Spring videre til hovedindholdet

Løn Admin: Forstå og fejlsøg saldi i BitaBIZ

Få hjælp til at forstå og fejlsøge saldi i BitaBIZ. Se, hvordan Løn Admin kan bruge Kalenderadgang, saldohistorik, politikopsætning og rapporter til at undersøge ferie, tillægssaldi, timebank og dagebank.

Skrevet af Esben Hedegaard

Forstå og fejlsøg saldi i BitaBIZ

Kort artikelbeskrivelse

Denne artikel forklarer, hvordan saldi i BitaBIZ er opbygget, og hvordan Løn Admin kan undersøge, hvorfor en saldo ikke ser ud til at stemme.

Kort svar

En saldo i BitaBIZ er ikke kun ét tal. Den består af flere bevægelser, fx overførsel, optjening, manuelle justeringer, udbetalinger og planlagte dage (Brugt).

Hvis en saldo ikke stemmer, skal Løn Admin først undersøge saldoens historik via Løn Admin → Kalenderadgang → Se historik.

Fejlsøgning kræver også, at du kender de regler, der er aktiveret på medarbejderens politik. En saldo kan se forkert ud, selvom den beregnes korrekt ud fra den valgte politikopsætning.

Gælder for

Denne artikel gælder for Løn Admin og for opfølgning på disse saldi:

  • Ferie

  • Tillægssaldo, fx feriefri, OK-dage eller 6. ferieuge

  • Timebank

  • Dagebank, fx seniordage, barnets dag, ekstra fridage

Forudsætninger

  • Du skal have adgang til Løn Admin.

  • Du skal have adgang til medarbejderens kalender via Kalenderadgang.

  • Hvis du vil sammenligne med rapporter, skal du også have adgang til relevante rapporter i HR Statistik → Rapportbibliotek.

Trin-for-trin

  1. Gå til Løn Admin → Kalenderadgang.

  2. Åbn medarbejderens kalender.

  3. Find den saldo, du vil undersøge.

  4. Klik på Se historik.

  5. Gennemgå de bevægelser, der indgår i saldoen.

  6. Tjek især overførsler, optjening, manuelle justeringer, udbetalinger og planlagte dage eller timer.

  7. Tjek medarbejderens Års-kalender. Her vises alle registreringerne for et kalenderår. Vær opmærksom på at ferie og tillægssaldoen afregnes i en periode. Fx. 1/9-31/12(året efter).

  8. Tjek hvilken politik medarbejderen er tilknyttet. Klik "Se medarbejder info" under medarbejderens navn for at se den politik medarbejderen er tilkoblet.

  9. Kontroller hvilke regler der er aktiveret på politikken. Klik: Setup Admin -> Moduler -> åben den politik medarbejderen er tilkoblet.

  10. Sammenlign eventuelt med relevante rapporter i HR Statistik → Rapportbibliotek.

  11. Tjek om rapportens periode, filter eller måned er valgt korrekt.

  12. Tjek om medarbejderen har skiftet politik, normtid eller optjeningsperiode.

  13. Hvis saldoen stadig ikke kan forklares, skal BitaBIZ supportteam bruge medarbejderens navn, email og forventet saldo per en måned eller år for at undersøge sagen.

Vigtigt at vide

Løn Admin har via Kalenderadgang overblik over medarbejdernes saldi.

Overblikket viser de variabler, som en saldo består af.

En saldo kan bestå af:

  • Overført fra gammel periode, gælder kun ferie og feriefri

  • Manuelle nedskrivninger

  • Manuelle opskrivninger

  • Manuelle udbetalinger

  • Optjening efter de optjeningsregler, der er tilkoblet medarbejderens politik

  • Planlagte (Brugt) dage eller timer

Disse bevægelser danner tilsammen medarbejderens restsaldo.

Klik på Se historik for at se historikken bag en saldo. Her kan du undersøge, hvilke posteringer der har påvirket saldoen, og hvornår de er registreret.

Hvis du undersøger en feriesaldo med månedlig optjening kan du også med fordel klikke på Se saldo per måned. Den viser om planlagte feriedage indgår i aktive ferieår eller i næste ferieår.

Politikopsætningen påvirker saldoen

Når du fejlsøger en saldo, skal du altid kontrollere, hvilke regler der er aktiveret på medarbejderens politik.

Politikken kan fx styre:

  • om medarbejderen må bruge dage eller timer, før de er optjent

  • om saldoen må gå i minus

  • hvordan optjening beregnes

  • hvilken periode saldoen følger

  • om restsaldo kan overføres til næste periode eller slettes (gælder kun ferie og tillægssaldo)

  • helligdage der ikke medregnes i ferieregnskabet hvis der bookes ferie henover helligdagen.

Tjek derfor altid medarbejderens politik, før du vurderer, om saldoen er fejlberegnet.

Rettigheder og adgang

Denne fejlsøgning er målrettet Løn Admin.

Medarbejdere og godkendere har andre visninger og andre adgangsrettigheder end Løn Admin. Hvis en medarbejder eller leder ikke kan se en saldo eller rapport, skal Løn Admin først kontrollere brugerens rolle og adgang.

FAQ

Hvad består en saldo af?

En saldo består af bevægelser som overførsel, optjening, manuelle justeringer, udbetalinger og godkendt forbrug. Du kan se bevægelserne via Kalenderadgang → Se historik. Du kan se alle registreringerne i Årskalenderen.

Hvorfor stemmer saldoen ikke?

Tjek saldohistorikken. Se især efter overførsler, optjening, godkendte dage eller timer, manuelle justeringer, udbetalinger og den valgte politikopsætning.

Ferie rapporten viser noget andet end saldoen i Kalenderadgang?

Tjek om rapporten viser samme periode og samme måned. Ferierapporten viser altid ferieoptjening primo en måned. På jeres politik kan I have tilkoblet ultimo optjening. Ultimo optjening rykke medarbejderens optjening 1 måned frem. Således ferie optjent en måned først kan planlægges efterfølgende måned. Men i ferierapporten - saldo per måned vises optjeningen altid primo.

Hvorfor kan en saldo gå i minus?

Feriesaldoen kan gå i minus, hvis reglerne på medarbejderens politik tillader det.

Tillægssaldoen kan ikke gå i minus.

Timebank saldoen kan gå i minus hvis medarbejderens arbejdstid gennemsnitligt ligger under normtiden. Eller hvis der afholdes mere afspadsering end optjent.

Dagebank saldoen kan gå i minus vis der planlægges flere minusdage end saldoen optjener.

Hvorfor bliver ekstra tid ikke lagt i timebanken?

Tjek om medarbejderens tidsregistrering faktisk er koblet til timebank. En medarbejder kan godt have en timebank-saldo uden at den daglige tidsregistrering automatisk regulerer timebanken.

Hvorfor bliver en dag uden tidsregistrering ikke trukket fra timebanken?

Timebanken påvirkes af registreret arbejdstid eller fravær. Hvis en arbejdsdag mangler registrering, bliver den ikke automatisk behandlet som minustid.

Der kan tilkobles notifikationsflow under Meddelelser og Regler -> Tidsregistrering der sender besked til medarbejderen hvis en dag mangler en registrering.

Hvor kan jeg se, hvordan timebanken er beregnet?

Brug Kalenderadgang -> Åben medarbejderens kalender:

  • årligt overblik der viser alle registreringer (plus og minus registreringer)

  • ugentligt overblik der viser timebankens bevægelser en uge. Her kan du se de daglige timebank bevægelser i timebanken. Samt ugens samlede bevægelse.

  • Se historik viser manuelle opskrivninger og nedskrivninger samt evt. udbetalinger eller fast optjening.​

Tjek politikken -> Arbejdsuge

  • Tjek medarbejderens normtid. Den er grundlaget for løbende beregning af timebank saldoen. Normtid kan være oprettet på politikken eller medarbejderens stamdatakort.

  • Tjek om der er tilkoblet løbende optjening til timebanksaldoen.

Brug Rapportbiblioteket -> Tidsregistrering - med timebank

  • Saldologen viser alle bevægelser der indgår i en timebank saldoen, registreringer, manuelle justeringer, udbetalinger, optjening.

  • Saldo per valgt måned viser total saldoen per ultimo en valgt måned.

En medarbejders tillægssaldo (fx feriefri, OK dage) beregnes forkert. Hvad kan være årsagen?

Der er forskel på om tillægssaldoen afregnes i timer eller dage.

Brug Kalenderadgang -> Åben medarbejderens kalender:

  • årligt overblik der viser alle registreringer

  • Se historik viser manuelle opskrivninger og nedskrivninger samt evt. udbetalinger, registreringer (Brugt) og fast optjening.​

Tjek politikken -> Åben fanerne Feriefri & Arbejdsuge

  • Tjek medarbejderens normtid hvis saldoen afregnes i timer. Den er grundlaget for beregning af tillægssaldoen. Normtid kan være oprettet på politikken eller medarbejderens stamdatakort.

  • Tjek om resttimer automatisk overføres eller slettes ved periodeafslutning

  • Uanset om saldoen afregnes i dage eller timer skal I indtaste det antal dage medarbejderen skal optjene per år. Hvis afregning indstilles til timer omregner systemet dage til timer via normtimerne indtastet.

Brug Rapportbiblioteket -> Feriefri

  • Saldologen viser alle bevægelser der indgår i en tillægssaldo, registreringer, manuelle justeringer, udbetalinger, optjening.

  • Saldo per valgt måned viser total saldoen per ultimo en valgt måned.

Feriesaldoen på en medarbejder ser ikke ud til at være korrekt. Hvad skal jeg gøre?

Brug Kalenderadgang -> Åben medarbejderens kalender:

  • årligt overblik der viser alle ferieregistreringer

  • Se historik viser manuelle opskrivninger og nedskrivninger samt evt. udbetalinger, registreringer (Brugt) og fast optjening.​

Tjek politikken -> Åben fanen Ferie

  • Tjek Regler. Er medarbejderen tilkoblet Max, Løntræk eller Forskud. De 3 metoder har betydning for hvordan Tilrådighed beregnes.

  • Tjek Periode. Er medarbejderen tilkoblet korrekt afregnings og optjeningsperiode.

Brug Rapportbiblioteket -> Ferie

  • Saldologen viser alle bevægelser der indgår i en feriesaldoen, registreringer, manuelle justeringer, udbetalinger, optjening.

  • Saldo per valgt måned viser total saldoen per ultimo en valgt måned.
    ​

Skal jeg tjekke landespecifikke ferieregler, når jeg fejlsøger feriesaldi?

Ja. Når du fejlsøger feriesaldi, skal du altid være opmærksom på, om medarbejderens feriepolitik følger landespecifikke regler. Regler for ferieår, optjening, restferie, decimalferie og visning af saldi kan variere fra land til land.

Hvis medarbejderen følger en dansk feriepolitik, skal du især være opmærksom på det danske ferieårs overlap mellem 1/9 og 31/12, restferie, decimalferie og forskellen på “Optjent” og “Til rådighed”. Se artiklen “Setup: Feriepolitik - det danske ferieår”.

Hvis medarbejderen følger norske eller finske regler skal du især være opmærksom på at lørdagen iht. standard reglerne for landene kan være opsat til at tælle med i ferieregnskabet.

Hvorfor ændrer saldoen sig ikke, når jeg ændrer arbejdsuge, fridage eller helligdage på en politik?

Problem
En medarbejders registrering tæller ikke det antal dage, som forventes. For eksempel:

  • En hel ferieuge tæller kun 5 dage, selvom lørdag nu er sat som arbejdsdag.

  • En feriedag på en helligdag tæller ikke med, efter at helligdagen er blevet fjernet fra politikken.

  • En registrering påvirkes af en fast fridag, som senere er blevet fjernet fra politikken.

Årsag
Når en fraværsregistrering oprettes, beregnes den ud fra de politikindstillinger, der var gældende på registreringstidspunktet.

Hvis du efterfølgende ændrer:

  • arbejdsugen (fx gør lørdag til arbejdsdag)

  • faste fridage

  • helligdage

så genberegnes eksisterende registreringer ikke automatisk.

Historiske registreringer bevarer derfor den beregning, der var gældende, da registreringen blev oprettet.

Løsning
Hvis eksisterende registreringer skal følge de nye indstillinger, skal de registreres på ny.

Eksempel
En medarbejder registrerer en hel ferieuge, mens lørdag er markeret som fridag på politikken. Registreringen tæller derfor 5 dage.

Hvis lørdag senere ændres til arbejdsdag, vil den eksisterende registrering fortsat tælle 5 dage. Kun nye registreringer vil tælle 6 dage.

Det samme gælder, hvis en helligdag eller en fast fridag efterfølgende tilføjes eller fjernes fra politikken. Registreringer, der allerede er oprettet, bliver ikke genberegnet.

En medarbejder er skiftet land eller feriepolitik, og feriebalancen stemmer ikke. Hvad kan være årsagen?

Hvis en medarbejder er skiftet til en ny politik med en anden ferieperiode, fx fra en norsk feriepolitik med kalenderår til en dansk feriepolitik med 16 måneders planlægningsår, kan feriebalancen blive påvirket.

Det samme gælder, hvis medarbejderen skifter land og dermed får nye helligdage. Nye helligdage kan overlappe ferie, der allerede var registreret efter den gamle politik. De eksisterende ferieregistreringer bliver ikke automatisk genberegnet efter de nye helligdagsregler, fordi registreringen blev oprettet ud fra de regler, der gjaldt på registreringstidspunktet.

Derfor skal medarbejderen som udgangspunkt have en ny medarbejderprofil, når skiftet betyder ny ferieperiode, nye ferieregler eller ny landepolitik. Den gamle profil gøres inaktiv, og den nye profil oprettes med den korrekte politik for det nye land.

Tjek derfor:

  1. Om medarbejderen har skiftet politik.

  2. Om den nye politik har en anden ferieperiode.

  3. Om medarbejderen har skiftet land og dermed helligdage.

  4. Om der allerede lå ferieregistreringer i kalenderen før politikskiftet.

  5. Om der i stedet burde være oprettet en ny medarbejderprofil.

Det anbefales ikke at rette denne type fejl ved kun at lave manuelle saldojusteringer. Brug artiklen “Skift af politik” til at vurdere, om medarbejderen skal have en ny profil.

Fejlsøgning:

Det du oplever: Feriesaldoen stemmer ikke efter landeskift eller politikskift
​Typisk årsag: Medarbejderen har fået ny ferieperiode eller nye helligdage på eksisterende profil
​Hvad du skal tjekke: Politikskifte, ferieperiode, helligdage og eksisterende ferieregistreringer
​Hvad du forventer at se: Der kan være behov for ny medarbejderprofil i stedet for manuel saldojustering

Besvarede dette dit spørgsmål?