Introduktion
Denne artikel beskriver den danske opsætningsmodel for tillægssaldo i BitaBIZ.
Modellen anvendes typisk til saldotyper som:
Feriefri
FF dage
6. ferieuge
Omsorgsdage
O-dage
OK-dage
Virksomhedsdage
Andre danske tillægssaldi
Opsætningen er baseret på en afholdelsesperiode fra 1. september til 31. december året efter (16 måneder) og understøtter manuel håndtering af restdage og resttimer pr. 31/12.
Denne artikel beskriver kun de danske regler og opsætningsmuligheder hvor 1. september til 31. december året efter (16 måneder) er valgt.
For generel information om tillægssaldo, optjeningsmetoder, registreringsmetoder og standardopsætning henvises til artiklen "Tillægssaldo".
16 måneders afholdelsesperiode
Optjening
Reglen aktiveres ved på politikkens tillægssaldofane -> "Optjening" ->
vælge perioden: Denmark 01.09-31.12:
ℹ️ Når tillægssaldoen følger de danske ferieprincipper, anvendes en 16 måneders planlægningsperiode, hvor medarbejdere kan planlægge fravær i perioden 1. september → 31. december året efter.
💁 Hvis optjeningsreglen "Ansættelsesdato bestemmer optjening næste år" anvendes, bør 16 måneders afholdelsesperiode ikke benyttes:
Sådan virker det
Når 16 måneders afholdelsesperioden er valgt, beregner systemet de timer/dage, der udløber pr. 31/12:
ℹ️ De timer/dage, der udløber, kan ikke planlægges efter 31/12. Principperne er de samme som ferielovensbestemmelser.
Overførsel / Restbehandling
Når Optjening er valgt til Denmark 1/9-31/12 kan reglen for dage der udløber indstilles.
ℹ️ Standardindstillingen er at optjeningen den 1/9 automatisk udløber 16 måneder senere den 31/12.
Eksempel:
Hvis optjeningen er indstillet til 5 dage per år:
De optjenes den 1/9
De udløber automatisk efter 16 måneder per 31/12.
Månedlig optjening:
Ved 5 dage per år optjenes der i overgangsperioden: 4 måneder * 0,42 dage = 1,68 dage. Det er standardindstillingen for månedlig optjening at dage over 1,68 udløber per 31/12.
Det er muligt at tillade at jeres medarbejdere kan akkumulere dage/timer.
Eksempel:
Hvis jeres medarbejdere optjener 5 dage per 1/9. De udløber per standard efter 16 måneder den 31/12.
Hvis det indtastes, at jeres medarbejdere per den 31/12 må have 10 dage før de udløber. Så er det kun > 10 dage der sendes til restbehandling.
💁 En medarbejder der har 12 dage på sin saldo vil have 2 dage der udløber 31/12.
Månedlig optjening:
Indtast et tal over 1,68 som saldoen max må indeholde hvis det skal være tilladt at akkumulere optjening.
Restbehandling
Dage eller timer, der ikke kan overføres, udløber pr. 31/12
Saldoen sendes til restbehandling pr. 01/01
En administrator skal vælge, hvordan restsaldoen skal håndteres
Slet
Overfør
Udbetal
⚠️ Vigtigt – Restbehandling skal gennemføres før saldoen kan anvendes
Hvis tillægssaldoen følger den danske model med manuel restbehandling, vil dage eller timer, der udløber pr. 31/12, blive sendt til restbehandling pr. 01/01.
Så længe restbehandlingen ikke er gennemført:
Medarbejderen kan ikke anvende den nye saldooptjening
Nye dage eller timer kan ikke planlægges
Udløbne dage eller timer blokerer for planlægning i det nye kalenderår
En Løn Admin skal derfor gennemføre restbehandlingen og vælge, om den udløbne saldo skal:
Slettes
Overføres
Udbetales
Når restbehandlingen er gennemført, frigives den nye saldooptjening automatisk, og medarbejderen kan igen planlægge og registrere dage eller timer.
Planlægningsregler
Når tillægssaldo følger den danske model med en afholdelsesperiode fra 1. september til 31. december året efter, kan der aktiveres særlige planlægningsregler.
Formålet er at sikre, at ferie og tillægssaldo anvendes i den korrekte rækkefølge, så dage eller timer ikke udløber ubenyttet.
1. Ferie skal planlægges før tillægssaldo
Det er muligt at aktivere en minimumsregel for ferie.
Reglen betyder, at medarbejderen skal have planlagt et bestemt antal feriedage, før tillægssaldoen bliver tilgængelig.
Eksempel
Hvis minimum er sat til 20 feriedage:
Medarbejderen skal først planlægge 20 feriedage
Derefter bliver tillægssaldoen tilgængelig
Hvis minimum ikke er opfyldt, vil systemet blokere for planlægning af tillægssaldo.
2. Udløbende tillægssaldo skal bruges før ny ferie
Tillægssaldo, der udløber pr. 31/12, kan prioriteres før ny ferie.
Når reglen er aktiveret:
Udløbende dage eller timer skal anvendes først
Ny ferie kan ikke planlægges, før de udløbende dage er disponeret
Eksempel
Hvis en medarbejder har:
5 dage fra tillægssaldo, der udløber 31/12
skal disse planlægges, før medarbejderen kan planlægge ny ferie.
Hvis medarbejderen forsøger at planlægge ferie først, vises en vejledende besked.
Planlægningsrækkefølge
Når begge regler er aktiveret, planlægges dage og timer i følgende rækkefølge:
Gammel ferie
Udløbende tillægssaldo
Ny ferie
Ikke-udløbende tillægssaldo
Hvis en registrering indeholder flere typer dage, kan systemet bede medarbejderen om at opdele registreringen.
Eksempel
Hvis medarbejderen har:
2 gamle feriedage
3 dage fra tillægssaldo
kan systemet kræve følgende registrering:
2 feriedage
3 dage fra tillægssaldo
3. Planlægning af fremtidig optjening
Ved den danske 16-måneders model overlapper optjeningsperioden og afholdelsesperioden.
Derfor kan det være nødvendigt at planlægge dage, som først optjenes senere.
Som standard kan medarbejdere kun planlægge dage eller timer, der allerede er optjent.
Det er dog muligt at aktivere planlægning af fremtidig optjening.
Når reglen er aktiveret:
Medarbejdere kan registrere fremtidige dage i overgangsperioden
Der kan opstå en midlertidig minussaldo
Ny optjening modregnes automatisk i minussaldoen
Eksempel
En medarbejder planlægger feriefri i overgangsperioden før den nye optjening tildeles 1/9.
Systemet opretter en midlertidig minussaldo.
Når de nye dage optjenes 1/9, modregnes saldoen automatisk.
Begrænsninger
Planlægning af fremtidig optjening:
kræver årlig optjening.
understøttes ikke ved månedlig optjening.
understøttes ikke sammen med reglen "Ansættelsesdato bestemmer optjening næste år".
4. Udløbende dage eller timer skal planlægges først i overgangsperioden
Hvis en medarbejder har dage eller timer, der udløber pr. 31/12, skal de udløbende dage eller timer planlægges først. Fx i overgangsperioden.
Det gælder også, hvis medarbejderen har adgang til at planlægge fremtidig optjening.
Systemet bruger denne rækkefølge:
Først planlægges dage eller timer, der udløber pr. 31/12.
Når de udløbende dage eller timer er planlagt, kan medarbejderen planlægge fremtidig optjening, hvis det er tilladt i politikken.
Hvis medarbejderen planlægger fremtidig optjening før den nye optjening er tilskrevet, kan saldoen midlertidigt gå i forskud.
Når ny optjening tilskrives, modregnes forskuddet automatisk i saldoen.
Hvis der stadig ligger en udløbende restsaldo, fx 0,01 time, kan systemet blokere for planlægning af fremtidig optjening. Det skyldes, at systemet først skal disponere de dage eller timer, der tilhører den gamle periode og udløber pr. 31/12.
Eksempel
En medarbejder har 0,01 time, der udløber pr. 31/12.
Medarbejderen forsøger at planlægge 0,02 timer i overgangsperioden. Systemet blokere registreringen, fordi der kun er 0,01 udløbende time til rådighed, og den udløbende rest skal planlægges først.
Når den udløbende rest er planlagt eller håndteret manuelt, kan medarbejderen planlægge fremtidig optjening, hvis politikken tillader det.
FAQ
Hvorfor kan en medarbejder ikke planlægge tillægssaldo i det nye år?
Hvorfor kan en medarbejder ikke planlægge tillægssaldo i det nye år?
Hvis tillægssaldoen følger den danske model, kan udløbne dage eller timer pr. 31/12 blokere for planlægning i det nye kalenderår.
Dage eller timer, der udløber pr. 31/12, sendes til manuel restbehandling pr. 01/01. Så længe restbehandlingen ikke er gennemført, kan medarbejderen ikke anvende den nye saldooptjening, og nye dage eller timer kan ikke planlægges.
En Løn Admin skal gennemføre restbehandlingen og vælge, om restsaldoen skal slettes, overføres eller udbetales. Når restbehandlingen er gennemført, frigives den nye saldooptjening automatisk.
Hvorfor kan medarbejderen ikke planlægge flere dage eller timer i overgangsperioden, selvom fremtidig optjening er tilladt?
Hvorfor kan medarbejderen ikke planlægge flere dage eller timer i overgangsperioden, selvom fremtidig optjening er tilladt?
Hvis medarbejderen har dage eller timer, der udløber pr. 31/12, skal den udløbende saldo planlægges først.
Det betyder, at selv en lille udløbende rest, fx 0,01 time, kan blokere for planlægning af fremtidig optjening. Systemet tillader først planlægning af forskud i ny periode, når de udløbende dage eller timer er planlagt eller håndteret.
Løsningen er at:
Planlægge den udløbende saldo først, eller
Håndtere restsaldoen manuelt, fx med en manuel nedskrivning, hvis saldoen ikke skal bruges
Når den udløbende restsaldo ikke længere blokerer, kan medarbejderen planlægge fremtidig optjening, hvis dette er tilladt i politikken.
Hvorfor kan medarbejderen ikke planlægge OK-dage i overgangsperioden, når der står timer tilbage på saldoen?
Hvorfor kan medarbejderen ikke planlægge OK-dage i overgangsperioden, når der står timer tilbage på saldoen?
Hvis en medarbejder har OK-dage, feriefri eller anden tillægssaldo, der udløber pr. 31/12, skal den udløbende saldo planlægges først.
Det er vigtigt at skelne mellem medarbejderens samlede saldo og den del af saldoen, der udløber.
Eksempel:
Saldooplysning | Betydning |
22,21 timer tilbage | Timer, der tilhører den aktive periode |
0,01 time udløber pr. 31/12 | Den del af saldoen, der kan planlægges i overgangsperioden, før den udløber |
Fremtidig optjening | Timer eller dage fra ny periode, som kun kan planlægges i forskud, hvis politikken tillader det |
Hvis der kun er 0,01 time, der udløber, kan medarbejderen kun planlægge 0,01 time fra den udløbende saldo i overgangsperioden.
De øvrige timer, fx 22,21 timer tilbage, tilhører stadig den aktive periode. De kan derfor ikke automatisk bruges til fravær i ny periode.
Når den udløbende saldo er planlagt eller håndteret, kan medarbejderen få adgang til at planlægge fremtidig optjening, hvis det er tilladt i politikken.
Hvorfor blokerer 0,01 time?
Selv en meget lille udløbende rest, fx 0,01 time, kan blokere for planlægning af fremtidig optjening.
Det skyldes, at systemet først skal håndtere de dage eller timer, der udløber pr. 31/12. Først derefter kan systemet give adgang til at planlægge fremtidig optjening i ny periode.
Hvad skal administrator gøre?
Hvis medarbejderen ikke kan registrere 0,01 time i kalenderen, kan en Løn Admin administrator håndtere restsaldoen manuelt.
Det kan fx gøres ved at:
Nedskrive den udløbende rest manuelt, hvis den ikke skal bruges
Kontrollere, at politikken tillader planlægning af fremtidig optjening
Bede medarbejderen prøve at planlægge igen
Når den udløbende rest ikke længere blokerer, kan medarbejderen planlægge fremtidig optjening, hvis dette er aktiveret i politikken.
Vi får fejlen “Ferie skal planlægges før feriefri”, når vi vil korrigere gamle feriedage – hvordan løser vi det?
Vi får fejlen “Ferie skal planlægges før feriefri”, når vi vil korrigere gamle feriedage – hvordan løser vi det?
Årsag:
Fejlen opstår, fordi du forsøger at ændre ferie i en afsluttet periode (efter 31/12).
I afsluttede perioder kan feriefridage, der er udløbet, ikke genanvendes via kalenderkorrektion fordi reglen om at Feriefri der udløber skal planlægges før ferie kun er gældende fra 1/9 til 31/12.
Systemet håndhæver derfor reglen: “Ferie skal planlægges før feriefri”
Det betyder
Det er ikke muligt at:
Ændre feriedage til feriefridage bagud i tiden
Bruge feriefridage, der allerede er udløbet
Sådan løser du det
Løsning 1 – Justér saldo (anbefalet)
Gå til Løn Admin → Medarbejdere → Restferie → Restferiefri
Slet de udløbne feriefridage
Gå til medarbejderens kalender
Opskriv feriesaldoen tilsvarende
Resultat: Korrekt saldo uden at ændre historikken
Løsning 2 – Overfør dagene
Gå til Restferiefri
Overfør dagene til ny periode
Resultat: Dagene kan bruges fremadrettet
Hvorfor kan vi ikke bruge udløbne feriefri dage ved korrektion i tidligere periode, når reglen siger at de skal planlægges før ny ferie?
Hvorfor kan vi ikke bruge udløbne feriefri dage ved korrektion i tidligere periode, når reglen siger at de skal planlægges før ny ferie?
Kort svar
Det er ikke muligt, hvis korrektionen sker efter 31/12, fordi feriefridagsåret er afsluttet.
Her er reglen “Udløbne feriefri…” ikke længere aktiv, og systemet kræver i stedet, at ferie planlægges før feriefri.
Forklaring
Planlægningsreglerne i systemet er tidsafhængige og gælder ikke samtidig.
I overgangsperioden (1/9–31/12) kan udløbende feriefri prioriteres
Efter 31/12 afsluttes feriefridagsåret:
Feriefri sendes til restbehandling
Perioden er lukket
Standardreglen gælder igen:
👉 “Ferie skal planlægges før feriefri”
Derfor kan man ikke efterfølgende korrigere, så udløbne feriefri bruges.
Matrix: Planlægningsregler og korrektion
Periode | Status på feriefridage | “Ferie skal planlægges før feriefri” | “Udløbne feriefri skal planlægges før ny ferie” | Kan man korrigere i kalender? |
1/9 – 31/12 (overgangsperiode) | Feriefri er ved at udløbe | 🔸 Delvist aktiv* | ✅ Aktiv (hvis slået til) | ✅ Ja |
1/1 – 31/8 (nyt år) | Feriefri er ikke i udløb | ✅ Aktiv | ❌ Ikke aktiv | ✅ Ja (inden for reglerne) |
Efter 31/12 (afsluttet periode) | Feriefri er udløbet og sendt til restbehandling | ✅ Aktiv | ❌ Ikke aktiv | ❌ Nej |
Vigtige pointer
Reglen “Udløbne feriefri…” gælder kun i 1/9–31/12
Efter 31/12:
Reglen deaktiveres
Perioden er lukket
Standardreglen gælder altid
Feriefri i restbehandling kan ikke bruges via kalenderkorrektion
Hvordan systemet beslutter hvad der er muligt
Start
│
├─ Er datoen for ændringen efter 31/12?
│ │
│ ├─ Ja
│ │ → Feriefridagsåret er afsluttet
│ │ → Feriefri er sendt til restbehandling
│ │ → Standardregel gælder
│ │ → ❌ Korrektion med feriefri er ikke mulig
│ │
│ └─ Nej
│ │
│ ├─ Er datoen mellem 1/9 og 31/12?
│ │ │
│ │ ├─ Ja
│ │ │ → Overgangsperiode
│ │ │ → Udløbne feriefri kan prioriteres
│ │ │ → ✅ Korrektion mulig
│ │ │
│ │ └─ Nej (1/1 – 31/8)
│ │ → Standardregel gælder
│ │ → ✅ Korrektion mulig (inden for regler)
│
Slut
Konklusion
Hvis ændringen sker efter 31/12, er perioden afsluttet, og feriefridage kan ikke længere anvendes via korrektion – uanset hvilke regler der gjaldt før.
Løsningsmuligheder
Løsning 1 – Justér saldo (anbefalet):
Slet dagene i Restferiefri
Opskriv feriesaldoen manuelt i kalenderen
Giver samme slut resultat som at ændre registreringer i kalenderen. Skriv evt. en note til korrektionen så dokumentationen er iorden.
Løsning 2 – Overfør dagene:
Overfør til ny periode via Restferiefri
Hvorfor kan medarbejderen ikke planlægge tillægssaldo, selvom der er dage på saldoen?
Hvorfor kan medarbejderen ikke planlægge tillægssaldo, selvom der er dage på saldoen?
I Danmark kan virksomheder have opsat regler for, hvornår medarbejdere må planlægge tillægssaldo.
Tillægssaldo kan fx være:
Virksomhedsdage
Feriefri
FF-dage
OK-dage
En typisk regel er, at medarbejderen først skal planlægge et bestemt antal feriedage i ferieåret, fx 25 feriedage. Når de krævede feriedage er planlagt, åbnes der for planlægning af tillægssaldo.
Hvis medarbejderen forsøger at planlægge tillægssaldo i perioden 1/9-31/12, kan der gælde en særlig overgangsregel.
Fra 1/9 starter et nyt ferieår, og systemet kan derfor kræve, at de nye feriedage planlægges først.
Hvis medarbejderen har tillægsdage eller tillægstimer, der udløber 31/12, kan virksomheden dog have opsat en regel om, at de udløbende dage eller timer må planlægges før de nye feriedage.
Eksempel:
Medarbejderen har planlagt alle feriedage i det tidligere ferieår og har 10 Virksomhedsdage tilbage.
Af de 10 Virksomhedsdage udløber 5 dage den 31/12.
I overgangsperioden fra 1/9 til 31/12 kan medarbejderen derfor muligvis kun planlægge de 5 Virksomhedsdage, der udløber. Medarbejderen kan ikke nødvendigvis planlægge alle 10 dage.
Når de 5 udløbende dage er planlagt, gælder hovedreglen igen: De nye feriedage i det nye ferieår skal planlægges først, før medarbejderen kan planlægge flere tillægsdage.
Kort sagt:
Systemet reagerer ikke nødvendigvis på feriedage i det tidligere ferieår der sluttede 31/8. Det kan reagere på nye feriedage i det ferieår, der starter 1/9.
Reglerne afhænger af virksomhedens opsætning i BitaBIZ.