Introduktion til grupperegistrering

Grupperegistrering gør det muligt at oprette den samme registrering for en gruppe af medarbejdere på én gang – fx en afdeling eller medarbejdere med samme politik.

Grupperegistrering kan bruges til at registrere:

Ferie
Tillægssaldo (fx feriefri / 6. ferieuge)
Egne registreringstyper

Når Løn Admin opretter en grupperegistrering med en egen registreringstype, bliver registreringen oprettet for alle medarbejdere, der matcher det valgte filter for grupperegistreringen.
Det gælder også:

medarbejdere, som ikke har adgang til Egne registreringstyper på deres stamdatakort
medarbejdere, som ikke er omfattet af den politikmålretning, registreringstypen normalt er sat op til

Ved grupperegistrering er det altså filteret i oprettelsen, der afgør, hvem der bliver booket.

Hvornår bruger man grupperegistrering?

Brug grupperegistrering når I fx:

Har lukkedage, hvor alle medarbejdere skal holde ferie
(fx jul, nytår eller firmadage)
Har lokale helligdage, som ikke er på listen over officielle helligdage
Skal registrere dage fra tillægssaldo for flere medarbejdere
Vil oprette en registrering for en hel afdeling eller politik
Vil oprette en egen registreringstype for en gruppe medarbejdere, også selvom de ikke selv har adgang til Egne registreringstyper eller registreringstypen normalt er målrettet andre politikker

Sådan laver du en grupperegistrering

Gå til:
Løn Admin → Medarbejdere → Team Kalender & Grupperegistrering

Klik på Grupperegistrering for at oprette en ny registrering.

Step 1: Vælg registreringstype

Start med at vælge, hvilken type registrering du vil oprette:

Ferie
Tillægssaldo
Egne registreringstyper

Step 2: Vælg periode

Vælg den dato eller periode, registreringen skal gælde for.

Det er den dato/periode, som registreringen bliver oprettet på i medarbejdernes kalender

Hvis du bruger en egen registreringstype, kan registreringen også oprettes som halv dag. Dette vil fremgå som en mulighed under datoerne.

Step 3: Vælg og målret filter

Vælg, hvilke medarbejdere registreringen skal oprettes for.

Du kan filtrere på:

Politikker
Afdelinger

Herefter målretter du filteret ved at:

Søge og vælge specifikke grupper
Justere udvælgelsen, så den passer præcist til de ønskede medarbejdere

Fjern eventuelt fluebenet i "Select all" for kun at udvælge få politikker/afdelinger.

Når du opretter en grupperegistrering med en egen registreringstype, er det de valgte filtre i grupperegistreringen, der afgør, hvilke medarbejdere der bliver booket.

Det betyder, at registreringen også kan blive oprettet for medarbejdere:

som ikke selv har adgang til Egne registreringstyper på deres stamdata
som ikke normalt er omfattet af registreringstypens målretning under Egne registreringstyper

Vær derfor ekstra opmærksom på, at dit filter kun indeholder de medarbejdere, der skal have registreringen.

Step 4: Opret registreringen

Når registreringstype, dato og filtre er valgt, klikkes på Send og grupperegistreringsprocessen går i gang.

Når processen er gennemført får du overblik over medarbejdere, som registreringen er booket på og om der er nogle, hvor registreringen ikke kunne bookes. Disse vil fremgå under Ikke booket.

De medarbejdere, som er på Booket listen har nu fået lagt registreringen ind i deres kalender.

Processen er i gang	Processen er afsluttet	Medarbejderne er booket

Fanen "Ikke booket"

Der kan være medarbejdere hvor registreringen ikke kunne oprettes.

Det kan fx skyldes:

At medarbejderen allerede har en registrering på dagen
At medarbejderen ikke har nok saldo

Ved at klikke på Ikke booket fanen, kan du se hvilke medarbejdere, som registreringen ikke er booket for og hvad årsagen er hertil.

Det er muligt at eksportere en log, ved at klikke på Eksporter log, hvis der er behov for at følge op på de medarbejdere, der ikke blev booket:

Slet en grupperegistrering

Hvis du har oprettet en registrering forkert, kan du slette den ved at klikke på en af de registreringer, du har oprettet i team kalenderen.

Her kan du vælge, at du vil slette hele grupperegistreringen ved at klikke på Slet grupperegistrering. Tallet i parentes angiver hvor mange registreringer, du sletter.

Alternativt kan du slette på en enkelt medarbejder ved at klikke på registreringen for den specifikke person og der vælge Slet.

FAQ

Hvorfor blev nogle medarbejdere ikke booket ved grupperegistreringen?

Det skyldes typisk, at:

Medarbejderen allerede har en registrering på dagen
Medarbejderen ikke har tilstrækkelig saldo
Registreringen ikke er relevant for medarbejderen, da de ikke er på den politik/i den afdeling, som registreringen oprettes for

Når registreringen oprettes, kan du se fanen Ikke booket for at se årsagen for de ikke-bookede medarbejdere.

Kan jeg målrette registreringen til flere grupper samtidig?

Ja, du kan vælge flere politikker eller afdelinger på samme tid, som grupperegistreringen skal ske for.
Det er dog ikke muligt at målrette både på politik og afdeling samlet. Der skal man vælge én af mulighederne.

Gælder målretningen på en egen registreringstype også ved grupperegistrering?

Nej. Hvis en egen registreringstype normalt er målrettet bestemte politikker, bliver denne begrænsning ikke brugt på samme måde ved grupperegistrering.

Når Løn Admin opretter grupperegistreringen, bliver registreringen i stedet tildelt til alle medarbejdere, der matcher det valgte filter — også selvom registreringstypen normalt kun er målrettet bestemte politikker.