Spring videre til hovedindholdet

Løn Admin: Team kalender

Grafisk overblik over alle registreringer & Grupperegistrering

Skrevet af Esben Hedegaard

Løn Admins Team Kalender

Kort artikelbeskrivelse:

Få grafisk overblik over medarbejdernes registreringer, arbejdstid, fravær, ferieplanlægning og brug grupperegistrering direkte fra Team kalenderen til at booke faste lukkedage for flere medarbejdere.

Kort svar:

Team kalenderen i Løn Admin viser alle registreringer, der er oprettet for medarbejderne i den valgte periode. Den kan bruges til hurtigt at få et grafisk overblik over arbejdstid, vagter, fravær, ferie, registreringer med særlig status og dage, hvor der mangler registreringer.

Løn Admin kan også bruge Team kalenderen til at oprette grupperegistreringer for flere medarbejdere på én gang.

Forudsætninger:

Du skal have adgang til Løn Admin rollen for at have adgang til Løn admins Team kalender.

Klik: Løn Admin → Kalenderadgang → Team Kalender & Grupperegistrering

Trin-for-trin:

  1. Gå til Løn Admin → Medarbejdere → Team Kalender & Grupperegistrering.

  2. Vælg den periode, du vil se:

    • 1 dag

    • Uge

    • Måned

    • 3 måneder

  3. Brug kalenderen til at få et grafisk overblik over medarbejdernes registreringer.

  4. Brug fritekstsøgning eller standardfiltre til at indsnævre visningen.

  5. Klik på en registrering for at se mere detaljeret information.

Hvad kan Team kalenderen bruges til?

Team kalenderen er velegnet til at få et hurtigt overblik over alle registreringer på tværs af medarbejdere.

Den kan blandt andet bruges til at:

  • Hvilke registreringer der er oprettet i en valgt periode

  • En enkelt eller flere medarbejderes timelinje

  • Hvem der har registreret arbejdstid

  • Hvem der mangler at udfylde arbejdstid på en dag

  • Huller, hvor der hverken er registreret arbejdstid eller fravær

  • Ferieplanen for en afdeling eller gruppe medarbejdere

  • Registreringer der mangler godkendelse

  • Godkende, afvise og slette registreringer

  • Hvem der har lagt ferie ind og hvornår

  • Fravær som ferie, sygdom, orlov og faste fridage

  • Tidsregistreringer med status som fx arbejder hjemme, kursus eller rejse

Brug fritekstsøgning

Du kan bruge fritekstfeltet til at søge efter bestemte registreringer i den valgte periode.

Fritekst søgefeltet

Hvis du søger på ferie, viser Team kalenderen kun ferieregistreringer for den valgte periode.

Søgningen tager udgangspunkt i den periode, du har valgt i kalenderen, fx 1 dag, uge, måned eller 3 måneder.

Brug standardfiltre

Du kan også bruge standardfiltrene til at vise bestemte typer registreringer.

På arbejde/vagt
Viser tidsregistreringer og vagter.

Arbejder andet sted
Viser tidsregistreringer med status som fx arbejder hjemme, kursus eller rejse.

Fraværende
Viser fravær, fx ferie, sygedage, orlov og fast fridag.

Grupperegistrering

Fra Team kalenderen kan Løn Admin oprette en grupperegistrering for flere medarbejdere på én gang.

Grupperegistrering kan bruges til fx:

  • Ferie på faste ferielukkedage (fx imellem jul og nytår)

  • Virksomhedsspecifikke fridage
    (fx lokale helligdage der ikke kan vælges på helligdagslisten)

  • Egne registreringstyper (fx teamevent, vagter)

  • Registreringer for en hel afdeling, politik, land eller virksomhed

Sådan opretter du en grupperegistrering:

  1. Åben Løn Admins Team Kalender

  2. Klik på Grupperegistrering.

  3. Vælg registreringstype:

    • Ferie

    • Tillægssaldo (fx feriefri, OK dage)

    • Egne registreringstyper

  4. Vælg dato eller periode.

  5. Vælg filter, fx politik eller afdeling.

  6. Kontrollér at filteret kun indeholder de medarbejdere, der skal have registreringen.

  7. Klik på Send.

  8. Se resultatet under Booket og Ikke booket.

Vigtigt at vide om grupperegistrering

Ved grupperegistrering med en egen registreringstype er det filteret i grupperegistreringen, der afgør, hvilke medarbejdere der bliver booket.

Det betyder, at registreringen også kan oprettes for medarbejdere, som ikke selv har adgang til Egne registreringstyper på deres stamdata, eller som normalt ikke er omfattet af registreringstypens målretning.

Kontrollér derfor altid filteret, før du sender en grupperegistrering:

Slet en grupperegistrering

Hvis du har oprettet en registrering forkert, kan du slette den ved at klikke på en af de registreringer, du har oprettet i Team Kalenderen.

Her kan du vælge, at du vil slette hele grupperegistreringen ved at klikke på Slet grupperegistrering. Tallet i parentes angiver hvor mange registreringer, du sletter.

Alternativt kan du slette på en enkelt medarbejder ved at klikke på registreringen for den specifikke person og der vælge Slet.

Fejlsøgning af en grupperegistrering

Hvis en medarbejder ikke er booket ved en grupperegistrering, kan du se årsagen under fanen Ikke booket.

Det kan fx skyldes:

  • Medarbejderen allerede har en registrering på dagen

  • Medarbejderen ikke har nok saldo

  • Medarbejderen ikke matcher den valgte politik eller afdeling

Du kan eksportere en log via Eksporter log, hvis du skal følge op på medarbejdere, der ikke blev booket.

FAQ

Hvorfor blev nogle medarbejdere ikke booket ved grupperegistreringen?

Det skyldes typisk, at:

  • Medarbejderen allerede har en registrering på dagen

  • Medarbejderen ikke har tilstrækkelig saldo

  • Registreringen ikke er relevant for medarbejderen, da de ikke er på den politik/i den afdeling, som registreringen oprettes for

Når registreringen oprettes, kan du se fanen Ikke booket for at se årsagen for de ikke-bookede medarbejdere.

Kan jeg målrette registreringen til flere grupper samtidig?

Ja, du kan vælge flere politikker eller afdelinger på samme tid, som grupperegistreringen skal ske for.
Det er dog ikke muligt at målrette både på politik og afdeling samlet. Der skal man vælge én af mulighederne.

Gælder målretningen på en egen registreringstype også ved grupperegistrering?

Nej. Hvis en egen registreringstype normalt er målrettet bestemte politikker, bliver denne begrænsning ikke brugt på samme måde ved grupperegistrering.


Når Løn Admin opretter grupperegistreringen, bliver registreringen i stedet tildelt til alle medarbejdere, der matcher det valgte filter — også selvom registreringstypen normalt kun er målrettet bestemte politikker.

Kan jeg få et grafisk overblik over medarbejdernes ferie som Løn Admin?

Ja. Som Løn Admin kan du bruge Løn Admins Team kalenderen til at få et grafisk overblik over medarbejdernes ferie i en valgt periode.

Gå til Løn Admin → Medarbejdere → Team Kalender & Grupperegistrering.

Her kan du vælge periode, fx 1 dag, uge, måned eller 3 måneder, og se ferieregistreringer på tværs af medarbejdere. Team kalenderen er derfor velegnet til at få overblik over ferieplanen, fx hvem der holder ferie hvornår.

For kun at se ferie kan du bruge fritekstsøgningen og søge på ferie. Så viser Team kalenderen ferieregistreringer for den valgte periode.

Du kan også bruge filteret Fraværende, som viser fravær som fx ferie, sygedage, orlov og fast fridag.

Hvordan får jeg overblik over, hvem der mangler at registrere ferie eller arbejdstid?

Som Løn Admin kan du bruge Team kalenderen til at få et grafisk overblik over medarbejdernes registreringer i en valgt periode.

Gå til Løn Admin → Medarbejdere → Team Kalender & Grupperegistrering.

Her kan du vælge en periode, fx 1 dag, uge, måned eller 3 måneder, og se medarbejdernes registreringer på tværs af teamet.

Team kalenderen kan hjælpe dig med at finde dage, hvor der mangler registreringer. Det kan fx være:

  • dage uden registreret arbejdstid

  • dage uden registreret ferie eller andet fravær

  • huller i en medarbejders timeline

  • medarbejdere, hvor der ikke er registreret noget for en dag

Du kan bruge filtrene til at indsnævre overblikket:

  • På arbejde/vagt viser tidsregistreringer og vagter

  • Fraværende viser fravær, fx ferie, sygdom, orlov og fast fridag

  • Arbejder andet sted viser tidsregistreringer med status som fx arbejder hjemme, kursus eller rejse

Hvis du vil undersøge ferie specifikt, kan du søge på ferie i fritekstfeltet. Så viser Team kalenderen ferieregistreringer for den valgte periode.

Vigtigt:
Team kalenderen viser de registreringer, der er oprettet. Hvis der er et hul i kalenderen, kan det indikere, at medarbejderen mangler at registrere arbejdstid, ferie eller andet fravær. Kontrollér altid medarbejderens arbejdstidsopsætning og den konkrete dag, før du konkluderer, at der mangler en registrering.

Hvornår skal jeg bruge Team kalenderen, medarbejderens kalender eller Rapportbiblioteket?

Det afhænger af, hvad du vil undersøge.

Brug Team kalenderen, når du vil have et hurtigt overblik

Brug Løn Admin → Team kalender, når du vil have et brugervenligt og grafisk overblik over, om medarbejderne har oprettet registreringer i en valgt periode.

Team kalenderen er velegnet, når du vil se:

  • hvem der har registreret ferie

  • hvem der holder ferie hvornår

  • hvem der har registreret arbejdstid

  • hvem der mangler at registrere arbejdstid, ferie eller andet fravær

  • huller i en medarbejders timeline

  • registreringer for én medarbejder, en afdeling eller flere medarbejdere

Team kalenderen er derfor det bedste valg, når du har brug for et visuelt overblik og hurtigt vil se, hvad der er oprettet af registreringer.

Brug medarbejderens kalender, når du vil se saldi og detaljer for én medarbejder

Hvis spørgsmålet handler om en medarbejders saldo, skal du åbne medarbejderens kalender.

Her kan du se medarbejderens registreringer, saldo og historik for den enkelte medarbejder.

Brug Rapportbiblioteket, når du skal arbejde med data

Brug Rapportbiblioteket, når du skal kontrollere, eksportere eller dokumentere registreringer i rapportform.

Rapportbiblioteket er velegnet, når du skal:

  • eksportere data

  • lave kontrol

  • kontrollere registreringer for en periode

  • arbejde videre med data i Excel

  • finde summer, totaler eller rapportlinjer

  • dokumentere data

  • have nøgletal

En rapport kan indeholde mange data, men giver ikke nødvendigvis det nemmeste grafiske overblik. Hvis du først og fremmest vil se, om medarbejderne har oprettet registreringer, er Team kalenderen ofte det bedste sted at starte.

Tommelfingerregel

Brug Team kalenderen, når du vil se registreringer visuelt og hurtigt få overblik.

Brug medarbejderens kalender, når du vil se saldo og detaljer for én medarbejder.

Brug Rapportbiblioteket, når du skal eksportere, kontrollere, dokumentere eller arbejde videre med data.

Besvarede dette dit spørgsmål?