooptjening
Nye dage eller timer kan ikke planlægges
Udløbne dage eller timer blokerer for planlægning i det nye kalenderår

En Løn Admin skal derfor gennemføre restbehandlingen og vælge, om den udløbne saldo skal:

Slettes
Overføres
Udbetales

Når restbehandlingen er gennemført, frigives den nye saldooptjening automatisk, og medarbejderen kan igen planlægge og registrere dage eller timer.

FAQ

Hvornår behandles resttillægssaldo automatisk?

Resttillægssaldo behandles automatisk, hvis jeres tillægssaldo følger et saldoår på 12 måneder (fx fra 1/9 til 31/8).

Her kan politikken være sat op til enten:

Slet automatisk
Overfør automatisk

Når saldoåret afsluttes, vil restsaldoen automatisk blive behandlet i henhold til denne indstilling – uden behov for manuel handling.

Hvornår skal resttillægssaldo behandles manuelt?

Resttillægssaldo skal behandles manuelt, hvis jeres saldo følger den danske periode (1/9–31/12).

Restsaldo udløber den 31/12
Den 1/1 sendes saldoen til manuel behandling

Her skal I selv vælge, om restsaldoen skal:

slettes
udbetales
overføres

Hvad sker der, hvis der vælges “udbetal” ved manuel behandling?

Når du vælger Udbetal:

Medarbejderens restsaldo nedskrives
Beløbet sendes til lønfilen
Udbetalingen kan herefter behandles i lønsystemet

Kan man begrænse hvor meget der udbetales ved manuel behandling?

Ja, du kan angive et maks. antal dage eller timer, der må udbetales.

Op til grænsen → udbetales
Over grænsen → slettes automatisk

Hvor kan jeg se overført resttillægssaldo?

Du kan se overførsler to steder afhængigt af om du skal undersøge saldo for en enkelt/få medarbejdere eller om det er for flere.

Kalenderadgang (undersøg saldo for få medarbejdere)
Gå til: Løn admin → Kalenderadgang → Åbn medarbejder
→ Klik “Se historik” på tillægssaldo.
Her kan du se:
- Overført fra forrige saldoår
- Manuelle opskrivninger/nedskrivninger
- Udbetalinger
- Optjening
- Forbrug
Saldolog (undersøg saldo for flere medarbejdere)
Skal du undersøge saldi for flere ansatte anbefaler vi at du benytter Tillægssaldo rapporten i Rapport biblioteket
Gå til: HR Statistik → Rapportbibliotek → Tillægssaldo → Saldolog
- Filtrér på Type = “Overført”
- Vælg relevant dato/periode
- Eksportér evt. til Excel
Herved får du en samlet liste over alle overførsler

Jeg har ved en fejl manuelt udbetalt alle resttillægssaldo dage – jeg skulle kun have overført maks 5 dage. Hvad gør jeg?

Fejl rettes via Kalenderadgang.

Find de berørte medarbejdere
- Brug Saldolog i rapportbiblioteket
- Filtrér på “Udbetalt”
- Vælg startdatoen for den nye saldoperiode
Saldologgen viser alle registrerede udbetalinger og kan eksporteres til Excel som dokumentation

Bemærk: Rapportbiblioteket er kun til visning og eksport – ikke til at udføre ændringer
Ret saldoen manuelt
- Gå til: Løn admin → Kalenderadgang
- Åbn medarbejderens kalender
- Brug Opskriv til at korrigere saldoen ved at tilføje det antal dage, der ved en fejl blev udbetalt for meget
- Tilføj en note til justeringen (fx “Fejlagtig udbetaling – genoprettet manuelt”)

Opsummering:

Rapportbibliotek (Saldolog) er stedet hvor du ser og eksporterer ændringer og historik
Kalenderadgang er stedet hvor du udfører og dokumenterer manuelle korrektioner

Resttillægssaldo er behandlet 1/1 og jeg har lavet en fejl i behandlingen - hvordan korrigerer jeg den?

Når du har behandlet en medarbejders resttillægssaldo manuelt fjernes de fra resttillægssaldo-siden. Og de kan ikke behandles igen.

Hvis du har behandlet dagene forkert (overført, udbetalt, slettet). Korriger balancen via Kalenderadgang.

Klik: Løn Admin -> Kalenderadgang -> Åben medarbejderens kalender og korriger manuelt via "Opskriv", "Nedskriv", "Udbetal" funktionen.

Kan jeg behandle resttillægssaldo igen, efter den er gennemført?

Nej, når en medarbejder er behandlet, fjernes vedkommende fra listen og kan ikke behandles igen.

Eventuelle fejl skal rettes manuelt via kalenderadgang.

Hvorfor er restdage ikke overført på en tillægssaldo (fx feriefri) for en medarbejder?

Det er vigtigt at skelne mellem rest på ferie og på en tillægssaldo som fx feriefri.

Når jeres tillægssaldo-politik er sat til automatisk overførsel, behandles rest normalt automatisk ved periodens afslutning.

Hvis restdagene for en tillægssaldo ikke er overført automatisk, skyldes det typisk en af følgende:

Medarbejderen følger en anden periode end virksomhedens standard
Politikken for tillægssaldo er sat til automatisk sletning i stedet for automatisk overførsel
Medarbejderen havde ingen restsaldo på tillægssaldoen ved periodens udløb
Der er foretaget manuel justering
Politikskifte er sket efter periodeskiftet

➡️ Gå til Løn Admin → Kalenderadgang
➡️ Under Tillægssaldo-balancen, klik “Se historik”

Her kan du se medarbejderens saldo, overførte dage og transaktioner for perioden.
Dette er det primære sted at undersøge årsagen til manglende overførsel.

Som ekstra kontrol kan du også tjekke overførslen i saldologgen:
➡️ HR Statistik → Rapportbiblioteket → Feriefri → Saldolog
Vælg Type = “Overførsel” og dato = 1/9, hvor overførslen skulle være gennemført.

Hvis overførslen mangler, kan du manuelt justere medarbejderens feriefri-balance direkte fra Kalenderadgang.

Hvis alt ser korrekt ud i Kalenderadgang (og evt. Saldolog), men overførslen stadig mangler, kan du kontakte Online support for at få sagen undersøgt (det gør du ved at skrive, at du gerne vil snakke med et menneske i online-support kanalen).

Behandling af rest-tillægssaldo